OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEL PROCESO No. 03 DE 2015

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1 Bogotá D.C., 19 de Marzo de 2015 Señores PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN Ciudad Ref: OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEL PROCESO No. 03 DE 2015 Respetados señores, Por medio del presente escrito, dentro de la oportunidad legal correspondiente, en concordancia con el cronograma del proceso establecido en el Proyecto de Pliego de Condiciones y la ley de contratación que rige a la Entidad, presentamos las siguientes observaciones al proceso de la referencia: OBSERVACIÓN 1 En el numeral No. 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA, la entidad manifiesta que se entienden por procesos similares aquellos que involucran la asesoría, apoyo, seguimiento y evaluación para la implementación de un sistema de gestión documental.. De este texto se desprenden varias consideraciones: i) al decir Y significa que debe para ser similar se obliga a ser idéntico; ii) Al decir para la implementación puede significar que no son válidos proyectos con desarrollo, o con operación. Por lo anterior, cordialmente solicitamos a la Entidad, aclarar si en la experiencia que se debe certificar debe estar incluidos en una sola certificación la asesoría, apoyo, seguimiento. OBSERVACIÓN 2 En el numeral No CAPACIDAD FINANCIERA del Proyecto de Pliego de Condiciones la Entidad manifiesta que cuando se trate de consorcios o uniones temporales, los índices de cada uno de los integrantes de la asociación deberán cumplir con el mínimo requerido. Solicitamos a la Entidad, que el cálculo de los indicadores financieros para consorcios o uniones temporales se calcule con la información de cada indicador acreditado en el RUP por cada integrante, se aplique el % de participación como consorcios o unión temporal y la suma cumpla con el mínimo requerido. Esta solicitud se sustenta en el objeto que tiene el conformar Uniones Temporales o sociedades, que no es otro que complementarse para poder maximizar la cualificación técnica o financiera del oferente, y así permitir a las Entidades la posibilidad de contar con propuestas de alta calidad y máxima especialización en los requerimientos planteados para garantizar la correcta ejecución de los proyectos.

2 OBSERVACIÓN 3 Sección: 14. Documentos y Entregables Punto: Casos de uso para cada procedimiento que se establezca basados en la metodología RUP/UML. Recomendación: Es contraproducente utilizar metodología de desarrollo de software en un proyecto de implantación de un ECM; usar RUP/UML en un proyecto de Gestión Documental es una mala práctica y entorpece el buen funcionamiento del proyecto. Generalidades Punto: Se hace uso indistinto de BPM y Workflow y realmente BPM se considera tecnológicamente una evolución de Workflow. Recomendación: Solo usar termino de BPM y eliminar Workflow; usar workflow permitirá que los proveedores ofrezcan soluciones no acordes solo para ser más económicos. Sección: d. Especificaciones técnicas / Concurrencia Punto: El documento indica: El NUEVO SISTEMA debe permitir la concurrencia de 4500 usuarios internos a nivel nacional, sin que esto degrade los tiempos de respuesta en el sistema y de al menos de internet. En caso que se requiera aumentar la concurrencia interna o externa, el sistema debe estar en capacidad de permitirlo. Observación: No deja claridad de la cantidad total de usuarios internos, en el caso de usuarios de internet no es recomendable que accede el sistema directamente sino a una capa Web externa con funcionalidades limitadas, se recomienda indicar con claridad las funcionalidades requeridas para los usuarios externos. Sección: d. Especificaciones técnicas / Traductor Punto: El uso de tecnologías de traducción dentro de una solución de ECM no es recomendada porque implicaría productos adicionales para una funcionalidad que tiene poco uso o no es de uso masivo; se recomienda que personas que necesiten estas facilidades cuenten con herramientas especializadas de traducción más completas. Recomendamos eliminar este punto del pliego. Sección: Licencias para servidores Se indica: Para el NUEVO SISTEMA y sus herramientas se debe otorgar licencia de uso a favor de la ENTIDAD, a perpetuidad y para un número ilimitado de usuarios. Observación: Licencias ilimitadas de una solución con EMC y BPM no es recomendado porque encarece la solución

