7.2 Características de la auditoria

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1 7.2 Características de la auditoria El artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención define una como... instrumento de gestión que ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevención.... Es sistemática, Los resultados de la auditoría, no se basan en el azar, son debidos a un análisis minucioso, ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un grado de fiabilidad muy elevado. En este sentido, hay que destacar que uno de los aspectos que más definen la calidad y cualidad de un auditor, es la metodología que utiliza en la realización de la auditoría, siendo, por tanto, un claro elemento diferenciador entre auditores. Es independiente, Sería muy difícil que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o parte del sistema, se pueda evaluar a sí mismo de forma objetiva, de ahí la importancia del factor de independencia del auditor. Analiza resultados, La auditoría no es un simple examen de cómo se llevan a cabo las actividades, analiza los resultados, evaluando, basando en éstos la efectividad de las actuaciones preventivas realizadas, como consecuencia de la evaluación de riesgos. Dicho de otra forma, evalúa si las acciones preventivas tendentes al control de los riesgos detectados en la empresa, su sistema de implantación y de gestión son eficaces o no, en función de los resultados obtenidos. Es objetiva, El resultado de la auditoría se basa en las denominadas evidencias objetivas, a través de las cuales el auditor avala sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningún caso, en apreciaciones subjetivas, suposiciones, etc., siendo necesario, por tanto, realizar las verificaciones de los procesos que sean pertinentes. Es periódica, Cualquier sistema de gestión se implanta para una organización y unas necesidades empresariales de un determinado momento. Los cambios en los objetivos, en la organización, en los procesos, en los procedimientos, en las personas, etc., pueden generar nuevas necesidades que hacen que los sistemas implantados dejen de ser eficaces. De igual forma, los sistemas, aún no existiendo cambios, pueden degradarse o perder su efectividad como consecuencia de la confianza que la empresa tiene en el buen funcionamiento del mismo. Las auditorías, al ser periódicas, deben impedir ese desajuste entre el sistema y la realidad. Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 1 de 7

2 No busca culpable, La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. En ella se analizan los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, ya que, si éstos existieron fue porque el sistema se lo permitió. En cuanto a las funciones de la Auditoría del sistema de PRL, se pueden destacar las siguientes: Comprobar periódicamente, cómo se ha realizado la evaluación inicial de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda. Comprobar, que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como en la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación. Analizar la adecuación de los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas. Analizar los recursos propios y concertados, su organización y coordinación. Objetiva Sistemática Independiente Periódica Analiza Resultados Inspección y Control Busca Culpable Ya se ha indicado como característica esencial de la Auditoría de PRL la necesidad de seguir, para su realización, una serie de etapas ordenadas y sistemáticas que garanticen su eficacia y faciliten la consecución de los objetivos perseguidos. No sólo como necesidad para el auditor, sino también para el auditado, la consecución de esa garantía de fiabilidad de la auditoría no puede basarse solamente en la profesionalidad del auditor. Éste debe basar su labor en hechos contrastados, en evidencias objetivas. Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 2 de 7

3 Por tanto su trabajo se deberá realizar conforme a una metodología que no deje aspectos al azar. Si bien, es evidente que la auditoría exige que su desarrollo se realice mediante técnicas especializadas, (técnicas auditoras), debemos tener presente que el empleo de esas técnicas no es suficiente; el auditor tendrá que aceptar que la responsabilidad de su trabajo no sólo se presenta frente a las personas que directamente le han contratado, sino que también alcanza a terceras personas que utilizan el resultado de la auditoría para la toma de decisiones. En base a todo lo expuesto, dentro de la metodología utilizable para el desarrollo de la auditoría distinguimos 4 bloques: 1. Iniciación de la Auditoría: Alcance Frecuencia Revisión preliminar de la documentación 2. Preparación de la : Plan Asignación de tareas por el Auditor Jefe Documentos de Trabajo 3. Fases F ases: Reunión inicial Examen Reunión final Conservación de los expedientes 4. Documentos D resultados de la Auditoría: Preparación del Informe Contenido del Informe Distribución del Informe Responsabilidad y Competencias Las auditorias del Sistema de Gestión para la Prevención de Riesgos Laborales no deben suponer que la responsabilidad del personal encargado de implantar el sistema de gestión en la empresa sea transferida a la entidad auditora. La entidad auditada deberá poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditoria y facilitar al auditor el acceso a las instalaciones y elementos de prueba. Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 3 de 7

