MANUAL DEL USUARIO SUAPORTE

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1 CONTENIDO INTRODUCCIÓN CÓMO SOLICITAR SU CLAVE DE ACCESO GENERACIÓN DE LA CLAVE CÓMO RECUPERAR LA CLAVE EN CASO DE OLVIDO ELABORACIÓN DE AUTOLIQUIDACIONES INSTALACIÓN DE PLUS UBICAR LA BASE DE DATOS INGRESAR EL EMPLEADOR Y EL PERIODO Ingresar un empleador o editar uno existente Seleccionar el empleador y el periodo con el que se va a trabajar en la sesión ADMINISTRACIÓN DE COTIZANTES Crear un nuevo cotizante o editar uno existente Datos laborales Novedades Aportes a la administradora del fondo de pensiones del cotizante (Pensión) Aportes a la entidad promotora de salud del cotizante (Salud) Aportes a la administradora de riesgos profesionales del cotizante (ARP) Aportes parafiscales DESCUENTOS Descuentos por EPS Descuentos por ARP GENERACIÓN DE ARCHIVO OPCIONES DE BACK UP GENERACIÓN DE REPORTES Reporte por administradora Reporte consolidado Reporte por centro de trabajo ENVÍO DEL ARCHIVO PLANO PAGO DE LA PLANILLA GENERACIÓN DE COMPROBANTES CONSULTA DE COMPROBANTES Y CERTIFICADOS DE PAGO OTRAS OPCIONES RECUPERAR PLANILLAS GUARDADAS EDITAR TOTALES Código: D0050-PN1004 1

2 9.3. DUPLICAR PLANILLAS ELABORACIÓN DE PLANILLAS PARA PAGO ASISTIDO ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ELABORACIÓN DE PLANILLAS EN LA PÁGINA WEB DATOS GENERALES LIQUIDACIÓN DETALLADA DE APORTES BORRAR COTIZANTES ENVÍO DE LA PLANILLA Código: D0050-PN1004 2

3 INTRODUCCIÓN ENLACE OPERATIVO S.A., con su software SuAporte, facilita a través de Internet, la elaboración, validación y envío de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la seguridad social y parafiscales, permitiendo la conexión con los bancos para realizar el pago de ésta a través de una transacción electrónica de fondos. Una vez realizados los procesos anteriores, ENLACE OPERATIVO realiza el direccionamiento o envío de la información correspondiente a las novedades de los afiliados de las diferentes administradoras de la seguridad social y de los parafiscales. Este manual busca facilitar su interacción con el aplicativo SuAporte, mediante la descripción de cada uno de los pasos que debe seguir para completar satisfactoriamente el proceso. 1. Cómo solicitar su clave de acceso A través de ENLACE OPERATIVO usted puede hacer el pago de sus aportes de forma fácil, rápida y segura. Las empresas y cotizantes independientes deben registrarse inicialmente en nuestro aplicativo con el fin de recibir una clave de acceso. Se trata de una clave individual de cuatro (4) dígitos que le permitirá autenticarse en nuestra página Web. Para solicitar la clave de acceso realice el siguiente procedimiento: Ingrese a la página Web Haga clic en la opción Planilla Integrada. Seleccione el tipo de aportante que le corresponde (Empresas, CTA y temporales, Servicio doméstico, Independientes). Código: D0050-PN1004 3

4 Haga clic en el botón Solicite su clave ubicado en el lado derecho de la página. Inmediatamente aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Al hacer clic en Aceptar aparecerá el siguiente cuadro: Seleccione el Tipo de documento del aportante (NIT - Número de identificación tributario, CC - Cédula de ciudadanía, CE - Cédula de extranjería, PP - Pasaporte, TI - Tarjeta de identidad), luego digite el Número del documento así como el Dígito de verificación (éste no aplica para personas naturales). Haga clic en la casilla Crear empresa. Aparecerá el siguiente formulario: Código: D0050-PN1004 4

5 Diligencie los campos del formulario. Si usted ubica el puntero del mouse sobre cada campo, éste le mostrará un mensaje emergente con información detallada, como se aprecia en la siguiente imagen: Importante: Los datos que usted ingresará en este formulario son los que quedarán inscritos en el sistema. Verifique muy bien lo que diligencia en cada campo antes de finalizar el proceso, ya que, por ejemplo, los campos de correo electrónico y número telefónico nos permitirán una eventual comunicación con usted. Código: D0050-PN1004 5

6 Los campos que aparecen en el formulario de solicitud de clave son los siguientes: Razón social: es el nombre de la empresa o persona que hace el aporte (empleador). Forma presentación: Único: sin sucursales o dependencias registradas. Consolidado: empresas con más de 5 sucursales (haciendo un solo pago por todas ellas). Sucursal: para empresas que hacen un pago por cada una de las sucursales que tengan previamente registradas. Dependencia: empresas de carácter público con dependencias inscritas. Dirección, teléfono y fax: si no tiene fax, digite allí su número telefónico. Ciudad: haga clic en la lista desplegable para seleccionar la ciudad que le corresponde. Tipo aportante: este campo tiene las siguientes opciones: Empleador Entidades o universidades públicas con Régimen Especial en Salud Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales Organizaciones administradoras del programa de Hogares de Bienestar Independientes Agremiaciones o asociaciones Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales Tipo pagador pensiones: encontrará las siguientes opciones: Empleador Administrador de pensiones Pagador de pensiones Entidades o universidades públicas con Régimen Especial en Salud *Para un empleador o trabajador independiente, seleccione la primera opción. Administrador: se trata del primer usuario al que se le generará la clave de acceso. Allí deben digitarse su documento de identificación, los nombres, apellidos y el correo electrónico (si el Código: D0050-PN1004 6

