Jorge Parra & Asociados SAS Outsourcing de procesos y gestión documental

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1 MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL ELABORADO POR ALEXANDER MONROY SALIVE BOGOTÁ COLOMBIA 2013

2 1. GLOSARIO INTRODUCCIÓN ALCANCE OBJETIVO MARCO NORMATIVO DIRECTRICES GOBIERNO NACIONAL DIRECTRICES Y RECOMENDACIONES DEL AGN NORMAS REGLAMENTARIAS Y TÉCNICAS NACIONALES E INTERNACIONALES RESUMEN PRINCIPALES NORMAS SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ARCHIVO TOTAL PRODUCCIÓN DOCUMENTAL RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL TRAMITE DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Clasificación Documental Ordenación Documental DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL TRD TVD CONSULTA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS AUTOMATIZACIÓN DEL RECIBO Y ENVÍO DE FAX AUTOMATIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES CON CORREOS ELECTRÓNICOS CERTIFICADOS INTEGRACIÓN DE RADICACIÓN CON FAX SERVER Y CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO VENTANILLA DE RADICACIÓN VIRTUAL

3 8.5 FIRMA ELECTRÓNICA ESCRITA FIRMAS DIGITALES PRINCIPIO DE EQUIVALENCIA LEY 527 DE ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO RECOMENDACIONES ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE ARCHIVOS INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTROLES DE ACCESO SERVIDOR DE IMPRESIONES PLAN DE CONTINGENCIA Y RECUPERACIÓN DE DESASTRES ALMACENAMIENTO DE COPIAS DE RESPALDO CENTRO DE COMPUTO ALTERNO VIRTUALIZACIÓN DE SERVIDORES VIRTUALIZACIÓN DE ESCRITORIOS BIBLIOGRAFÍA... 35

4 1. GLOSARIO BMP: DMS: Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos. Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos. Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.

5 ECM: Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y desarrollar contenido y documentos relacionados a los procesos organizacionales. Herramientas y estrategias de ECM permiten la gestión de informaciones no estructuradas de una organización, donde esté la información. La solución de ECM se diferencia de GED (Gestión Electrónica de Documentos), porque no sólo almacena esas informaciones de manera digital, sino que también tiene la posibilidad de investigar esas informaciones, abarcando desde la captura del contenido hasta el análisis, clasificación y correlación. Resultados pos ECM Agilidad en la respuesta del cliente Acceso Vía Web Auto-respuesta Coste del uso y almacenamiento papel: Go Green Contenido Electrónico Con la solución de ECM resumimos el escenario en: Rápido y significativo ROI Hasta el 90% de economía de almacenamiento Sin utilización de papel Tecnología escalable Múltiples accesos Sustitución de sistemas obsoletos

6 OCR: Acrónimo de Reconocimiento Óptico de Caracteres, es una tecnología dirigida a la digitalización de textos, la cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres, para luego almacenarlos en forma de datos, así poder interactuar con estos en un software. El OCR realiza la transcripción automática de la información que está en imágenes. PQRSF SGDEA: WORK FLOW: DOCUMENTO DE ARCHIVO EXPEDIENTE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS ARCHIVOS CENTRALES O INTERMEDIOS ARCHIVOS PERMANENTES O HISTÓRICOS Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Son todos aquellos documentos, que en determinadas circunstancias de su creación constituyen elementos de prueba o de información, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Conjunto de documentos relacionados con un tema específico que se conservan de manera continua, según el uso, tiempo y disposición. Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Son las diferentes etapas de los documentos de archivo desde su producción o recepción en la oficina o Archivo de Gestión, y su conservación temporal en un Archivo Central, hasta su eliminación o integración a un Archivo Permanente o Archivo Histórico. Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de Es un conjunto de documentos organizados según las unidades académico-administrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi permanente. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de Es la tercera fase del Sistema de Archivos, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia. Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de 2000.

7 INVENTARIO DOCUMENTAL PRÉSTAMO DOCUMENTAL REGISTRO DE CONSULTAS REGISTRO DE PRÉSTAMOS TRASLADO DOCUMENTAL TRANSFERENCIA DOCUMENTAL VALOR PRIMARIO VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Salida temporal de documentos para consulta de las dependencias o de entes externos facultados para solicitar los expedientes. Es la inclusión en un listado de cada una de las solicitudes de información recibidas por la Unidad de Archivo de Sede. Es la inclusión en un listado de cada salida temporal documentos de los Archivos de Gestión y Archivo Central para responder a solicitudes de información de oficinas de la entidad o de entes externos legalmente facultados para solicitar expedientes. Llevar o mover un documento o expediente de un lugar a otro. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