3 Recomendamos especificar los usuarios de gestión o que participan activamente en procesos y los usuarios de solo consulta. Los principales fabricantes no poseen licencias ilimitadas. OBSERVACIÓN 4 Según el ofrecimiento de calidad, página 43 del proyecto de pliego de condiciones, Al proponente que ofrezca por un (1) año y sin costo para la Entidad, dos (2) Ingenieros de Sistemas, adicionales a los requeridos en el equipo de trabajo mínimo, con el lleno de los requisitos descritos en el Anexo de especificaciones técnicas, se otorgará trescientos (300) puntos y al que ofrezca un (1) Ingeniero con el lleno de los mismos requisitos, se le otorgarán ciento cincuenta (150) puntos. Por favor aclarar lo siguiente: Estos ingenieros son adicionales a los requeridos en el Anexo Especificaciones Técnicas, página 38, donde indica: Durante el periodo de garantía, el contratista debe proporcionar en sitio dos (2) ingenieros para el soporte técnico y funcional de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos de Sistema.? Cuando hace referencia al lleno de los requisitos del equipo de trabajo mínimo quiere decir con el perfil de INGENIERO DE SISTEMAS descrito en el Equipo Mínimo del Anexo Especificaciones Técnicas? OBSERVACIÓN 5 Anexo Especificaciones Técnicas, página 4, numeral 13, dice: el sistema debe estar en condiciones de ofrecer servicios de certificación digital, autenticación y seguridad documental, como Correo certificado electrónico, Firmas digitales y archivo o expediente electrónico certificado.. Por favor aclarar si esto hace referencia a que el sistema esté en capacidad de integrarse con servicios de terceros que permitan la certificación y la firma digital, o si la Entidad requiere que la herramienta base del SIGDEA brinde nativamente estos servicios. OBSERVACIÓN 6 Anexo Especificaciones Técnicas, página 17, dice: el SIGDEA debe ejecutar las reglas establecidas por el bus de integración previamente definidas en la creación de los procesos.. Cuenta la Entidad con un bus de servicios?, cuál?, o este debe ser ofrecido como parte del SIGDEA? OBSERVACIÓN 7 Anexo Especificaciones Técnicas, página 19, dice: El SIGDEA debe establecer flujos adhoc en cualquier tarea o etapa asociada a un proceso.. Por favor aclarar con mayor detalle este requerimiento.

4 OBSERVACIÓN 8 Anexo Especificaciones Técnicas, página 27, dice: El SIGDEA debe proveer una herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico, que permitan conectarse a fuentes de datos y el sistema de Planeación estratégica e indicadores de la PGN y presentar la información de acuerdo con las necesidades de usuario.. Esta funcionalidad hace referencia a poder realizar consultas y construir reportes utilizando como criterios de filtro y agrupación los campos asociados al modelo de datos de los radicados, o a contar con funcionalidad de estadística para identificar patrones y tendencias dentro de la información, por favor aclarar. OBSERVACIÓN 9 Anexo Especificaciones Técnicas, página 34, dice: El valor de la hora para personalizaciones no podrá superar el valor del promedio de las horas de los sistemas, vigente para la fecha en que se pueda realizar el contrato de garantía y personalización del SIGDEA. Por favor indicar cuál es el valor hora promedio actual de estos contratos para realizar una proyección adecuada. OBSERVACIÓN 10 Anexo Especificaciones Técnicas, página 25, dice: El SIGDEA debe proveer un reporteador especializado en construcción de interfaces XML y GELXML, para extraer y presentar información procedentes de las bases de datos que tenga la PGN (u otras fuentes de datos), y permitir el diseño y generación de consultas dinámicas, completamente personalizadas, ofreciendo opciones de navegación y presentación de los datos en tiempo real (Incluyendo selección de gráficas).. Las soluciones de gestión documental y BPM cuentan con reporteadores con posibilidad de explorar la información que viaja dentro de los procesos y la que genera el contenido gestionado en el repositorio, pero no la combinación de distintas fuentes a través de procesos de ETC (extracción, transformación y carga), lo cual es típicamente atendido por una solución de Inteligencia de Negocios. Solicitamos acotar el requerimiento a la información existente en el SIGDEA. OBSERVACIÓN 11 Anexo Especificaciones Técnicas, página 29, dice: El SIGDEA debe permitir la concurrencia de 4500 usuarios internos a nivel nacional, sin que esto degrade los tiempos de respuesta en el sistema y de al menos de internet.. Entendiendo por concurrentes los usuarios que ingresan al sistema en forma SIMULTÁNEA, en un lapso de tiempo de 1 segundo y todos estos usuarios están ingresando documentos en forma SIMULTÁNEA; y tomando en cuenta que en los sistemas de gestión documental se maneja un nivel de concurrencia que oscila entre el 10% y el 20% de los usuarios totales, solicitamos aclarar si estos valores de 4500 usuarios internos y usuarios de internet