7 administrador ya tiene clave con otra empresa, debe diligenciar nuevamente los campos de la compañía para la que realiza la solicitud). Clase de aportante: seleccione una de las siguientes opciones: (I) Independiente (B) Menos de 200 empleados (A) Más de 200 empleados Aportes Esap y Ministerio: no aplica para las empresas privadas ni personas naturales (al seleccionar No, los campos para las tarifas Esap y Ministerio de Educación se desactivarán automáticamente). Si se trata de una empresa del sector público seleccione Si y elija las tarifas respectivas. Actividad económica: seleccione la que le corresponde. Si no encuentra la que se ajusta a la empresa seleccione Otras actividades empresariales. Si los aportes se hacen para personal doméstico seleccione Hogares privados con servicio doméstico. Tipo de empresa: seleccione entre Privada, Pública o Mixta. Tipo de persona: seleccione entre Persona natural o Persona jurídica, según corresponda. Tipo de acción: elija la opción que le corresponde entre: Normal Concordato Reestructuración Liquidación Cese de actividades Fecha de inicio: es un campo opcional y corresponde a la fecha de inicio de la compañía. Si desea ingresar la fecha debe hacerlo en el formato que allí aparece, por ejemplo: 31/12/2007. Fecha de fin: opcional. Aplica para empresas que se encuentren en Liquidación. Representante legal: de la empresa o el nombre de la persona natural que aporta como independiente. Tipo, número del documento del representante legal: sin caracteres especiales. Código: D0050-PN1004 7

8 Finalmente, una vez haya diligenciado esta información y confirmando que los datos registrados son los que corresponden, haga clic en la casilla Actualizar ubicada al final del formulario. Importante (para empresas con sucursales o dependencias inscritas): Si su empresa está registrada con tipo de presentación Sucursal o Dependencia (en donde cada sucursal hace el aporte de forma individual), debe inscribir las diferentes sucursales o dependencias en el formulario de solicitud de clave diligenciando también los siguientes campos. Código sucursal: es el código que tiene inscrito cada una de las sucursales de la empresa ante las distintas administradoras. Nombre sucursal: es el nombre de la sucursal que se está registrando. También debe diligenciar para la sucursal los siguientes campos: Dirección, ciudad, teléfono, fax, tipo de documento, número de documento, nombres y apellidos del representante legal de la sucursal. Para agregar la sucursal creada haga clic en la casilla Adicionar, ubicada debajo del texto Acciones sobre las sucursales: Para crear otra sucursal repita el procedimiento anterior. Para terminar el proceso y tener acceso a la clave, haga clic en la opción Actualizar. 2. Generación de la clave Si es la primera vez que solicita la clave, al hacer clic en la casilla Actualizar del formulario Código: D0050-PN1004 8

9 de solicitud de clave, aparecerá el siguiente mensaje mostrando la clave de acceso: Si un administrador que ya tiene clave, realiz de nuevo el proceso de solicitud para otra empresa, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: Para mayor seguridad y confidencialidad de su información, nuestras Líneas de Servicio al Cliente validarán la información enviada a través del formulario y una vez sea verificada, le enviaremos la clave de acceso al correo electrónico registrado en el formulario, 48 horas después de haber confirmado los datos. 3. Cómo recuperar la clave en caso de olvido Si olvida la clave de acceso, realice el siguiente procedimiento: Haga clic en la opción Autenticarse al sistema Ingrese el documento de la empresa o persona natural (sin dígito de verificación) Ingrese el documento del usuario Código: D0050-PN1004 9

10 Haga clic en la opción Olvidó su clave? El sistema le hará una pregunta clave. La clave será enviada a su correo electrónico, una vez responda correctamente la pregunta clave. 4. Elaboración de autoliquidaciones SuAporte Plus es el software gratuito creado por ENLACE OPERATIVO para simplificar la elaboración de sus planillas a través de archivos planos. Es fácilmente descargable desde Internet y cumple con todas las especificaciones de ley y normatividad vigentes, pues se actualiza de forma permanente y automática. Con él, usted podrá realizar las planillas desde su computador y simplemente conectarse para validar los archivos cuando vaya a efectuar el pago. A continuación le explicaremos los procedimientos desde la instalación del aplicativo hasta la generación y posterior envío del archivo plano. Ingrese a la página Web Haga clic en la opción Planilla Integrada. Seleccione el tipo de aportante que le corresponde (Empresas, CTA y temporales, Servicio doméstico, Independientes). En la siguiente ventana haga clic en el botón Descargue SuAporte Plus, ubicado en el lado derecho de la página. Código: D0050-PN

11 Importante: A través del manual del usuario usted podrá conocer en detalle cada una de las opciones disponibles en SuAporte Plus, mediante capturas de pantalla que ilustran el proceso. Para descargar el manual lleve el cursor hasta la pestaña SuAporte Plus del menú de la izquierda, y haga clic en la opción Manual del usuario. Allí tendrá la oportunidad de abrir directamente el archivo en formato PDF y guardarlo en algún directorio de su equipo Instalación de SuAporte Plus Para llevar a cabo la instalación haga clic en el banner Descargar y siga los pasos de instalación que le muestra la página. Código: D0050-PN

12 Tenga en cuenta que para instalar el software debe tener permisos de usuario administrador (autorizado para descargar software) Ubicar la base de datos La primera vez que ingrese a SuAporte Plus aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar la ubicación de la base de datos. En esta ubicación es en donde se almacenará toda la información que usted ingrese a la aplicación. Es muy importante que no modifique manualmente ningún archivo de esta carpeta ya que puede ocasionar que SuAporte Plus no funcione correctamente. Después de seleccionar la ubicación, el sistema creará una carpeta y copiará una serie de archivos en ella. En los próximos ingresos al sistema, este cuadro de diálogo no aparecerá nuevamente Ingresar el empleador y el periodo Esta pantalla tiene las siguientes opciones: Ingresar un nuevo empleador o editar uno existente Seleccionar el empleador y el periodo con el que se va a trabajar en la sesión Importar archivo ENLACE OPERATIVO Código: D0050-PN

13 Ingresar un empleador o editar uno existente Este formulario se abre al hacer clic en Nuevo o en Editar en la pantalla Empleadores. Para poder continuar debe haber mínimo un empleador en el sistema, por lo tanto, la primera vez que ingrese debe crear uno nuevo. Código: D0050-PN