8 2. INTRODUCCIÓN Con el fin de salvo guardar la información en la Administración Pública la cual ha venido evolucionando, en la creación y actualización de normas, lineamientos y procesos documentales, con el apoyo del Gobierno de la República y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se busca crear una sinergia en la integración de nuevas tecnologías en los procesos de Gestión de Documental en aras de garantizar la transparencia y eficiencia administrativa en los procesos del estado, el patrimonio cultural, la identidad nacional y la protección del medio ambiente. Acorde con lo anterior y en cumplimiento con el alcance del contrato No 045, velar por la seguridad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y reserva de la información del Departamento Administrativo de Servicio Civil, se requiere elaborar un manual de mejores prácticas que ayude a garantizar la seguridad de la información en los procesos de Gestión Documental de la DASCD. 3. ALCANCE Inicia desde la recepción y creación de los documentos (físicos y electrónicos) en la entidad, la asignación y trámite por las diferentes dependencias de la entidad a su destinatario, cubre la elaboración de las directrices de administración del archivo de gestión, archivo central, la unidad de correspondencia y el centro de documentación, como parte integral del Sistema Distrital de Archivos, el control de su gestión, la aplicación de las Tablas de Valoración y de Retención Documental, la normalización de la consulta y préstamo documental de los expedientes que se encuentran bajo la administración y custodia del Archivo Central e Histórico de la entidad hasta la realización de las transferencias requeridas, así como el control de los documentos durante su ciclo de vida. Los tipos de documentos que son competencia del presente manual son: TIPOS DE DOCUMENTOS FÍSICOS ELECTRÓNICOS Documentos de archivo x x Archivos Institucionales x x Sistemas de información Corporativos Sistemas de trabajo Colaborativo Sistemas de Administración de Documentos Sistemas de Mensajería Electrónica Portales, Intranet y extranet Sistemas de Bases de Datos x x x x x x Discos Duros, Servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital). x Cintas y medio de soporte (Backup s o contingencia) x x Uso de tecnologías en la nube x

9 4. OBJETIVO Recomendar las mejores prácticas en seguridad de la información en la Gestión Documental de la DASCD durante el ciclo de vida del documento en sus diferentes formatos. 5. MARCO NORMATIVO 5.1 DIRECTRICES GOBIERNO NACIONAL Ley anti trámites. El Decreto Ley 019 de 2012 Ley Anti tramites del Gobierno Nacional busca racionalizar, simplificar trámites, procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz gestión de las entidades. Código de procedimiento administrativo y del contencioso administrativo. En la ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de los contencioso administrativo se encuentra el capítulo 4 Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, que comprende los artículos 53 al 64. Disposiciones generales para la protección de datos personales. En la ley 1581 del 17 de Octubre del 2012 que trata sobre las disposiciones generales para la protección de datos personales el Gobierno Nacional da las directrices que las entidades públicas deben tener para asegurar la confidencialidad de la información que reposa en sus archivos físicos y digitales. El DASCD como entidad pública además de cumplir con esta política debe velar por el cumplimiento de la misma en los demás organismos del estado. 5.3 DIRECTRICES Y RECOMENDACIONES DEL AGN. El AGN es la entidad encargada de formular las reglamentaciones, normas técnicas y políticas e impartir las recomendaciones necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios archivísticos, la gestión documental y las normas vigentes en la materia para todo el estado (de conformidad con la ley 594 de 2000). Lineamientos, Políticas y recomendaciones en cuanto a la gestión de documentos electrónicos de archivo definidos por el AGN: Ley 594 de 2000 Donde se dicta la Ley General de Archivos Ley 527 de Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico, firma digital, el valor probatorio, la validez y eficacia de los mismos frente a una acción judicial, establece el carácter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e integridad. Acuerdo No. 060 de 2001 del Consejo Directivo del AGN Circular No. 2 de 1997 que fijó...los parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos Circular 004 de 2010 estándares mínimos a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo

10 Circular No. 002 de 2012 donde el AGN definió los requisitos mínimos que debe reunir cualquier sistema de gestión documental Circular externa 005 del AGN recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel 5.4 NORMAS REGLAMENTARIAS Y TÉCNICAS NACIONALES E INTERNACIONALES Teniendo en cuenta la circular 004 de 2010 se relaciona a continuación algunas de las normas técnicas a tener en cuenta para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Captura y registro: NTC-ISO 12639:2004: Tecnología gráfica. Intercambio de datos digitales de pre impresión. Formato de archivo de imagen de etiqueta. Para la tecnología de imagen (TIFF/IT). ISO :2004. Information technology JPEG 2000 image coding system: Core coding system. RFC 5322 Internet message Format. RFC 5280 Internet X.509 Public Key Infrastructure Certificate and Certificate Revocation List (CRL) Profile. ISO :2008. Document management Portable document format Part 1: PDF 1.7. ISO Document management Electronic document file format for log-term preservation Part 2: Use of ISO (PDF/A). Uso e implementación de la ISO ISO 12033:2009. Document management Electronic imaging Guidance for the selection of document image compression methods. Organización y esquema de Clasificación: ISO Guía internacional para la compresión e implementación de metadatos en el marco de la NTC-ISO ISO 15836: Information and documentation The Dublin Core metadata element set. Conjunto de elementos DublinCore que hace referencia a 15 elementos básicos para describir cualquier objeto de información. ISO 639: Codes for the representation of names of languages. Vocabulario controlado para los códigos de lenguaje. Útil para el uso o soporte futuro de múltiples idiomas en el sistema de información. NTC 4095: Noma general para la descripción archivística. Contiene las reglas generales para la descripción archivística que puede aplicarse con independencia del tipo documental. ISAAR (CPF): Guía para elaboración de registros de autoridad de archivos que proporcionan descriptores de entidades asociadas a la producción y gestión de archivos. ISO : Information Technology Open Systems Interconnection Procedures for the operation of OSI registration authorities. Seguridad y Control ISO 14721: Modelo de referencia aplicable a cualquier tipo de archivo, orientado a la preservación de información a largo plazo. NTC-ISO 27001, ISO 27002: Estándar para el Sistema de Gestión de Seguridad de la información SGSI. ISO 12142: Monitoreo de errores en archivos electrónicos de imagen y técnicas de reporte para verificación de datos almacenados en discos ópticos. ISO 12654: Recomendaciones para el manejo de sistemas electrónicos de grabación para el registro de los documentos con carácter probatorio, en discos ópticos WORM. Consulta W3C: XML Key Management Specification (XKMS).

