CITAS PARA ENTREGA EN CEDIS

Transcripción

1 CITAS PARA ENTREGA EN CEDIS OBJETIVO Este manual tiene como objetivo explicar el funcionamiento del módulo de citas en Provecomer a través del cual podrá ingresarlas, indicar los transportes y pedidos que está relacionando y recibir la confirmación definitiva. Contempla las citas para entrega de mercancía en el Centro de Distribución de Tultilán exclusivamente. Los puntos a cubrir son los siguientes: Acceso al portal Menú de citas Solicitud de citas Consulta de citas programadas Agradecemos aplique las recomendaciones que en esta pagina se especifican para que sea lo más ágil posible la entrega de su mercancía ACCESO AL PORTAL El acceso al portal de proveedores es a través de la dirección de Internet: A continuación se presenta la pantalla donde se va a ingresar al portal de Provecomer.

2 En esta pantalla se presenta el acceso al manual de proveedores, una opción para registro de proveedores nuevos, una liga al sitio de ventas a clientes de Comercial Mexicana y una liga al sitio de Relación con Inversionistas. En la parte derecha se presenta un recuadro donde se capturará el número de usuario que tiene asignado y la contraseña que tiene definida. Más adelante se definirán los pasos a seguir en caso de no contar con alguna de ellas. En caso de que no exista el número de proveedor, la contraseña este equivocada o el usuario tenga bloqueado el servicio presentará el mensaje de: Error en clave o contraseña Es necesario solicitar atención telefónica para que atiendan su caso y le permitan operar correctamente en el nuevo portal (Anexo 1.-Atención telefónica). Todos los proveedores dados de alta en los sistemas de Mercaderías de Comercial Mexicana pueden ingresar al nuevo portal al igual que ingresan al anterior. Una vez que se ingrese correctamente al nuevo portal de proveedores se presentará la página principal de trabajo que se compone de las siguientes partes: Las partes que la componen son: Encabezado principal Opción para terminar la sesión y salir del portal de Provecomer El menú principal de opciones que permanece siempre abierto e incluye opciones de uso general para toda la navegación y que se explicará más adelante a detalle.

3 El menú de opciones de información que se abrirá en subopciones al dar click en cada una de ellas. El área de avisos principal que se presenta al momento de iniciar una sesión de navegación y posteriormente será reemplazada por las consultas que se vayan seleccionando del menú. El área de avisos personalizados donde se presentará información exclusiva para cada proveedor y estará disponible al inicio de la sesión o cuando se actualice la pantalla principal (Presionando la tecla F5). Es importante aclarar que el encabezado y el menú del lado izquierdo permanecerán visibles todo el tiempo. La información se irá desplegando en el área de avisos y consultas. MENÚ DE CITAS Las opciones de citas se encuentran en el menú principal en las opciones superiores bajo la opción de Citas. Cuenta con la opción de Solicitud de cita que es la que permitirá seleccionar los pedidos para solicitar la cita y la opción de Citas programadas que presenta las citas que se han ingresado y donde se presenta el estatus de su confirmación. SOLICITUD DE CITA

4 Selección de pedidos En la opción de solicitud de cita se presenta en un inicio todos los pedidos que tiene vigentes y que son susceptibles de entregarse en el Centro de Distribución de Tultitlán. En el encabezado de la consulta se presenta la fecha y hora actual y la fecha y hora en que se realizaría la confirmación de la cita. Como detalle se presenta el origen del pedido, folio, tipo, vía de entrega, fecha de alta, inicio y fin de vigencia, cajas y pallets que conforman el pedido. Se presenta una liga a la izquierda de la consulta al pedido original tal y como se publicó, y en la parte izquierda el checkbox para seleccionar los pedidos que se desean integrar a una cita. Al pie del listado del pedido se encuentra el botón de Seleccionar que permite continuar el proceso de registro una vez seleccionados los pedidos. Es importante recalcar que el rango de vigencias es el actualizado al día de la consulta y sobre el cual se permitirá seleccionar una fecha de entrega. Por lo tanto puede existir diferencias contra la consulta del pedido original ya que este se presenta tal y como se publicó.

