SISTEMA DE GASTOS Y CAJA

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1 SISTEMA DE GASTOS Y CAJA 1 Introducción 1.1 Objetivos En este manual se presenta la documentación relativa al uso y funcionamiento del, como herramienta para la gestión en la oficina de un Despachante de Aduana. El sistema permite registrar los gastos efectuados por el Despachante a nombre del Cliente, que luego serán facturados a éste en Facturación, sin tener que registrar 2 veces la información, ya que los datos son mostrados en Facturación para ser imputados en el propio cabezal de la factura. Permite también ingresar todos los demás gastos de la oficina, con un detalle por Acreedor de lo adeudado, llevar el stock de cheques diferidos, cheques próximos a vencer y otras características que iremos describiendo en este manual. Además, cuenta con la posibilidad de hacer la exportación de los datos al Sistema Contable de Mega 6, o al Sistema Memory Conty de la empresa Memory Computación, con la cual hemos firmado un Acuerdo de Participación para la interacción entre ambos sistemas. 1.2 Estructura del documento La estructura del documento es la siguiente: Introducción: Breve reseña de la aplicación y descripción del manual. Manual de Funcionamiento: Descripción del sistema punto por punto, explicando su funcionamiento. Imputación de Gastos en Facturación: Muestra la relación entre el Sistema de Gastos y Caja y el Sistema de Facturación. Soporte Técnico: Como solucionar los problemas más comunes, y a dónde recurrir en caso de no poder solucionarlos. -1-

2 2 Manual de Funcionamiento 2.1 CAJA Mantenimiento de Movimientos Este punto permite ingresar, modificar y consulta los distintos tipos de movimientos que maneja el sistema: Asientos de Diario Gastos y Proveedores Pago Acreedores Devolución Contado Nota de Crédito Depósito Cobranza Nota: En el menú principal del Sistema, existe la posibilidad de hacer un ingreso rápido mediante botones de estos tipos de movimientos, así como a algunos puntos más comunes (notas de carpeta, exportar a contabilidad, cheques emitidos, facturas por acreedor) En el menú de Mantenimiento se pueden ver o buscar movimiento, de acuerdo a lo siguiente: Ultimos ingresos: selecciona los últimos ingresos (ordenados por fecha). Fecha de ingreso: selecciona un rango de fechas de ingreso. Número de Comprobante: en el caso de usar Número de Comprobante, se podrá hacer una búsqueda por este dato. Carpeta: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y coincidan con el mismo. Cliente: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y coincidan con el mismo. Factura (Proveedor): buscará los movimientos que en la factura del proveedor tengan ese dato ingresado y coincidan con el mismo. En esta búsqueda se puede filtrar (Mostrar) por Tipo de Movimiento ingresado para hacer más fácil el acceso. -2-

3 A su vez tenemos 3 botones que nos permiten hacer lo siguiente: Nuevo: permite ingresar un nuevo movimiento, desplegándose una lista de los tipos posibles Modificar: permite modificar o consultar el movimiento que esté seleccionado en la lista de movimientos. Ver Asiento: permite listar (en formato diario y con vista previa) el movimiento que esté seleccionado en la lista de movimientos. Dentro de cada movimiento, si se va a modificar o eliminar el mismo, y el movimiento no está Exportado a Contabilidad, se mostrará una pantalla, que para poder acceder a modificar o eliminar el movimiento, se tendrá que presionar el botón Editar. Si el movimiento fue Exportado a Contabilidad, sólo se podrán modificar algunos campos que no afecten a la contabilización (se mostrarán con fondo azul), y se accederá por el botón modificación del movimiento. A su vez, se verá el cartel Movimiento Exportado. Botones Comunes a todos los Movimientos: Nuevo: permite cargar un nuevo movimiento Guardar: una vez ingresada la información permite guardarla, previa confirmación de que el movimiento cierre (DEBE/HABER) Guardar Imprimir: similar a Guardar, pero permite sacar una impresión tipo Diario del movimiento. -3-

4 Eliminar: se elimina el movimiento entero (sólo Modificaciones) Eliminar ítem: permite eliminar la línea seleccionada en el movimiento. Calculadora: llama a la calculadora de Windows Ctrl. Ingreso: Muestra los usuarios que ingresaron y modificaron el movimiento Salir: permite abandonar el ingreso del movimiento. En caso de no haberse terminado pide confirmación de que los datos ingresados se perderán. A continuación, pasaremos a describir cada uno de los tipos de movimientos que pueden ser ingresados en el sistema Asientos de Diario: Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Asientos de Diario, que son básicamente movimientos que permiten mover una o más cuentas al Debe y su o sus contrapartidas al Haber. En el ejemplo adjunto, tenemos un depósito de efectivo. Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Fecha: fecha del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento -4-

5 Los datos a pedir por línea son los siguientes: Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombre para hacer la búsqueda Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Importe: campo de importe Moneda: la moneda va a estar determinada por la moneda de la cuenta en la línea. Observaciones: se puede ingresar algún comentario Gastos y Proveedores: Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Movimientos de Gastos y Proveedores, con los gastos que hace la empresa, tanto a nombre del cliente, como los suyo propios. Esto incluye tanto movimientos al contado, como a crédito (Acreedores). Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Forma de Pago: si es Contado o Crédito Fecha: fecha del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Moneda: si es pesos o dólares T. C.: tipo de cambio del movimiento Los datos a pedir para la línea del Debe (Gasto) son los siguientes: -5-