11 XML: Es un estándar que facilita la definición y gestión de información de contexto (metadatos) y el contenido en la preservación a largo plazo. El AGN recomienda adoptar el estándar LineaeXtensiblemarkupLanguage GEL XML. ISO 25964: Thesaurus vocabulario controlado y estructurado para recuperación de información e interoperabilidad con otros vocablos. Retención y disposición ISO 18492: Estándar para la preservación digital a largo plazo. ISO 12037: Estándar con recomendaciones para la eliminación de antecedentes de información registrada en medios ópticos. 6. RESUMEN PRINCIPALES NORMAS. JERARQUÍA NÚMERO FECHA TÍTULO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Artículo 15 Artículo 61 Artículo 74 Artículo 78 En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. El Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley. Todas las personas tienen derechos a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. La ley regulará el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad, así como la información que debe suministrarse al público en su comercialización. Serán responsables, de acuerdo con la ley, quienes en la producción y en la comercialización de bienes y servicios, atenten contra la salud, la seguridad y el adecuado aprovisionamiento a consumidores y usuarios. El Estado garantizara la participación de las organizaciones de consumidores y usuarios en el estudio de las disposiciones que les conciernen. Para gozar de este derecho las organizaciones deben ser representativas y observar procedimientos democráticos internos.

12 Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia Artículo 86 Artículo 88 Artículo 90 Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública. La protección consistirá en una orden para que aquél respecto de quien se solicita la tutela, actúe o se abstenga de hacerlo. El fallo, que será de inmediato cumplimiento, podrá impugnarse ante el juez competente y, en todo caso, éste lo remitirá a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Esta acción sólo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que aquella se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución. La ley establecerá los casos en los que la acción de tutela procede contra particulares encargados de la prestación de un servicio público o cuya conducta afecte grave y directamente el interés colectivo, o respecto de quienes el solicitante se halle en estado de subordinación o indefensión. La ley regulará las acciones populares para la protección de los derechos e intereses colectivos, relacionados con el patrimonio, el espacio, la seguridad y la salubridad pública, la moral administrativa, el ambiente, la libre competencia económica y otros de similar naturaleza que se definen en ella. También regulará las acciones originadas en los daños ocasionados a un número plural de personas, sin perjuicio de las correspondientes acciones particulares. Así mismo, definirá los casos de responsabilidad civil objetiva por el daño inferido a los Derechos e intereses colectivos. El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas. En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquel deberá repetir contra éste. LEYES Ley 4 de de agosto de 1913 Ley 39 de de abril de 1981 Ley 57 de de junio de 1985 Obligación de las entidades oficiales con relaciona inventarios de los documentos de archivo, acceso a los documentos públicos. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337). Microfilmación y certificación de archivos. (Artículos 1, 2, 3 y 4). Publicidad y acceso a los documentos públicos. (Artículos 1, 7 y 12 al 27).

13 Ley 6 de de junio de 1992 Ley 31 de de diciembre de 1992 Ley 489 de de diciembre de 1998 Ley 527 de de agosto de 1999 Ley 594 de de julio de 2000 Ley 962 de de julio de 2005 Ley 975 de de julio de 2005 Ley 1266 de de diciembre de 2008 Ley 1369 de de diciembre de 2009 Ley 1437 de de enero de 2011 Ley 1581 de de octubre de 2012 Decreto 2527 de de julio de 1950 Decreto 2274 de de noviembre de 1988 Decreto 2620 de de diciembre de 1993 Decreto 1382 de de agosto de 1995 Reforma tributaria - Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. (Artículo 74). Publicidad, reserva y conservación de documentos del banco de la república. (Artículos 54 y 55). Establece la creación del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, y se indica que toda entidad pública debe tener un Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos como parte del Sistema de Información Administrativa del sector público. (Artículos 36 y 37). Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación. (Artículos 6, 8 al 13). Ley General de Archivos. Ley Anti trámites. Disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Artículo 3, inciso 3 Acceso a los registros y archivos de la administración pública en los términos previstos por la constitución y las leyes y Artículo 28). Ley de Justicia y Paz. Se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios (Capitulo X "Conservación de Archivos", Art. 56 deber de memoria, Art. 57 medidas de preservación de los archivos, Art. 58 medidas para facilitar el acceso a los archivos). Se dictan las disposiciones generales de hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones (Artículos 17 y 18). Se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones. (Artículos 21 y 32). Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Disposiciones generales para la protección de datos personales. DECRETOS Autoriza el uso de microfilme en los archivos y les da valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Reglamenta el artículo 337 del Código de Régimen Político y municipal. Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 al 5). Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Tablas de retención documental y transferencias al AGN por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

