Gestión de Presupuesto de TI

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1 Gestión de Presupuesto de TI Technology Day 2014 Alexander Segura Gerente de Consultoría PricewaterhouseCoopers

2 Contenido Que es un presupuesto? En que consiste la gestión de presupuesto de TI? Estadísticas relacionadas con el presupuesto de TI Reflexiones - Objetivos claves de la gestión de presupuesto de TI - Indicadores claves que permitan medir los objetivos del presupuesto - Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 2

3 Que es un presupuesto? 3

4 Presupuesto - Budget 4

5 En que consiste la gestión de presupuesto de TI? Control financiero de TI Presupuesto Costos Beneficio Priorización del gasto Seguimiento 5

6 Estadísticas relacionadas con el presupuesto de TI 6

7 Cuando surgen gastos de imprevistos, que estrategia utilizan? 7

8 Influye el Comité de Gobierno de TI en el presupuesto de TI? 8

9 Que porcentaje del presupuesto de servicios tecnológicos es manejado centralizado en TI? 9

10 La organización utiliza alguna metodología de planificación de presupuesto? 10

11 Que utiliza la organización para colectar la información de gastos de TI? 11

12 Cual es el plazo de tiempo establecido para los presupuesto de servicios de TI? 12

13 Que tan satisfecho está con el proceso de presupuesto de servicios de TI? 13

14 Cual es el porcentaje de presupuesto de TI cargado a las unidades de negocios? 14

15 Comparado con el actual año fiscal, cual será la expectativa futura de presupuesto de TI? 15

16 Expectativa de Aumento del presupuesto de TI TEKsystems 2014 Annual IT Forecast Nearly 900 IT leaders (CIOs, IT VPs, IT directors, IT hiring managers) 16

17 Expectativa de Aumento del presupuesto de TI 17

18 Pronósticos de prioridades en el presupuesto del 2014 Cinco áreas de mayor gastos en TI: Tecnologías de seguridad Cloud computing Virtualización Inalámbrica / móvil Análisis del negocio Cinco áreas de disminución de gastos en TI: Hardware Instalación de software Data Center Gestión de servicios de red / TI Comunicaciones Source: Computerworld 2014 Forecast survey of 221 IT executives, June

19 Pronósticos de prioridades en el presupuesto del 2014 TEKsystems 2014 Annual IT Forecast Nearly 900 IT leaders (CIOs, IT VPs, IT directors, IT hiring managers) 19

20 Los mayores desafíos para el liderazgo de TI Limitaciones presupuestarias: 26% Expectativas de gestión / alineación del negocio: 14% Seguridad: 11% Gestión de proyectos: 10% Gestión de personal: 7% Mejorar la experiencia del cliente: 7% Source: Computerworld 2014 Forecast survey of 221 IT executives, June

21 Encuesta global de sobre PM Indicadores de rendimiento mostrado por las organizaciones que implementaron proyectos 15th Annual Global CEO Survey 2012: Delivering Results, Growth, and Value in a Volatile World. From December 2011 through January 2012, 1,524 participants responded to the survey from 34 industries, across 38 countries. 21

22 Costo de implementación Estadísticas de costo de implementación en proyectos ERP 22

23 Reflexiones 23

24 Objetivos claves de la gestión de presupuesto de TI 1 Presupuesto transparente y completo que refleje adecuadamente los gastos planificados 2 Priorización de asignaciones de recursos de TI en base a las necesidades de la empresa 3 Los costos de los servicios se asignan de manera equitativa 4 Los presupuestos puedan ser comparados con los costos reales 24

25 Indicadores claves que permitan medir los objetivos del presupuesto 1. Presupuesto transparente que refleje los gastos planificados Número de cambios en el presupuesto debido a omisiones y errores Número de desviaciones entre las categorías presupuestarias previstas y reales 25

26 Indicadores claves que permitan medir los objetivos del presupuesto 2. Priorización de asignaciones de recursos de TI en base a las necesidades de la empresa Porcentaje de la alineación de los recursos de TI con las iniciativas de alta prioridad Número de casos por problemas de asignación de recursos escalados 26

27 Indicadores claves que permitan medir los objetivos del presupuesto 3. Los costos de los servicios se asignan de manera equitativa Porcentaje de costes generales de TI que se han asignado de acuerdo con los modelos de costes acordados. Número de casos por problemas de asignación de recursos escalados 27

28 Indicadores claves que permitan medir los objetivos del presupuesto 4. Los presupuestos pueden ser comparados con precisión con los costes reales Porcentaje de variación entre los presupuestos, previsiones y los costes reales Número de casos por problemas de asignación de recursos escalados 28

29 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI Gestionar las finanzas y la contabilidad Priorizar la asignación de recursos Crear y mantener presupuestos Modelar y asignar costes Gestionar costes 29

