ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS agosto 2004 Derechos Reservados Archivo General de la Nación

2 Presentación El Archivo General de la Nación, a través de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos y el Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal, de conformidad con los lineamientos sexto, fracción III, décimo tercero, décimo cuarto y quinto transitorio de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, relativos a elaboración del Catálogo de disposición documental de cada dependencia o entidad, pone a su disposición el presente instructivo. Su diseño responde a la misma finalidad: registrar en forma sistemática los resultados del proceso de identificación y valoración de las series documentales durante su ciclo vital. Objetivo Establecer una base metodológica que oriente la elaboración de instrumentos específicos de disposición documental. Objetivos específicos Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información. Conocer el proceso de asignación de valores a cada una de las series documentales identificadas. Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales o asociados a una norma legal, fiscal o contable. Registrar y establecer un instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por la dependencia o entidad, a partir de los resultados del proceso de identificación y valoración. Definiciones Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. 1 Derechos Reservados Archivo General de la Nación

3 Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades es esporádica, y que permanecen en él hasta su destino final. 2 Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. 3 Baja documental: eliminación de la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. 4 Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reservado o confidencialidad y el destino final. 5 Disposición documental: es una suma de criterios y mecanismos que permiten regular el tránsito de los documentos de archivo entre un tipo de archivo y otro y su permanencia o eliminación, con la serie documental como unidad de trabajo. 6 Documentación activa: es la necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. 7 Documentación semiactiva: es la de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. 8 Documentación histórica: es la que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. 9 Muestreo: es la selección deliberada de determinados expedientes, volúmenes o cualquier otro formato de una clase o serie documental, como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación. 10 Método de ejemplar o testigo. Consiste en la selección uno o varios expedientes dentro de una serie documental, para ilustrar la práctica administrativa del momento. No debemos considerarlo una muestra auténtica, ya que no manifiesta las características del conjunto. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

4 Cualitativo o selectivo. Es una operación totalmente subjetiva, pues se usa con una serie de criterios preconcebidos con los cuales se conservan los documentos más importantes o significativos de una serie. Sistemático. Consiste en establecer un criterio previo de selección numérico, cronológico, geográfico o alfabético para realizar el muestro. Es el que ofrece una mayor garantía, aunque debe tenerse en cuenta que no podemos aplicar todos sobre cualquier serie documental, sino que se aplicara un criterio u otro en función de su organización. Aleatorio. Se basa en el principio estadístico de que la aleatoriedad implica que todo expediente de una serie documental tiene las mismas posibilidades de representarla. Por tanto, la muestra se debe tomar al azar. Cuanto mayor sea el tamaño de la muestra, más exacto y fiable será el resultado obtenido. Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental. 11 Selección: proceso de tipo práctico que sigue las directrices de la fase de valoración, y diferencia las series a conservar de las que deben eliminarse. Cuando se trata de selección parcial podemos utilizar técnicas de muestreo. 12 Serie documental: es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. 13 Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente (del archivo de concentración al archivo histórico: transferencia secundaria). 14 Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. 15 Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. 16 Derechos Reservados Archivo General de la Nación

5 Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). 17 Conceptos generales El método de trabajo en materia de disposición documental se sustenta en el concepto del ciclo vital de la documentación que establece una diferenciación entre tres etapas que sigue la documentación: activa, semiactiva e inactiva (histórica). La función archivística se fundamenta en: La existencia de un sistema de archivos o conjunto de distintos tipos de archivo a través de los cuales debe pasar la documentación desde el momento que se produce en las oficinas hasta que es eliminada o definitivamente conservada en un archivo histórico. La identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por la dependencia o entidad. Las normas específicas para el tratamiento de cada serie documental, por las que se establecen los periodos de permanencia en los distintos tipos de archivo y los plazos de su conservación y accesibilidad. La legislación y el procedimiento administrativo que permiten el control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos. Así, el paso de los documentos por los distintos archivos hace necesario un control administrativo que integre los diversos elementos que confluyen en lo que se denomina, genéricamente, disposición documental. Este contexto está determinado por dos elementos fundamentales: el funcional y el orgánico. FUNCIÓN + SUJETO PRODUCTOR + DOCUMENTO DE ARCHIVO = SERIE DOCUMENTAL Derechos Reservados Archivo General de la Nación