14 Decreto 2150 de de diciembre de 1995 Decreto 998 de de abril de 1997 Decreto 1571 de de abril de 1998 Decreto 1747 de de septiembre de 2000 Decreto 414 de de marzo de 2001 Decreto 1049 de de mayo de 2001 Decreto 1145 de de abril de 2004 Decreto 4124 de de diciembre de 2004 Decreto 1151 de de abril de 2008 Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26, 29, 40, 42 y 43). Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Reglamenta el Título IX y los numerales 2, 4, 8, y 10 del artículo 56 de la Ley 443 de Archivos de historias laborales. Reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales. Reglamenta artículos 25 y 26 del Decreto 254 de 2000, articulo 4 Entrega de archivos de procesos y reclamaciones. Se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del sistema general de información administrativa del sector público. Disposiciones relacionadas con el desarrollo de Sistema General de Información Administrativa del Sector Publico SUIP. Guarda y custodia de las hojas de vida (Articulo 12). Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan disposiciones relativas a los Archivos Privados. Lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones. ACUERDOS AGN 7 de de junio de 1994 AGN 8 de de octubre de 1995 AGN 9 de de octubre de 1995 AGN 12 de de octubre de 1995 AGN 11 de de mayo de 1996 AGN 9 de de octubre de 1997 Reglamento General de Archivos. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al AGN, ordenada por el Decreto 1382 de Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales al AGN, ordenadas por el Decreto 1382 de Modifica la parte I del Acuerdo N. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. Establece criterios e conservación y organización de documentos. Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental. AGN 36 de 2000 Por el cual se aprueba la tabla de Retención Documental presentada por la Superintendencia de Industria y Comercio. AGN 47 de de mayo de 2000 Desarrolla el Articulo 43 del capítulo V, acceso a los documentos de Archivo "Restricciones por razones de Conservación" del Reglamento General de Archivos.

15 AGN 48 de de mayo de 2000 AGN 49 de de mayo de 2000 AGN 50 de de mayo de 2000 AGN 56 de de julio de 2000 AGN 16 de de marzo de 2002 AGN 37 de de septiembre de 2002 AGN 38 de de septiembre de 2002 AGN 39 de de octubre de 2002 AGN 41 de de octubre de 2002 AGN 42 de de octubre de 2002 AGN 15 de de octubre de 2002 AGN 2 de de enero de 2004 AGN 27 de de octubre de 2006 AGN 11 de de agosto de 2008 Desarrolla el Articulo 59 del capítulo VII, "Conservación de documentos " del Reglamento General de Archivos, sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Desarrolla el Artículo 61 del capítulo 7 " Conservación de Documentos ", del reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Desarrolla el Artículo 64 del título VII " Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Desarrolla el Articulo 45 "Requisitos para la Consulta", del capítulo 5 "Acceso a los documentos de archivo", del reglamento General de Archivos. Se dictan disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Establece las especificaciones técnicas y requisitos para contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de Establece criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de Adiciona un parágrafo el artículo primero de Acuerdo 041 del 31 de octubre de Integración Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Modifica Acuerdo 07 de 1994 "Reglamento General de Archivos", actualiza articulo 67 en lo correspondiente al glosario. El consejo Directivo del AGN delega en el Director del Archivo General, la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. AGN 3 de 2009 Modifica en lo pertinente el parágrafo del artículo 18 del Acuerdo 07 de 1994 y los artículos segundo y tercero del Acuerdo 006 de 1996, asignando al Comité Evaluador de Documentos entre otras funciones, la de recomendar al Director General del AGN la aprobación de las Tablas de Retención Documental y/o Tablas Valoración Documental que por su competencia le presenten las entidades públicas a su consideración y estudio.

16 AGN 4 de de junio de 2003 Organización de las Historias Laborales. AGN 1 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la circular 004 de 2003, Inventario de documentos a eliminar. AGN 12 de de enero de 2004 AGN 1 de de agosto de 2006 AGN 1 de de septiembre de 2007 AGN 1 de de mayo de 2009 AGN 2 de de septiembre de 2009 AGN 2 de de agosto de 2010 AGN 4 de de agosto de 2010 Circular AGN 3 de de octubre de 2011 Circular AGN 4 de de octubre de 2011 Circular AGN 5 de de octubre de 2011 Circular AGN 6 de de octubre de 2011 Circular AGN 1 de de febrero de 2012 Circular AGN 2 de de marzo de 2012 Circular AGN 5 de de septiembre de 2012 Circular Departamento Administrativo de la Función Pública Circular Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública. COINFO Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N. 04 de 2003 (Organización de las Historias Laborales). Lineamientos de Trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y demás disposiciones reglamentarias, dirigida a: Gobernadores, Alcaldes, residentes de Concejos Municipales y Administración Pública Territorial en general. Presentación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental al AGN Tablas de Retención Documental. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Obligación de transferir a los archivos generales los documentos de valor secundario. Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la Ley 1444 De Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los planes de desarrollo. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la Iniciativa Cero Papel. 4 de 2005 Evaluación institucional por dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de de 2010 Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO.

