Depuración y Organización del Archivo de Concentración-JFCA

Transcripción

1 Junta Federal de Conciliación y Arbitraje Secretaría del Trabajo y Previsión Social Depuración y Organización del Archivo de Concentración-JFCA C.P. Alma Alcaraz Hernández Coordinadora General de Administración Diciembre, 2010

2 INTRODUCCIÓN Con motivo de los Sismos de 1985, la Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS) se dio a la tarea de reubicar el Archivo de Concentración de la STPS y de la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA), en el mismo año se acondicionaron para tal fin las instalaciones ubicadas en Atizapán de Zaragoza, Estado de México inmueble que se ocupa actualmente. La ultima depuración se llevo a cabo en el año 2001 y desde esa fecha, simplemente se ha acumulado un gran número de toneladas de expedientes en condiciones inadecuadas. 2

3 RETO Un gran problema por resolver, sin embargo iniciamos el reto Se hace frente al problema del resguardo final de expedientes, heredado por administraciones anteriores. La evidencia gráfica muestra las condiciones que mantenía el Archivo de Concentración en el mes de enero de 2010, dando fe de la condición crítica, resultado de la falta de: Mantenimiento a las instalaciones Falta de personal (se contaba con una persona desde el 8 de marzo de 1993). Fumigación para erradicar fauna nociva Controles para identificación y localización de expedientes Limpieza y Orden 3

4 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA CONDICIONES EN QUE SE ENCONTRABA EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 4

5 ACCIONES Esta situación se hizo del conocimiento del Comité de Control y Auditoría, ahora COCODI, en sesión del mes de febrero de 2010, en donde se ha continuado y dado seguimiento puntual, con gran interés por parte de nuestro Secretario, el Lic. Javier Lozano Alarcón. Establecer contacto con el Archivo General de la Nación. A través de la Lic. Araceli Alday García, Directora del Sistema Nacional de Archivo, quien nos ha brindado la asesoría necesaria para la realización de este proyecto, además de contar con el apoyo del Lic. Juan Martín Ríos González y el Lic. Gerardo Francisco Refugio Ramírez. Acciones de limpieza realizadas del 6 de abril al 27 de noviembre de Envío de 24 brigadas de limpieza. Realización de 6 fumigaciones. 5

6 PROGRAMA DE TRABAJO La Coordinación General de Administración desarrolló un Programa de Trabajo, dividido en 2 fases. FASE I Expedientes en mal estado y con plazo de conservación concluido. Tiene por objeto la baja documental ante el Archivo General de la Nación (AGN). FASE II Expedientes con plazo de conservación vigente. En esta fase, se levantan cédulas de identificación y registro de expedientes, para una correcta organización archivística. Previo a su baja documental, habrán de ser digitalizados para futuras consultas. 6

7 CRONOGRAMA Actividad Abr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Ago-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dic-10 Ene-11 Feb-11 Mar-11 Abr-11 May-11 Jun-11 Jul-11 Ago-11 Sep-11 Oct-11 Nov-11 Dic-11 Dic-12 Fumigación Limpieza Adecuación de Infraestructura Identificación y clasificación de doctos. en mal estado Identificación de doctos. en buen estado Clasificación de doctos. en buen estado Digitalización de doctos. con plazo de conservación vencido Esta actividad requiere del apoyo de la STPS y podrá ser simultánea a la clasificación de documentos en buen estado Baja Documental Avance Seguimiento Conclusión 7

8 ACCIONES Del 5 de junio al 27 de noviembre del año en curso, se han realizado acciones de limpieza y depuración de expedientes, en 24 jornadas con la participación de un equipo de trabajo de 10 personas. Se han clasificado aproximadamente 164 toneladas de expedientes para su baja documental, levantando las cédulas de inventario para su registro y se asignó un lugar especifico en espera de la autorización que se requiere, para su baja documental. El lunes 8 de noviembre de 2010, se levantó el Acta de Hechos con la participación de diversas áreas jurídicas y administrativas de la JFCA y representantes del Órgano Interno de Control en la STPS. Este documento sustentará el trámite de baja documental ante el AGN, dando cuenta del deterioro de los expedientes y acreditando la imposibilidad material de cumplir con diversas obligaciones legales y normativas. 8

