REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS

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1 REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL PROCEDIMIENTO PARA REGULAR FONDOS DE CAJA CHICA Y ROTATIVOS QUE FUERON ENTREGADOS EN EL EJERCICIO FISCAL

2 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autores: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Carla Zamora Analista de Innovación Conceptual y Normativa Ing. Carmen Acurio Analista de Innovación Conceptual y Normativa Srta. Andrea Tapia Analista de Estados Financieros Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 24/02/2014 2

3 ÍNDICE Contenido: BASE LEGAL.. 4 Parametrización.. 5 Condiciones para el traslado de fondos del ejercicio 2013 al ejercicio Casos a considerar 7 Cuenta Contable Fondos a Rendir Cuentas 9 3

4 PROCEDIMIENTO PARA REGULAR FONDOS DE CAJA CHICA Y ROTATIVOS QUE FUERON ENTREGADOS EN EL EJERCICIO FISCAL 2013 Dirigido a: Entidades que conforman el Presupuesto General del Estado BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente señalan: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de Contabilidad Gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices, manuales e instructivos para que las entidades ejecuten en la herramienta informática e-sigef los registros contables de forma directa. 4

5 Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial 343 Directrices de Cierre y Apertura del ejercicio Fiscal 2013, los saldos contables de las siguientes cuentas se considerarán en el módulo de Administración de Fondos para el ejercicio fiscal 2014: MAYOR NIVEL 1 NIVEL 2 DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA Caja Chica Institucional Cajas Chicas en Proyectos y Programas Fondo Rotativo Institucional Fondos Rotativos en Proyectos y Programas Fondo Rotativo Especial - Institucional Fondo Rotativo Especial - Proyectos y Programas La entidad deberá realizar lo siguiente: 1. PARAMETRIZACION: Esta parametrización se deberá realizar en el ejercicio fiscal Asociación de Partidas Presupuestarias por Entidad y por Clase de Fondo Para que la Entidad genere la rendición del fondo es necesario la creación de partidas presupuestarias según corresponda con afectación al ejercicio fiscal 2014, a través de la ruta: Catálogos / Contabilidad / Administración de Fondos / Asociación de Partidas Presupuestarias por Entidad y por Clase de Fondo. (Ver instructivo Link Ayuda: Administración de Fondos actualizado al 13/02/2012) 5

6 Unidades Administrativas, Unidades Gastadoras y Responsables del Fondo La información del ejercicio 2013 de las Unidades Administrativas, Unidades Gastadoras y Responsables del Fondo, se visualizará en el ejercicio 2014 a través de la ruta: Catálogos /Contabilidad /Administración de Fondos / Unidades Administrativas, Unidades Gastadoras y Responsables del Fondo (Ver instructivo Link Ayuda: Administración de Fondos actualizado al 13/02/2012) REPORTE CONTABLE: La entidad deberá obtener el reporte de la cuenta contable y sus respectivos auxiliares desde la ruta:contabilidad/ Reportes/Libro Mayor por Unidad Ejecutora, en donde se podrá verificar: Auxiliar 1 : Código de la entidad Auxiliar 2: Cédula del custodio del fondo Auxiliar 3. Número de fondo Saldo Contable: monto del fondo o valor que esta pendiente por regular. 2. CONDICIONES PARA EL TRASLADO DE FONDOS DEL EJERCICIO 2013 AL EJERCICIO 2014 Nota: La información trasladada al módulo de administración de fondos incluye los fondos de caja chica y rotativos en estado APROBADO Y DISTRIBUIDO cuyos CURs contables se encuentren en estado PAGADO y aquellos fondos NO LIQUIDADOS. Además de sus fondos internos, las rendiciones creadas, aprobadas y consolidadas con 6

7 sus respectivos detalles, tanto de partidas como de comprobantes de venta y deducciones. Todos los fondos creados a partir del ejercicio 2014, tendrán un número de fondo secuencial a partir del último fondo trasladado desde ejercicio CASOS A CONSIDERAR 3.1 FORMULARIO DE REPOSICION EN ESTADO SOLICITADO Los fondos cuyos formularios de reposición quedaron en estado SOLICITADO, en el ejercicio 2013, han sido trasladados al ejercicio 2014 sin la solicitud de la reposición, en tal circunstancia no es posible continuar con el proceso de reposición. Sin embargo, si el fondo tiene un saldo por gastar, se podrá rendir este saldo y solicitar su reposición, por otra parte si el fondo se quedó sin saldo o con un saldo muy pequeño podrá liquidarse y solicitar un nuevo fondo. En el siguiente ejemplo se describe el caso a considerar. Caso 1 Fondo Global constituido por: USD $ Rendición realizada en el ejercicio 2013 por: USD $ 130 Reposición Solicitada y No Aprobada en el ejercicio 2013 por: USD $ 130 Trasladado al ejercicio 2014 el mismo fondo pero con un saldo de USD $ 70, valor que se puede rendir en caso de que el responsable haya realizado gastos con este saldo o liquidarlo si es decisión del usuario. Caso 2 Fondo Global constituido por USD $ 200 Rendición realizada en el ejercicio 2013 por USD $ 200 Reposición Solicitada y No Aprobada en el ejercicio 2013 por USD $ 200 7