6 Cuando cambia uno de esto tres elementos cambia la serie, de manera que las series documentales serán tantas como las actividades y funciones desarrolladas por la dependencia o entidad. Identificación y valoración El instrumento básico de control y de trabajo para iniciar el proceso de disposición documental en sus etapas de identificación y valoración, es el Cuadro general de clasificación archivística que integra las series documentales de la dependencia o entidad; cada una de ellas representa la unidad de trabajo para la aplicación de las etapas de identificación y valoración. La etapa de Identificación consiste en la investigación y análisis de las características de los dos elementos esenciales que constituyen la serie documental: - El elemento orgánico. Sujeto productor. - El elemento funcional. Documento de archivo. Para ello es imprescindible recopilar toda la información existente sobre: - Evolución orgánica del sujeto productor. - Disposiciones que regulan sus competencias. - Normas de procedimiento que condicionan la aplicación real de esas competencias. - Normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa. - Manuales de organización, de procedimientos, repertorio legislativo, etc. - Consulta directa con las personas que están tramitando y produciendo los documentos, quienes, además de resolver cualquier duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales, son las únicas que pueden suministrar datos con relación a la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la finalización del trámite. Dentro de esta etapa los tres campos a trabajar para todas y cada una de las series documentales son: Procedencia institucional que permite conocer el organismo que generó la documentación y, en consecuencia, la función de la cual deriva en relación directa. La caracterización documental que informa de soportes, tipología, volumen y organización. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

7 La descripción informativa que comprende contenido informativo, relación entre serie y función, común o sustantiva, periodo que cubre la información y relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines. La segunda etapa es la Valoración, proceso intelectual que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales (nivel macro en vez de expediente por expediente o pieza por pieza), fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Los resultados de esta etapa son: El establecimiento del plazo de permanencia de cada serie en el archivo de trámite o de concentración. La información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable. Información sobre la posibilidad de desarrollo de valores secundarios. La eliminación de los ejemplares duplicados de cada serie. Establecimiento de los criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental. La aplicación práctica de estos resultados constituirá el conjunto de instrucciones que darán contenido al Catálogo de disposición documental. Análisis de los valores La valoración documental se divide generalmente en dos etapas, cada una de las cuales responde a una serie de necesidades particulares y cuyo propósito, en consecuencia, debe diferenciarse: La primera etapa se denomina valoración primaria por una simple razón de orden; la segunda, se denomina valoración secundaria. Así la valoración primaria busca establecer ciertos parámetros de utilidad institucional de la documentación gubernamental. Existen al menos tres distintos elementos de juicio (administrativo, fiscal, legal) para determinar la necesidad institucional de retener por cierto tiempo sus documentos de archivo. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

8 V. Administrativo: el que tiene los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. PRIMARIOS V. Legal: el que puedan tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley. V. Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. SECUNDARIOS V. Contable: el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación destinadas al control presupuestario. V. Informativo: el que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualesquiera actividades de la administración. V. Evidenciales, testimoniales: el que posee un documento de archivo como fuente primaria para la Historia. Junto con los valores de los documentos, debemos tener en cuenta una serie de criterios que nos ayudarán a reflexionar sobre la documentación que estamos investigando. Manuel Romero Tallafigo 18 propone: Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales). Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia. Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación. Además de los documentos de archivo, dentro de las oficinas existen los documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa, materiales que son útiles pero requieren de tratamientos distintos. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

9 DOCUMENTOS DE ARCHIVO Documentos que sin importar su forma o medio han sido creados, recibidos, manejados y usados por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad. Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de documentación única. Están estructurados en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. Son o pueden ser Patrimonio Documental. Cumplida su vigencia administrativa, pasan al archivo de concentración para su conservación precautoria por su vigencia fiscal o legal; posteriormente, previa valoración documental, pasan al archivo histórico de la dependencia, entidad o al Archivo General de la Nación para su conservación permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial. DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc. No son documentos estructurados con relación a un asunto. Su vigencia administrativa es inmediata o de no más de un año. No son transferidos al archivo de concentración. Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad. DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contienen para apoyo de las tareas asignadas. Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas. Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan por su valor de información (biblioteca o centro de documentación). No se transfieren al archivo de concentración. Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

