Índice. Manual de Usuario Xena 2

Transcripción

1 Versión El propósito del documento es describir las aplicaciones y características de Xena. Para ello se repasarán cada una de las aplicaciones y posibilidades que ofrece el sistema.

2 Índice 1. Introducción a. Reseña b. Requerimientos básicos del sistema Descripción del sistema a. Descripción general de la interfaz a. 1. Barra de Herramientas a. 2. Vista general del sistema a. 3. Menú Archivo a. 4. Menú Ventana a. 5. Reportes Características del Sistema a. Modalidad Multimoneda Configuración Inicial a. Ingreso a Xena b. Configuraciones b. 1. Plan de Cuentas b. 2. Ejercicio Contable b. 3. Comprobantes b. 4. Cotización de Monedas Módulo Personas a. Ingreso de Personas b. Asignación de Roles, Altas b. 1. Comitentes b. 2. Operadores b. 3. Mercados b. 4. Depositarios b. 5. Comerciales b. 6. Representantes b. 7. Proveedores Módulo Bancos a. Alta de Bancos b. Alta de Sucursales c. Alta de Cuentas Manual de Usuario Xena 2

3 6. d. Alta de Chequeras e. Ingreso de Cheques f. Circuito de Cheques g. Vistas g. 1. Cheques en cartera Módulo Contabilidad a. Emisión de Asientos b. Anulación de Asientos c. Contabilización de Comprobantes Diferida d. Modificación de Asientos e. Blanqueo de Cuentas f. Ingreso de Asientos Modelo g. Ajustes por Tipo de Cambio h. Emisión de Asientos de Ejercicio i. Reportes Contables i. 1. Libro Diario i. 2. Mayor de Cuentas i. 3. Balance de Sumas y Saldos i. 4. Saldos en Cuentas Corrientes j. Vinculación de Cuentas Módulo Comprobantes a. Emisión de Comprobantes FYO b. Emisión de Comprobantes en Lote c. Emisión de Órdenes de Pago y Recibos d. Ingreso de Comprobantes de Compras e. Emisión de Comprobantes de Ventas f. Ingreso de Formularios Anulados g. Anulación de Comprobantes h. Impresión de Comprobantes h. 1. Autoimpresiones h. 2. Comprobantes Preimpresos Módulo FYO a. Ingreso de Productos b. Ingreso de Posiciones Manual de Usuario Xena 3

4 9. a. Ingreso de Productos b. Ingreso de Posiciones c. Gestión de la Operatoria c. 1. Operaciones c. 2. Márgenes y Diferencias c. 3. Ajustes c. 4. Movimientos Globales d. Administración de Garantías d. 1. Ingreso de un nuevo registro d. 2. Ingreso de Movimientos d. 3. Transferencias d. 4. Cotización de Instrumentos d. 5. Ingreso de Rentas y Amortizaciones e. Reportes FYO f. Vistas FYO Importaciones/Exportaciones a. Importaciones b. Exportaciones c. Configuraciones Seguridad a. Roles b. Permisos por Roles Integración con Otros Sistemas a. Operar Online (Primary DMA) b. Extranet... 9 Manual de Usuario Xena 4

5 1. Introducción 1. a. Reseña A lo largo de este instructivo, encontraremos los conceptos básicos sobre la aplicación Xena y sus funcionalidades. El presente Manual se ha realizado por Primary S.A. para uso exclusivo de los usuarios que utilicen el sistema Xena, en sus versiones FYO, Disponible o la combinación de ambas. 1. b. Requerimientos básicos del sistema o Cliente Compatibilidad Sistema operativo para despliegue Windows XP Windows 2000 Windows Vista Windows 7 Arquitectura de producto 32Bits / 64Bits Interoperabilidad Office 2003 Office 2007 Office 2010 Pre-requisitos Espacio requerido en Disco: 50 MB Memoria Requerida: 1024 MB Contenedores compatibles.net Framework 4 Microsoft Report Viewer 2010 Manual de Usuario Xena 5

6 2. Descripción del Sistema 2. a. Descripción general de la interfaz Xena provee una interfaz general común a todas las pantallas cuya funcionalidad se mantiene invariable. 2. a. 1. Barra de Herramientas Panel Superior Encontramos los menús de acceso rápido habilitados para el rol definido, cada uno de ellos divididos en subgrupos con el fin de facilitar la ubicación de las funcionalidades dentro del sistema. Pestañas del menú Su función es permitir al usuario moverse por las diferentes pantallas abiertas sin necesidad de cerrar la anterior. Manual de Usuario Xena 6