5 corresponden a los usuarios totales del sistema o efectivamente a los usuarios concurrentes del sistema. OBSERVACIÓN 12 Anexo Especificaciones Técnicas, página 28, dice: El SIGDEA debe permitir la administración de usuarios del sistema en el establecimiento de contraseñas, nivel organizacional al que pertenece el usuario, localización geográfica, cargo, jefe inmediato, extensión IP y permitir la activación o inactivación del usuario. Los usuarios y contraseñas deben ser los que se encuentran creados y son válidos en el Directorio Activo.... El SIGDEA debe permitir la administración de la seguridad en cuanto al manejo de contraseñas encriptadas, administración de eventos de auditoría tales como los ingreso de los usuarios, fecha, hora, tipo de evento, descripción del evento, dirección IP desde la que se originó el evento.. Estos requerimientos normalmente se resuelve a través de la integración de la solución de gestión documental con el directorio activo, lo cual es consistente con lo que menciona el proyecto de pliegos en la misma sección donde dice: El SIGDEA debe integrarse con el Directorio Activo de Microsoft Windows Servers para facilitar los trámites y flujos de trabajo documentales de administración de usuarios y estructuras organizacionales, y la creación y autenticación de usuarios es a través del LDAP.. Solicitamos aclarar el requerimiento y mantener este último requerimiento, suprimiendo los dos anteriores mencionados en esta observación. OBSERVACIÓN 13 Anexo Especificaciones Técnicas, página 18, dice: El SIGDEA debe proveer una herramienta de diseño gráfico amigable, con una caja de herramientas que contiene los principales elementos de la notación BPM para el modelamiento de procesos de negocio.. BPM no es un estándar de notación, el estándar de notación es BPMN (Business Process Model and Notation). Por favor aclarar si la notación que se debe cumplir es BPMN y que versión de dicho estándar, tomando en cuenta que esta notación se encuentra actualmente en la versión 2.0. OBSERVACIÓN 14 Anexo Especificaciones Técnicas, página 18, dice: Un (1) ingeniero en Gestión de Documentación o afín, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar.. Validando en el Ministerio de Educación, no existe en Colombia el programa profesional de Ingeniería en Gestión de Documentación. Por favor aclarar qué carreras serían entonces válidas para este perfil.