17 Circular Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública. COINFO Circular Superintendencia de Industria y Comercio Circular Superintendencia de Industria y Comercio Circular Superintendencia de Industria y Comercio Circular Procuraduría General de la Nación 4 de 2010 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Única 19 de julio de de de octubre de de de septiembre de de de junio de 2009 Se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las reglamentaciones e instrucciones generales de la Superintendencia de Industria y Comercio que se encuentran vigentes, con los siguientes propósitos: Recopilar, revisar, modificar y actualizar todos los actos administrativos de carácter general expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio Facilitar a los destinatarios de su misión de protección, vigilancia y control, el cumplimiento, comprensión y consulta de los actos expedidos por esta Superintendencia Proporcionar a sus funcionarios un instrumento jurídico unificado y coherente que determine con precisión las reglas aplicables a las situaciones concretas que se inscriben dentro de su ámbito de competencia. Presentación de solicitudes en línea a través de Internet. Modificación del numeral y adición de los numerales , y del Título VIII Capítulo Primero de la Circular Única. Cumplimiento de la Ley 594 de Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados. Circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del DAFP. NORMAS TÉCNICAS Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana Norma Técnica Colombiana NTC-ISO NTC 3723 NTC 4080 NTC 4095 NTC 4436 NTC 5029 NTC 5174 NTC 5397 Información y documentación. Gestión documental Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. Norma General para la Descripción Archivística. Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Norma sobre Medición de Archivos. Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad. NORMAS TÉCNICAS INTERNACIONALES

18 Norma Técnica ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Norma Técnica ISO Seguridad de la Información GUÍAS Guía AGN Guía AGN Guía AGN Antecedentes y Presentación de un Programa de Gestión Documental. Guía de Implementación de un Programa de Gestión Documental Fase I. Guía de Implementación de un Programa de Gestión Documental Fase II. MANUALES Manual AGN Fondos Acumulados. Manual de Organización. Manual AGN Manual Consejo Internacional de Archivos Manual Ministerio de las Tecnologías Mini /Manual No. 4 TRD y Transferencias Documentales. Directrices básicas e instructivas para su elaboración. Documentos electrónicos: Manual para archiveros. Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia Versión CARTILLAS Cartilla AGN Cartilla AGN Clasificación Documental. Ordenación Documental. Directiva Presidencial Directiva Presidencial 4 de de abril de 2012 DIRECTIVAS Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. VARIOS Moreq Carta Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo. CLAD Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq. Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico. Memorando Superintendencia de Industria y Comercio Prohibición de salida de documentos de la Entidad

19 7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD Se requiere realizar un diagnóstico integral de los Sistemas de Información que soportan el desarrollo de las funciones de la entidad, y presentar al Comité Interno de Archivo un plan de mejoras, afinamiento y actualización de los sistemas. 7.1 CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final (Acuerdo 027 de 2006 AGN). 7.2 ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Archivo de Gestión Valores Primarios Legal Fiscal Contable Archivo Central Valores Primarios Legal Fiscal Contable Archivo Histórico Valores secudarios Cultural Historico Cientifico Figura No 2. Transferencias Primarias y Secundarias Archivo de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de 2000.

20 7.2.3 Archivo Histórico Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de Personal Personal E-Fax, E Mail E-Fax, E Mail Registro en Base de Datos Registro en Base de Datos Correo Correo Producción Documental Producción Documental Recepción- Radicación Recepción- Radicación Digitalización Digitalización Tramite Tramite Distribución Distribución (Ordena O c r i g ón an, i D za e c s i c ó r n ipción) Organización (Ordenación, Descripción) Consulta Consulta Almacenamiento y Custodia Almacenamiento y Custodia 7.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Ciclo Documental Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Actividades La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros, microfilme).

21 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental. 7.4 RECEPCIÓN Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. Actividades: En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. Radicación de documentos. Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de sello de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. 2. Registro de documentos y digitalización. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo.

22 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas y/o recibidas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. Digitalización de los documentos, correspondencia enviada, recibida e interna. Registro de radicación en base de datos y cargue de imágenes en servidor. 7.5 DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Actividades: Distribución Interna: Se remite la información de entrada luego de ser analizada al área competente para su gestión y posterior tramite. Distribución Externa: Se remite la información de salida para firma de la persona competente autorizada para suscribir comunicaciones y posteriormente se envía a través del medio pertinente. ( , fax, Mensajería). 7.6 TRAMITE DOCUMENTAL Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Actividades: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

23 7.7 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: Clasificación Documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades: Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos Ordenación Documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. 7.8 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos. 7.9 TRD TVD Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las

24 decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD CONSULTA Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Actividades: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Validación de la autorización de acceso a la información solicitada en consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta. 2. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos. 3. Respuesta a consulta

25 Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Actividades: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico integral. Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

26 Figura No 4. Almacenamiento en carpetas, cajas x200 y en estantería liviana DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Al realizar la eliminación documental, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Todos los documentos sin importar su soporte deben estar contemplados en las Tablas de Valoración y de Retención documental. Los documentos deben ser inventariados antes de ser eliminados. El Comité interno de Archivo debe autorizar la destrucción de los documentos. La destrucción debe ser registrada en acta, suscrita por los testigos y el registro fotográfico pertinente. El medio de destrucción debe ser el adecuado sin afectar el medio ambiente.