7 Opciones de pantalla Las pantallas del sistema poseen una botonera común, ubicada debajo del Panel Superior, con las opciones que se explican a continuación. Permite exportar formato Excel. Proporciona la opción de imprimir el documento. Genera una vista preliminar de los datos. Muestra el documento en Vista Tabla. Muestra el documento en Vista Tarjeta Simple. Muestra el documento en Vista Tarjeta Múltiple. Muestra / Oculta la zona de agrupamiento. Agrega un filtro para realizar una búsqueda en la tabla. Ajusta / Desajusta el tamaño de las columnas para agregar grupos. Contrae los grupos. Expande los grupos. Actualiza los datos. 2. a. 2. Vista general del sistema El sistema se basa en una estructura de tabla similar al formato Excel, amigable e intuitivo a la hora de cargar, modificar y eliminar datos. A grandes rasgos, el sistema cuenta con tres paneles: Panel de Carga Panel de Controles Adicionales Panel Inferior Manual de Usuario Xena 7

8 Panel de Carga Agregar un registro 1. Sobre el margen superior de la ventana hacemos clic sobre el primer campo del renglón en blanco de la grilla. 2. Ingresamos los datos correspondientes completando todos los campos. 3. Al llegar al final del registro presionamos <Enter> desde el teclado. 4. El Sistema agrega el registro a la lista de la tabla. Modificar un registro 1. Seleccionamos un campo de la grilla que se encuentra cargada en pantalla. La celda entrará en modo edición y podrá hacer el cambio correspondiente. 2. Luego presionamos <Enter> desde el teclado para refrescar el cambio en el registro. 3. El sistema nos pedirá una confirmación para realizar la modificación. Presionar el botón ACEPTAR. NOTA: Para cancelar el registro que se encuentra en carga/modificación presionamos dos veces el botón <Esc> (Escape) del teclado. Manual de Usuario Xena 8

9 Eliminar un registro 1. Seleccionamos el registro completo desde botón ubicado a la izquierda del registro. 2. A continuación presionamos <Supr> (Suprimir) desde el teclado. 3. Luego el sistema nos pedirá una confirmación para realizar la eliminación. Presionar el botón ACEPTAR. En caso de cancelar, el sistema vuelve a la pantalla anterior sin realizar cambios. NOTA: Para los datos que se encuentren vinculados con otras operaciones muestra el siguiente mensaje: Panel de Controles Adicionales Para acceder a la opción nos dirigimos a la parte superior derecha de la pantalla, donde se encuentra el botón de acceso al panel. Para visualizarlo, hacemos clic sobre el mismo y esperamos a que se despliegue. En se muestra el panel desplegado con los respectivos botones para realizar acciones en la pantalla. Para que permanezca abierto en pantalla, seleccionamos el botón indicado en. Manual de Usuario Xena 9

10 Una vez anclado, el panel mantiene la configuración aplicada. Para que vuelva a su estado original, seleccionamos el botón que se muestra con la flecha. NOTA: Cada pantalla posee funciones propias dentro del panel. Panel Inferior Hay pantallas donde los registros tienen datos adicionales asociados. Para acceder a ellos, utilizamos las pestañas ubicadas sobre el margen inferior de la grilla, como se indica en la imagen a continuación. Una vez seleccionado el registro en el Panel de Carga, el funcionamiento de alta, baja y modificación es el mismo compartido por las pantallas del sistema (ver Panel de Carga). 2. a. 3. Menú Archivo 2. a. 4. Menú Ventana Nos permite acceder a todas las pestañas abiertas. Es una opción adicional que facilita el acceso cuando tenemos muchas pestañas activas simultáneamente. Manual de Usuario Xena 10

11 2. a. 5. Reportes Xena cuenta con pantallas especiales que nos permiten visualizar información específica para la gestión del negocio. Cada una de ellas se ubica en las diferentes opciones de la barra de herramientas, destacadas por el icono con el moño rojo donde podremos acceder a un filtro inicial para precisar los datos requeridos. En cada reporte se encuentra un panel de opciones que es común a todas las pantallas. 3. Características del Sistema 3. a. Modalidad Multimoneda Entre los atributos del sistema, se destaca el manejo multimoneda. Todo asiento, exceptuado los realizados por ajustes del tipo de cambio, tendrá una cotización asociada, por lo tanto, todo movimiento tendrá su expresión en moneda corriente y extranjera. Manual de Usuario Xena 11