6 Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombre para hacer la búsqueda Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Factura: número de documento del gasto Proveedor: si se necesita identificar el mismo para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA (DGI Anexo 2181). Se puede ingresar el RUT o parte del nombre del mismo (Debe ser ingresado previamente en Proveedores) Fecha de Factura: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificar el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA (DGI Anexo 2181) DUA: En el caso de ser un gasto a imputar a un cliente, o como referencia. Si este dato existe trae automáticamente la Carpeta, y el nombre del Cliente. Si se omite porque no se tiene, se puede cargar la Carpeta, y esta trae el DUA y Cliente. Carpeta: Si se carga y existe, trae automáticamente el DUA y el Cliente. Si la operación ya tiene emitida una factura al Cliente, la muestra y la línea queda en color azul. Cliente: Nombre del Cliente, si corresponde. Movimiento a Facturar: Se carga el tipo de movimiento de Facturación, para después imputarlo en el Cabezal de Factura. El código 100 BROU AUTOMATICO, se usa para cargar el gasto, pero en el cabezal de Mega se pasan los conceptos desglosados (recargo, imaduni, etc). Se puede obtener ayuda con F1 (ver también Relación Cuenta Contable Movimientos a Facturar) Iva: Porcentaje de IVA del Gasto. Importe: campo de importe sin IVA Observaciones: se puede ingresar algún comentario. Los datos a pedir para la línea del Haber (Medio de Pago) son los siguientes: Tipo de Medio de Pago: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco por ej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventana de ayuda. Acreedor: Si se trata de un gasto a crédito, pide el Acreedor, el cual deberá haber sido ingresado como Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento Acreedores) Banco: si se paga con cheque de terceros, ingresado por Cobranza (No Operativo) Número: En el caso de ser un Banco con el cual se maneja cheques, el Número de Cheque, el cual será controlado contra el Stock de Cheques, si está sin utilizar y existe. Si se trata de un Acreedor, acá se ingresará el número de Factura. Si se trata de una Transferencia Bancaria o un Giro, se deja en blanco, y al final pedirá confirmación. -6-

7 Vencimiento: Si se trata de un cheque de pago diferido, el vencimiento del cheque. Importe: campo de importe total del pago. Nota: se pueden cancelar los gastos con más de un tipo de medio de pago, por ej. con cheque más efectivo. Incluso, se puede pagar como en el ejemplo, un gasto en pesos con dólares, y viceversa. Nota: Pago con Cheque de Terceros: El asiento se ingresa normalmente, pero al seleccionar los Medios de Pago, se podrá usar Cheques de Terceros M/N, como forma de pago, igual que si hubiera sido cheque propio o efectivo. Una vez seleccionado, se desplegará una lista con los cheques recibidos que aún no han sido depositados, pudiendo seleccionar más de uno para conformar el pago. Botones específicos del Movimiento: Herramientas: o Calculadora: llama a la calculadora de Windows o Ver gastos con factura: Muestra los movimientos cuya carpeta está facturada. o Marcar Movimientos que no se facturan: Permite abrir una pantalla donde se puede marcar los gastos para que no se facturen o -7-

8 Ejemplo de Marcar Movimientos que no se facturan Ejemplo de Ver gastos con factura Pago a Acreedores: Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Movimientos de Pago a Acreedores, pudiendo hacer tanto Pago de Facturas como Pagos a Cuenta. Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Moneda: si es pesos o dólares Fecha: fecha del movimiento T. de Cambio.: tipo de cambio del movimiento Tipo de Pago: si es Pago de Facturas o Pago a Cuenta Descripción: una breve descripción del movimiento -8-

9 Los datos a pedir para la línea del Debe (Gasto) son los siguientes: Acreedor: Se pide el Acreedor, el cual deberá haber sido ingresado como Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento Acreedores) Factura: número de factura que se va a pagar (se abre ayuda automática con las facturas impagas para elegir). Si es un Pago a Cuenta, se saltará y pondrá pago a cuenta. Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Recibo: número de recibo del Acreedor Importe: campo de importe del pago a la factura o a cuenta. Si se paga parcialmente una factura, acá se ingresa el importe a pagar (menor a importe del saldo de la factura) Observaciones: se puede ingresar algún comentario. Los datos a pedir para la línea del Haber (Medio de Pago) son los siguientes: Tipo de Medio de Pago: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco por ej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventana de ayuda. Acreedor: Si se trata de un gasto a crédito, pide el Acreedor, el cual deberá haber sido ingresado como Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento Acreedores) Banco: si se paga con cheque de terceros, ingresado por Cobranza (No Operativo) Número: En el caso de ser un Banco con el cual se maneja cheques, el Número de Cheque, el cual será controlado contra el Stock de Cheques, si está sin utilizar y existe. Si se trata de un Acreedor, acá se ingresará el número de Factura. Si se trata de una Transferencia Bancaria o un Giro, se deja en blanco, y al final pedirá confirmación. Vencimiento: Si se trata de un cheque de pago diferido, el vencimiento del cheque. Importe: campo de importe total del pago. Nota: se pueden cancelar los gastos con más de un tipo de medio de pago, por ej. con cheque más efectivo. Incluso, se puede pagar como en el ejemplo, un gasto en pesos con dólares, y viceversa Devolución Contado: Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Devoluciones Contado de aquellos Movimientos de Gastos y Proveedores, que no sean a crédito. -9-

10 Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Moneda: si es pesos o dólares Fecha: fecha del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Los datos a pedir para la línea del Debe (Medio de Pago) son los siguientes: Tipo de Medio de Cobro: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco por ej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventana de ayuda. Se puede ingresar efectivo (Caja M/N o Caja M/E) o cheque. Banco: Se selecciona Efectivo o el Banco emisor Número: Se utiliza solo si es Cheque Vencimiento: Se utilizar solo si es Cheque Importe: campo de importe total de la Devolución. Los datos a pedir para la línea del Haber (Gasto) son los siguientes: Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombre para hacer la búsqueda Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Factura: número de documento de la Devolución

