Reglamento Interno para la Unidad de Soporte Tecnológico

Transcripción

1 Jalapa, Septiembre de 2015 Reglamento Interno para la Unidad de Soporte Tecnológico MUNICIPALIDAD DE JALAPA DIRECCION MUNICIPAL DE SERVICIOS PÚBLICOS Y DE TRANSPORTES

2 EL CONCEJO MUNICIPAL DE JALAPA, DEPARTAMENTO DE JALAPA CONSIDERANDO: Que el artículo 253 de la Constitución Política de la República, establece que los municipios de la República de Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde obtener y disponer de sus recursos; y atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios. CONSIDERANDO: Que en el artículo 34 del Código Municipal manifiesta que El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal, reglamento de viáticos y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal. CONSIDERANDO: Que en el artículo 35 inciso i) del Código Municipal, son competencias generales del Concejo Municipal, la emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales y que actualmente no se cuenta con un reglamento interno que regularice las acciones que resguarden los recursos informáticos así como para promover las buenas prácticas que apoyen el uso adecuado de las tecnologías informáticas y de comunicación en la Municipalidad de Jalapa. POR TANTO: El Concejo Municipal, con fundamento en lo considerado y lo que para el efecto preceptúan los artículos 253, 254 y 255 de la Constitución Política de la República;, 34 y 35 del Código Municipal (Decreto 12-2,002 del Congreso de la República de Guatemala), por unanimidad: ACUERDA: Aprobar el siguiente: REGLAMENTO INTERNO PARA LA UNIDAD DE SOPORTE TECNOLÓGICO

3 CAPÍTULO I DE SU OBJETO Y ORGANIZACIÓN Artículo 1.- Objeto. El presente reglamento interno tiene por objeto establecer las normas de seguridad para recursos informáticos y las buenas prácticas, que apoyen el uso adecuado de las tecnologías Informáticas y de Comunicación con que cuenta La Municipalidad de Jalapa, las cuales son puestas a disposición de los empleados municipales, para el desempeño de las funciones que realizan como apoyo a los procesos internos. Artículo 2.- Definiciones. En el presente reglamento se entenderá por: I. Recursos de Informáticos: Incluye, aunque no se limita a ello, lo siguiente: todos los recursos de hardware: computadoras, impresoras, dispositivos (scanner), módems, Tablet, celulares, equipos periféricos, radios, equipos de redes y líneas, todos los programas (software) y los archivos, multimedia, video, láser, cable, TV, teléfonos, equipos de fax, Internet, y/o otras cuentas en línea, red de datos, contraseña, circuito cerrado de cámaras de vigilancia instalado en los edificios municipales, así como accesorios de computadoras tales como discos externos, memorias USB, etc. II. III. IV. Usuarios: Incluye a: empleados municipales, funcionarios o servidores de la Municipalidad que hagan uso de los recursos informáticos. Usuario Interno: Son los empleados y/o funcionarios de la Institución que están autorizados con acceso, que por su naturaleza del puesto deben realizar actividades dentro de la misma. Usuario Externo: Se considera cualquier entidad o persona ajena a la Institución como supervisores de Minfim, Segeplan, Guatecompras y otras entidades gubernamentales. V. Red de datos: Es el nombre dado al conjunto de instalaciones y recursos informáticos de la Institución en particular aquellos provistos por el centro de cómputo. También hacen parte de ella la infraestructura telecomunicaciones y los servicios teleinformáticas prestados por otras dependencias y que se encuentren bajo la supervisión de la Unidad de Soporte Tecnológico. VI. Servicio: Se entiende por servicio, los aplicativos y/o conjunto de programas (software) que apoyan a la labor administrativa del quehacer cotidiano de los usuarios que requieren y/o proveen información a través de la Red.