12 La contabilidad general se mantiene en moneda corriente, y los movimientos en moneda original serán extra contables, permitiéndonos obtener información en moneda extranjera para análisis de gestión de las cuentas. Nota: Para visualizar los informes en moneda extranjera, seleccionamos Si en el filtro Muestra en la Moneda de Imputación, a la hora de consultar un reporte. 4. Configuración Inicial 4. a. Ingreso a Xena Para comenzar a utilizar Xena, debemos ingresar el nombre de usuario y contraseña. Por defecto, el sistema nos permitirá ingresar en una primera instancia mediante el usuario y la contraseña administrador. Posteriormente podremos definir el propio usuario y contraseña, y luego definir los atributos del perfil que asignaremos a cada usuario de Xena (ver Seguridad). 4. b. Configuraciones 4. b. 1. Plan de Cuentas El sistema cuenta con un plan de cuentas predefinido que podrá ser editado si se desea. Al dirigirnos a Contabilidad>Actualización contabilidad>plan de Cuentas conseguiremos acceder a un árbol de navegación con sólo el primer nivel de la vista. Agregar cuenta Manual de Usuario Xena 12

13 Modificar cuenta: El sistema nos permitirá modificar el nombre de una cuenta en cualquier momento y el número de cuenta cuando la misma no posea datos relacionados. Eliminar cuenta: Seleccionamos la cuenta a eliminar y presionamos <Suprimir>. El sistema validará que la cuenta no posea datos relacionados, de lo contrario no se podrá eliminar. 4. b. 2. Ejercicio Contable Accediendo a Contabilidad>Actualizaciones Contabilidad>Ejercicios Contables, podremos cargar los ejercicios contables activos con el fin de ingresar movimientos contables para el rango de fecha definido. 4. b. 3. Comprobantes En la configuración inicial debemos definir los datos del encabezado, el Tipo de comprobante y la Numeración para cada uno de los comprobantes que se emitirán. Para definir los datos de la empresa en los comprobantes, accedemos a la ventana Actualizaciones>Configuración>Comprobantes actualización>presentación, y procedemos a ingresar la información correspondiente. En Actualizaciones>Configuración>Comprobantes actualización>numeración, ingresamos los tipos de comprobante en el campo Detalle indicando el próximo número a emitir y el último. Esta numeración será utilizada de manera correlativa cada vez que se emita un comprobante. Posteriormente, en Actualizaciones>Configuración>Comprobantes actualización>numeración por Comprobante, seleccionamos el tipo de comprobante dentro del listado propuesto y definimos cada uno de los atributos. Al tildar la opción Interno estaremos indicando que no se trata de un comprobante fiscal, sino interno de la empresa. Manual de Usuario Xena 13

14 4. b. 4. Cotización de Monedas La modalidad multi-moneda que provee el sistema requiere el ingreso de las cotizaciones para cada moneda definida. Para ello, ingresamos a Actualizaciones>Cotizaciones y cargamos los valores correspondientes en la columna Cotización. 5. Módulo Personas 5. a. Ingreso de Personas Todas las personas deberán ingresarse en Personas>Personas>Personas, completando los datos allí solicitados. Manual de Usuario Xena 14

15 5. b. Asignación de Roles, Altas Cuando corresponda, debemos asignar a cada persona su rol en el sistema. Las distintas opciones se detallan a continuación. 5. b. 1. Comitentes En Personas>FYO>Comitentes precisaremos los datos de los comitentes que se pretenden administrar a través del sistema, es decir de cada uno de los clientes del Agente que encomiendan la concertación de contratos a su cuenta y orden en el Mercado. Manual de Usuario Xena 15

16 5. b. 2. Operadores En Personas>FYO>Operadores seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como operadores. 5. b. 3. Mercados En Personas>FYO>Mercados seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como mercados, precisando si se acreditarán márgenes y diferencias a favor por las operaciones realizadas en cada uno de ellos. 5. b. 4. Depositarios En Personas>FYO>Depositarios seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como depositarios y especificamos si los mismos son depositarios del mercado (esta opción implicará que el sistema tome valores aforados para los activos en garantía). 5. b. 5. Comerciales En Personas>Personas>Comerciales seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como comerciales. 5. b. 6. Representantes En Personas>Personas>Representantes seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como representantes. Manual de Usuario Xena 16