14 Tenga en cuenta que puede ingresar varios empleadores con el mismo tipo y número de documento, pero deben tener diferente código de sucursal. Para ingresar una sucursal, debe seleccionar en Forma presentación el valor Sucursal. En este momento puede ingresar el código y el nombre de la sucursal. Tenga en cuenta que el código debe ser único para el mismo empleador. Si el empleador que está ingresando aporta a Esap y a Ministerio, seleccione la casilla Aporta a Esap y Ministerio, en Aportes Esap y Ministerio. En este momento usted puede escoger la tarifa para el cálculo del aporte de Esap y del Ministerio. Si se ingresa a esta pantalla para editar un empleador que ya existe, los campos Tipo de documento, Número de documento, Forma de presentación, Código y Nombre de la sucursal estarán deshabilitados para edición. Los demás campos pueden ser modificados Seleccionar el empleador y el periodo con el que se va a trabajar en la sesión Luego de ingresar empleadores, se debe escoger el periodo para el que se va a hacer la liquidación de aportes de los cotizantes del empleador. Importante: Si se modifica el periodo, se perderá la información de las novedades ingresadas para cada cotizante en el que estaba registrado en el sistema como último periodo. La información no podrá ser recuperada. Antes de cambiar de periodo verifique que los datos del anterior ya no son necesarios. Debido a la importancia de una correcta selección en este paso, ofreceremos una explicación más detallada sobre cómo deben reportarse estos periodos. Supongamos que se hace el pago en el mes de septiembre, los periodos de pago que se deben reportar según la clase de aportante son: Clase de aportante Periodo cotización Comprende los subsistemas de Pensiones, Riesgos Profesionales y Parafiscales Periodo servicio Aplica solo para Salud (lo calcula automáticamente el sistema con base en el periodo de cotización) Más de 200 cotizantes Mes vencido (agosto) Mes anticipado (septiembre) Menos de 200 Mes vencido (agosto) Mes anticipado (septiembre) cotizantes Independiente Mes anticipado (septiembre) Mes anticipado (septiembre) Código: D0050-PN

15 Ingrese el nuevo periodo o modifique el existente. Seleccione el empleador de la lista de empleadores disponibles y haga clic en Aceptar. Importante: Si se ingresa un periodo diferente al último registrado, SuAporte Plus modificará los datos básicos de los cotizantes que tengan novedades como RET, VSP, entre otras. Importante: Si usted desea conocer cómo realizar una carga masiva de información, diríjase al Manual del usuario de SuAporte Plus en la siguiente ruta: temid= Administración de cotizantes En esta pantalla aparecen todos los cotizantes registrados para el empleador seleccionado. Nota: los datos generales de los cotizantes no dependen del periodo, por lo tanto, los cotizantes registrados para un empleador se muestran independientemente del periodo con el Código: D0050-PN

16 que ingrese. Por el contrario, las novedades registradas a cada cotizante, que están relacionadas con el periodo, son eliminadas cada vez que éste se cambia Crear un nuevo cotizante o editar uno existente Para crear un nuevo cotizante seleccione Nuevo en la pantalla Cotizantes. Para editarlo, selecciónelo en la tabla que aparece en la pantalla de cotizantes y haga clic en Editar. Se abrirá la pantalla para edición de cotizantes denominada Detalle cotizante. Código: D0050-PN

17 Esta pantalla tiene los campos para ingresar todos los datos relacionados con los cotizantes y con sus novedades. En la parte superior, los datos básicos y en la central, se puede digitar la siguiente información: Datos laborales Novedades Aportes a la administradora del fondo de pensiones del cotizante Aportes a la entidad promotora de salud del cotizante Aportes a la administradora de riesgos profesionales del cotizante Aportes parafiscales Datos laborales En esta pestaña se ingresan datos que normalmente no varían en el cotizante, como el salario, el tipo de cotizante, la ubicación laboral, etc. Cuando se ingresa el salario, SuAporte Plus automáticamente recalculará los aportes a pensión, salud, riesgos y parafiscales. Importante: Si se modifican el tipo de aportante, el salario básico o el salario integral, se recalcularán todos los aportes. Código: D0050-PN

18 Cuando seleccione el departamento de la ubicación laboral, SuAporte Plus habilitará todos los municipios y las cajas de compensación familiar para este departamento. Por lo tanto, si modifica el departamento, tendrá que seleccionar nuevamente la caja de compensación Novedades En esta pestaña se ingresan las novedades del trabajador. Para registrar una, simplemente selecciónela. Si la novedad elegida necesita datos adicionales, ésta los pedirá en el momento de marcar la casilla correspondiente a la novedad. Por ejemplo, cuando se selecciona la novedad vacaciones, se piden los días de vacaciones del cotizante. Cuando se modifica alguna novedad, se vuelven a calcular los aportes a pensión, salud, riesgos y parafiscales Aportes a la administradora del fondo de pensiones del cotizante (Pensión) En esta pestaña usted podrá ingresar los datos asociados a la administradora de fondos de pensiones a la que pertenece el cotizante. Código: D0050-PN

19 En el campo AFP podrá escoger la administradora a la que pertenece el afiliado. En el momento en que seleccione la administradora, el sistema calculará automáticamente los aportes a pensión. Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes. Los campos Cotización voluntaria del afiliado y del empleador se cargan automáticamente cuando se ingresa una novedad Aporte voluntario (AVP) Aportes a la entidad promotora de salud del cotizante (Salud) En esta pestaña se podrá ingresar la información correspondiente a la entidad promotora de salud a la que pertenece el cotizante. Código: D0050-PN

20 En el campo EPS podrá escoger la entidad promotora de salud a la que pertenece el afiliado. En el momento en que se seleccione la EPS, el sistema calculará automáticamente los aportes a salud. Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes Aportes a la administradora de riesgos profesionales del cotizante (ARP) En esta pantalla se podrá ingresar la información correspondiente a los aportes hechos a la ARP a la que pertenece el afiliado. Esta ARP es la misma para todos los cotizantes de un empleador, por lo tanto se define al momento de crear o editar éste. Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes. Debe escoger una clase tarifa riesgos para que el sistema calcule la cotización obligatoria Aportes parafiscales En esta pestaña se podrá ingresar la información correspondiente a la caja de compensación familiar a la que pertenece el cotizante, así como los aportes al Sena y al Icbf. Código: D0050-PN