27 8.1 AUTOMATIZACIÓN DEL RECIBO Y ENVÍO DE FAX. 8. AUTOMATIZACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS Con el fin de tener mayor eficiencia en los procesos donde se recibe y envía fax se recomienda eliminar el proceso de impresión y posterior digitalización mediante la implementación y uso de herramientas tecnológicas de fax server, tecnologías como esta o similares proveen las siguientes ventajas: Recibo y envío de faxes, reduciendo considerablemente el uso de papel y gastos de envió. Enviar y recibir faxes sin salir de los escritorios Documentos más legibles Menor uso de impresoras y mantenimiento de las mismas Archivo de faxes en formato digital como TIFF o PDF Integración con herramientas OCR que automatizan el proceso de Indexación. Forma parte de una solución Oficina sin Papeles 8.2 AUTOMATIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES CON CORREOS ELECTRÓNICOS CERTIFICADOS. El uso de Correos Electrónicos Certificados tiene las siguientes ventajas: Actualmente existe en Colombia el servicio de Correo Electrónico Certificado llamado Certimail el cual brinda las siguientes ventajas (tomadas de un artículo del 08 mayo 2009 revista Dinero): Prueba de envío y de entrega, pues el servicio de Correo Electrónico Certificado provee un registro del envío y de la recepción de acuerdo con los artículos 20 y 21 de la ley 527 de Prueba del Contenido, pues a través del servicio se puede establecer que el mensaje de correo electrónico no ha sido alterado y de esa manera se puede obtener evidencia del contenido. En el caso colombiano tendrá pleno valor probatorio, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la ley 527 de Estampa cronológica certificada, lo que garantiza que se cuente con una fuente de fecha y hora confiable y objetiva que proporciona evidencia esencial en caso de existir disputa sobre ese aspecto. Equivalencia Funcional: El servicio de Correo Electrónico Certificado, bajo la normatividad colombiana pueden servir como equivalente funcional del correo físico certificado. Original Electrónico, ya que el Recibo de Verificación provee un verdadero original electrónico del contenido del mensaje, de los archivos adjuntos del mensaje, y de la transmisión de meta-datos, incluyendo la auditoría de la trazabilidad de trayectoria de la entrega. Bajo precio: el valor es más bajo que el envío de un correo físico certificado. Ahorro en tiempos de entrega. 8.3 INTEGRACIÓN DE RADICACIÓN CON FAX SERVER Y CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO. La soluciones recomendadas de Fax Server y Correo Electrónico Certificado se deben integrar automáticamente con la herramienta de Radiación, para que las comunicaciones que se reciben se almacenen automáticamente en formato TIFF/PDF y queden disponibles para la asignación del consecutivo de radicación. El servicio de fax server debe quedar vinculado a la cuenta de correo institucional.

28 Los beneficios de seguir esta recomendación se traducen en optimización de tiempos, eliminar en la dependencia el documento físico para gestionar los trámites, mejores niveles de servicio para los usuarios de la entidad y mejor aprovechamiento del capital humano. 8.4 VENTANILLA DE RADICACIÓN VIRTUAL. Dentro de las recomendaciones que se da en este informe para el cumplimiento de la Política de Cero Papel y muy alineado con la ley Anti trámites y el programa de Gobierno en Línea se sugiere la implementación de una ventanilla de radicación virtual. Esta ventanilla de radicación virtual está encaminada a los siguientes focos de atención: Facilitar a los ciudadanos y entidades externas la radicación de sus PQRSF a través de un portal web. La implementación, diseño y estandarización de formularios web, acorde a los requisitos de metadatos que tiene cada procedimiento, donde los funcionarios y/o ciudadanos registren la información básica de cada trámite que permita su clasificación inmediata y el cargue de los documentos necesarios para su gestión. La ventanilla de radicación virtual debe estar integrada con las tecnologías de Certimail con el fin de proveer transparencia y confiabilidad a los usuarios, y automáticamente convertir los formularios y sus adjuntos a los formatos TIFF/PDF. El uso de la ventanilla de radicación virtual puede facilitar la semi-automatización o automatización completa de la radicación para los trámites que se ingresen por este canal. 8.5 FIRMA ELECTRÓNICA ESCRITA. La implementación de las Firma Electrónica Escrita se puede implementar de acuerdo al artículo 12 del Decreto 2150 de 1995, pero no tiene una validez tan sustentable como las firmas digitales que reglamenta la ley 527 de FIRMAS DIGITALES. Además de las ventajas operativas en eficiencia de los procesos, económicas y de impacto al medio ambiente por el menor uso de papel las firmas digitales tienen los siguientes atributos jurídicos que son beneficiosos: Autenticidad: Garantizan la identidad del emisor dando la plena seguridad de que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser. Integridad: Garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido adulterado o modificado. No Repudio: El emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los compromisos adquiridos a partir de este. 8.7 PRINCIPIO DE EQUIVALENCIA LEY 527 DE 1999 Implica Equivalencia entre toda forma electrónica de escrito y su contraparte impresa. La función del papel como depositario de información, la cumple de manera idéntica la misma en soporte electrónico.