17 5. b. 7. Proveedores En Personas>Proveedores>Proveedores seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como proveedores. Este parámetro funcionará como filtro a la hora de ingresar comprobantes de Compras. 6. Módulo Bancos Para realizar la configuración inicial de los bancos a través de los cuales opera la empresa, debemos acceder a la opción de Menú Bancos y realizar los pasos que se indican a continuación. 6. a. Alta de Bancos Accedemos a la ventana Bancos y seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos definir como bancos. 6. b. Alta de Sucursales En la ventana Sucursales definimos localidad, código de sucursal y sucursal donde se poseen cuentas. 6. c. Alta de Cuentas En la pantalla Cuentas ingresamos las cuentas bancarias que se poseen en cada una de las sucursales cargadas y vinculamos las mismas a una cuenta contable. Manual de Usuario Xena 17

18 6. d. Alta de Chequeras En Chequeras indicamos el Nro. Inicial y Nro. Final de los cheques que componen cada una de las chequeras y el próximo cheque que se emitirá (Próximo Nro.). 6. e. Ingreso de Cheques Accediendo a Bancos>Cheques podemos administrar la cartera de cheques propios y de terceros, contando con un circuito que facilita la conciliación bancaria y la correcta imputación de las cuentas corrientes de clientes. Mediante esta pantalla podemos ingresar nuevos cheques, hacer depósitos y acreditaciones, siguiendo los pasos que se muestran a continuación. Manual de Usuario Xena 18

19 6. f. Circuito de Cheques Emisión de Recibo: el sistema sugerirá los cheques de terceros ingresados a través de la ventana Cheques, y una vez utilizados quedarán contabilizados como Valores a Depositar, y en lugar de la cuenta corriente del cliente se usara una cuenta provisoria denominada Cheques a Liquidar Comitente XX. Depósito: al realizar el depósito debemos ingresar los datos de la boleta de depósito. Automáticamente se realizará una reclasificación contable, retirando los valores de Valores a Depositar e ingresándolos como Valores Pendientes de Acreditación. Acreditación: se darán de baja las cuentas Valores Pendientes de Acreditación y Cheques a Liquidar Comitente XX, para impactar los movimientos en la cuenta bancaria y la cuenta corriente del comitente. Emisión de Orden de Pago: si en lugar de depositar el cheque, el mismo se incluye en una orden de pago, el sistema dará de baja las cuentas Valores a Depositar y Cheques a Liquidar Comitente XX, para impactar en la correspondiente cuenta corriente del cliente. 6. g. Vistas 6. g. 1. Cheques en cartera Podemos realizar consultas sobre los movimientos históricos de cheque propios y de terceros accediendo a Vistas>Contabilidad>Cheques en Cartera. Allí encontraremos la columna Estado que nos indicara las siguientes opciones: En Cartera Depositado (detallando el número de la boleta de depósito, la cuenta bancaria y la fecha) Acreditado En Orden de Pago (detallando el numero del comprobante y la fecha). 7. Módulo Contabilidad 7. a. Emisión de Asientos Manual de Usuario Xena 19

20 La emisión de asientos debe realizarse a través de Contabilidad>Emisión de Asientos. Podremos tomar Asientos Modelo previamente ingresados en el sistema (ver Ingreso de Asientos Modelo) o bien procedemos con la carga desde cero. 7. b. Anulación de Asientos A través de Contabilidad>Anulación de Asientos el sistema permite anular asientos utilizando la pantalla que se muestra a continuación. Manual de Usuario Xena 20

21 7. c. Contabilización de Comprobantes Diferida La pantalla que se muestra a continuación (Contabilidad>Contabilización de Comprobantes) lista todos aquellos comprobantes emitidos, manual o automáticamente, que no hayan sido contabilizados, ya sea porque la configuración de comprobantes así lo indica, o por errores en la configuración de la contabilización. Cada uno de ellos pueden contabilizarse en el momento que se desee haciendo clic en Contabilizar e ingresando las cuentas del asiento. 7. d. Modificación de Asientos El proceso consiste en ingresar a Contabilidad>Modificación de Asientos, completar el número correspondiente en el campo Minuta y hacer clic en Buscar. El sistema completará la pantalla con los datos originales del asiento para proceder a su edición. 7. e. Bloqueo de Cuentas El sistema permite bloquear cuentas contables a una fecha determinada con el fin de limitar el ingreso de movimientos para períodos cerrados. Dicha opción se encuentra en Contabilidad>Actualización Contabilidad>Bloqueo de cuentas. Manual de Usuario Xena 21