9 INVENTARIO INVENTARIO GENÉRICO DE EXPEDIENTES EN MAL ESTADO Inventario generico de expedientes en mal estado ( cedula 1) NUM. TIEMPO DE GUARDA (AÑOS) MOTIVO DE CONCLUSION T I P O D E JUNTA, SECRETARIA GENERAL O CAJA O NUMERO DOCUMENTO AREA N O M B R E DE ACTOR VS. DEMANDADO A R C H I V O TOTAL VALOR P E R I O D O PAQUETE EXPEDIENTE ADM LEGAL TRAMITE CONCENTR EN LA JFCA HISTORICO 1.- DESISTIMIENTO, 2.- CUMPLIMIENTO DE LAUDO, 3.- CONVENIO, 4.- PRESCRIPCION, 5.- LAUDO ABSOLUTORIO 9

10 INVENTARIO INVENTARIO GENÉRICO DE EXPEDIENTES EN BUEN ESTADO Inventario generico de expedientes en buen estado ( cedula 2) NUM. TIEMPO DE GUARDA (AÑOS) MOTIVO DE CONCLUSION T I P O D E JUNTA, SECRETARIA GENERAL O CAJA O NUMERO DOCUMENTO AREA N O M B R E DE ACTOR VS. DEMANDADO A R C H I V O TOTAL VALOR P E R I O D O PAQUETEEXPEDIENTEADM LEGAL TRAMITECONCENTREN LA JFCA HISTORICO 1.- DESISTIMIENTO, 2.- CUMPLIMIENTO DE LAUDO, 3.- CONVENIO, 4.- PRESCRIPCION, 5.- LAUDO ABSOLUTORIO 10

11 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA 11

12 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA 12

13 ARCHIVO ATIZAPÁN Área de concentración de expedientes en mal estado Sector I: m 2 Sector II: m 2 Sector III: m 2 Sector IV: m 2 Total: 2,103.3 m 2 Expedientes en Buen Estado I Por identificar su Estado II 30% depurado, en proceso Expedientes en Buen Estado III Expedientes en Buen Estado V 70% liberado para la STPS Ex-Sector V m 2 13

14 EQUIPO DE TRABAJO 14

15 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES 15

16 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA TRASLADO DE EXPEDIENTES AL SECTOR I 16

17 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA CONCENTRACIÓN DE 70 TONELADAS ANTES EN PROCESO 17

18 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA 18

19 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA CONCENTRACIÓN DE 164 TONELADAS APROXIMADAMENTE 19

20 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA SECTOR V ANTES DESPUES 20

21 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA ANTES-SECTOR III 21

22 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DESPUÉS-SECTOR III Hoy, contamos con un Archivo de Concentración sin fauna nociva, más limpio, con orden y control en expedientes por depurar y a conservar. 22

23 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA ACTA DE HECHOS 8-NOVIEMBRE

24 MARCO JURÍDICO Con el fin de dar cumplimiento al marco jurídico y legal, debemos considerar: 24

25 PROGRAMA DE TRABAJO Para el programa que instauraremos para futuras depuraciones, debemos de seguir lo establecido por la STPS, como sigue: La baja documental se debe promover ante la Dirección de Administración de Servicios Generales, la cual asesorará y tramitará ante el Archivo General de la Nación. El área que promueva la baja de sus expedientes, deberá presentar la siguiente documentación: 25

26 PROGRAMA DE TRABAJO 26

27 MENSAJE FINAL Es grato para nosotros compartir con ustedes este esfuerzo, los recursos disponibles para su realización han sido escasos, sin embargo, la voluntad de dignificar nuestro Archivo de Concentración y de cumplir con las disposiciones que regulan la materia, se ha visto respaldada por el compromiso institucional de nuestro personal y ha encontrado además un valioso acompañamiento del Archivo General de la Nación. El camino por recorrer aún es largo, pero seguiremos empeñados en trabajar en éste que es un tema fundamental para nuestro Tribunal Laboral. Entendemos que la memoria institucional de la JFCA, se encuentra en este archivo, que además es un acervo valioso para construir una base de datos que permita contar con información institucional para su análisis estadístico, además de que su correcta organización archivística hará posible atender oportunamente requerimientos de consulta de información. 27