4 VII. VIII. IX. Hardware: Se refiere a todos los componente físicos de una tecnología. (Todo lo que se puede tocar). Todo conjunto de dispositivos que, sin pertenecer al núcleo fundamental de la computadora, formado por la CPU y la memoria central, permitan realizar operaciones de entrada / salida (E/S) complementarias al proceso de datos que realiza la CPU. Software: conjunto de programas, es intangible, existe como información, ideas, concepto, símbolos, pero no ocupa un espacio físico. Claves de Acceso: Contraseña personal del usuario para ingresar al sistema de información autorizado. Artículo 3.- Unidad de Soporte Tecnológico (UST). Es la unidad encargada de la implementación y administración del servicio de soporte técnico informático en la Municipalidad de Jalapa. Es el primer contacto ante el requerimiento de servicios de mantenimiento preventivo, desarrollo de sistemas, redes de datos u otra demanda tecnológica. La Unidad de Soporte Tecnológico, estará integrada por un Encargado. Artículo 4.- Funciones de la Unidad de Soporte Tecnológico: Son funciones de la Unidad de Soporte Tecnológico las siguientes: a. Administrar las incidencias que generan los usuarios por uso de los sistemas informáticos. b. Formular y desarrollar cronogramas de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos informáticos, que permitan brindar un eficiente soporte técnico informático a las dependencias de la Municipalidad. c. Promover el uso racional y adecuado de la informática a nivel institucional, impartiendo los instructivos pertinentes al respecto. d. Realizar en forma cuatrimestral el inventario general de equipos de cómputo, redes, software y licencias de la Municipalidad. Velando por el adecuado registro en las respectivas Tarjetas de Responsabilidad. e. Evaluar y efectuar el seguimiento de los proyectos, cuyo desarrollo se haya encargado a terceros, dentro del ámbito de su competencia. f. Brindar apoyo a las distintas dependencias municipales relacionada a redes de internet, mantenimiento preventivo del equipo, entre otras. g. Planificar, organizar y ejecutar las acciones necesarias para evaluar la calidad de los servicios informáticos. h. Formular estudios de factibilidad técnico económica para la adquisición e instalación de hardware y software específicos en la Municipalidad.

5 i. Formular los informes técnico-administrativos de gestión, generando asimismo, información estadística básica para la toma de decisiones, en el ámbito de su competencia. j. Dar cumplimiento a las disposiciones legales emitidas por los órganos rectores gubernamentales y disposiciones administrativas de los órganos municipales. k. Administrar la página web oficial de la Municipalidad. l. Supervisar constantemente el uso adecuado de los accesos a la red velando porque los usuarios accedan únicamente a donde les corresponda. m. Ejecutar políticas en el servicio de Internet tanto inalámbrico como de red de datos. n. Detección y eliminación de virus y/o programas espías. o. Instalación y configuración de componentes internos o externos. p. Coordinar con el Encargado de la Unidad de Control Patrimonial el registro en las tarjetas de Responsabilidad correspondientes. q. Recuperación de datos eliminados o destruidos. r. Elaborar archivo de datos Back up de la información así como de la grabación de videos de las cámaras de vigilancia, del circuito cerrado. s. Desarrollo de políticas de uso de equipos informáticos. t. Instalar y vigilar la permanencia de imagen institucional en los fondos y descansadores de pantalla. u. Establecer criterios de seguridad. v. Cumplir otras funciones que le asigne el Alcalde Municipal y/o Gerente Municipal. (En ausencia del Gerente Municipal por el Director Municipal de Servicios Públicos y de Transportes). Artículo 5.- Organización de la Unidad de Soporte Tecnológico. La UST estará bajo la dependencia del Gerente Municipal y en su ausencia por el Director Municipal de Servicios Públicos y Transportes, a quien rendirá informes de los trabajos realizados. Artículo 6.- Responsabilidades. El acceso y uso de las Tecnologías Informáticas y de Comunicación conlleva la responsabilidad de cumplir con el presente reglamento, de la siguiente manera: a. Responsables de la Autorización para el acceso y uso de los recursos informáticos: Encargado de la Oficina Municipal Director Municipal Gerente Municipal Encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico. b. Responsables del Control y Supervisión Encargado de la Oficina Municipal