11 Proveedor: si se necesita identificar el mismo para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA (DGI Anexo 2181). Se puede ingresar el RUT o parte del nombre del mismo (Debe ser ingresado previamente en Proveedores) Fecha de Factura: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificar el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA (DGI Anexo 2181) DUA: En el caso de ser un gasto a imputar a un cliente, o como referencia. Si este dato existe trae automáticamente la Carpeta, y el nombre del Cliente. Si se omite porque no se tiene, se puede cargar la Carpeta, y esta trae el DUA y Cliente. Carpeta: Si se carga y existe, trae automáticamente el DUA y el Cliente. Si la operación ya tiene emitida una factura al Cliente, la muestra y la línea queda en color azul. Movimiento a Facturar: Se carga el tipo de movimiento de Facturación, para después imputarlo en el Cabezal de Factura. El código 100 BROU AUTOMATICO, se usa para cargar el gasto, pero en el cabezal de Mega se pasan los conceptos desglosados (recargo, imaduni, etc). Se puede obtener ayuda con F1 (ver también Relación Cuenta Contable Movimientos a Facturar) Iva: Porcentaje de IVA de la Devolución. Importe: campo de importe sin IVA Observaciones: se puede ingresar algún comentario Nota de Crédito: Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Notas de Crédito de los Acreedores, de aquellos Movimientos de Gastos y Proveedores, que sean a crédito

12 Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Moneda: si es pesos o dólares Fecha: fecha del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Los datos a pedir para la línea del Debe son los siguientes: Acreedor: Si se trata de un gasto a crédito, pide el Acreedor, el cual deberá haber sido ingresado como Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento Acreedores) Factura: Acá se ingresará el número de Factura que afecta. Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Nota de Crédito: se ingresa el número de la Nota de Crédito Importe: campo de importe total de la Nota de Crédito. Los datos a pedir para la línea del Haber (Gasto) son los siguientes: Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombre para hacer la búsqueda Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Nota de Crédito: número de la Nota de Crédito. Proveedor: si se necesita identificar el mismo para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA (DGI Anexo 2181). Se puede ingresar el RUT o parte del nombre del mismo (Debe ser ingresado previamente en Proveedores) Fecha de Nota de Crédito: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificar el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA (DGI Anexo 2181) DUA: En el caso de ser un gasto a imputar a un cliente, o como referencia. Si este dato existe trae automáticamente la Carpeta, y el nombre del Cliente. Si se omite porque no se tiene, se puede cargar la Carpeta, y esta trae el DUA y Cliente. Carpeta: Si se carga y existe, trae automáticamente el DUA y el Cliente. Si la operación ya tiene emitida una factura al Cliente, la muestra y la línea queda en color azul. Cliente: Nombre del Cliente, si corresponde. Movimiento a Facturar: Se carga el tipo de movimiento de Facturación, para después imputarlo en el Cabezal de Factura. El código 100 BROU AUTOMATICO, se usa para cargar el gasto, pero en el cabezal de Mega se pasan los conceptos desglosados (recargo, imaduni, etc). Se puede obtener ayuda con F1 (ver también Relación Cuenta Contable Movimientos a Facturar) Iva: Porcentaje de IVA del Gasto

13 Importe: campo de importe sin IVA Observaciones: se puede ingresar algún comentario Depósito: Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Depósitos Bancarios. Tanto Efectivo como cheques recibidos por Cobranza. Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Moneda: si es pesos o dólares Fecha: fecha del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Los datos a pedir para la línea del Debe son los siguientes: Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombre para hacer la búsqueda, de la cuenta del Banco receptor. Nro. de Depósito: acá se ingresará el número de depósito que dio el banco. Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza. Importe: campo de importe total del depósito Los datos a pedir para la línea del Haber (Medio de Pago) son los siguientes:

14 Tipo de Valor: de acuerdo a una tabla predeterminada: o EFECTIVO o CHEQUE Banco: Banco emisor del cheque que se está depositando Número: Número del cheque que se está depositando Vencimiento: Vencimiento del cheque que se está depositando Importe: campo de importe del valor que se está depositando Cobranza: Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Cobranzas de los Clientes. Se podrán ingresar Anticipos, Cancelaciones de Saldos y Pagos a Cuenta, los cuales también impactarán en las Cuentas Corrientes de los Clientes. Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes: Moneda: si es pesos o dólares (debe corresponder a la moneda de la Cuenta Corriente, en la cual se facturó o se va a facturar) Fecha: fecha del movimiento T. C.: tipo de cambio del movimiento Descripción: una breve descripción del movimiento Recibo: número de recibo del cobro Tipo: si se trata de un Anticipo, Cancelación de Saldos o Pago a Cuenta (en un recibo no se pueden mezclar) Cliente: cliente al cual se le va a cobrar

15 Los datos a pedir para la línea del Debe (Medio de Cobro) son los siguientes: Tipo de Valor: de acuerdo a una tabla predeterminada: o EFECTIVO o CHEQUE Banco: Banco emisor del cheque (se puede digitar parte del nombre del banco como ayuda) Número: Número del cheque, si corresponde Vencimiento: Vencimiento del cheque, si corresponde Importe: campo de importe del cobro Moneda: moneda del cobro Nota: puede ingresarse por ej, parte en efectivo y parte en cheque/s, así como cobrarse en otra moneda. Los datos a pedir para la línea del Haber son los siguientes: Carpeta: Si es Anticipo o Cancelación, se puede digitar el Número de Carpeta, si es Pago a Cuenta, pondrá una cuenta bolsa y pedirá directamente el importe. Factura: Sólo para Cancelación, Nro. de Factura emitida al Cliente. Importe Factura: Sólo para Cancelación, importe total de la Factura Importe Ya Pagado: Sólo para Cancelación, si la factura ya tiene pagos, el importe. Importe recibo: importe afectado en este recibo Nota: Cuando se trate de una Cancelación, se contará con un botón de Ayuda (?), que nos mostrará para el Cliente y la moneda definida, las carpetas que tienen Saldo (igual al F8 del ingreso de movimientos de Cuentas Corrientes), pudiendo seleccionar múltiples carpetas, las que al confirmar serán volcadas al recibo. Nota: Se ha agregado la posibilidad de seleccionar si el pago se trata de: Saldo total de la factura (opción por defecto) Solo el Iva de la factura Saldo de la factura sin contar el Iva Nota Cuentas Corrientes: Los movimientos ingresados por Cobranza, no podrán ser modificados ni eliminados desde el Sistema de Cuentas Corrientes de Mega

