FORMATO ICODIGO: FORFAT08

Transcripción

1 FECHA: 2004 / 10 / 06 Actas IVERSIÓN: 2 Página 1 de 2 Reunión Comité de Calidad Acta 122 Ciudad, fecha y hora: Bogotá, 29 de Septiembre de 2010,9:00 a.m. Lugar de la reunión: Sala de reuniones oficina de Planeación. Asistentes: Representante de la dirección efe de Control Interno Profesional de Planeación Profesional Oficina urídica Profesional Recursos Humanos Profesional Subgerencia administrativa v fin. Técnico Subgerencia Comercial Profesional Control Interno German Ortiz Dora Alba Ortiz Leonardo Martin Andres Felipe Ceballos Maria Paula Diaz del Castillo Yaneth Muñoz Mery Rojas aneth Gonzalez Invitados: Orden del día: 1. Aprobación del acta anterior 2. Revisión de la política de calidad Revisión de los objetivos de calidad Actualización de la resolución del comite de calidad Seguimiento a compromisos del acta anterior Varios Desarrollo 1. Aprobación del acta del comité anterior. El Profesional de Planeación dio lectura al acta de la última reunión del comité de calidad realizada el día 09 de agosto, la cual queda aprobada por parte de los asistentes al comité. 2. Revisión de la Política de Calidad. El Profesional de Planeación informa al comité que se hace necesario revisar la política de calidad, para presentar una propuesta en la próxima reunión de revisión gerencial del sistema de gestión de calidad. Para ello se da lectura a la política de calidad vigente y se confronta frente a los requisitos establecidos en el numeral 5.3 de las normas ISO 9001 :08 y NTCGP 1000:09 para garantizar que la política de calidad definida por la entidad cumple con estos lineamientos. Una vez realizado este análisis, el comité considera que la actual política da respuesta a estas directrices por lo cual se considera que sigue siendo vigente y será presentada en la próxima revisión gerencial para su aprobación.

2 FECHA: 2004 / 10 / 06 Actas IVERSIÓN: 2 Página 2 de 2 '1 3. Revisión de Objetivos de Calidad. v De acuerdo con la aprobación realizada a la política de calidad en el numeral anterior, el comité considera prudente conservar los mismos objetivos de calidad vigentes a la fecha para garantizar la coherencia entre la política y los objetivos de calidad, Por lo tanto estos objetivos serán presentados sin modificaciones en la próxima revisión gerencial, hasta que se implementen nuevos lineamientos por parte de la nueva administración de la Entidad. 4. Actualización de la Resolución del Comité de Calidad. El comité revisa en detalle la resolución vigente del funcionamiento y conformación del comité de calidad, la cual había sido enviada previamente por el profesional de planeación para su revisión preliminar. Con base en la lectura realizada por cada uno de los asistentes se acuerda actualizar la resolución realizando los siguientes cambios: ~ Actualizar las consideraciones de la resolución de acuerdo con la nueva normatividad vigente en cuanto a la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad. ~ Mantener la conformación vigente del comité, adicionando la presencia de un representante de cada proceso. ~ Modificar la función cinco: "Velar porque la documentación del sistema de calidad este actualizada y vigente" por "Realizar seguimiento a la documentación del sistema de gestión de calidad para que este actualizada y vigente". ~ Modificar la función siete: "Garantizar la eficacia de la comunicación interna" por "Fomentar la comunicación interna". ~ Modificar la frecuencia de las sesiones del comité las cuales pasan de ser mensuales a ser trimestrales. ~ Modificar el quórum deliberatorio de "número igualo superior a cinco (5) de sus miembros" por "la mitad mas uno de sus miembros". ~ Aclarar el cargo del secretario de "Coordinador de Calidad" por "Profesional de Planeación que desempeña las funciones de Coordinador de Calidad". 5. Seguimiento compromisos del acta anterior. Se realizo seguimiento a los compromisos acordados en el acta W 124 así: 1 Enviar la información revisión gerencial para 2 Entregar trimestralmente al proceso Información y Documentación la información Todos los procesos del SGC Subgerente Comercial 20 de agosto de Permanente Se aclara que los procesos Ejecución de Eventos, Información y documentación administrativa y Gestión están pendientes por información. enviar la Actividad ejecutada según seguimiento realizado.

3 FECHA: 2004 / 10/ 06 Actas IVERSIÓN: 2 Página 3 de 2 '1 de gestión del proceso de... Comercialización 3 Convocar y realizar mesa de Coordinador de Calidad 20 de agosto de Actividad ejecutada según trabajo para análisis de causas - Proceso de seguimiento realizado. y definición de acciones, riesgo Mejoramiento proceso Información y Documentación 4 Publicar documentación del Coordinador de Calidad 13 de agosto de Actividad pendiente por SGC en el nuevo portal realizar hasta que se terminen las actividades de desarrollo del portal de la entidad. ~ 6. Varios Control de Documentos Con el propósito de establecer mayores controles a la documentación del SGC, el Representante de la Dirección propone que los responsables de proceso, una vez publicado una nueva versión de un documento, aprueben al siguiente dia que efectivamente la versión publicada corresponde a la versión oficial. (Nuevo punto de control a la gestión documental del SGC). Esta propuesta es aprobáda por el comité, para lo cual se actualizará el procedimiento de control de documentos incluyendo esta nueva actividad y se implementaran las acciones correspondientes. Así mismo se acordó implementar las siguientes acciones relacionadas con este tema: 1. Enviar por lo menos dos correos al año a los responsables de proceso para validar las versiones vigentes de los documentos. 2. Realizar mesas de trabajo con los responsables de proceso verificando el control de documentos. 3. Implementar doble publicación de la documentación del SGC (Pagina web y Red Interna) 4. Gestionar la adquisición del software para la sistematización del SGC. Compromisos acordados 1 Actualizar la resolución del Profesional de 29/oct./2010 comité de calidad Planeación 2 Implementar los puntos de Profesional de 29/oct./2010 control propuestos al control de Planeación documentos 3 Gestionar la adquisición del Profesional de 29/oct./2010 software para sistematización Planeación del SGC. Hora de finalización de la reunión: 11: 1O a.m. Quien transcribe: Leonardo Martin.

4 ~. FORMATO ICODIGO: FORFAT08 FECHA: 2004 / 10/ 06 artesanias Actas IVERSIÓN: 2 Página 4 de 2 Aprueba: ~)'-{ 1~ 7 -- Dr.GermanciZ~ Representante de la dirección. r,

5 artosanias do colombia FORMATO LlS..E ASISTENCIA ACTIVIDADES OPERATIVAS SGC Proceso de Planeación del Sistema de Gestión de Calidad Codigo: FORPLA Versión: 1 Fecha: Nov. 11 /2009 ~ /ZéOH/O# COH/r ;>E CA /:4t / 20.:;ZO VA#E~C/dP s:'6":c. 4.C~dóP.PE: C/ c.,p./;?.v E"/Idt:tV s-' Cc...