6 Director Municipal Encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico Auditoría Interna Municipal c. Responsables de la actualización de equipo: Director Municipal Encargado y/o Auxiliar de la Unidad de Soporte Tecnológico. CAPITULO II PROPIEDAD, REGISTRO Y CONTROL DE LOS RECURSOS INFORMATICOS Artículo 7.- Propiedad de los recursos informáticos. Las computadoras de escritorio, computadoras portátiles, Tablets, celulares, Radios y demás recursos informáticos asignados para trabajo del empleado municipal, los servicios asociados tanto internos como externos, el servicio de mensajes de correo electrónico, la Intranet, el acceso a Internet y los documentos y programas que existen en los mismos, son propiedad de la Municipalidad y sólo podrán utilizarse para propósitos lícitos, prudentes, responsables y dentro de las funciones que le hayan sido encomendadas en su cargo u otras que adicionalmente pueda asignarle su jefe inmediato. Artículo 8.- Registro y Control de los Recursos Informáticos. Todo Recurso Informático que se encuentre a disposición de algún empleado y/o funcionario municipal debe estar registrado en la Unidad de Soporte Tecnológico y en la Unidad de Control Patrimonial de la DAFIM, debiéndose emitir la Tarjeta de Responsabilidad para su registro y control, y los mismos se sujetarán a las disposiciones establecidas en el Reglamento Interno para la Administración de los Activos. Además deberán: a. El encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico o Auxiliar, coordinará con el Encargado de Control Patrimonial de la DAFIM, la entrega de cualquier recurso informático, debiendo emitir acta de Entrega-Recepción. b. En caso de que al usuario que tenga a cargo recursos informáticos se ausente de manera temporal o definitiva de sus labores, el Jefe de Recursos Humanos deberá comunicarlo al encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico, para que este último, elabore otra acta-entrega recepción donde refleje al nuevo responsable, coordinando con el Encargado de Unidad de Control Patrimonial de la DAFIM. c. El original Acta Entrega de Recursos Informáticos se archivará en la Unidad de Soporte Tecnológico, una copia se entregará al responsable del recuso de la

7 computadora, o bodega (en el caso de entrega de equipo para reparación) y la tercera copia a la Unidad de Control Patrimonial de la DAFIM. Artículo 9.- Asignación de los Recursos Informáticos: La asignación de Recursos Informáticos se realizará de acuerdo a las necesidades comprobadas y previo petición de los Directores Municipales de las diferentes áreas en conjunto con el Encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico y aprobación del Alcalde Municipal y/o Gerente Municipal. Artículo 10.- Inventario de los Recursos Informáticos: El Encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico, deberá elaborar inventario de los recursos informáticos de forma cuatrimestral, debiendo informar de los resultados a la Gerencia municipal y Auditoría Interna. En dicho inventario deberá indicar el estado de cada uno de los recursos, para su respectivo mantenimiento o destrucción. Artículo 11.- Daños a la propiedad de la Municipalidad: Nadie puede dañar o alterar intencionalmente cualquiera de los Recursos Informáticos que son de propiedad de la Municipalidad, caso contrario responderá con sus propios recursos para su reparación y/o reposición. Caso contrario el Encargado de la Unidad de Soporte Tecnológica deberá reportarlo al Jefe de Recursos Humanos, para que éste ordene los descuentos respectivos en el sueldo del responsable. CAPITULO III SEGURIDAD EN EL USO DE LOS RECURSOS INFORMATICOS Artículo 12.- Acceso lógico. Bajo ninguna circunstancia, se debe escribir las contraseñas en papel o almacenarlas en medios digitales no encriptados. Las contraseñas no deben ser divulgadas a ningún otro usuario. Si se divulga una contraseña, esta debe ser cambiada inmediatamente. Artículo 13.- Claves: Cada usuarios será responsables de las operaciones realizadas con sus claves de acceso y de todo lo ejecutado con la misma. Artículo 14.- Infiltraciones: Se prohíbe adelantar acciones orientadas a infiltrarse, dañar o atacar la seguridad informática de la Municipalidad a través de medio físico o electrónico alguno, a menos que estos intentos de intrusión estén debidamente autorizadas con el fin de encontrar fallas de seguridad en el sistema. Artículo 15.- Perfiles de Acceso: Los usuarios deberán tener acceso única y exclusivamente al desarrollo de sus funciones, en base a su puesto de trabajo; por ningún motivo la persona que elabore transacciones debe autorizarlas, y estarán bajo la supervisión de las entidades