21 Los días cotizados solo pueden ser modificados si se seleccionaron las novedades correspondientes. El campo CCF tiene la lista de cajas de compensación familiar que pertenecen al departamento de la ubicación laboral. El valor del aporte será calculado automáticamente cuando se seleccione una CCF. También se permite ingresar los datos correspondientes a los aportes del Sena y del Icbf Descuentos Descuentos por EPS Cuando se paga una incapacidad o una licencia de maternidad, o cuando hay un saldo a favor del empleador, se pueden ingresar estos valores en la pantalla Descuentos por EPS. Código: D0050-PN

22 En la lista desplegable de la parte superior de la pantalla, se encuentran las EPS a las que pertenecen los cotizantes. Para poder ingresar valores para el pago de incapacidades o pago de licencias de maternidad, o los valores del saldo a favor, se deben ingresar los números de autorización y de formularios respectivamente Descuentos por ARP Cuando se paga una incapacidad por accidente de trabajo, se hacen aportes a otros subsistemas o se tiene un saldo a favor del empleador por riesgos profesionales, se pueden ingresar estos valores en la pantalla Descuentos ARP. Código: D0050-PN

23 Para ingresar valores para el pago de incapacidades o el valor del saldo a favor, se deben ingresar los números de autorización y de formularios respectivamente Generación de archivo En esta pantalla se debe seleccionar la ubicación del archivo que se va a generar. Una vez creado, debe enviarlo a ENLACE OPERATIVO a través de su página Web 4.7. Opciones de Back Up SuAporte Plus permite realizar copias de seguridad de sus datos. Código: D0050-PN

24 Para realizar una, utilice la opción Realizar Back Up ubicada en el menú Utilidades de la barra de herramientas o haga clic en el ícono resaltado a continuación. A continuación aparecerá la ventana de diálogo donde usted debe ingresar la ruta en la que desea guardar el archivo que se generará con la información. Haga clic en la opción para seleccionar la ubicación. Luego de ingresar la ruta en la que desea guardarlo, haga clic en Generar. SuAporte Plus creará un archivo llamado BackUpSuAportePlus.bkp en dicho lugar. Este archivo incluye toda la información contenida hasta el momento en la aplicación. Recuerde que el Back Up es una copia de respaldo de una autoliquidación ya elaborada o pagada. Si usted va a utilizarla como base para una nueva planilla, debe modificar el periodo de cotización una vez restaure la información. Para restaurar un Back Up previamente creado, realice los siguientes pasos: Al abrir SuAporte Plus, usted encontrará una primera pantalla en la que debe seleccionar la Empresa y posteriormente el Periodo de cotización. Si no tiene empresas creadas en el aplicativo, haga clic en el botón Nuevo y realice los pasos descritos en el numeral 2 de este manual, de lo contrario, haga clic en Aceptar y continúe con el paso 2. Código: D0050-PN

25 Haga clic en el icono Restaurar Back Up, ubicado en la parte superior. Aparecerá en pantalla la siguiente ventana. Haga clic en la opción ubicación desde la que desea restaurar el Back Up. para seleccionar la En esta ventana, seleccione la ubicación en la que tiene guardado el Back Up. Recuerde que el archivo correcto para restaurar la información debe tener el nombre BackUpSuAportePlus.bkp, tal como se muestra a continuación. Haga clic en Abrir para cargar el archivo. Código: D0050-PN

26 Nota: si el Back Up que va a restaurar le fue enviado desde ENLACE OPERATIVO, debe buscarlo en la carpeta en la que descargó el archivo desde su correo electrónico. Una vez seleccionado el archivo, haga clic en Restaurar. Recuerde que al restaurar el Back Up se reemplazará toda la información que tiene actualmente en el aplicativo. El sistema le mostrará una ventana confirmando lo anterior, haga clic en Sí solo si está seguro. Código: D0050-PN

27 Una vez el sistema le informe que el Back Up se restauró con éxito, haga clic en Aceptar. El sistema automáticamente lo llevará a la ventana inicial de SuAporte Plus para que pueda comenzar a trabajar con la información que se restauró. Modifique el periodo según lo requiera y elabore la planilla. Importante: Al realizar una copia de seguridad, se guardará toda la estructura de la base de datos. Por lo tanto, cuando se restaure se sobrescribirán todos los datos que estén almacenados en ese momento. Código: D0050-PN

28 4.8. Generación de reportes SuAporte Plus permite generar tres (3) tipos de reportes diferentes antes del pago para permitir revisar la información de una manera más cómoda Reporte por administradora Este reporte permite filtrar todos los empleados que estén registrados en el aplicativo como cotizantes de una administradora específica y se puede exportar a Excel Reporte consolidado Este reporte genera un archivo, que puede ser impreso o exportado a Excel, en el que se relacionan todos los pagos que se efectuarán a cada subsistema de la seguridad social, incluyendo las administradoras, la cantidad de afiliados y el valor a cotizar a cada una, y por último totaliza la planilla. Código: D0050-PN

29 Reporte por centro de trabajo Este reporte permite filtrar los empleados según el centro de trabajo al que hayan sido asignados. 5. Envío del archivo plano A continuación explicaremos los pasos necesarios para enviar la planilla a través de SuAporte y así proceder con el pago. Ingrese a la página Web, haga clic en la opción Planilla Integrada y elija el tipo de aportante que le corresponde (Empresas, CTA y temporales, Servicio doméstico, Independientes). En el lado derecho de la pantalla, haga clic en la opción SuAporte Electrónico. Código: D0050-PN

30 Autentíquese en el sistema ingresando el Documento empresa, el Documento usuario y la Clave asignada para la página web de ENLACE OPERATIVO. Por último, haga clic en Enviar. Si es la primera vez que usted se autentica en el sistema, por seguridad éste le pedirá cambiar la clave. Una vez autenticado en el sistema, verá la siguiente pantalla: En el lado izquierdo de la página encontrará las siguientes opciones: Código: D0050-PN

