Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas

Transcripción

1 Versión vigente No. 08 Fecha: 25/06/10 Proceso: Pagos en Tesorería. Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Jefe del Responsabilidad: Cumplir con: - Manual de la Calidad: - Observar la normatividad aplicable. - Control y manejo de los recursos financieros de la institución. - Entrega y recepción de cheques de nómina y becas que no han sido cobrados, así como talones de cheque. - Efectuar las cancelaciones de cheques de nómina y becas. - Verificar que las nóminas se entreguen adecuadamente. - Programar pagos por cheque y/o transferencia a Proveedores, Terceros y Honorarios en las fechas programadas y de acuerdo a lo disponible. Responsable del proceso en el Espacio Académico: Director: Responsabilidad: -Control y manejo de los recursos de su institución. Autoridad: -Designar mediante oficio al Subdirector Administrativo, para recoger nómina y/o hacer trámites en Tesorería. Subdirector Administrativo: - Realizar el trámite ante las dependencias correspondientes, para que le sean autorizados sus pagos en Tesorería. - Realizar el trámite de altas y bajas de nómina. Autoridad: - Verificar que los trámites a realizar cumplan con los requisitos que solicitan las áreas a las Usuario: Directores y Subdirectores Administrativos de los espacios académicos y dependencias universitarias. Personal docente y administrativo Proveedores Dependencias Gubernamentales (Terceros) Área de Cuentas por Pagar Instituciones bancarias Proveedor: Área de Cuentas por Pagar de la Dirección de Recursos Financieros Dirección de Recursos Humanos Espacios académicos y dependencias universitarias Entradas: 1) Recepción de pagos (cheques) 1) Autorizaciones de transferencia para proveedores, unidades académicas, facultades y terceros. 2) Diskette que contiene la información de pagos de nómina. 3) Resumen de nómina vía Banca Electrónica. 3) Tarjeta Informativa de pago electrónico por quincena. 4) Formato de apoyo en efectivo de Prácticas Profesionales y servicio de edecanes. 5) Solicitud de reversa por parte de la

2 - Autorizar pagos en efectivo. cuales va a llevar. - Solicitar información del avance de sus trámites y/o pagos en Tesorería. Instituciones Bancarias Dirección de Recursos Humanos (oficio) 5) Informar si se llevó a cabo la reversa. Autoridad: Autorizar los documentos del proceso y lo que se encuentra descrito en los procedimientos operativos correspondientes a este proceso. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso. Responsable de Banca Electrónica: Responsabilidad: Validación de los movimientos efectuados a través de transferencias electrónicas. Autoridad: Rechazar los movimientos autorizados. Cajera: Responsabilidad: Manejo y control de la documentación correspondiente a los pagos que se realizan. Salidas (resultados del proceso o entregables): 1) Pagos de cheques. 1) Comprobantes de operación. 2) Reporte de recepción de archivo de nómina y pago de becas. 3) Reporte de Movimientos Especiales (Transferencias) 3) Reporte de traspasos bancarios. 4) Pago en efectivo, para Prácticas Profesionales y Servicio de Edecanes. 5) Solicitud de reversa

3 Autoridad: Tabla de Enfoque a Procesos: Pagos en Tesorería Rechazar los pagos que no reúnan los requisitos solicitados. Mensajero: Responsabilidad: Depositar en las instituciones bancarias, los recursos captados durante el periodo correspondiente. al banco en cuentas de nómina, a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos (oficio). 5) Oficio informativo de retiro negado en cuentas de nómina. Autoridad: N/A Requisitos de las entradas y salidas Requisitos de entrada: 1) Para el pago a proveedores se requiere que la póliza -cheque y/o el reporte de Transferencia Bancaria a Proveedores, Unidades Responsables y Terceros esté firmado por el Director de Recursos Financieros. 1) En caso de proveedor nuevo, es necesario que el Área de Cuentas por Pagar informe por escrito los datos de su cuenta bancaria para darse de alta en la Banca Electrónica. Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: Ver lista maestra de documentos Documentos de origen externo Ver lista maestra de documentos Registros: Ver lista maestra de documentos..