8 Trasladado al ejercicio 2014 el mismo fondo pero con un saldo de USD $ 0, en este caso solamente resta liquidar el fondo. Nota: No será posible continuar con la reposición de un fondo cuya reposición quedó SOLICITADA en el ejercicio FORMULARIO DE REPOSICION EN ESTADO APROBADO Y NO PAGADO Si en el ejercicio fiscal 2013 el formulario de reposición del fondo quedó en estado APROBADO, y la Institución no realizó la autorización de pago del CUR Contable o no se logró pagar por parte de la Tesorería de la Nación, la Entidad deberá Reclasificar el valor pendiente de pago que consta en la cuenta Depósitos y Fondos de Terceros de Años Anteriores - Fondos a Otorgarse y proceder con la solicitud de pago. En el módulo de administración de fondos se sigue el procedimiento normal de rendición y reposición o rendición final según la necesidad del usuario. 3.3 FONDOS CON RENDICION CONSOLIDADA Y COMPROBANTE DE REGULARIZACION SOLICITADO Para los fondos cuyas rendiciones fueron consolidadas y el CUR de regularización no fue aprobado, y se visualiza como SOLICITADO en el ejercicio 2013, las Entidades deberán remitir a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental un Oficio solicitando la DESCONSOLIDACION del mismo, adjuntando el número de CUR de regularización que se generó en el ejercicio fiscal 2013, el número de fondo, el tipo de fondo y el monto. Este procedimiento se aplicará para que la entidad pueda desaprobar la rendición validar la aplicación presupuestaria correspondiente al ejercicio Si la estructura programática de la partida ha cambiado, es necesario eliminar los detalles de la rendición en el siguiente orden: deducciones, detalle de los comprobantes de venta y comprobantes de venta y regular el fondo desde Ejecución de Gasto. (Ver Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013) 3.4 FONDOS APROBADOS Y NO PAGADOS Para los fondos aprobados cuyos Curs contables no fueron pagados en el ejercicio 2013, las Entidades deberán reclasificar el valor pendiente de pago que consta en la cuenta Depósitos y Fondos de Terceros de Años Anteriores - Fondos a Otorgarse y proceder con la solicitud de pago. Una vez que el fondo ha sido pagado y entregado al Responsable, las Entidades deberán remitir a la Subsecretaria de Contabilidad 8

9 Gubernamental un Oficio solicitando la Actualización del Fondo con el status de PAGADO, adjuntando el número de CUR contable de la reclasificación pagada en el ejercicio 2014, el número de fondo, el tipo de fondo y el monto. Este procedimiento se aplicará para que la entidad pueda rendir el fondo en el ejercicio SALDOS DE FONDOS DE AÑOS ANTERIORES AL 2013 En el caso de que la Institución presente saldos arrastrados de años anteriores en las cuentas contables Caja Chica Institucional ; Cajas Chicas en Proyectos y Programas ; Fondo Rotativo Institucional ; Fondos Rotativos en Proyectos y Programas ; Fondo Rotativo Especial Institucional ; y, Fondo Rotativo Especial - Proyectos y Programas, el fondo no se visualizará dentro del módulo de administración de fondos en el ejercicio fiscal Este se visualizará en el asiento de apertura como un saldo contable, el cual deberá ser regulado mediante la aplicación de un CUR de regularización con afectación presupuestaria del año vigente, o un registro por recaudación del valor no gastado. (Ver Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013) Para los saldos existentes en Fondos a Rendir Cuentas, se deberá considerar lo siguiente: 4. CUENTA CONTABLE FONDOS A RENDIR CUENTAS MAYOR NIVEL 1 NIVEL DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA Anticipos de Viáticos, Pasajes y Otros de Viaje Institucionales Anticipos de Viáticos, Pasajes y Otros de Viaje en Proyectos y Programas Otros Fondos para Fines Específicos La entidad podrá consultar los saldos de estas cuentas contables desde el asiento de apertura y para su regulación se deberá realizar los CURs de regulación desde la opción de Ejecución de Gasto con la clase de registro REG clase de modificación NOR y clase de gasto OGA, o mediante un registro de recaudación en el caso en que el valor no haya sido gastado en su totalidad y que la Institución cuente con documentos de respaldo. (Ver Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013) 9