31 Importante: Si el archivo plano que adjuntará a la página es generado por un software autoliquidador de aportes, es fundamental verificar con el proveedor que dicho software se encuentre actualizado de acuerdo a los decretos y aclaraciones más recientes definidos por el Ministerio de la Protección Social. Luego de autenticarse, haga clic en las opciones Autoliquidación de aportes - Envío de archivo unificado. Aparecerá la siguiente pantalla: Código: D0050-PN

32 Allí puede elegir entre Archivo plano para otros tipos de cotizante (es decir, cotizantes activos que incluyen dependientes, independientes, servicio doméstico, aprendices, etc.) o Archivo para pensionados (pensionados inactivos). Haga clic en la casilla de selección que corresponda al tipo de archivo plano de su empresa (para el ejemplo, adjuntaremos un archivo plano para Otro tipo de cotizantes). Código: D0050-PN

33 Luego haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo que aparece, debe buscar y seleccionar el archivo plano en la ubicación donde se encuentre almacenado en su equipo. Cuando lo tenga seleccionado haga clic en el botón Abrir. Observe que le aparecerá en pantalla la ruta del archivo plano en su computador. Haga clic en Continuar. El sistema validará que el archivo plano adjuntado esté acorde a la estructura reglamentada por el Ministerio de la Protección Social. Si se encuentra una inconsistencia en el archivo plano, el validador del sistema mostrará el siguiente mensaje: En el mensaje se indicará el tipo de error que tiene, de la siguiente manera: Formato Número línea Posición inicial Posición final Indica el tipo de registro en donde encontró el error (1- Datos generales de la empresa, 2- Datos de los cotizantes, 4- Información de las EPS relacionas, 5- Información de las ARP relacionadas). Del archivo plano en donde encontró la inconsistencia. En donde el validador encontró el error. En donde el validador encontró el error. Código: D0050-PN

34 Valor encontrado Muestra el dato que encontró en el archivo plano y que generó el error. Corrección automática Valor esperado En este espacio nuestra aplicación le informa si está en capacidad de corregir de manera automática el error. Según las posiciones encontradas en el error y con base en los datos de la empresa el sistema le indica los datos que debió encontrar en el archivo plano. De acuerdo a la información que muestra el validador al detectar un error, se pueden identificar en el archivo plano los campos donde se encuentran las inconsistencias, no obstante, y con el ánimo de permitirle hacer el pago de forma oportuna, ENLACE OPERATIVO pone a su disposición un equipo humano altamente capacitado en el manejo de archivos planos para pagos por planilla unificada. Para enviar un archivo plano al personal de soporte, haga clic en la casilla Enviar. En un tiempo no máximo a 48 horas lo estaremos contactando para indicarle la corrección del archivo plano. Si desea, también puede imprimir o exportar a un archivo de Excel los errores encontrados en el archivo plano. ENLACE OPERATIVO pone también a su disposición la opción de corrección automática de los errores que se encuentren en su archivo. Para hacer uso de esta opción siga los siguientes pasos: En el cuadro que aparece a continuación, usted debe cargar su archivo plano y seleccionar la opción que habilita la corrección del archivo. Código: D0050-PN

35 Si usted no selecciona la opción de corrección, el sistema generará un listado de todos los errores de IBC, cotización a pensión, salud, riesgos profesionales y parafiscales que fueron encontrados en el archivo plano e informará en la columna Corrección automática, Sí si es posible la corrección o No si no lo es. Código: D0050-PN

36 Si usted selecciona la opción Corrector, el sistema validará la planilla generando el valor a pagar a cada administradora y permitirá la generación de un informe para que usted realice la revisión de los valores que tenía en su archivo y los que ENLACE OPERATIVO le corrigió: Código: D0050-PN

37 El reporte de los errores podrá ser generado en formato PDF o Excel, según la opción que se elija en la siguiente pantalla: Formato en Excel Código: D0050-PN

38 Formato en PDF En caso que su planilla al ser cargada no presente inconsistencias, aparecerá el siguiente mensaje: Código: D0050-PN

39 Allí se muestran los datos básicos de la planilla (periodo cotización, documento y nombre de empresa), así como la relación de los aportes para cada una de las administradoras relacionadas en el archivo plano. Si lo desea, puede imprimir el mensaje que aparece en pantalla. Para efectuar el pago de los aportes, haga clic en Enviar. Si lo desea, puede hacer clic en Guardar para almacenar la información y efectuar en otro momento el pago de los aportes. El sistema le dará un número de planilla guardada que podrá recuperar desde la opción Autoliquidación de aportes - Recuperar planilla guardada. En el siguiente paso, usted visualizará nuevamente el total de los aportes que efectuaría para cada una de las administradoras y tiene la opción para hacer el pago de la planilla. 6. Pago de la planilla En el lado derecho de la página encontrará la lista de las entidades financieras disponibles. Seleccione el banco y haga clic en el botón azul, Pagos entidades PSE. Los bancos disponibles para hacer el pago son: Código: D0050-PN

40 El sistema lo conectará directamente con la página del banco seleccionado. Si no desea hacer el pago, haga clic en Guardar/Salir. Importante: Una vez ENLACE OPERATIVO lo direccione a la página de su banco, éste le pedirá los documentos de identificación y/o clave necesarios para autorizar el pago de sus aportes. Si se presentan inconvenientes de autenticación o si la página Web del banco presenta dificultades, debe comunicarse directamente con éste o dirigirse a la sucursal más cercana y reportar el problema. 7. Generación de comprobantes Como indicamos anteriormente, una vez efectuado el pago de sus aportes, ENLACE OPERATIVO pone a su disposición una variedad de tipos de consultas, comprobantes y certificados que le servirá de soporte de los pagos realizados a sus empleados. Adicionalmente, podrá actualizar la información con la que se registró la empresa o el independiente. Todos estos procesos se hacen desde el módulo de Administración en SuAporte. Para acceder a las diferentes opciones de este módulo debe tener la clave de acceso. Código: D0050-PN