4 2) El diskette de la nómina debe ser entregado por lo menos un día antes del día de pago de quincena para su validación. 3) Una vez validada la información que contiene el diskette, se envía al Banco. 3) Posteriormente el Banco efectúa la dispersión a cuentas individuales. 4) El formato de pago en efectivo de Prácticas Profesionales, debe contar con el depósito de la empresa, plenamente realizado. Para el servicio de edecanes, debe estar firmado por la Secretaría Particular de Rectoría. 5) La Dirección de Recursos Humanos, solicita la reversa correspondiente. Requisitos de salidas (servicio): 1) Para pago a proveedor por cheque o transferencia electrónica, debe presentar su contra-recibo o contar con la orden de transferencia electrónica. 1) De acuerdo a los datos enviados por el área de Cuentas por Pagar, se realiza la trasferencia bancaria. El reporte de traspasos bancarios debe venir firmado por el Director de Recursos Financieros.

5 2) Para pago de nóminas, por transferencia electrónica, debe estar fondeada la cuenta del Banco de donde se va a sacar la dispersión. 3) El Departamento de Becas de la Secretaría de Extensión y Vinculación, informa a la Tesorería los importes de la emisión de becas para fondeo de cuentas. 3) El Departamento de Becas envía oficio en el cual se detallan los cheques entregados a la Tesorería, las nóminas firmadas por centro de costo, cheques y talones de cheques. 4) Para pago en efectivo de Prácticas Profesionales y de Servicio de Edecanes, deben presentar su identificación. 5) Enviar oficio al Banco, solicitando la reversa del movimiento de dispersión, el cual se respalda a solicitud de la Dirección de Recursos Humanos. Seguimiento y medición del proceso y del Servicio Proceso: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: Pagos en Tesorería. Jefe del Departamento de Tesorería 1) Cumpliendo las estrategias Quincenalmente. Qué se medirá: 2) Dándole seguimiento a los 1) Los objetivos de la calidad (TOC), las resultados 3) Por medio de recibo por lugar de

6 actividades programadas. pago (concentrado). 2) La satisfacción del usuario 3) Recibo de nómina automatizado 3) El cumplimiento de los requisitos del servicio (TRS). (nóminas) y expedientes de entrega por unidad responsable. Servicio: Transferencias Quién medirá: Cómo medirá: Cuando se medirá: Qué se medirá: Jefe del Departamento de Tesorería Verificando cuando se recibe el Mensualmente. Tiempo de entrega y/o transferencia para el pago a proveedores, nóminas y becas. cheque o la orden de transferencia y cuando se paga a proveedores, nóminas y/o becas. Servicio: Recepción de cheques Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: cancelados. Jefe del Desde la fecha de reposición hasta la Mensualmente. Qué se medirá: fecha de entrega del cheque. Tiempo para la recepción de cheques cancelados. Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC Personal: Secretario de Administración. Director de Recursos Financieros. Jefe del Proceso: Control de Pagos. Dirección de Recursos Humanos Interacción: Ficha de Salida en Efectivo. Contra-recibo para la reposición de cheque de nómina o beca.

7 Responsable de Banca Electrónica. Cajeras. Mensajero. Infraestructura: Equipo de Computo Mobiliario y Equipo de Oficina Internet Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA) A diario, se respalda la información en el sistema. Becas. Secretaría de Extensión y Vinculación Interacción: Nómina de Becas Control Presupuestal Dirección de Programación y Control Presupuestal. Interacción: Información del SIIA, techo presupuestal y contra recibos. Emisión de Estados Financieros. Dirección de Recursos Financieros Interacción: Reporte de saldos en Tesorería / Envío de estados de cuenta. Oficios de cancelación de cheques y reportes de transferencias de fiduciarios para pago a proveedores y/o terceros. Interacción: Pagos fondo fijo y gastos a comprobar. En todos los procesos de las diferentes dependencias que tenga que ver con pagos en Tesorería.