16 2.1.2 Impresión de Diario: Este punto permite emitir un listado con formato de Diario, de todos los movimientos ingresados, de acuerdo al criterio de búsqueda seleccionado, de acuerdo a lo siguiente: Ultimos ingresos: selecciona los últimos ingresos (ordenados por fecha). Fecha de ingreso: selecciona un rango de fechas de ingreso. Número de Comprobante: en el caso de usar Número de Comprobante, se podrá hacer una búsqueda por este dato. Carpeta: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y coincidan con el mismo. Cliente: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y coincidan con el mismo. Factura (Proveedor): buscará los movimientos que en la factura del proveedor tengan ese dato ingresado y coincidan con el mismo

17 2.1.3 Exportar a Contabilidad: Este punto permite exportar la información ingresada en el, al sistema Contable de Mega 6, o al Sistema Contable Memory Conty. Una vez ingresada las fechas (desde y hasta, dentro del mismo mes), se presionará el botón Buscar, y se listarán los movimientos para esas fechas que aún no han sido exportados. Si se quiere exportar todos los movimientos listados, abajo hay un botón Marcar Todos que los marca, y luego solo queda presionar el botón Exportar Datos para que la información sea generada en la Contabilidad de Mega, o en el archivo de intercambio con Memory Conty. También puede ser utilizado para Desmarcar los movimientos exportados, ya sea para poder efectuar una modificación o para volverlos a exportar. Entonces se hace la búsqueda por Buscar Exportados y se marcan aquellos movimientos a desmarcar, y se presiona Desmarcar Datos. También es posible imprimir la lista con los movimientos mostrados en pantalla. Nota sobre Exportación a Memory y Anexo 2181: Antes que nada, se deberán configurar los Códigos de Iva Compras para Tasa Básica y Tasa Mínima que usa Memory Conty (Menú Carpetas Configuración Impuestos de Memory), para poder utilizarlos en las Exportación de Datos. Con esto quedará el sistema en condiciones de que los Asientos de Gastos (más Notas de Crédito y Devoluciones Contado), generen la información con los datos del RUC del Proveedor y la fecha de emisión del documento, para de esa forma Memory cuente con los datos para generar el Anexo

18 En el Sistema de Memory, deberán estar ingresados los Clientes y los Proveedores, ya que detectamos que al importar los asientos, dan error si no existen. (Ver Exportar a Txt en Proveedores, y en Cuentas Corrientes (Generación de Clientes para Memory). En la generación de los asientos, se ha hecho un cambio, para incluir dentro del renglón del Gasto, el importe del IVA (que antes iba en renglón aparte), el código de Impuesto del IVA correspondiente y el RUT (campo RUC), la fecha de emisión (campo EMISION) del Documento, y el Tipo de Asiento (campo TIPOASIENTO), los cuales se deberán tomar en cuenta al importar en Memory Conty Consulta de Gastos: Este punto permite el control del estado de los Gastos ingresados en el sistema, para un rango de fechas, y su estado actual, es decir, si se encuentra facturado o no. Se puede por un lado seleccionar: Pagos Oficiales o Todos los pagos: Las cuentas que queremos considerar como Pagos Oficiales, se ingresan en Mantenimiento Cuentas de Pagos Oficiales. Gastos Facturados, Sin Facturar o Ambos Se puede seleccionar el Tipo de Búsqueda: Carpeta: busca gastos de acuerdo a la carpeta ingresada Correlativo: busca de acuerdo al correlativo ingresado Sin Carpeta: busca los que no tengan carpeta ingresada Movimiento a Facturar: busca de acuerdo al tipode Movimiento de Facturación ingresado. Cuenta de Gastos: busca de acuerdo a la Cuenta Contable ingresada Consolidar en Pesos o Dólares: muestra los gastos convertidos a la moneda seleccionada

19 Además de poder combinar las búsquedas, se deberá ingresar los siguientes datos: Cliente: busca para el cliente o todos si no se ingresa Operación: permite seleccionar un tipo de Operación o todos. Moneda: permite seleccionar la moneda del gasto o ambas Rango de Fechas: rango para buscar los gastos (Obligatorio) El resultado obtenido de la búsqueda puede ser visto por pantalla, ser impreso o exportado a una planilla Excel. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre los Gastos, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento Listado de Mayor de Caja y Bancos: Este punto permite emitir un Listado de Mayor de Caja y Bancos, de aquellas cuentas definidas en los Medios de Pago (salvo los Acreedores que tienen su punto aparte). Para emitir el listado, se deben definir los siguientes parámetros: Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos, poniendo el saldo anterior a la fecha desde, y el actual, a la fecha hasta