22 7. f. Ingreso de Asientos Modelo Se trata de asientos precargados cuya finalidad es agilizar la carga de asientos periódicos accediendo a la opción en Contabilidad>Actualización Contabilidad>Asientos Modelo. Manual de Usuario Xena 22

23 7. g. Ajustes por Tipo de Cambio La modalidad multimoneda que posee el sistema nos permite realizar ajustes de saldos contables por variaciones en el tipo de cambio. Para ello acceder a Contabilidad>Actualización Contabilidad> Ajustes por Tipo de Cambio. El proceso generará un asiento que ajustará los saldos en moneda corriente de todas las cuentas que tengan definidas (en el plan de cuentas) la moneda seleccionada. 7. h. Emisión de Asientos de Ejercicio El sistema provee la generación de asientos de apertura, re-expresión, refundición y cierre para cada ejercicio contable ingresado accediendo a Contabilidad>Actualización Contabilidad>Asientos de Ejercicio. Para ello hacemos clic en Generar en la opción que se desee. El sistema realizará los asientos automáticamente y cambiará la opción Generar por Eliminar. Al realizar los asientos de cierre y refundición el sistema reenumerará los asientos del ejercicio ordenándolos por fecha y conservará los números de minuta originales para posteriores consultas. 7. i. Reportes Contables Los informes contables que ofrece el sistema se encuentran dentro del menú Contabilidad. Cada uno de ellos podrá imprimirse o exportarse a Excel, PDF o Word. 7. i. 1. Libro Diario Es el registro de todos los movimientos contables realizados. Al acceder, se abrirá la siguiente ventana de filtros: Manual de Usuario Xena 23

24 Manual de Usuario Xena 24

25 7. i. 2. Mayor de Cuentas Permite clasificar los movimientos contables por cuenta. Los posibles filtros son los siguientes: Manual de Usuario Xena 25

26 7. i. 3. Balance de Sumas y Saldos Reporte donde se exponen las cuentas utilizadas en el ejercicio contable, con la sumatoria del debe y el haber y el saldo resultante, sea deudor o acreedor. Los posibles filtros son: Manual de Usuario Xena 26

27 7. i. 4. Saldos en cuentas corrientes Reporte donde se exponen los saldos de la cuentas en moneda corriente y original para facilitar su visualización y análisis. Las cuentas con saldo deudor tendrán signo positivo y las cuentas con saldo acreedor negativo. Los posibles filtros son: Manual de Usuario Xena 27

28 7. j. Vinculación de Cuentas Con el fin de agilizar la registración de movimientos, el sistema nos permite vincular cada concepto con cuentas contables. Para ello, nos dirigimos a Actualizaciones>Configuración>Contable>Relación Detalle y procedemos a crear las relaciones completando los datos que se explican a continuación: 8. Módulo Comprobantes 8. a. Emisión de Comprobantes FYO Esta opción permite gestionar los movimientos por operatoria de futuros y opciones, tanto propia como de terceros. El sistema provee una serie de comprobantes que respaldan cada uno de los movimientos generados y que impactan en la contabilidad. Para acceder a esta opción nos dirigimos a Comprobantes>FYO>Comprobantes FYO donde se abrirá la ventana que se muestra a continuación: Manual de Usuario Xena 28

29 NOTA: Para agilizar el proceso de carga, el sistema seleccionará por defecto Nota de Crédito en el campo Transacción. Al momento de emitir el comprobante si el mismo posee signo negativo automáticamente cambiará el comprobante a Nota de Débito y nos notificará con un mensaje. Manual de Usuario Xena 29

30 8. b. Emisión de Comprobantes en Lote Uno de los atributos del sistema es la posibilidad de emitir comprobantes en lote para agilizar los procesos diarios y rutinarios. Nos dirigimos a Comprobantes>Emisión de Comprobantes en Lote y visualizaremos la pantalla que se muestra a continuación: 8. c. Emisión de Órdenes de Pago y Recibos Todos los cobros y pagos que se lleven a cabo podremos administrarlas accediendo a Comprobantes>Contables>Orden de Pago / Recibo, donde se abrirá la pantalla que se muestra a continuación: Manual de Usuario Xena 30