8 Etapas de proceso: Verificación: Seguimiento, monitoreo, supervisión: Medición Validación: Inspección: Pago de proveedores y Verificar que se El pago a proveedores y/o terceros se realiza Semanal Programar Consulta de saldos en las cuentas terceros vía cheque y/o transferencia electrónica. encuentren autorizados por el Director de Recursos en las fechas previamente establecidas, se da un fondeo a las cuentas de donde salen los cheques y/o transferencias, supervisando que no exista sobregiro en las cuentas. cheques y/o transferencias Pagos realizados pagos de acuerdo a lo disponible. bancarias. Financieros. Cobro de Nómina General y Automatizada. Acreditar la personalidad a través de identificación oficial. El Director de cada Facultad, Plantel, Centro Universitario y dependencias, designa a la persona que quincenalmente cobrará la nómina general y automatizada, presentando el oficio correspondiente. Cuando el trabajador administrativo, docente o de confianza se presente a Tesorería a cobrar, deberá exhibir una identificación. Quincenal nóminas Nóminas entregadas Por identificación oficial estarán incluidas: la credencial para votar, pasaporte y cédula profesional, vigentes. Verbal con las cajeras. Cobro de cheques de Becas y Pensión Alimenticia. Firmar el listado de la Nómina en que se encuentre En el caso de pensión alimenticia y que no se presente el interesado para su cobro, la persona que sea designada para tal efecto, deberá presentar poder notarial con Quincenal cheques de becas Oficio que entrega la Secretaría de Extensión y Vinculación Verbal con las cajeras. adscrito. Cuando el identificaciones de ambas partes, en caso de becas, el alumno deberá presentarse a cobrar Pagos realizados cobro sea por con una identificación oficial. En la carta poder

9 algún tercero, simple que se presente, deberá anexar copia deberá de la identificación de la persona que otorga el presentar carta poder y de quien acepta el poder. poder. Prevención de cheques de Nómina General y Automatizada. Verbal por parte del usuario El interesado deberá presentar reporte de prevención facilitado por la Tesorería en la Institución Bancaria que corresponda, con firmas mancomunadas en la chequera. Mensual reportes Bitácora Se envía con el interesado el reporte al Banco. Estados de cuenta Mensual Reposición de cheques extraviados y mutilados. Cheque El interesado deberá devolver a la Tesorería el acuse de recibo sellado por el banco del reporte de prevención para el seguimiento procedente, para su trámite presupuestal. Reporte de prevención Cheques repuestos Se verifica el estado de cuenta. Estado de cuenta con el nombre del propietario. Cheques no cobrados en tiempo. Recoger el cheque de reposición en el plazo convenido y antes de 60 días de Se turna el comprobante de salida en efectivo, con la documentación anexa, para la autorización del Tesorero y después se turna a la Dirección de Recursos Financieros para la elaboración del cheque de reposición. Mensual El tiempo de entrega del cheque repuesto Bitácora La autorización del Tesorero. Que cumpla con las fechas de Cheques en archivo bajo llave.

10 vigencia del límite de mismo y 45 curso de para los de cheques nómina. (urgencia). Pagos en efectivo Que los formatos estén debidamente firmados. Para el caso de prácticas profesionales, debe contarse con el depósito previo por parte de la empresa, para poder pagar a los interesados. Para el caso de servicio de edecanes, el formato debe estar firmado por el titular de la Secretaría Particular de Rectoría. Mensual depósitos pagos de prácticas profesionales pagos de servicio de edecanes Firmas de cobro. Firmas de cobro. Verbal con las cajeras. Verbal con las cajeras. pagos efectuados Preservación Propiedad del cliente Preservación: Bajo llave en archivero Propiedad del cliente (sólo si aplica): Cheques