20 Cuenta: se selecciona con la ayuda. Lista cuentas sin movimientos: Si se marca, lista aquellas cuentas que no tengan movimientos en el período. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento. También es posible imprimir la planilla o exportarla a Excel. Con este listado, se obtendrá el Saldo de la Cuenta a la fecha hasta del período seleccionado Listado de IVA Compras: Este punto permite emitir un Listado del IVA Compras de los movimientos, de aquellos que tengan IVA Compras Para emitir el listado, se deben definir los siguientes parámetros: Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos Cuenta: se selecciona con la ayuda, con la o las cuentas de IVA Compras definidas en el Sistema

21 Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento. También es posible imprimir la planilla o exportarla a Excel. Con este listado, se obtendrá el total de la Cuenta para el período seleccionado Generación de Reporte de Anexo 2181 Compras: Este nuevo punto del Sistema, permitirá, para aquellos que no usen Memory Conty, generar la información detallada de los Iva Compras y Compras Exentas, para importar en el programa Beta de DGI. Al dar Buscar, nos generará una vista con el resumen de los Proveedores, por mes de factura e Impuesto, detallando el importe gravado y el IVA correspondiente, declarados en Moneda Pesos

22 Esta información podrá ser Impresa, Exportada a Excel o Exportada a Txt, este último con el formato para ser importado por el Sistema Beta de DGI, para la confección de la declaración. El nombre del archivo será de la forma DGIxxx-aaaamm.txt (xxx=número de despachante, aaaa= año y mm=mes), y será alojado en la carpeta Pasaje (ej: DGI TXT). Al momento de generar el archivo, si el mismo ya existe pedirá la siguiente confirmación: Atención, el archivo DGI TXT ya existe. Desea eliminar los datos existentes? (SI = borra datos No = agrega datos a los existentes) Esto se preguntará, ya que el Archivo a Importar en el Programa Beta de DGI, debe incluir las compras, y las ventas. Las ventas en el sistema de Mega, serán generadas en un punto dentro del sistema de Facturación, en un archivo similar al generado acá, con el detalle de las ventas por Cliente. De esta forma, al archivo generado con las ventas se le puede agregar la información generada para las compras. Nota: tener especial cuidado de no generar 2 veces la información en el archivo, y controlar los totales en el Sistema Beta de DGI, antes de enviar la declaración

23 2.2 Carpeta Rentabilidad por Carpeta: Este punto permite realizar una Consulta de la Rentabilidad de una Operación, permitiendo ver los gastos imputados y los conceptos Facturados por la empresa. La consulta se puede hacer por número de Carpeta o por Correlativo de DUA, obteniendo los datos que se muestran en el dibujo adjunto. Como podemos ver, además de identificarnos el Cliente, la Receptoría, el DUA y el Tipo de Operación, nos trae los conceptos facturados por la empresa al cliente, en pesos y en dólares, como ingresos, y como egresos, los 2 gastos que en este caso fueron registrados para esta operación. Nos muestra los totales de cada columna, y al final, la Rentabilidad de la Carpeta, expresada en pesos y dólares. Además nos presenta los Anticipos que haya para la Carpeta. También es posible imprimir la planilla o exportarla a Excel. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre los Gastos, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento

24 Parándonos sobre un gasto imputado, nos abre una ventana que nos muestra el Correlativo que tomó ese gasto en el sistema de Facturación, y nos da la posibilidad de desafectarlo para imputarlo otra vez Rentabilidad por Fecha: Este punto permite realizar una Consulta de la Rentabilidad de las Operaciones, incluidas en el rango de fechas solicitado, para un cliente o todos los clientes. Se ha incorporado la posibilidad de hacer la selección de Fecha de las Carpetas, ya sea incluyendo las carpetas cuyos Gastos estén en el rango, o bien aquellas que fueron facturadas en el mismo. La información por carpeta acá se limita a una línea con los totales de ingresos y egresos más la rentabilidad, tanto en pesos como en dólares. Esto permite observar la rentabilidad de todas las operaciones, permitiendo con un doble clic del mouse, ver los gastos imputados y los conceptos Facturados por la empresa para la carpeta que se desea observar con más detenimiento. Se puede imprimir el resultado o exportarlo a Excel Movimientos sin Exportar o sin Carpeta: Este punto permite realizar una Consulta de los Movimientos de Gastos que, para un período de fechas determinado, carezcan de Número de Carpeta o estén sin Exportar a Contabilidad, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros: Cuenta Contable: se puede ingresar una cuenta contable o parte de ella (ej: 41 todas las que empiezan por 41). Es opcional. Fecha desde / hasta : Rango de fechas de ingreso al sistema de cada documento. Sin número de Carpeta: se marca con un clic si se desea que controle

25 Sin Exportar: se marca con un clic si se desea que controle También es posible imprimir la planilla Notas en Carpeta: Este punto permite ingresar notas u observaciones a una carpeta, para que otra persona, por ejemplo en los Cabezales de Facturación pueda consultarlo. La posibilidad de cargar Notas a una carpeta, también está disponible desde el ingreso de gastos

26 2.3 Acreedores Listado de Mayor de Acreedores: Este punto permite realizar el Listado de Mayor de Acreedores, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros: Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos, poniendo el saldo anterior a la fecha desde, y el actual, a la fecha hasta. Moneda: pesos o dólares Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se omite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda. Lista cuentas sin movimientos: Si se marca, lista aquellas cuentas que no tengan movimientos en el período. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento. También es posible imprimir la planilla o exportarla a Excel. Con este listado, se obtendrá el Saldo del Acreedor a la fecha hasta del período seleccionado