31 8. d. Ingreso de Comprobantes de Compras Podremos llevar un registro de las compras realizadas con su correspondiente impacto en el Libro IVA Compras accediendo a Comprobantes>Contables>Compras e ingresando los datos solicitados en la ventana como la que se muestra a continuación: Manual de Usuario Xena 31

32 8. e. Emisión de Comprobantes de Ventas A través del sistema podremos generar los comprobantes de ventas y proceder a su posterior impresión (ver Impresión de Comprobantes). A su vez, cada uno de ellos impactará automáticamente en el Libro de IVA Ventas. Para ello, accedemos a Comprobantes >Contables>Ventas e ingresamos los datos solicitados en la ventana como la que se muestra a continuación: Manual de Usuario Xena 32

33 NOTA: Conforme la condición de IVA de la persona seleccionada, el sistema emitirá el tipo de comprobante (A o B) asignará el número que corresponda. 8. f. Ingreso de Formularios Anulados En la pantalla Actualizaciones>Configuración>Comprobantes Actualizaciones>Formularios Anulados podrán cargarse comprobantes anulados, con su correspondiente impacto en el Libro IVA Ventas, mediante la simple carga de los datos que lo identifican. La funcionalidad permite inclusive anular un rango de comprobantes si es que se desea. Manual de Usuario Xena 33

34 8. g. Anulación de Comprobantes El sistema también permite realizar la anulación de comprobantes emitidos de manera sencilla accediendo a Comprobantes>Anulación de Comprobantes. 8. h. Impresión de Comprobantes 8. h. 1. Autoimpresores La opción permitirá visualizar el comprobante y proceder a su impresión. Para ello, accedemos a Comprobantes>Impresión de Comprobantes (Auto) y completamos los filtros que se deseen. Manual de Usuario Xena 34

35 8. h. 2. Comprobantes Preimpresos Mediante esta opción se visualizará el detalle a imprimir en el comprobante pre-impreso. Para ello, accedemos a Comprobantes>Impresión de Comprobantes (Pre) y completamos los filtros que se deseen. 9. Módulo FYO 9. a. Ingreso de Productos El ingreso de nuevos productos se realiza a través de FYO>Actualizaciones FYO>Tablas FYO>Productos, en la pantalla que se muestra a continuación: 9. b. Ingreso de Posiciones Para ingresar una posición nueva, nos dirigimos a FYO>Actualizaciones FYO>Posiciones e ingresamos los datos allí solicitados conforme las condiciones del contrato definidas por el Mercado. Manual de Usuario Xena 35

36 9. c. Gestión de la Operatoria El sistema facilita la administración del negocio FYO mediante distintas opciones que permiten el ingreso de operaciones registradas en el mercado (con sus respectivas cancelaciones, cálculo de resultados y flujos por primas de opciones) y de las exigencias respecto a márgenes y diferencias. A continuación se explican las distintas formas de llevar adelante los procesos, ya sea mediante en ingreso manual de datos o vía el módulo de Importaciones (ver a su vez la sección Importaciones). 9. c. 1. Operaciones El alta de operaciones se realiza mediante la pantalla FYO>Ingreso Operaciones donde podremos visualizar cada una de ellas con sus respectivas cancelaciones. La ventana constituye una instancia transitoria que permite controlar cada uno de los registros ingresados para luego de su conformidad proceder al traspaso definitivo a cartera. Una vez en cartera, el sistema automáticamente calculará los resultados producidos por las cancelaciones de operaciones, proponiendo la emisión de los comprobantes de Resultados y Primas con el fin de impactar el movimiento en las cuentas corrientes (ver Emisión de Comprobantes en Lote). Manual de Usuario Xena 36

37 Proceso Manual La carga manual implica definir cada uno de los atributos para las operaciones a ingresar y asignar la cancelación seleccionando en el panel inferior la operación correspondiente. Proceso de Importación La importación de operaciones implicará la carga automática de todos los registros desde la última fecha de importación a la fecha que se indique para el proceso, incluyendo la asignación de cancelaciones (ver Importaciones). 9. c. 2. Márgenes y Diferencias El sistema calcula el diferencial entre los últimos márgenes y diferencias computados con los actuales para su posterior imputación en la cuenta corriente de cada cliente mediante la emisión de comprobantes de Márgenes y Diferencias (ver Emisión de Comprobantes en Lote). Proceso Manual El ingreso manual de requerimientos podremos realizarlo ingresando a FYO>Personalización de Márgenes y cargando el saldo de cada cuenta a la fecha que se pretende procesar tal como se muestra en la imagen a continuación. Manual de Usuario Xena 37