30 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 1. Gestionar las finanzas y la contabilidad Definir procesos, entradas y salidas y responsabilidades de manera alineada con las políticas y el enfoque empresariales de presupuesto. Definir un esquema de clasificación para identificar todos los elementos de coste relacionados con TI, la forma en que se distribuyen entre los presupuestos y servicios, y la forma en que son capturados. Utilizar la información financiera y de cartera para proporcionar datos de entrada a casos de negocio para nuevas inversiones en activos y servicios de TI. 4 Definir la forma de analizar, informar (a quién y cómo), y utilizar el control presupuestario y los procesos de gestión de beneficios. 5 Establecer y mantener prácticas para la planificación financiera, gestión de inversiones y toma de decisiones y la optimización de los gastos recurrentes de operación. 30

31 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 2. Priorizar la asignación de recursos Establecer un órgano de toma de decisiones para priorizar recursos de TI y del negocio, incluyendo el uso de proveedores de servicio externos dentro de las asignaciones presupuestarias. Posicionar todas las iniciativas de TI sobre la base de los casos de negocio y planes estratégicos y tácticos, y establecer procedimientos para determinar las asignaciones presupuestarias y cortes. Identificar, comunicar y resolver los impactos más significativos de las decisiones presupuestarias en los casos de negocios, carteras y planes estratégicos. Obtener la ratificación del Comité Ejecutivo para los cambios generales en el presupuesto de TI que afecten negativamente a los planes estratégicos y tácticos de la entidad y ofrecer acciones sugeridas para resolver estos impactos. 31

32 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 3. Crear y mantener presupuestos 1 Implementar un presupuesto formal de TI, incluyendo todos los costos de TI esperados (servicios y activos de TI). 2 Indicar la necesidad de planificar presupuestos a los dueños de procesos, servicios o programas, así como a los jefes de proyecto y gerentes de activos. 3 Revisar los planes de presupuesto y tomar decisiones sobre las asignaciones presupuestarias. Compilar y ajustar el presupuesto en base a las necesidades. 4 Registrar, mantener y comunicar el presupuesto actual de TI, incluidos los gastos comprometidos y los gastos corrientes de los proyectos. 5 Seguimiento a la eficacia del presupuesto y utilización de los resultados para implementar mejoras que garanticen futuros presupuestos más precisos, fiables y rentables. 32

33 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 4. Modelar y asignar costes 1 Clasificar todos los costos de TI adecuadamente, incluyendo los relativos con proveedores de servicio. 2 Revisar el catálogo servicios definidos para identificar servicios sujetos a prorrateo de costos y servicios que son compartidos. 3 Definir y acordar un modelo de costos de TI lo suficientemente transparente como para permitir a los usuarios identificar su uso real y sus cargos. 4 Después de la revisión con los departamentos usuarios, obtener la aprobación y comunicar los datos de entrada y salida del modelo de costes de TI. 5 Comunicar a los dueños de procesos empresariales los cambios en el modelo de costes y prorrateo de costes. 33

34 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 5. Gestionar costes 1 2 Asegurar la debida autorización y la independencia entre los responsables de los presupuestos de TI y los individuos que capturan, analizan y reportan información financiera. Establecer escalas de tiempo para la operación del proceso de gestión de costes en línea con los requisitos presupuestarios y de contabilidad. 3 Definir un método para la recopilación de datos relevantes para identificar desviaciones en Control presupuestario, Gestión del beneficio y Distribución de costes. 4 5 Definir cómo se consolidan los costes para los niveles adecuados en la empresa y la forma en que se presentará a las partes interesadas. Indicar a los responsables de gestión de costes que capturen, recojan y consoliden los datos, y presenten y comuniquen los datos a los pertinentes propietarios del presupuesto. 34

35 Prácticas claves de gobierno para la gestión de presupuesto de TI 5. Gestionar costes 6 Asegurarse de que los niveles adecuados de gestión revisan los resultados del análisis y aprueban las propuestas de acciones correctivas Alinear los presupuestos y servicios de TI a la infraestructura de TI, procesos empresariales, y a los propietarios que los utilizan. Asegurarse de que los cambios en las estructuras de costes y necesidades de la empresa se identifican y los presupuestos y las previsiones se revisan según sea necesario. A intervalos regulares, y cuando se recortan los presupuestos debido a limitaciones financieras, identificar formas de optimizar los costes e introducir eficiencia sin poner en peligro los servicios. 35

36 Ayudando a crear el valor que estás buscando 2014 Todos los derechos reservados. se refiere a PricewaterhouseCoopers Interamerica S.A., o a la red global de u otras firmas miembro de la red, cada una de las cuales constituye una entidad legal autónoma e independiente.

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