10 Para el caso de los documentos de comprobación administrativa inmediata, se recomienda incluir en el catálogo de disposición documental un listado general indicando su vigencia con base en su utilidad en la oficina generadora. Para su baja, se remitirá por escrito solicitud al titular del archivo de concentración para su visto bueno y supervisión de la misma. Metodológica de trabajo: En la fase de valoración se aprovechan los trabajos de identificación, de tal manera que se estudiará cada una de las series identificadas. Así podemos establecer los siguientes pasos a seguir: E PROCESO PROCEDIMIENTOS RESULTADOS I D E N T I F I C A C I Ó N Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Entrevista con los productores de los documentos en el ámbito institucional. Compilación de la información institucional, Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la dependencia o entidad. Estructura interna de la dependencia o entidad, funciones y manuales de procedimientos. Organigramas. Reglamento interno. -Análisis de cada serie documental. -Estudio del trámite, y procedimiento que generan los expedientes y documentos de archivo básicos que integran cada serie. -Valoración primaria de las series documentales. Identificación del organismo y unidades administrativas productoras de la documentación. Identificación de las series documentales. Elaboración del cuadro de clasificación archivística. La información obtenida en cada una de esas tareas llevará a la confección de un primer borrador de los plazos de conservación y de disposición documental. V A L O R A C I Ó N Análisis y determinación de valores primarios. -Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo. -Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dónde se encuentran. Aquí se comparará la información que tiene cada expediente generado por cada unidad administrativa que interviene en un procedimiento concreto, y se Confección del cuadro de valoración y selección, donde se indica plazo de transferencia, plazo de selección y eliminación y plazo de acceso. Repertorio de fichas técnicas. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

11 realizará mediante la comparación del contenido básico de los documentos. -Elaboración de propuestas de la valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso. R E G U L A C I Ó N Elaboración integración Catálogo disposición documental. e del de Integrar y registrar la información en los formatos establecidos con sus plazos de conservación y técnicas de selección. El Catálogo de disposición documental se integrará por: Introducción o presentación. Marco legal. Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental. C O N T R O L Validación aplicación. y Recabar firmas y autorización. Aprobación y validación por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información. El coordinador de archivos remitirá al Archivo General de la Nación para su visto bueno. Se iniciará su difusión. a. Series complementarias Son las que al responder a trámites administrativos diferentes, contribuyen a la realización de un mismo objetivo,, resultando así una información complementaria. b. Series paralelas Son las que se materializan en actividades administrativas que reproducen en copia otras series con información idéntica. Para facilitar la sistematización de la información, todos los datos obtenidos en la fase de valoración se pueden ir plasmando en fichas de valoración que, una vez finalizadas, deberemos unir al repertorio de series documentales. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

12 Logotipo Ficha de valoración SERIE DOCUMENTAL Área de identificación Unidad administrativa: Nombre del área: dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, departamento o equivalente. Área de contexto 1. Clave de la serie Nombre de la serie Indicar clave y nombre conforme al cuadro de clasificación de archivos de la dependencia o entidad. 2. Clave de la subserie Nombre de la subserie Clave de la subserie Nombre de la subserie Clave de la subserie Nombre de la subserie Cuando se decida que la serie tendrá además una subserie u otras más, se indicará su clave y Nombre; en caso contrario, no aplica. 3. Función por la cual se genera la serie: Se establecerá brevemente la función con base en el reglamento interior o manual de organización o programa. 4. Áreas de la unidad administrativa que intervienen en la generación, recepción, trámite y conclusión de los asuntos o temas a los que se refiere la serie: No más de tres en orden de importancia (primero el área de mayor interrelación). 5. Áreas de otras unidades administrativas relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos o temas a los que se refiere la serie: No más de tres en orden de importancia (primero el área de mayor interrelación). Derechos Reservados Archivo General de la Nación