27 2.3.2 Facturas por Acreedor: Este punto permite hacer una Consulta de Facturas por Acreedor, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros: Fecha de Ingreso: Rango de fechas del documento a listar Fecha de Vencimiento: Rango de fechas de vencimiento del documento (en caso de tenerla) Estado: si lista documentos pendientes o cancelados. Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se omite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda. Nro. de Factura: busca un documento en particular Moneda: pesos o dólares Este listado dará al final un Saldo Total del período seleccionado, o sea, no se obtendrá con él el Saldo Acumulado del Acreedor. Si se listan varios acreedores, se obtendrá el saldo por Acreedor. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea, será posible visualizar la pantalla con el detalle del movimiento. También es posible imprimir la planilla

28 2.3.3 Balance de Cuentas: Este punto permite listar los Saldos Pendientes por Acreedor, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros: Fecha de Ingreso: Rango de fechas de los documentos a listar. Si se omite, lista los saldos Actuales de los Acreedores. Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se omite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda. Moneda: pesos o dólares Este listado dará al final un Saldo Total del período seleccionado, o sea, no se obtendrá con él el Saldo Acumulado del Acreedor, salvo que no se haya seleccionado período. Se listará un Acreedor por línea. También es posible imprimir la planilla Movimientos por Factura: Este punto permite hacer una Consulta de los movimientos que tuvo cada Factura (Factura, pago, Nota de Crédito), para lo cual se deben definir los siguientes parámetros: Fecha de Ingreso: Rango de fechas de los documentos a listar Fecha de Vencimiento: Rango de fechas de vencimiento de los documentos (en caso de tenerla)

29 Estado: si lista documentos pendientes o cancelados o ambos. Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se omite lista todos los acreedores que coincidan con Período. Nro. de Factura: busca un documento en particular Como se ve en el dibujo, las facturas dentro del Acreedor se muestran en un formato tipo árbol, que permite mostrar (clic en signo de +) o esconder (clic en signo de -) la apertura del elemento. El Saldo Total mostrado, corresponde al saldo de los documentos en el período seleccionado y no al Saldo Actual del Acreedor Acreedores: Mantenimiento del Matricero de Acreedores, que se explica en el punto MANTENIMIENTO

30 2.4 Cheques Consulta de Cheques Recibidos: Este punto permite realizar la consulta de los Cheques Recibidos en la Cobranza o en Devolución Contado, pudiendo realizar la misma seleccionando distintos parámetros, individualmente o juntos: Rango de Fecha de Recibido Rango de Fecha de Vencimiento Número de Cheque Moneda: Dólares, Pesos o Ambas Estado del Cheque: Sin Depositar, Depositados, Rechazados o Usados para pagar Gastos Se podrá también listar sin Totales (sólo Total Final), o Totalizar por Año, o por Mes o por Día. La información será presentada en la pantalla, y la misma podrá ser también impresa. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea del cheque, será posible visualizar la pantalla con el detalle de la cobranza. Dentro de los Estados posibles, se puede consultar los cheques recibidos y usados para pagar gastos (Cheques de Terceros)

31 2.4.2 Consulta de Cheques Emitidos: Este punto permite realizar la consulta de los Cheques Emitidos para pagar Gastos, pudiendo realizar la misma seleccionando distintos parámetros, individualmente o juntos: Rango de Fecha de Emitido Rango de Fecha de Vencimiento Número de Cuenta Contable del Gasto Moneda: Dólares, Pesos o Ambas Se podrá también listar sin Totales (sólo Total Final), o Totalizar por Año, o por Mes o por Día. La información será presentada en la pantalla, y la misma podrá ser también impresa. Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea del cheque, será posible visualizar la pantalla con el detalle del gasto Emitidos próximos a vencer: Este punto permite consultar los próximos vencimientos de los cheques, y en el caso de haber sido depositados, realizar la imputación del movimiento en la cuenta contable del Banco, y descontarlo de la cuenta de Cheques Diferidos. Es posible marcar uno o todos los cheques mostrados en la pantalla, lo cual habilitará el botón Procesar que permite realizar las imputaciones en las cuentas, como se describe en el párrafo anterior

32 Una pantalla similar a esta, se presentará al entrar al sistema, si para ese día o días anteriores, hay cheques de pago diferidos emitidos sin imputar, pudiendo realizar la misma operación. Una vez realizada, ese cheque no vuelve a aparecer Stock de Cheques propios (chequeras): Este punto permite hacer el ingreso de las libretas de Cheques que se obtienen del Banco, como forma de llevar el stock de cheques libres de la empresa. En los Gastos, cuando se pague con cheque, el mismo deberá estar en una de las libretas ingresadas, y además no deberá estar utilizado. Las libretas se ingresarán desde el punto Nueva Libreta, el que pedirá los siguientes datos: Banco Emisor Numeración de comienzo de la Libreta (Serie y Número) Cantidad de Cheques o Numeración del último cheque En la Consulta y Mantenimiento, podemos consultar por distintos parámetros, pero será obligatorio ingresar por lo menos el Banco Emisor. Se puede hacer búsqueda por rango de cheques, si están usados, disponibles o todos, y se da la posibilidad de no mostrar los anulados. Así mismo desde acá, se puede marcar un cheque como Anulado, volver a habilitarlo o borrarlo, si ese cheque no está usado