6 OBSERVACIÓN 15 Anexo Especificaciones Técnicas, página 41, dice: La garantía anual se pactará como el 5% del valor del licenciamiento del SIGDEA pactado en el contrato producto del presente proceso licitatorio.. Por favor aclarar lo siguiente: Esta referencia porcentual hace referencia a los años posteriores a los 3 años de garantía que deben ser incluidos como parte de la oferta requerida en el proyecto de pliegos? Esta garantía anual hace referencia a una extensión de garantía sobre los desarrollos realizados por el implementador de la herramienta sobre la plataforma base sobre la cual se hubiere implementado el SIGDEA o esta garantía anual debe incluir el mantenimiento y soporte directo del fabricante de la plataforma base sobre la cual se hubiere implementado el SIGDEA, incluida la liberación de nuevos releases de los productos. En caso que la garantía anual deba incluir el mantenimiento y soporte directo del fabricante de la plataforma base sobre la cual se hubiere implementado el SIGDEA, incluida la liberación de nuevos releases de los productos, solicitamos respetuosamente que este porcentaje se eleve al menos al 20% ya que las plataformas de ECM distintas a desarrollos locales, robustas como para cumplir el requerimiento actual y futuro de la Entidad, manejan como estándar un porcentaje similar al planteado en esta observación. Tomando en cuenta que el SIGDEA podrá estar soportado en una plataforma de ECM (Enterprise Content Management) o en español, Gestión de Contenido Empresarial, solicitamos se ajuste la redacción en el Plan de Entrega y Cumplimiento (página 38 de la Ficha Técnica), fila Instalación y entrega de licencias y de servidores de la siguiente manera: A partir de la suscripción del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de treinta (30) días para entregar las licencias de sistema operativo, servidores, motor de base de datos y la plataforma sobre la cual estará soportado el SIGDEA y todos sus componentes y herramientas, e instalarlas en la PGN. OBSERVACIÓN 16 En el Plan de Entrega y Cumplimiento (página 38 de la Ficha Técnica), fila Instalación y entrega de licencias y de servidores, nos permitimos solicitar se amplíe el plazo de treinta (30) a sesenta (60) días calendario para realizar la instalación del SIGDEA, tomando en cuenta los plazos de formalización del contrato, posibles días festivos e imprevistos. Así mismo, en busca de mantener la consistencia a través de todo el documento, en el Plan de Entrega y Cumplimiento (página 39 de la Ficha Técnica), fila Análisis y Diseño de requerimientos, Gestión del cambio y parametrización del sistema, y de igual forma en las distintas secciones de los distintos documentos de la invitación realizar el mismo ajuste.

7 OBSERVACIÓN 17 En el Plan de Entrega y Cumplimiento (página 39 de la Ficha Técnica), fila Análisis y Diseño de requerimientos, Gestión del cambio y parametrización del sistema, nos permitimos solicitar se amplíe el plazo de ciento ochenta (18) a doscientos veinte (220) días calendario y que se ajuste su redacción así: A partir de la suscripción del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de doscientos veinte (220) días calendario para realizar el análisis y diseño de requerimientos, parametrizar e implementar en el software del SIGDEA los requerimientos identificados, y entregar toda la documentación relacionada a la misma, junto con el diseño propuesto. OBSERVACIÓN 18 En el Plan de Entrega y Cumplimiento (página 39 de la Ficha Técnica), fila Implementación, y Entrega a satisfacción de la solución, solicitamos se aclare si es a partir de los 360 o de los 400 días calendario, que se cuentan los 270 días para el desarrollo, configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en funcionamiento del SIGDEA y sus herramientas, en trece (13) regionales. Tomando en cuenta que el proyecto no involucra la digitalización y/o captura de información de forma masiva en el SIGDEA implementado, solicitamos se retire del equipo de trabajo requerido a los 4 digitadores, ya que no serían requeridos para lograr el cumplimiento del objeto del contrato. OBSERVACIÓN 19 Cuántos puntos de digitalización/indexación requiere tener la Entidad?, cuántos de estos puntos de digitalización/indexación podrían considerarse como ocasionales, entendiendo ocasional por 20 horas al mes digitalizando/indexando? OBSERVACIÓN 20 Por favor suministrar volúmenes de radicados por unidad de tiempo (mes, semana, día), volumen de documentos a digitalizar por unidad de tiempo (mes, semana, día), volumen de documentos a almacenar en el repositorio documental y peso estimado en Kb de los mismos. Agradecemos la atención y quedamos atentos a sus comentarios. Atentamente, MARCO ANTONIO BARÓN ARGOTE C.C.: DE BOGOTÁ REPRESENTANTE LEGAL GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES GTS S.A.

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