13 6. Fechas extremas de la serie de (año) a (año). Anotar los años extremos inicial y final de la serie en su conjunto. 7. Año de conclusión de la serie Aplica en el caso de que la serie se cierre 8. Términos relacionados de la serie Palabras clave que apoyen la localización de asuntos o temas relacionadas con la serie, no más de cinco. 9. Breve descripción del contenido de la serie: Resumen sobre los asuntos o temas que se manejan en la serie. 10. Tipología documental: Descripción de la clase de documentos que contiene el expediente individual de la serie. 11. Condiciones de acceso a la información de la serie: Información pública Información reservada Información confidencial Marcar con X el tipo de información que contienen los expedientes de la serie (puede marcarse uno o los tres). 12. Valores documentales de la serie: Administrativo Criterio o justificación administrativa por el cual debe conservarse la documentación. Legal Disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o evento que determina el plazo de conservación o vigencia documental. Fiscal o contable Normatividad técnica o disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o evento que determina el plazo de conservación o vigencia documental. Marcar con X el valor documental que corresponde a la serie (puede marcarse uno o hasta tres). 13. Vigencia documental de la serie: Plazo de reserva (cuando aplica). Número de años Vigencia documental. Número de años Vigencia completa 14. La serie tiene valor histórico? Si No Derechos Reservados Archivo General de la Nación

14 15. Nombre del área responsable donde se localiza la serie: Nombre del área dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, departamento o equivalente. 16. El responsable de la Unidad Generadora de la serie documental: Nombre y firma. 17. El responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa o del área generadora: Nombre y firma. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

15 Registro general La información para cada serie documental se registrará en un formato que incluirá: Contexto documental Elementos Descripción 1 Sección Registrar el nombre de la sección 2 Código Clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la subserie, de acuerdo con el Cuadro general de clasificación archivística Niveles 3 Serie y subserie Nombre genérico de la serie y en su caso la subserie documental Plazos de conservación Valoración primaria 4 A Valor administrativo: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie documental. 5 L Valor legal: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie documental. 6 F Valor fiscal: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie documental. Vigencia 7 AT Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite. 8 AC Indicar con número los años de conservación en el archivo de concentración. 9 Total Indicar con número el total de años de conservación (AT + AC) Técnicas de selección 10 Eliminación Marcar con una X si corresponde. 11 Conservación Marcar con una X si corresponde. 12 Muesteo Marcar con una X si corresponde. 13 Observaciones Indicar las observaciones que por su naturaleza no pueden ser consideradas dentro de los otros rubros. Contexto de la información 1. Indicar con número los años de reserva, si es el caso. Periodos adicionales (ver capitulo III fracción decimoctava de la 14 Periodo de reserva Conservación de archivos en Lineamientos para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, DOF/02/ Información confidencial Marcar con una X si corresponde. Derechos Reservados Archivo General de la Nación

16 Notas: 1-9, 11, 13-17: Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20/02/2004). 10,12: Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal. Glosario. 18. Romero Tallafigo, Manuel, Archivística y archivos. Soportes, edificios y organizaciones, Carmona, S&C Ediciones, Asociación de Archiveros de Andalucía, Bibliografía La Torre Merino, José Luis, y Mercedes Martín-Palomino y Benito, Metodología para la identificación de fondos documentales, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000, 109 pp. Archivo General de la Nación, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal, Lineamientos generales para el establecimiento de un registro central de disposición documental, México, 1986, 42 pp. Hull, Félix, Utilización de las técnicas de muestreo en la conservación de Registros: un estudio RAMP y directrices al respecto, París, PGI, UNESCO, Alday García, Araceli J., El proceso de valoración documental, Reunión Nacional 2003, versión en web Derechos Reservados Archivo General de la Nación

17 SECCIÓN: (1) CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO NIVELES PLAZOS DE CONSERVACIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALORACIÓN PRIMARIA A VIGENCIAS ELIMINACIÓN CONSERVACIÓN MUESTREO L F AT AC Total OBSERVACIONES INFORMACIÓN PERIODO DE RESERVA CONF. (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) Derechos Reservados Archivo General de la Nación 2004