41 8. Consulta de comprobantes y certificados de pago Ingrese a la página Web, haga clic en la opción Planilla Integrada y elija el tipo de aportante que le corresponde (Empresas, CTA y temporales, Servicio doméstico, Independientes). En el lado derecho de la pantalla, haga clic en el botón Consultas y comprobantes. En la siguiente página debe autenticarse ingresando el documento del aportante, el documento del usuario y la clave de acceso. Código: D0050-PN

42 Autenticarse al sistema Administración de información de usuarios Administración de información de empresas Consultas por empresa Comprobantes Ir a transacciones Salida segura Para iniciar sesión de usuarios previamente registrados. Desde allí podrá cambiar su clave personal, modificar los datos registrados de los usuarios y relacionar las sucursales para las empresas que tienen ese tipo de presentación. Le permite actualizar la información con la que la empresa fue registrada en el formulario de solicitud de clave. También si un usuario maneja varias empresas, desde allí podrá desplazarse por cada una de ellas. Le permite generar reportes de los pagos efectuados por la empresa. Podrá generar e imprimir los certificados de los pagos efectuados a través de ENLACE OPERATIVO. Lo lleva al módulo transaccional en donde puede hacer el envío y pago de las planillas. Una vez terminados los procesos, esta opción lo lleva a la página principal de ENLACE OPERATIVO. Para consultar los distintos certificados de aportes debe conocer la información básica del pago (números de planillas y documentos de identificación de los cotizantes). Importante: Para la generación de los comprobantes debe tener instalada la aplicación Acrobat Reader. Este es un software gratuito que le permitirá visualizar los reportes del pago efectuado. Código: D0050-PN

43 9. Otras opciones 9.1. Recuperar planillas guardadas El horario para el pago de los aportes es definido directamente por ACH Colombia, sin embargo usted puede elaborar las planillas y almacenarlas en SuAporte con la posibilidad de hacer el pago en otro momento. Para recuperar las planillas que tiene guardadas realice el siguiente procedimiento: Ingrese al módulo de Transacciones, autentíquese en el sistema ingresando el documento de la empresa, del usuario y la clave de acceso. En las opciones del lado izquierdo haga clic en Autoliquidación de aportes - Recuperar planilla guardada. Código Tipo Fecha Formato Estado pago Selección Muestra el número de la planilla generado de forma automática por el sistema. Tipo de autoliquidación integrada (Enviada/Confidencial). Fecha en que se modificó por última vez la planilla. Planilla Integrada. No autorizado: al tratar de hacer el envío de una planilla pero no se completa la transacción. FL: falló la transacción. Es similar al estado anterior. Pago de planilla pendiente inténtelo más tarde: si se presentan inconvenientes a la hora de hacer el pago. En este estado se verifica con la entidad financiera que no se haya debitado el dinero para evitar el doble pago de una misma planilla. Una vez se confirme esto, queda en estado de pago No autorizado. Haciendo clic en las casillas de selección, escoja las planillas que desea suprimir. Código: D0050-PN

44 Acción - Abrir Acción - Enviar Acción - Editar totales Acción - Marcar como asistida Sucursal Abre la planilla que tenga seleccionada o también haciendo clic en el número de la planilla. Inicia el proceso de pago para la planilla seleccionada. Muestra la relación de los aportes para cada una de las administradoras relacionadas en la planilla. Desde allí también podrá efectuar descuentos de incapacidades previamente autorizadas, así como consultar el valor de los intereses moratorios generados por pago extemporáneo. Permite efectuar el pago de una planilla previamente guardada en la modalidad asistida. Muestra el código de la sucursal en caso que la empresa tenga ese tipo de presentación. Selección duplicar Duplica la planilla para los periodos que usted seleccione. Para borrar varias planillas, selecciónelas y haga clic en Borrar seleccionadas Editar totales Con esta opción usted puede visualizar previamente los totales de los aportes que efectuará para cada una de las administradoras relacionadas en la planilla. Recuerde que en SuAporte Plus usted tiene la opción para descontarse las incapacidades o licencias de maternidad que le haya autorizado la EPS, sin embargo si olvidó reportarlas en SuAporte Plus, también podrá descontarlas en la opción Editar totales. Finalmente, en el evento de realizar pagos extemporáneamente, usted puede visualizar los intereses moratorios a través de esta opción. Para acceder a Editar totales, siga estos pasos: Ingrese al módulo Transacciones y autentíquese en el sistema. Haga clic en la opción Autoliquidación de aportes - Recuperar planilla guardada. Ubíquese frente del número de la planilla y haga clic en la opción Editar totales. Código: D0050-PN

45 En esta ventana aparece cada una de las administradoras relacionadas en la planilla con su respectivo aporte. Para efectuar un descuento ubíquese en los campos Menos incapacidades pagadas o Menos licencias de maternidad pagadas de la administradora (EPS o ARP, según el caso). Ingrese los valores respectivos y haga clic en la opción Guardar, ubicada en la parte inferior de la ventana Duplicar planillas La duplicación de planillas le permite, a partir de una planilla guardada o pagada, replicarla o duplicarla para los periodos que usted prefiera. De esta forma no tendrá que elaborar una a una las planillas de los siguientes periodos. Para duplicar una planilla siga estos pasos: Código: D0050-PN

46 Haga clic en las opciones Autoliquidación de aportes - Recuperar planilla guardada. Identifique la planilla que desea duplicar. Frente a ella, haga clic en Selección duplicar y luego en la opción Duplicar planilla. Aparecerá la siguiente ventana: Seleccione los periodos que desea duplicar, luego haga clic en Duplicar. El sistema le mostrará los números de las planillas generadas: Las planillas duplicadas podrán abrirse para modificar algún tipo de información o novedad. 10. Elaboración de planillas para pago asistido Si usted dispone de conexión a Internet, pero no tiene cuenta con alguna entidad financiera para realizar el pago, ENLACE OPERATIVO le permite elaborar la autoliquidación en nuestra página Web y efectuar el pago directamente en alguna de las sucursales del Banco de Bogotá, Banco AV Villas o Banco Popular indicando para ello el PIN (o número de planilla) que le generará el sistema. Código: D0050-PN