29 Las tecnologías de la información deben imitar enteramente toda garantía que el medio o procedimiento tradicional pretenda remplazar. ESCRITO = MENSAJES DE TEXTO La información generada, enviada o recibida por medios electrónicos Articulo 1 de la Ley 527 de ORIGINAL = INTEGRIDAD No alteración de la información en el proceso de comunicación electrónica. Es decir que la información no sea adicionada o sustraída y se mantenga inalterada. En el formato electrónico podrán existir varios originales del mismo documento siempre y cuando los mismos garanticen su integridad. Articulo 8 y 9 de la Ley 527 de FIRMA MANUSCRITA = FIRMA DIGITAL (Autenticidad, Integridad y No Repudio) Procedimiento de algoritmos matemáticos que con la intervención de una entidad de Certificación Digital permite garantizar la identidad del firmante, la integridad de la información y los compromisos adquiridos con la información y su envío, Articulo 7, 28 y 30 de la Ley 527 de ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL Es un tercero de confianza autorizado conforme a la ley 527 de 1999, el decreto 1747 de 2000 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y comercio, que está facultada de conformidad con el artículo 30 de la Ley 527 para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de información tecnológica, así como para desarrollar los servicios de emisión de certificados sobre la verificación respecto de la

30 alteración entre el envío y recepción de los mensajes de datos y ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos. 8.9 HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO. Se puede optar por el uso de herramientas ofimáticas de trabajo colaborativo como por ejemplo Microsoft SharePoint las cuales facilitan la comunicación entre las áreas de la organización, permite la colaboración para el trámite y o/ elaboración de documentos y cuenta con niveles de seguridad como utilización de firmas digitales y permiten el monitoreo y control de la generación y distribución de documentos en un ambiente de trabajo amigable para el usuario de la herramienta. 9. RECOMENDACIONES ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y DE ARCHIVOS. Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE y un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Módulo Radicación de Entrada Módulo de Digitalización Interfaz de usuario final Gestión del Documento Radicación de Salida Radicaciones Documentos Adicionales Traslados de documentos de Archivo y Préstamo de Documentos Objeto Recibo de todos los documentos que provienen de fuentes externas e internas de la organización. Debe tener facilidad de integración con correos certificados, fax server, implementación de códigos de barras, RFID, y QR. En este módulo la entidad radicará todas las comunicaciones y documentos que reciba. Módulo que digitaliza los documentos recibidos y generados en la organización que se asocia con el registro creado en el módulo de radicación En este módulo la entidad subirá las imágenes escaneadas de los documentos y se anexarán al radicado. Es la herramienta de uso intuitivo para los usuarios del SGDEA, debe contar con funcionalidades como ayuda en línea, ordenación y filtrado de documentos, controles de acceso de acuerdo a los perfiles de usuarios y documentos, contar con alarmas para los usuarios. Se recomienda que tenga un entorno web y capacidad de personalizar para la implementación de la recomendación de Oficina Virtual de Radicación Con este módulo la entidad definirá las pantallas e interacción que tendrán los usuarios. Funcionalidad para conocer en detalle la información de los documentos, operaciones realizadas, modificación y actualización de información, control de versiones, programación de alertas y control de los niveles de servicio de cada documento. Módulo para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva, con funcionalidades de convertir los documentos a diferentes formatos Funcionalidad para configuración de nuevos tipos documentales. Controlando secuencias cuando se estime conveniente, como lo son memorandos, circulares. Traslados de documentos de un usuario a otro con niveles de control definidos y parametrizables por áreas. Debe tener capacidades de integración con tecnologías como PDAs, y RFID. Permite el trámite de solicitudes de documentos físicos, control de ubicación de documentos, registro del cambio de responsable

