DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERÍA. [Octubre ] Pág. 1 de 8

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2 Objetivo El subproceso debe cubrir los siguientes objetivos: Definir los pasos a seguir para llevar a cabo el buen funcionamiento de la caja menuda. Garantizar que los fondos de la caja menuda son administrados por un custodio. Establecer las actividades que se desarrollan en el reembolso de caja menuda, administrativamente como dentro del sistema SIAFPA. Base Legal - Administrativa Este subproceso se rige por las siguientes normativas: Manual de procedimientos para el uso y manejo de los fondos de caja menuda en entidades públicas. Normas Generales de administración presupuestaria. Manual del Usuario del SIAFPA Institucional. Principios El subproceso debe cumplir los siguientes lineamientos: Todas las facturas o recibos por la compra de un bien (de uso rutinario o común) deben ser presentadas por la secretaria o unidad solicitante, a la sección de almacén para que le coloquen el sello de no existencia. Todas facturas o recibos deben ser presentadas a Tesorería en un lapso no mayor de un día laborable. Página 2

3 Definiciones Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del subproceso: Caja menuda Palabra Partida Presupuestaria Definición Suma de dinero fija, en efectivo, que se reembolsa del fondo bancario institucional para facilitar la gestión administrativa y financiera, a través de adquisiciones o compras de cuantías menores, permitiendo la atención de manera inmediata a las necesidades imprevistas y ocasionales (de difícil anticipación o programación), que surjan en el desarrollo de las actividades de la institución. Es donde se asignan los recursos presupuestarios aprobados, para hacerle frente a los gastos concretos o reales Procedimiento Para la ejecución del subproceso de Solicitud de Caja menuda y reembolso a la caja menuda se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: N. Responsable Actividad R/C 1 2 Director o Gerente de la unidad solicitante 3 Jefe de Almacén 4 Solicitud de caja menuda De requerirse una caja menuda, solicita a la secretaria o designado que tramite la Envía correo electrónico al jefe de Almacén verificando si el bien (artículo de uso rutinario o común) que se va a comprar por caja menuda existe en inventario. Verifica si el bien existe en inventario: De existir un inventario, responde correo electrónico a la unidad solicitante que realice una solicitud de despacho. (Ver procedimiento Bienes y servicios adquisición, registro y despacho-en la sección de almacén). De no existir en inventario, responde correo electrónico a la unidad solicitante con no existencia ; para que continúe con el trámite de Realiza las siguientes acciones: Imprime el correo electrónico recibido con no existencia. R1 Página 3

4 Ingresa en el Sistema Tecnológico y entra en la Sección de Caja menuda, completa e imprime el formulario. Entrega el formulario impreso al director o gerente para su aprobación Director o Gerente de la Unidad Solicitante Director o Gerente de la unidad solicitante Analista de Presupuesto la Dirección de Finanzas Director de Finanzas Referencia: Formulario de Caja Menuda Revisa y firma la solicitud impresa de caja menuda y se lo entrega a la secretaría o designado. Solicita al director o gerente que aprueba la solicitud de caja menuda en el sistema tecnológico. Entra al sistema tecnológico y aprueba la Nota: Automáticamente el sistema genera un correo electrónico al analista de presupuesto. Remite mediante correspondencia interna la solicitud de caja menuda (debidamente firmada) y adjunta la comunicación donde se le indicó la no existencia del bien, al analista de presupuesto. Revisa la solicitud de pago de caja menuda y asigna la partida presupuestaria (precompromiso). Registra en el Sistema SBP el gasto para separar el monto. Sella con sus iniciales (fecha y hora), la Ingresa en el sistema tecnológico y aprueba la Remite mediante correspondencia interna la solicitud de caja menuda con la comunicación de no existencia adjunta, a la asistente de la Dirección de Finanzas. Recibe la solicitud de caja menuda con la comunicación de no existencia adjunta y la remite al director de finanzas. Recibe y revisa la fecha, el monto y el asunto de la solicitud. De estar conforme, aprueba y firma la Entrega la solicitud de caja menuda con la comunicación de no existencia adjunta, a la asistente de la Dirección de Página 4