38 Seguidamente debemos pedirle al sistema que calcule el diferencial respecto del último proceso accediendo a FYO>Calcular Márgenes y Diferencias e indicando la fecha. Por último, el sistema sugerirá la emisión de los comprobantes correspondientes. Proceso de Importación El proceso tomará el saldo de cada cuenta a la fecha de importación y calculará el diferencial del requerimiento de márgenes y diferencias con respecto a la última importación realizada. Por último, el sistema sugerirá la emisión de los comprobantes correspondientes. 9. c. 3. Ajustes Podremos llevar un registro de los precios de ajuste con el fin de visualizar en el reporte Cartera un resultado teórico del portfolio. Proceso Manual Debemos ingresar a FYO>Precios de Ajuste, seleccionar la fecha correspondiente, ingresar los valores para cada posición y hacer clic en Aceptar. Proceso de Importación Mediante la importación el sistema actualizará automáticamente los precios de ajuste a la fecha indicada en el proceso. Manual de Usuario Xena 38

39 9. c. 4. Movimientos Globales Proceso de Importación Mediante la importación de Movimientos Contables tomaremos los siguientes conceptos impactando directamente en la contabilidad y calculados respecto de la última importación: Movimiento global de la Cuenta Compensación y Liquidación de terceros por resultados, diferencias y primas. Nota: La posterior importación de operaciones y diferencias permitirá asignar a las cuentas corrientes lo que corresponda a cada cliente. Movimiento global de la Cuenta Compensación y Liquidación propia por resultados, diferencias y primas. Requerimiento de márgenes por operaciones propias. 9. d. Administración de Garantías El sistema nos permite gestionar los activos recibidos de comitentes y activos propios integrados en garantía con el fin de cubrir márgenes exigidos por la operatoria. Para ello accedemos a la opción FYO>Garantías>Garantías. Manual de Usuario Xena 39

40 9. d. 1. Ingreso de un Nuevo Registro Manual de Usuario Xena 40

41 9. d. 4. Cotización Instrumentos El sistema ofrece la posibilidad de llevar un registro de cotizaciones de especies en FYO>Garantías>Cotización de Especies, donde podremos visualizar los valores ingresado con la fecha de la última actualización. En el panel inferior se visualizan las distintas cotizaciones históricas ingresadas para cada especie. Cada vez que se modifique cualquiera de estos valores y haya existencias del instrumento editado el sistema propondrá la emisión de los comprobantes Ajustes de Garantía Inicial, Ajustes de Garantía o Ajustes de Garantía (Mercado) para actualizar los registros contables que correspondan (ver Emisión de Comprobantes en Lote). Proceso Manual Los valores de la tabla podrán modificarse manualmente, siendo conveniente indicar la fecha de la última modificación para llevar un control. Proceso de Importación Podremos importar la cotización de los activos aceptados en garantía por el Mercado, actualizando automáticamente la cotización de mercado y aforada a la fecha indicada. Manual de Usuario Xena 41

42 9. d. 5. Ingreso de Rentas y Amortizaciones El sistema nos permite ingresar en un solo paso la acreditación de rentas y amortizaciones de activos, realizando la distribución de los mismos conforme la tenencia de cada comitente. Para ello nos dirigimos a FYO>Garantías>Especies, seleccionamos el activo correspondiente y hacemos clic en Ingresar Renta. El sistema procederá a generar automáticamente los movimientos de garantías en cada uno de los registros correspondientes, que serán bajas en los valores nominales del activo (cuando existan amortizaciones) y altas en la especie acreditada, conforme la proporción de tenencia que cada comitente posea. Por último, el sistema propondrá la emisión de los comprobantes Movimientos de Garantía Inicial, Movimientos de Garantía y Movimientos de Garantía (Mercado), el que corresponda (ver Emisión de Comprobantes en Lote). Manual de Usuario Xena 42