8 rectoras de acuerdo a los parámetros de acceso otorgados por las mismas, tales como: Ministerio de Finanzas Públicas, Segeplan, Guatecompras, etc. Artículo 16.- Acceso a la red: Los empleados y funcionarios municipales podrán disponer del acceso a la red, si su puesto de trabajo lo justifica para el desarrollo de sus funciones. Artículo 17.- Privacidad: Todos los empleados y funcionarios municipales gozarán de privacidad de su información, sin embargo no los exime de brindar información requerida por la Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública, ni para la elaboración de la Memoria Anual de Labores. Artículo 18.- Uso Del Internet: El uso de Internet es únicamente para actividades relacionadas con la Municipalidad para fines laborales. Por lo que está terminantemente prohibido el uso de la señal de WiFi o agregar a la red interna en los teléfonos celulares personales. a. El usuario podrá ingresar a Internet de manera directa y limitada, siempre y cuando su trabajo lo requiera, previo solicitud del encargado de área, y aprobación de la Gerencia Municipal. b. La infraestructura de la Red de Datos Municipal se utilizará únicamente para investigación, trabajos técnicos y administrativos de la Institución. Se prohíbe, salvo autorización y supervisión expresa de la Unidad de Soporte Tecnológico, la intervención física de los usuarios sobre los recursos de la Red de datos Municipal (Cables, enlaces, equipos activos y/o pasivos) y el acceso a la sala de servidores. c. El usuario no podrá realizar descargas de videos, música o películas, siempre y cuando su trabajo no lo requiera. d. El usuario deberá verificar que la información a la cual acceda, no contenga virus informático, antes de ser instalado a algún equipo de cómputo, es recomendable utilizar el antivirus y realizar la actualización del mismo. e. La Unidad de Soporte Tecnológico será responsable de dar mantenimiento a equipos informáticos y responder por la información institucional, más no de música, videos, juegos y software sin licencia, los cuales deberán ser eliminados inmediatamente por el encargado del Soporte Técnico. f. Está totalmente prohibida el ingreso a páginas de contenido pornográficos, descarga de programas que permitan realizar conexiones automáticas o visores de sitios

9 clasificados como pornográficos, entre otras no indispensables para realizar su trabajo. A quien se sorprenda con dicho material se le considerará como falta y se realizarán las sanciones correspondientes. g. Los empleados no podrán participar en juegos de entretenimiento en línea, incluyendo redes sociales. h. La Unidad de Soporte Tecnológico, se reserva el derecho de bloquear el uso de servicios, a aquellos usuarios que a través de los equipos de monitoreo, se detecten haciendo un mal uso del Internet. Artículo 19.- Restricciones del Uso del Software: a. La Municipalidad, debe velar porque el software instalado en las computadoras de escritorio, computadoras portátiles y demás recursos informáticos suministrados a los empleados, cumpla con todos los requerimientos legales y de licenciamiento necesarios. Para ello se deberá incluir dentro del Plan Operativo Anual y presupuesto la asignación correspondiente para la compra de Licencias Autorizadas. b. La modificación de los parámetros de configuración establecidos en las computadoras de escritorio, computadoras portátiles y demás recursos informáticos, solo serán realizados por personal especializado de la Unidad de Soporte Tecnológico. Caso contrario, el empleado o funcionario municipal será totalmente responsable de los daños ocasionados. c. EL usuario no podrá instalar paquetes y programas en los servidores generales de la red, esto sólo se llevará a cabo por el personal de la Unidad de Soporte Tecnológico y en el caso de servidores fuera de la oficina, el administrador del sistema particular bajo la supervisión del personal de la Unidad de Soporte Tecnológico. d. Los usuarios no deberán usar la cuenta de otra persona, ni intentar apoderarse de claves de acceso de otros, así como no deberán intentar acceder ni modificar archivos que no son de su propiedad. e. Un usuario no podrá invadir la privacidad de otro usuario. Los archivos, discos e información, son privados; el Usuario no debe intentar leer, copiar o cambiar los archivos de otro usuario, a menos que haya sido autorizado por escrito por éste.