4 Debe, por tanto, cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoria y determinar las acciones a emprender derivadas de la realización de la misma. Esta actividad auditora se realiza por profesionales expertos, que deben mantener una actitud de independencia, integridad y objetividad con respecto a la entidad auditada, y que tiene como fin la verificación del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales. El trabajo del auditor debe documentarse adecuadamente y tiene su culminación, como hemos mencionado anteriormente, en la emisión del informe de auditoria en el que el auditor expresa su opinión sobre el sistema auditado. En consecuencia los procedimientos diseñados para soportar la opinión técnica en aquellas áreas más significativas y en las que sea más probable que se puedan producir errores importantes, deben ser más amplios y extensos que aquellas otras en que no se den estas circunstancias. El auditor debe requerir de la entidad auditada cuanta información precise para la realización de los trabajos de auditoria. Cualquier limitación impuesta por la entidad auditada o sobrevenida a lo largo del trabajo que impida la aplicación de lo dispuesto en las normas técnicas debería ser considerada en el informe de auditoria como una limitación al alcance. El auditor debe estar en condiciones de analizar, por ejemplo, si las actividades preventivas realizadas o planificadas son las legalmente exigibles, teniendo en cuenta la evaluación de los riesgos y la normativa aplicable. La diversidad de esta normativa, tanto en cuanto a su ámbito (por sector, por equipo o agente, por riesgo, etc.), como en cuanto a su origen (laboral, industrial, sanitario, etc.), hace que la identificación de todas las "actividades preventivas exigibles" pueda ser considerablemente difícil. A menudo, además, las disposiciones legales requieren de interpretación técnica y hacen referencia a Guías o normas (Guías del INSHT, Protocolos del Ministerio de Sanidad o normas UNE) que deben ser conocidas por el auditor, aunque no tengan carácter vinculante. Para hacer frente a esta problemática es imprescindible que el auditor disponga de una síntesis estructurada de las principales obligaciones preventivas del empresario que le permita desempeñar su labor con una mínima agilidad de forma que sepa, en cada situación, qué mirar y qué preguntar sin tener que consultar sistemáticamente la "bibliografía normativa". Cualquier síntesis de este tipo debe basarse Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 4 de 7

5 necesariamente en una clasificación de las obligaciones empresariales tal como la que, a modo de ejemplo, se expone a continuación: Obligaciones generales: Evaluación de los riesgos y planificación de la prevención, Prevención y actuación frente a emergencias, Control de las condiciones de trabajo, Vigilancia de la salud, Formación e información de los trabajadores (y de sus representantes), Señalización, Investigación de accidentes, Organización de la prevención, Consulta y participación, Documentación, etc. Obligaciones particulares para con colectivos determinados de trabajadores por sus especiales condiciones personales (embarazadas, minusválidos, menores, trabajadores "especialmente sensibles", etc.), condiciones de trabajo (que conlleven, por ejemplo, la limitación de la jornada), o condiciones de contratación (trabajadores temporales, trabajadores cedidos por una ETT, etc.) Obligaciones aplicables a las condiciones de los lugares o centros de trabajo, en función del sector de actividad de la empresa (Industria y Servicios, Construcción, Minería, Pesca, Transporte, etc.) Obligaciones aplicables a las condiciones de seguridad, selección y adquisición, instalación, uso, mantenimiento, almacenamiento y eliminación (cuando proceda) de los equipos e instalaciones de trabajo, materiales, productos químicos y equipos de protección (es decir, de los "medios de trabajo" Obligaciones aplicables al ambiente (físico, químico y biológico) de trabajo. Obligaciones específicas para la realización de determinadas operaciones potencialmente peligrosas (manipulación de cargas pesadas, trabajos "eléctricos", etc.) Obligaciones (en materia de prevención) en relación con las Administraciones Públicas, con las ETT que pongan trabajadores a disposición de la empresa y con otros empresarios (que coincidan en el mismo centro de trabajo, que estén contratados o que usen equipos "cedidos" por el empresario, etc.). Del mismo modo, hay que aclarar que hay empresas que no esta obligadas a realizar auditorias, como son: Las empresas que conciertan con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos, si el concierto incluye todas las especialidades preventivas (seguridad, higiene industrial, ergonomía, psicosociología y vigilancia de la salud). Las empresas de hasta seis trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el Anexo I del Real Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 5 de 7

6 Decreto 39/97 y por lo tanto debido al número limitado de trabajadores y a la escasa complejidad de las actividades preventivas, se demuestre que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente. En este caso se considerará que han cumplido con la obligación de auditoría cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral un escrito de notificación Tipos de s Interna Miembros de la Empresa Técnicos externos contratados En función de quien Audita Externa A solicitud de un suministrador o un cliente Legal (auditores acreditados) De tercera parte: entidades independientes de la empresa y de la que solicita la auditoria (ejemplo, auditorias de Sistemas de gestión conforme a norma) legal Supervisión de la Empresa En función de que se Audita de un proceso Supervisión de un Proceso de Sistema de Gestión s de Adecuación s de Conformidad En función de su alcance parcial Solo algunas partes de la empresa Solo algunos procesos global Todo el Sistema de Gestión De la Totalidad de la Empresa programada Responde a una actividad planificada Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 6 de 7

7 En función de cuando se Audita extraordinaria Cuando lo estime conveniente, en cualquier momento. Acción 1 Modelo Gestión y Administración de Prevención Riesgos Empresarial en la Pyme Granadina Abril 2010 Página 7 de 7