5 Relación de transportes con pedidos Una vez seleccionados los pedidos y dado click en el botón Seleccionar se presentará una forma de captura para relacionar los pedidos al transporte en el que se van a entregar, siendo esta la base para generar las citas. En esta pantalla el primer campo de captura es el identificador de Transporte (Id de Transporte) en el que se debe capturar un consecutivo que identifique los pedidos que van a ir dentro de los distintos transportes. A continuación, es necesario seleccionar el tipo de transporte en el que se pueden elegir los siguientes valores: Torthon Trailer 54ft. Camioneta 3 ½ Camioneta van Es importante que coincida el tipo de transporte en todos los renglones en los que se hace referencia al mismo identificador de transporte, por ejemplo. Si en el primer renglón se pone

6 el Id de transporte 10 y tipo Torthon, y en el segundo renglón se repite el Id de transporte 10 pero tipo Camioneta van, el sistema detectará una diferencia y marcará un error. Se pueden dar básicamente las siguientes condiciones con respecto a los pedidos relacionados a cada transporte: Un transporte con muchos pedidos, en el cual será necesario repetir en varios renglones el Id de transporte especificando uno para cada pedido. Un transporte con un pedido, en este caso un renglón que relacione a ambos es suficiente. Un pedido en muchos transportes, para el cual será necesario capturar distintos identificadores de transporte relacionando todos al mismo pedido. En el drop down de pedidos se presentarán todos los folios de pedidos que se hayan seleccionado en la pantalla anterior. Al final de la lista de pedidos se encuentra la opción de Todos los pedidos, esta opción se seleccionará cuando todos los pedidos indicados en la pantalla inicial se vayan a incluir en el mismo transporte, esto con el fin de no seleccionar uno por uno en caso de tratarse de muchos folios de pedidos. Finalmente se deberán de capturar el número de cajas y pallets que se surtirán en cada transporte. Esta es información de referencia para el personal de CEDIS que confirma las citas y no valida con las cajas pendientes de entregar en cada pedido. En caso de haberse seleccionado la opción de Todos los pedidos se deberán indicar las cantidades totales de los pedidos involucrados. Al final de la forma de captura se presenta un botón para añadir líneas en caso de que las presentadas no sean suficientes y otro botón para continuar con el proceso de registro de la cita. Selección de horarios para cada uno de los transportes Una vez que se han identificado los distintos transportes a los que se les solicitará cita se presenta una lista donde se agrupan los transportes y se permite sugerir la fecha y horario de la cita.

7 Se presenta una lista con los transportes identificados en la pantalla previa y permite sugerir una fecha y hora para la cita. En la última columna se presenta el rango de vigencia en el que se puede solicitar la cita. Este rango de vigencia considera el día mayor del inicio de vigencia de los pedidos seleccionados y el día menor del fin de vigencia de los mismos para asegurar que ningún pedido tenga cita fuera de la vigencia de entrega del mismo. En caso de seleccionar pedidos para un mismo transporte que no tengan días en común en su vigencia, no podrá seleccionar un horario y será necesario regresar y cambiar los pedidos agrupados. También considera criterios como el que no se seleccione una fecha previa al día actual o que no se considere el tiempo necesario en que se confirma la cita. Es muy importante notar que es una fecha y hora sugerida en la que se desea la cita, pero la definitiva estará asignada por personal del centro de distribución y se publicará junto con el folio al momento de su confirmación. El número que identifica los renglones es el identificador que dió el proveedor a cada uno de sus transportes, pero el número definitivo de la cita será proporcionado al momento de la confirmación. El rango de fechas que se pueden seleccionar son limitados por la vigencia y el horario es en horas cerradas. Los días de recepción y el rango de horarios es definida en particular por el centro de distribución para cada uno de los días del año.

8 Finalización del registro de las citas Una vez capturado la fecha y hora para los transportes seleccionados y dar click en el botón de continuar se presentará la pantalla de confirmación. Se presentan los transportes capturados y un mensaje confirmando el cierre de la captura correctamente. En caso de presentarse algún error se presentará el mensaje correspondiente. Nuevamente se reitera la fecha y hora en que se realizó la captura y la fecha y hora estimada de confirmación. Una vez cubiertos estos pasos y presentada esta pantalla se asegura que su cita se registró correctamente. A continuación deberá consultar las citas programadas para conocer el folio, la fecha y la hora definitiva de la cita. CONSULTA DE CITAS PROGRAMADAS En esta opción se podrán consultar las citas que se han ingresado y conocer el folio, la fecha y hora con la que se confirmaron. Se presenta una lista con las citas programadas en los quince días anteriores al actual y todas las citas futuras incluidas las confirmadas como las pendientes.

9 Las citas que ya están confirmadas se presenta con su folio en la primer columna, la fecha confirmada en la penúltima y un semáforo verde al final. Las citas sin confirmar aparece pendiente el folio y la fecha de confirmación. La pantalla cuenta con una opción para consultar los pedidos que se relacionaron a cada una de las citas Estas consultas son la constancia de que sus citas se registraron correctamente y ya cuenta con una confirmación por parte del Centro de Distribución.

10 CONCLUSIÓN Con la explicación de los puntos expuestos anteriormente se pretende que el usuario tenga el conocimiento de todas las funcionalidades que maneja el módulo de citas y pueda registrar su información de una manera eficiente.