47 Esto significa que usted puede elaborar la planilla en nuestra página de Internet (o adjuntar un archivo plano) y el pago lo hace directamente en alguna de las sucursales de los bancos arriba mencionados. Para ello realice el siguiente procedimiento: Haga clic en las opciones Autoliquidación de aportes - Recuperar planilla guardada. Ubique la planilla que desea pagar de forma asistida, luego haga clic en la casilla Marcar como asistida. Una vez la planilla es marcada como asistida, en 24 horas podrá ir a alguna sucursal del banco, con su número de planilla y diligenciar el formato único de recaudo nacional para efectuar el pago en la taquilla del banco (los horarios varían según el banco). 11. Actualización de la información Conforme se presenten cambios en la información (especialmente en lo relacionado con los datos que nos permitirán un eventual contacto con usted: correo electrónico, número telefónico), es muy importante que actualice la información que diligenció en el formulario de solicitud de clave. Este procedimiento de actualización de datos lo puede efectuar regularmente realizando los siguientes pasos. Ingrese al módulo de Administración y autentíquese en el sistema. En el lado izquierdo de la página encontrará las opciones Administración de información de usuarios y Administración de información de empresas. Código: D0050-PN

48 Administración de información de usuarios Cambiar clave personal Esta opción le permite cambiar la clave de acceso al sistema. Modificar datos personales Modificar asociación usuarios sucursal Actualizar datos de la empresa Administrar usuarios de la empresa Puede actualizar los datos del administrador de la clave. Permite asociar las sucursales para empresas registradas como sucursal o dependencia. Administración de información de empresas Le permite actualizar los datos registrados para la empresa. Allí puede administrar los usuarios administradores de la empresa. Cambiar de empresa Puede interactuar entre las distintas empresas a las que tiene acceso el usuario. 12. Elaboración de planillas en la página Web Ingrese a la página Web, haga clic en Planilla Integrada y elija el tipo de aportante que le corresponde (Empresas, CTA y temporales, Servicio doméstico, Independientes). Haga clic en el botón SuAporte Electrónico ubicado en el lado derecho de la página. Autentíquese ingresando el tipo y número de documento del aportante, del usuario y la clave de acceso. Código: D0050-PN

49 En las opciones del lado izquierdo de la página haga clic en Autoliquidación de aportes, luego en la opción Elaborar nueva planilla. Aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana se muestra el horario de pago disponible por parte de ACH Colombia (de lunes a viernes, exceptuando días festivos, hasta las 4 p.m.), no obstante en algunas ocasiones el horario puede extenderse previa autorización de ACH. Haga clic en Continuar. Al hacerlo aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En este recuadro debe especificar los periodos de pago y el tipo de planilla. Código: D0050-PN

50 Importante: Si al hacer clic en Continuar no aparece la ventana para seleccionar el periodo, verifique que Internet Explorer no tenga habilitado el bloqueador de elementos emergentes. Si está activado le aparecerá el siguiente mensaje en la parte superior de la ventana: Para deshabilitarlo haga clic en el menú Herramientas /Bloqueador de elementos emergentes /Desactivar el bloqueador de elementos emergentes o haga clic sobre el mensaje y seleccione Permitir siempre elementos en este sitio. Con respecto a los tipos de planillas, dependiendo de los tipos de cotizantes que usted reporte, debe seleccionar un tipo de planilla de la lista desplegable: Planilla E Aportes que realiza una empresa por todos los empleados, excepto independientes. Planilla Y Planilla A Aportes que realiza una empresa para cotizantes independientes 03 (obligatorio aportes a salud y a pensión. Los periodos de cotización y servicio deben corresponder al mismo mes). Planilla que reporta ingresos de una empresa. Son ingresos que por algún motivo dejaron de ser reportados en la planilla tipo E. Los ingresos deben corresponder a los últimos 5 días del mes. Planilla S Aportes que realiza un independiente por sus empleados o servicio doméstico. Planilla I Aportes que realiza un independiente por él mismo u otros independientes (son obligatorios los aportes a salud y a pensión. Los periodos de cotización y servicio deben corresponder al mismo mes). Una vez haya reportado el periodo que corresponde según el tipo de planilla, haga clic en Continuar. Luego aparecerá un asistente para que en tres (3) pasos usted pueda completar la autoliquidación de aportes: Código: D0050-PN

51 12.1. Datos generales Seleccione la ARP (administradora de riesgos profesionales) y la caja de compensación familiar donde se encuentren afiliados los cotizantes. Si no aporta por esos subsistemas (para el caso de cotizantes independientes), seleccione Ninguna ARP y/o Ninguna CCF. Luego ingrese el número de trabajadores que va a reportar y haga clic en la opción B. Liquidación detallada. El sistema le pedirá que espere un momento mientras configura las opciones necesarias para el diligenciamiento de los campos de los cotizantes Liquidación detallada de aportes Ahora visualizará el encabezado de la planilla. Como no hay cotizantes en ella, no tiene registros. En la parte inferior de la ventana encontrará los siguientes íconos: Ingrese el primer cotizante y haga clic en la opción Agregar nueva línea. Código: D0050-PN

52 Aparecerá la ventana Captura detalle de autoliquidación (si no aparece, revise el bloqueador de elementos emergentes de su navegador Web). Los campos que tiene el formulario son los siguientes: Datos laborales En esta primera parte del formulario debe diligenciar los campos con los datos laborales del cotizante: tipo y número de documento, nombres, apellidos (no ingrese caracteres especiales como tildes o ñ ). Si desea reportar alguna novedad haga clic en la casilla de selección respectiva. Código: D0050-PN