33 2.5 Mantenimiento Medios de Pago: Se deberán definir todas las formas de pago que utiliza la empresa para el pago a sus proveedores. Por ejemplo, Caja M/N, Bancos, Certificados de Crédito, etc. También se deberán definir 2 medios especiales, que son Acreedores M/N y M/E. Esto permitirá después ingresar gastos que se imputan a las cuentas individuales de los Acreedores. Para cada medio se deberá, por un lado ingresar el número de Cuenta en el Sistema Contable, para poder hacer luego el pasaje. El medio de pago Acreedores no lo necesita (se ingresará para cada Acreedor). Se necesita entonces definir los siguientes parámetros que se pedirán en cada movimiento: Cuenta Contable: número de Cuenta en el sistema contable Número de Documento: número de cheque, de Certificado de Crédito, etc. Fecha de Vencimiento: por ejemplo Vto. de un cheque diferido Banco: si se va a pagar con cheque de terceros Importe: importe del gasto Acreedores: si se trata del medio Acreedores Cheque: si se trata de un cheque Cheque de Terceros: si se trata de una Forma de Pago con Cheques de Terceros (si se usa esta no debe usarse como Banco o Caja) Cuenta Contable: del Plan de Cuentas Cuenta de Cheque Diferido: Si es un Banco, y va a manejar Cheques de Pago Diferido, se debe ingresar el Nro. De Cuenta de Cheques de Pago Diferido, del Plan de Cuentas. Moneda: se debe especificar si se trata de Pesos o Dólares Nota sobre uso de Cheques de Terceros como forma de pago: En este punto dentro de Mantenimiento, se deberá crear un nuevo Medio de Pago, en el cual se deberán ingresar solamente los siguientes datos: Nombre del Pago: descripción del medio de pago

34 Cuenta Contable: deberá ser la cuenta donde se encuentra ingresado el cheque (ej: Caja M/N o Caja M/E) Cheque de Terceros: marcando esta opción, cuando se ingrese el pago del gasto mostrará la lista de cheques recibidos sin depositar. Con esta opción se deshabilitan las restantes. Si se hubiera creado una cuenta aparte para los Cheques Diferidos recibidos, se deberá hacer un Medio de Pago aparte para estos cheques, poniendo en la Cuenta Contable, la cuenta de Cheques Diferidos a Cobrar. Lo mismo para cada moneda (Pesos o Dólares) Acreedores: El sistema permite llevar los Acreedores desglosados por Factura, llevando el control del Saldo de cada una. Para ello, es necesario ingresar cada uno de los Acreedores en este punto, indicando cual es el Nro de Cuenta en el Plan de Cuentas (es necesario que existe una cuenta para cada acreedor relación 1 a 1). Un mismo Acreedor, podrá a su vez manejar una o ambas monedas, por lo tanto tendrá una o ambas cuentas Medios de Cobro: Se deberán definir todas las formas de cobro que se reciben de sus Clientes. Por ejemplo, Efectivo, Cheque Común, Cheque Diferido, Certificados de Crédito, etc. Para cada medio se deberá, por un lado ingresar los números de Cuenta Contable, si maneja ambas monedas, la cuenta en cada una. Se puede repetir la cuenta en distintos medios, ej Efectivo y Cheques

35 Se necesita entonces definir los siguientes parámetros que se pedirán en cada movimiento: Descripción del Medio de Cobro: no operativo Banco: nombre del banco emisor Número de Documento: número de cheque, de Certificado de Crédito, etc. Fecha de Vencimiento: por ejemplo Vto. de un cheque diferido Moneda: no operativo Importe: importe del cobro Cheque: si se trata de un cheque Cuenta Contable $: número de Cuenta en el sistema contable Cuenta Contable U$S: número de Cuenta en el sistema contable Mantenimiento de Proveedores: Se ha creado un punto en Mantenimiento, para el ingreso de los Proveedores con su RUT, lo cual debe ser previo al ingreso en las líneas de los asientos. Los datos a pedir son: RUT Razón Social Dirección (opcional) Localidad (opcional)

36 Ingresando en el botón Buscar, nos muestra todos los Proveedores ya ingresados, pudiendo sacar un listado del mismo, o efectuar una exportación en formato TXT, para que los mismos puedan ser ingresados en Memory Conty Relación Cuenta Contable Movimiento a Facturar: En este punto, se podrán definir relaciones entre Cuentas Contables de los Gastos, y en que movimiento o grupo de movimientos se van a facturar. Esto simplifica al momento de ir ingresando los gastos, ya que el sistema en lugar de proponer todos los tipos de movimiento (al dar F1- Ayuda), va a mostrar una lista acotada a lo que se defina acá. Se podrán cargar tantas relaciones como sea necesario. Se puede ingresar todo el nro. del Movimiento o parte del mismo. En el ejemplo, la cuenta contable 408, cuando en un gasto se ingrese esta cuenta, va a proponer todos los movimientos que empiezan con Cuentas de Pagos Oficiales: En este punto, se podrán definir cuales cuentas contables, son cuentas de Pagos Oficiales

37 Esto servirá después para hacer una selección de los gastos en el punto Consulta de Gastos del menú Caja. En ese punto, se pueden buscar Gastos Facturados y Sin Facturar, por Cliente, por Operación, por Moneda y entre fechas. En la columna de la izquierda se muestran todas las cuentas, y en la de la derecha, las que han sido consideradas Pagos Oficiales. Para poner o sacar una cuenta de Pagos Oficiales, se marca la cuenta (clic en la casilla) y se presiona la flecha verde que corresponda Mantenimiento de Cuentas Contables: Se podrán modificar desde este punto, las Cuentas del Plan de Cuentas del Sistema Contable, que interactua con el. Si usa Contabilidad de Memory, tenga en cuenta que si modifica por este punto, y después vuelve a importar el Plan de Cuentas, las modificaciones se perderán. Para ver el listado completo de las cuentas, se accede por el botón Buscar, y desde esa lista se podrá ingresar a modificar o eliminar una cuenta. Se recomienda tener especial atención al momento de Eliminar una Cuenta, ya que de haber sido usada, puede generar problemas al exportar a contabilidad o listar los asientos

