FACTURACION Y CUENTAS POR COBRAR

Transcripción

1 1. Propósito Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la emisión de Facturas en SUMSA con el fin de emitir comprobantes fiscales que cumplan con los requerimientos vigentes y Llevar una cobranza eficiente evitando cuentas con saldos atrasados, así como el registro de los pagos realizados por nuestros cliente 2. Alcance Departamentos contabilidad y Gerencia de Operaciones 3. Definiciones 3.1. Sumsa: Servicios Universales de Mexico S.A. de C.V Persona facultada: Persona determinada por el cliente o por la gerencia de operaciones 3.3. SUMSACOB: Hoja electrónica de registro de saldos de clientes 3.4. SUMSAFACT: Programa para Facturación en Interfaz 3.5. XML: Lenguaje de Marcado Extensible 3.6. PDF: Formato de almacenamiento de documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware 3.7. CONTPAQ FACTURACION: Software de Facturación Electrónica 3.8. CONTPAQ CONTABILIDAD: Software para Contabilizar 4. Responsabilidades 4.1. Gerente de Operaciones: Es su responsabilidad establecer o modificar el presente procedimiento Contador: Vigilar el presente procedimiento Auxiliar Administrativo: Aplicar el presente procedimiento. 5. Descripción del proceso 5.1. Soportes de Facturación: Se reciben soportes de facturación Soportes para la facturación de nómina que son los siguientes: Listado de Nomina: En formato csv y xls Desglose semanal New Desglose informativo Ajustes semanales Soporte de comedor Factura del proveedor de Comedores 5.2. Generación de Factura: Se realizan los siguientes pasos para la generación de facturas Para Facturas de cliente Honeywell Aerospace: Se ingresa al sistema de soporte de facturación SUMSAFACT y se importa el listado de nómina con formato csv Se genera soporte con cálculo de factura en formato pdf Se llena el formato Control de facturación CF-CO-010 y se verifica que el cálculo generado por SUMSAFACT o Desglose Semanal, sea correcto Si el cálculo no es correcto se realizan los ajustes convenientes y se vuelve aplicar el paso Información Confidencial Sumsa 1

2 Si el cálculo es correcto se ingresa al Contpaq y se realiza la factura correspondiente en formato PDF y XML Se verifica que la factura cumpla con los aspectos fiscales vigentes Se recupera XML Y PDF de la ruta: disco local C:/ Compacw/Empresas/2013 CFDISUMSA/DocumentosCFDI y copiamos el folio de la factura elaborada Se copia XML Y PDF en carpeta del cliente que se elaboró factura, según semana que se esté facturando Se cambia en nombre al XML y PDF por RFC Sumsa_fecha :año,mes y dia _Folio de la factura elaborada. Ejemplo: SUM030612E37_ _619.xml Se ingresa al formato Cuentas por Cobrar y Pagar CC-CO-011 en la pestaña SUMSACOB y se registra factura elaborada Para Facturas de clientes: Manpower Manufacturas, Aerospace y Transportes: Se abre soporte Desglose semanal New, se genera soporte con cálculos para facturación Se aplican pasos del punto al Envió de Facturación: Se genera paquete electrónico de envió a nuestros clientes: Se realiza correo electrónico dirigido a las personas facultadas por el cliente con copia a gerencia de operaciones y contabilidad Se anexa documentos soporte de facturación, según la tabla de documentos de soporte de facturación DF-CO-XX según el cliente Programación a cobro de Factura: Se Ingresa al formato Cuentas por Cobrar y Pagar CC-CO-011 en la pestaña SUMSACOB según pestaña condiciones de pago del mismo formato Cuentas por Cobrar y Pagar CC-CO Se captura facturación de la semana Se genera el reporte de facturas vencidas Labor de Cobranza: Se realiza Labor de cobranza, se identifican el cliente y número de facturas vencidas Se mandan correos electrónicos a las personas de Cuentas por Pagar correspondientes de cada uno de nuestros clientes informándoles las facturas que se encuentran con un dia de vencimiento o en su caso las facturas que están próximas a vencer En caso de que la factura este vencida y no se reciba respuesta o pago se le envía la información al Contador para quede seguimiento al día siguiente de que se envió correo de cobranza de las mismas Si el contador no recibe respuesta de pago en un lapso de 3 días se turna a Gerencia de Operaciones para gestión de cobro de las mismas. Información Confidencial Sumsa 2