5 Finanzas. 12 la Dirección de Finanzas Nota: de no aprobar la solicitud de caja menuda realiza una nota (canario), y lo envía a la con la justificación del rechazo. Entra al sistema de caja menuda y aprueba la solicitud. Automáticamente el sistema genera un correo electrónico al asistente de contabilidad de Tesorería informándole que ha recibido una solicitud de caja menuda para su aprobación. Remite mediante correspondencia interna la solicitud de caja menuda debidamente firmada con la comunicación de no existencia adjunta, a Tesorería. 13 Gerente de Tesorería Recibe, aprueba, coloca sus iniciales en la solicitud de caja menuda (para control interna de la Gerencia, esto significa que esta validado por el Gerente), y la remite al asistente de contabilidad de Tesorería. C Recibe la solicitud de caja menuda aprobada por el gerente de tesorería. Aprueba la solicitud de caja menuda en el sistema tecnológico. Automáticamente el sistema generará un correo electrónico a la secretaria o unidad solicitante informándole que puede pasar a retirar el dinero. Llena el formulario de comprobante de caja menuda con el nombre de la persona que va a retirar el dinero, unidad administrativa solicitante, la cantidad de dinero y que se va a comprar. Entrega el dinero a la secretaria o quien designe la Referencia: Comprobante de Caja menuda Firma el comprobante de caja menuda, coloca su número de cédula y la fecha en que recibió el dinero. Entrega la factura original o comprobante de pago firmados (proveedores informales) y el dinero no gastado al asistente de contabilidad de Tesorería. R2 Nota: las facturas o recibos deben ser Página 5

6 presentadas al asistente de contabilidad de Tesorería en un lapso no mayor de un día laborable Referencia: comprobante de pago para proveedores informales Recibe las facturas y procede a: Revisar el monto gastado. Si la cantidad es menor, verifica que el dinero entregado por la es la diferencia. Si la cantidad gastada es mayor procede a entregarle el dinero a la unidad solicitante. Anota en el comprobante de caja menuda la diferencia (mayor o menor), nombre del proveedor, número de factura y el monto real pagado detallado en la factura. Para realizar el reembolso al fondo de la caja menuda, se recomienda proceder si se ha utilizado entre el 20% y el 40%. C contabilidad Gerente de Tesorería Analista de Presupuesto Contador ( ) Reembolso a la caja Menuda Genera y revisa el listado de relación de reembolso de caja menuda del sistema de tesorería, seleccionando del comprobante inicial al final que conforman el reembolso. Nota: el custodio de caja menuda de despacho superior, enviará el formulario de solicitud de reembolso de caja menuda, junto con el expediente de reembolso al analista de cobro de tesorería. Revisados todos los comprobantes, facturas y listados adjuntos: Si está correcto, envía al asistente de contabilidad. (ir a la actividad N. 22) Si no está correcto, regresa a la actividad N. 20 Recibe y envía todos los comprobantes a la Gerencia de Presupuesto. Codifica cada uno de los comprobantes del reembolso de caja menuda considerando las partidas registradas en el formulario de solicitud de pago y envía a la Gerencia de. Asigna a cada comprobante su partida financiera, solicita la recapitulación y envía a Página 6

7 Analista de Presupuesto Analista de Presupuesto contabilidad Contador () la Gerencia de Tesorería. Genera del sistema SBP el reporte de recapitulación con la partida presupuestaria, lo exporta a Excel, anota las partidas financieras y lo envía a la Gerencia de Presupuesto. Nota: en caso de caja menuda de despacho superior, el custodio realiza la recapitulación de la caja menuda. Recibe el reporte de recapitulación y realiza la codificación presupuestaria en el sistema SBP. Realiza el registro de partidas presupuestarias (CM) en SIAFPA, coloca el sello, # de transacción, firma y envía a Gerencia de Tesorería. Genera en SIAFPA, la gestión de cobros, firma y envía a la Gerencia de. Registra el compromiso de la gestión de cobro en SIAFPA, firma y envía a Tesorería. Referencia: procedimiento emisión y firma de cheque. Fin del subproceso Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R1 R2 Generación de solicitud de caja menuda sin la autorización requerida del director o gerente de la. Entrega de facturas incompletas C1 C2 El gerente de tesorería revisa que la solicitud de caja menuda esté debidamente aprobada y tenga las partidas presupuestarias. El asistente de de Tesorería es el responsable de revisar que las facturas tengan la información requerida y completa. Ubicación Diagrama del de Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección de Finanzas, Gerencia de Tesorería, el diagrama de flujo estará Página 7

8 Flujo señalado de la siguiente forma número. a, ejemplo: 1.a Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.4 07/10/2013 Se incorpora el procedimiento de reembolso de caja menuda al de solicitud de caja menuda. Se agregan las actividades que se desarrollan en SIAFPA en cuanto al reembolso de caja menuda y el flujo administrativo que este sigue. V.3 07/09/2012 Se incluye la consulta vía correo electrónico a la sección de almacén, si el bien que se requiere comprar existe en inventario o no, antes de la elaboración de la Caja menuda. Actualización de Metodología para la V.2 11/4/2011 aprobación de la caja menuda. Tiempo de entrega de la factura del bien comprado en el tiempo establecido (1 día laborable) V.1 17/04/2009 Elaboración del Procedimiento. Página 8

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