38 Acá vemos la pantalla después de presionar Buscar

39 2.6 Herramientas Sistema de Usuarios: La aplicación cuenta con un Sistema de Usuarios para garantizar la seguridad de la información allí ingresada. A los efectos de salvaguardar la información, el sistema dispone de 3 niveles de usuario: a) Supervisor: tiene todos los derechos, pudiendo ingresar, modificar o consultar datos. b) Sólo ingreso: tiene la posibilidad de ingresar y modificar datos? c) Sólo consulta: puede solamente acceder a consultar datos, recomendado para usuarios que deban efectuar consultas gerenciales, pero que no conocen el uso del sistema. El mantenimiento de los usuarios debe hacerlo un usuario de tipo Supervisor, el cual deberá digitar su clave al entrar. Los otros tipos de usuario, en el sistema de usuarios, sólo podrán cambiar su contraseña. También es posible generar un usuario que caduque en determinada fecha, a partir de la cual no podrá entrar más al sistema Respaldar: Este punto permite acceder al sistema de respaldos de Mega 6, pudiendo respaldar toda la carpeta donde está instalado el sistema (Sistema de Mega + Sistema de Gastos), o todos los sistemas de Mega 6 que estén instalados en el disco Importar Cuentas desde Excel: Este punto permite, cuando se trabaja con el Memory Conty, importar desde un Excel el Plan de Cuentas que va a ser usado en el sistema. Se deberá habilitar este punto en la Configuración del Sistema

40 2.6.4 Saldo inicial de Caja y Bancos: Este punto permite cargar Saldos iniciales por única vez, que serán usados para la conformación de los Saldos del Listado de Mayor de Caja y Bancos

41 2.6.5 Regenerar Saldos por Acreedor: Este punto permite recalcular los Saldos de cada Acreedor, en caso de haberse producido algún problema Regenerar Saldos de Caja y Bancos: Este punto permite regenerar los Saldos de Caja y Bancos, en caso de haberse producido algún problema Consulta de Movimientos Eliminados: Así como en cada movimiento es posible consultar quien ingresó y/o modificó un asiento, de acuerdo a su usuario, ahora se creó la posibilidad de mostrar quien eliminó un movimiento, accediendo a un menú similar al de Consulta de Movimientos, con las mismas búsquedas que tiene éste. Esta consulta está disponible solamente para los usuarios de tipo Supervisor Opciones de Configuración: Este punto permite acceder establecer configuraciones al Sistema para: Exportación a Excel: Permite que las exportaciones a Microsoft Excel de este sistema, en lugar de grabar la planilla, la abran en pantalla, para que el usuario la pueda manipular y grabar una vez realizados los cambios que crea conveniente. Importa Cuentas al Sistema: Permite la importación del Matricero de Cuentas desde una planilla Excel. (Compatibilidad con Memory Conty)

42 Pide Proveedores: Permite marcar si se pide o no el Proveedor y la Fecha de Emisión de la Factura, en los Gastos, ya que hay empresas que por no pertenecer al grupo CEDE, no necesitarán ingresar estos datos (Anexo 2181). Códigos de Iva Compras - Memory: En este punto se ingresan los códigos de los impuestos como están definidos en Memory Conty

43 3 Imputación de Gastos en Facturación Al ingresar a un Cabezal de Facturación que tenga gastos ingresados para la operación, estos serán mostrados para imputar en una nueva pantalla. En esta pantalla, se podrá imputar todos los movimientos que se muestran (excepto los BROU AUTOMATICO 100), marcarlos para no imputarlos o en el caso de que se muestren varios para el mismo concepto, unificarlos y generar un solo movimiento por el total en el cabezal de Facturación. Para ello tenemos 3 botones: Imputar $: solo imputa aquellos movimientos que son en Pesos Imputar U$S: solo imputa aquellos movimientos que son en Dólares Imputar Ambas: imputa los movimientos de ambas monedas. Los Gastos marcados como No Facturar no se mostrarán en la pantalla de imputación. En el Cabezal de la Factura, es posible consultar las notas de la Carpeta que se puedan haber ingresado desde el

44 4 Soporte Técnico 4.1 Problemas en el Funcionamiento Si se detectan problemas en el funcionamiento, tome nota detallada del error y comuníquese con nuestra empresa (ver contacto). 4.2 Contacto Las consultas podrán hacerse al siguiente teléfono y fax : o a la dirección de correo: 4.3 Versión del Manual Agosto de

45 5 Indice SISTEMA DE GASTOS Y CAJA Introducción Objetivos Estructura del documento Manual de Funcionamiento CAJA Mantenimiento de Movimientos Impresión de Diario: Exportar a Contabilidad: Consulta de Gastos: Listado de Mayor de Caja y Bancos: Listado de IVA Compras: Generación de Reporte de Anexo 2181 Compras: Carpeta Rentabilidad por Carpeta: Rentabilidad por Fecha: Movimientos sin Exportar o sin Carpeta: Notas en Carpeta: Acreedores Listado de Mayor de Acreedores: Facturas por Acreedor: Balance de Cuentas: Movimientos por Factura: Acreedores: Cheques Consulta de Cheques Recibidos: Consulta de Cheques Emitidos: Emitidos próximos a vencer: Stock de Cheques propios (chequeras): Mantenimiento Medios de Pago: Acreedores: Medios de Cobro: Mantenimiento de Proveedores: Relación Cuenta Contable Movimiento a Facturar: Cuentas de Pagos Oficiales: Mantenimiento de Cuentas Contables: Herramientas Sistema de Usuarios: Respaldar: Importar Cuentas desde Excel: Saldo inicial de Caja y Bancos: Regenerar Saldos por Acreedor: Regenerar Saldos de Caja y Bancos: Consulta de Movimientos Eliminados: Opciones de Configuración: Imputación de Gastos en Facturación Soporte Técnico

46 4.1 Problemas en el Funcionamiento Contacto Versión del Manual Indice

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