3 5.6. Pago de Facturas: Se monitorean las cuentas bancarias para confirmar depósitos de facturas Se imprime comprobantes de pago y se anexa factura 5.7. Registro de pago: Se registra pago de factura en formato Cuentas por Cobrar y Pagar CC-CO-011 pestaña SUMSACOB Se registra pago en CONTPAQ FACTURACION Se registra pago en CONTPAQ CONTABILIDAD 5.8. Reporte de Cobranza: Se genera reporte de cobranza con saldos actualizados a los departamentos de Contabilidad y Gerencia de Operaciones el cual se envía semanalmente los días viernes Verificación actividades realizadas: Se valida mediante el registro checklist Administración CA-CO-014, que no falte ninguna actividad por realizar, de lo contrario se realiza y se marca Información Confidencial Sumsa 3

4 Fase PROCEDIMIENTO Código: PR-CO Diagrama de flujo Facturación y cuentas por cobrar Entrada Proceso Salida INICIO Soporte de facturación Generación de facturas El calculo es correcto SI Cumple con los aspectos fiscales SI No No Envio de factura Programación a cobro de factura Facturas vencidas Labor de cobranza Pago de Facturas Registro de pago Reporte de cobranza Verificación de actividades realizadas FIN Información Confidencial Sumsa 4

5 7. Políticas de referencia : N/A 8. Registros Registro Generado Almacenamiento Nombre Registro del Código Responsable Medio Ubicación Retención Disposición Cuentas por Cobrar y Pagar CC- CO- 011 Auxiliar Administrativo Electrónico PC/Archivo Oficinas SUMSA Indefinido Actualización Control Facturación de CF- CO- 010 Auxiliar Administrativo Electrónico PC/Archivo Oficinas SUMSA Indefinido Actualización Check list Administración CA- CO- 014 Auxiliar Administrativo Física Oficinas SUMSA 1 mes Destrucción Documentos Soporte Facturación de XX- CO-XX Auxiliar administrativo Electrónico Oficinas SUMSA Indefinido Actualización 9. Lista de Distribución 9.1. Auxiliar Administrativo Contador 9.3. Gerente de Operaciones. Información Confidencial Sumsa 5

6 10. Control de Cambios Versión Descripción del cambio Fecha 1.0 Nueva creación 03 de Noviembre Se especifica en días de vencimiento que debe contar con 1 día Se especifica que el contador da seguimiento al día siguiente de que se envió el correo de cobranza Se especifica que a los 3 días de no recibir respuesta, se turna a Gerencia de Operaciones Anexo 11.3 Requisitos fiscales de facturas electrónicas 15 de Diciembre Se modifica el 5.3.2, se cambia el anexo 11.2 por el formato XX-CO.XX Documentos soporte de facturación. Se modifica el 5.4.1, se elimina el anexo 11.1 Condiciones de crédito ya que se analizan en el Formato CC-CO-011. Debido a la eliminación de los anexos 11.1 y 11.2, el anexo 11.3 Requisitos Fiscales de Facturas Electrónicas cambia a ser el anexo de enero 2016 Información Confidencial Sumsa 6

7 11. Anexos Requisitos Fiscales de Facturas Electrónicas 12. Firmas. Generador Revisor Aprobador Karen Arenivar Ernesto Martínez Cesar Zaragoza Anexo Requisitos Fiscales de Facturas Electrónicas ARTICULO 29-B LISR Los requisitos que deben reunir las Facturas Electrónicas (CFDI) son: I. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. II. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR. (Consulte el procedimiento para obtener el régimen fiscal). III. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. VII. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra, XI. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en Información Confidencial Sumsa 7

8 parcialidades. XII. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente). XIV. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Información Confidencial Sumsa 8