10 f. Se prohíbe la modificación de los programas, paquetes y configuraciones ya instalados en las estaciones o red. g. El usuario no podrá compartir objetos de su computadora (carpetas, direcciones de disco o impresos), en caso de requerirlo solicitar el respectivo permiso a la Unidad de Soporte Tecnológico. Con el visto bueno del Director competente o Gerente Municipal. h. Es responsabilidad de la Unidad de soporte Tecnológico, mantener actualizados el sistema operativo y el software instalado en las computadoras de escritorio, computadoras portátiles y demás recursos informáticos propiedad de la Municipalidad, con el fin de prevenir problemas de seguridad informática relacionados con los mismos y que pongan en riesgo la disponibilidad y continuidad de los recursos informáticos. Artículo 20.- Restricciones del Uso del Hardware: Las computadoras de escritorio, computadoras portátiles y demás recursos informáticos de la Municipalidad, deben ser operados y utilizados solamente por el personal que se encuentre autorizado para ello y/o el responsable de los mismos. a. Todos los recursos informáticos asignados a una persona, son responsabilidad de la misma por el buen uso de los mismos. En caso de que el recurso informático vaya a ser utilizado por una persona diferente a la que se le asignó, este último debe asegurar y velar porque se haga buen uso de dicho recurso. b. Todas las computadoras de escritorio, computadoras portátiles y demás recursos informáticos deben ser apagados al finalizar la jornada laboral. (Excepto el servidor) c. La protección física de los recursos informáticos, corresponde a las personas, a quienes se les asignaron, y es su deber notificar a la Unidad de Soporte Tecnológico sobre cualquier eventualidad que ocurra sobre dichos equipos. La notificación se debe realizar por escrito. d. La instalación de hardware, la reparación o retiro de cualquier parte o elemento en los recursos informáticos propiedad de la Municipalidad, solo puede ser realizado por el personal autorizado por la Unidad de Soporte Tecnológico. Por ningún motivo los usuarios podrán abrir o desarmar los equipos de cómputo.

11 e. En caso de pérdida, robo o extravío de computadoras de escritorio, computadoras portátiles y/o demás recursos informáticos propiedad de la Municipalidad, se deberá informar directamente por escrito a la Unidad de Soporte Tecnológico, con copia a Jefatura de Recursos Humanos, Unidad de Control Patrimonial de la DAFIM, Auditoría Interna y Gerencia Municipal. f. Se debe mantener un inventario actualizado de todo el hardware que sea propiedad de la Municipalidad, el cual sería responsabilidad del Encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico. De igual manera de las memorias RAM, debiendo identificar cada una de ellas. g. Todo el equipo debe estar plenamente identificado como: Propiedad de la Municipalidad de Jalapa, debiendo colocarle identificador tipo calcomanía. Artículo 21.- Respuesta a incidentes relacionados con Seguridad y mal uso de los Recursos Informáticos: Es deber de la Oficina de Recursos Humanos promover entre los empleados el reporte de los incidentes relacionados con la seguridad informática y el mal uso de los recursos informáticos. De igual manera, se debe investigar y solucionar de la manera expedita y efectiva dichos incidentes, tomando las medidas necesarias para prevenir su recurrencia. Artículo 22.- Evaluación de incidentes: Todos los incidentes de seguridad informáticos y mal uso de los recursos informáticos deben ser evaluados acorde a su circunstancia particular e impacto. Cuando sea necesario se deben enviar los informes a Auditoría Interna, Recursos Humanos y/o Gerencia Municipal para aplicar sanciones disciplinarias acorde con la falta cometida. Artículo 23.- Seguimiento de incidentes: Los incidentes relacionados con seguridad informática y el mal uso de los recursos informáticos, deben ser apropiadamente investigados por personal calificado. Se deben identificar las causas y planear cómo prevenir su recurrencia. La evidencia debe ser apropiadamente recolectada. Deben ser creadas bases de conocimientos de incidentes con sus respectivas soluciones para ayudar a reducir el tiempo de respuesta. Artículo 24.- Mantenimiento Preventivo: El encargado de la Unidad de Soporte Tecnológico y/o Auxiliar de la UST será responsable del mantenimiento preventivo, debiéndolo realizar como mínimo dos veces al año, debiendo dejar constancia escrita del mismo, consignando la firma de satisfacción del usuario a cargo del equipo.

12 CAPITULO IV DISPOSICIONES GENERALES Artículo 25.- Dictámenes Técnicos: El Encargado de la Unidad de Soporte Técnico y/o Auxiliar, deberá presentar sus opiniones y/o dictámenes técnicos para fortalecer y mejorar la calidad de los servicios tecnológicos, presentando proyectos de inversión y planes para modernizar las operaciones municipales, en beneficio de la población jalapaneca. Artículo 26.- Revisión y Actualización: El Concejo Municipal, podrá revisar y actualizar el presente reglamento por iniciativa propia o a propuesta de la Gerencia Municipal y/o de la Unidad de Soporte Tecnológico. Artículo 27.- Vigencia: El presente reglamento interno estará vigente a partir del día de su aprobación por parte del Concejo Municipal