43 9. e. Reportes FYO Dentro de la opción de menú FYO se ofrecen una serie de reportes que facilitan la gestión de la operatoria de futuros y opciones. Cada uno de ellos podrá ser filtrado por fecha, comitente y mercado (en caso de corresponder) e impresos o exportados a Excel, PDF o Word. Los reportes proporcionados son los que se detallan a continuación: Operaciones Cancelaciones Cartera Márgenes y Diferencias 9. f. Vistas FYO Las vistas que se ofrecen para la administración de futuros y opciones se ubican dentro de la opción Vistas>FYO, entre ellas: Operaciones. Canceladas. Cartera. Márgenes y Diferencias. Comisiones de Comitentes: Resumen de comisiones configuradas. Comisiones a Definir: Detalle de comisiones a definir para poder emitir la facturación pendiente de tasas. Tenencia de Garantías: Se encuentran agrupados por depositario, especie y moneda todos los activos en garantía con su correspondiente saldo y cotización a la fecha seleccionada, permitiendo conciliar fácilmente con lo informado por Argentina Clearing a través del AnywherePortfolio. Control de Cuentas: Resume los saldos de las cuentas Compensación y Liquidación, Integración de Márgenes y Garantía Inicial, segregados por moneda, cuentas propias y de terceros, permitiendo conciliar fácilmente con lo informado por Argentina Clearing a través del AnywherePortfolio. A su vez, se incluye el saldo de las cuentas Resultados, Diferencias y Primas de Terceros pendientes de imputación para realizar un control sencillo de las cuentas puentes. Cancelaciones AFIP: Simplifica la visualización de las cancelaciones de cada operación informada a AFIP conforme la RG Movimientos Periódicos: Permite visualizar el movimiento neto de cada cuenta contable dentro de un rango de fechas deseado. Manual de Usuario Xena 43

44 10. Importaciones/Exportaciones 10. a. Importaciones El sistema facilita la administración del negocio mediante la importación de diversos conceptos provenientes de diferentes orígenes. Para ello nos dirigimos a la opción de menú Importaciones donde se abrirá la ventana que se muestra a continuación. En la misma se visualizan los distintos conceptos habilitados a importar para cada usuario, entre ellos: 1. Ajustes, Márgenes/Diferencias, Operaciones, Cotización de Instrumentos y Movimientos Contables (referido a la Cuenta Compensación y Liquidación) de ROFEX a través del Servicio Web de ACSA o bien desde un archivo de Excel. 2. Ajustes, Márgenes/Diferencias y Operaciones de MATba desde un archivo de Excel. 10. b. Exportaciones El sistema provee procesos de exportación para alimentar distintos destinos, entre ellos sistemas de gestión, extranet de la empresa, Operar OnLine y AFIP. Manual de Usuario Xena 44

45 10. c. Configuraciones Accediendo a Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones podremos crear los vínculos necesarios para los procesos de importación y exportación. 11. Seguridad 11. a. Roles Como se mencionó al comienzo de este documento, Xena nos permite gestionar diferentes roles para los Usuarios de la aplicación, pudiendo asignar y denegar diferentes permisos. Accediendo a Actualizaciones>Configuración>Seguridad>Roles se pueden generar todos los roles con los que se trabajará. 11. b. Permisos por Rol Asignamos todas aquellas Administraciones para las que tendrá permisos el Rol que se está creando desde Actualizaciones>Configuración>Seguridad>Permisos por Rol. Manual de Usuario Xena 45

46 12. Integración con Otros Sistemas Una de las grandes facilidades que provee Xena es la interconexión con otros sistemas a fin de traspasar los saldos de cuentas que se allí se administren, agilizando y automatizando los procesos diarios de la empresa, reduciendo la posibilidad de ejecutar errores operativos, principalmente aquellos relacionados a la carga de datos. 12. a. Operar OnLine (Primary DMA) Es la Plataforma de acceso directo al Mercado que ofrece Primary mediante la cual los Brokers pueden ofrecer a sus clientes acceso electrónico a mercados con mayor transparencia y una ejecución más rápida y efectiva de las órdenes. Mediante un sencillo proceso de exportación de datos, Xena permite suministrar a Operar OnLine la información que el mismo requiere para definir los saldos de las cuentas de los clientes que utilizan la plataforma y administrar los límites operativos de cada una. A su vez, el sistema provee la posibilidad de configurar un factor para márgenes y diferencias aplicable a los valores que se exportan. Manual de Usuario Xena 46

47 12. b. Extranet Para dar cumplimiento a las exigencias de notificación de operaciones y saldos de cuentas a clientes, Xena permite generar la información necesaria y proveer a una Extranet de la empresa con los datos relevantes de manera tal que cada comitente pueda consultar en cualquier momento el estado de su cuenta. La funcionalidad permite llegar a los clientes de manera eficiente evitando la generación de informes específicos. Manual de Usuario Xena 47