53 ING Ingreso RET Retiro SLN Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada o comisión de servicio IGE Incapacidad temporal por enfermedad general TDA Traslado de otra administradora LMA Licencia de maternidad o de paternidad TAA Traslado a otra administradora VAC Vacaciones VSP Variación de salario permanente AVP Aporte voluntario VTE Variación de tarifa especial VST Variación de salario transitoria VCT Variación centros trabajo IRP Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad profesional Luego haga clic en la opción Actualizar línea. El sistema le mostrará ventanas emergentes solicitando información sobre la novedad reportada (para el ejemplo se actualizó la línea después de marcar una novedad de VSP). Ingrese el salario básico del cotizante (seleccione Salario integral, solo si aplica). En la lista desplegable Tipo de cotizante, seleccione el que aplica para el cotizante actual. Los tipos de cotizantes vigentes son: Seleccione el Subtipo de cotizante. Seleccione la ubicación laboral del afiliado. Tenga en cuenta que ésta se validará para la selección de la caja de compensación en torno a la cobertura que pueda ofrecer la administradora para el departamento previamente seleccionado. Código: D0050-PN

54 Si el cotizante es Extranjero no obligado a cotizar a pensiones o Colombiano residente en el exterior, haga clic en la casilla de selección respectiva. Mueva la barra de desplazamiento vertical para visualizar los siguientes campos: Pensiones En este segmento, el sistema automáticamente calcula el IBC (ingreso base de cotización) y los aportes para pensiones con base en el salario básico previamente reportado. En caso de tener una tarifa especial para pensiones, puede cambiarla haciendo clic en el campo Tarifa. Si para ese empleado se efectúan aportes voluntarios para el fondo de pensiones obligatorias puede ingresar el valor correspondiente, ya sea por parte del empleador o del cotizante. Código: D0050-PN

55 En caso que el empleado devengue más de 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), el sistema automáticamente calculará el aporte para el Fondo de Solidaridad Pensional (tanto en las subcuentas de solidaridad como en subsistencia). Salud En el segmento de Salud, podrá visualizar el aporte respectivo para la EPS. En caso de hacer aportes a una UPC puede ingresar el valor en el campo UPC adicional. Riesgos profesionales Le permite ingresar Centros de trabajo definidos previamente por la ARP y le pide seleccionar la clase de tarifa que aplica para el empleado según su labor en la empresa. Las tarifas vigentes para riesgos profesionales son: Código: D0050-PN

56 Clase de riesgo Valor % % % % % En los campos de Nueva administradora debe seleccionar (haciendo clic en las listas desplegables) la Administradora de fondo de pensiones (AFP) y la Entidad promotora de salud (EPS) del cotizante. Si marcó previamente novedades de traslado de administradora, allí puede seleccionar el nombre de la administradora a la que se trasladará el afiliado. Parafiscales Los siguientes campos muestran las opciones en Parafiscales. Código: D0050-PN

57 Allí podrá seleccionar la caja de compensación en donde están afiliados los empleados y las tarifas correspondientes. Finalmente haga clic en el botón Actualizar Línea Observe que el registro del cotizante se incorpora en la planilla de la ventana B. Liquidación detallada de aportes. El sistema calcula automáticamente los aportes y presenta en pantalla los datos que usted ingresó para el cotizante. Si ingresó o seleccionó de forma incorrecta algún dato, haga clic en el nombre del cotizante para que el sistema muestre nuevamente la ventana Captura detalle autoliquidación y pueda realizar las correcciones respectivas. Cada vez que ingrese a un cotizante o efectué algún cambio en la planilla no olvide guardar los cambios. Cuando guarde la información, el sistema automáticamente le asignará un número de planilla. Éste será el código de referencia que utilizará para posteriores consultas. Para ingresar más cotizantes haga clic en la opción Agregar nueva línea. Código: D0050-PN

58 13. Borrar cotizantes Si requiere borrar el registro de algún cotizante en la planilla (bien sea porque ya no labora o porque ingresó datos que no corresponden), haga clic en el nombre del cotizante. A continuación, en la ventana Captura detalle autoliquidación, mueva la barra de desplazamiento vertical hasta la parte inferior y haga clic en la casilla Desactivar línea, el sistema le mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Allí debe ingresar la fecha en la que el cotizante se retiró de la empresa (en el formato que se indica, es decir: año/mes/día /31/12). Si desea suprimir un cotizante porque ingresó los datos de forma incorrecta, en el campo para la fecha puede ingresar la fecha actual. Observará el nombre del empleado en color gris. Luego guarde los cambios. Al cerrar la planilla y volver a ingresar ya no encontrará al cotizante. Importante: Los dos (2) botones de la siguiente imagen (ubicados en el extremo superior derecho de la página) le permiten abandonar rápidamente la aplicación. El primero: Inicio, lo llevará a la página de inicio de SuAporte. El segundo: Salida segura, lo llevará a la página principal de ENLACE OPERATIVO. La opción Cerrar Sesión le permitirá autenticarse con otra empresa diferente sin tener que ingresar nuevamente a la aplicación. Código: D0050-PN

59 14. Envío de la planilla Cuando haya ingresado los distintos cotizantes, y luego de haber verificado la información, para hacer el pago de los aportes haga clic en la opción Enviar. El sistema le mostrará la ventana C. Autoliquidación de aportes del período, en donde podrá visualizar los aportes que efectuaría para cada una de las administradoras que relacionó en la planilla. En esta opción, puede descontarse alguna incapacidad, ingresando el número de autorización y el valor correspondiente en el campo Menos incapacidades pagadas de la EPS respectiva. Código: D0050-PN

60 En estos momentos usted se encuentra en el paso 1 de 3. Para el siguiente paso, haga clic en el botón 1. Continuar En el siguiente paso (2 de 3), usted visualizará nuevamente el total de los aportes que efectuaría para cada una de las administradoras y tiene la opción de hacer el pago de la planilla. Si no desea hacer el pago en ese momento, haga clic en Guardar/Salir. En el lado izquierdo de la página encontrará la lista de las entidades financieras disponibles. Una vez haya seleccionado el banco, haga clic en el botón Pagos entidades PSE. Si tiene alguna inquietud con respecto al contenido de este manual, envíenos sus comentarios a servicioalcliente@enlaceoperativo.com Código: D0050-PN