31 Consultas Seguimiento a trámites vía WEB Estadísticas y reportes Expedientes virtuales Módulo de Manejo de plantillas Tablas de Retención Documental Seguimiento y Trazabilidad del Sistema Versionamiento del sistema Módulo de Administración Módulo de Workflow Módulo que permite a los usuarios consultar cualquier documento sobre los que tenga competencia y autorización por control de acceso. La consulta debe ser amigable tipo google, donde además se puedan utilizar operadores lógicos. Los documentos se deben poder consultar independientemente del medio o formato en que estén almacenados. Debe permitir a los funcionarios de la entidad y usuarios como los ciudadanos la consulta del estado de sus trámites. Este módulo debe tener controles de acceso tanto como para los usuarios de la intranet como de Internet Informes amigables y estándares para la todos los documentos y trámites de la entidad. Debe permitir la configuración y personalización de reportes, generación de cubos de datos y/o integración con una herramienta de inteligencia de negocios. Permite a los usuarios observar en línea las imágenes de los documentos que reposan en el archivo físico. Este desarrollo facilita el seguimiento a las diferentes series documentales, entre ellas las series contratos, investigaciones, silencios administrativos, entre otras. Configuración de plantillas y formularios. Además debe garantizar compatibilidad e integración con las diferentes herramientas ofimáticas existentes como Office, Open Office, Koffices, AviWord, Google Docs, etc. Permite realizar el cargue, ajuste y administración de las Tablas de Retención Documental, previamente aprobadas por el AGN, brindando una aplicación dinámica con el Administrador y los usuarios del sistema. El sistema dejará rastro de todas las operaciones que se realizan en los radicados, y dejará poner notas y observaciones en las transacciones que se realizan a los Documentos. También debe dejar evidencia, trazabilidad y logs sobre los procesos de administración sobre la herramienta. La herramienta debe permitir documentar el versionamiento y diferentes controles de cambios que sobre ella y sus componentes se realicen. El sistema posee un módulo para administrar usuarios, permisos, áreas, TRD, tarifas para módulo de envíos, y otros módulos del sistema. Definición de series, sub series, tipos documentales, tiempos de retención, parametrización de respaldos, encriptación y auditoria. Módulo de administración que permita la configuración y definición de flujos de trabajo para los diferentes tipos de documentos del sistema, definición y Parametrización de alertas El SGDEA en general debe cumplir con las siguientes características generales: 1. Modelo de datos con arquitectura multiempresa, multicapa y multiproceso. 2. Parametrización de imagen institucional como colores y logos. 3. Arquitectura abierta que permita la integración e interrelación con otros sistemas como SQL, Oracle, MySQL, DB2, Access, etc. 4. Arquitectura en ambiente web. 5. Cumplimiento de las normas técnicas y reglamentarias según las Directrices y recomendaciones AGN. 6. Uso de tecnología XML. 7. Integración con cualquier suite de informática y servidor de correo web. 8. Manejo de referencia cruzada que permita que un documento pertenezca a múltiples expedientes o trámites sin duplicar el documento.

32 10. INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN La seguridad de la información está basada en el desarrollo de los 5 pilares como lo son Disponibilidad, Confidencialidad, Integridad, Autenticación y Auditoria. A continuación se expresaran las recomendaciones a tener en cuenta en los diferentes aspectos donde se desarrolla la creación, procesamiento, almacenamiento y respaldo de la información que compete a la entidad en su objeto misional, cabe aclarar que el documento es informativo y por ninguna circunstancia equivale a una auditoria CONTROLES DE ACCESO Es necesario fortalecer e implementar en las áreas de recepción, gestión y custodia de documentos sensibles para la entidad, los controles de acceso adecuados y los CCTV necesarios para prevención y detección de fugas de información o manipulación indebida de la misma POLÍTICAS DE SEGURIDAD Es necesario fortalecer las políticas de seguridad y establecer controles en los siguientes escenarios: Restricción del ingreso y uso de dispositivos electrónicos que permitan extraer información sensible. Uso de Internet y Acceso Restringido a páginas en donde se pueda enviar información sensible para la entidad sin controles. inhabilitar puertos USB y unidades de CD, DVD para personal no autorizado SERVIDOR DE IMPRESIONES Debido a la confidencialidad y reserva que se debe manejar en la entidad con la mayoría de los documentos que recibe, tramita, genera y custodia se recomienda la implementación, uso y monitoreo de un servidor de Impresiones. Un Servidor de impresiones permite centralizar y controlas todas las impresoras de la entidad, con el fin de tener control sobre todas las todas las solicitudes de impresión que se realicen.

33 Sobre el servidor de impresiones se pueden parametrizar políticas que apoyen las directrices se Seguridad de la información e la entidad, y cumplir con ley 1581 del 17 de Octubre del 2012 que trata sobre las disposiciones generales para la protección de datos personales PLAN DE CONTINGENCIA Y RECUPERACIÓN DE DESASTRES Respecto a los planes de contingencia se recomienda la elaboración e implementación de un plan de contingencia y de recuperación de desastres o de continuidad del servicio, que permita asegurar la información que es de gran valor con mecanismos, estrategias, políticas que permitan garantizar su preservación en el tiempo. Esta recomendación se debe alinear con la ley 1581 del 17 de Octubre del 2012 que trata sobre las disposiciones generales para la protección de datos personales ALMACENAMIENTO DE COPIAS DE RESPALDO Se requiere de la asignación y adecuación de un espacio para el almacenamiento y custodia de las copias de seguridad, con los controles de acceso adecuados. Se recomienda establecer un lineamiento en la realización del respaldo de los archivos de que poseen los servidores públicos en los equipos de cómputo asignados para el desarrollo de sus funciones CENTRO DE COMPUTO ALTERNO Se recomienda la evolución de implementar el uso de un centro de cómputo alterno que sirva como contingencia para el restablecimiento de los servicios de la entidad en caso de desastres, caídas o no disponibilidad del Centro de cómputo principal. Con el fin de garantizar una alta disponibilidad para los servicios, información y procesos de misión crítica VIRTUALIZACIÓN DE SERVIDORES Teniendo en cuenta el crecimiento que ha tendido y que a futuro puede tener DASCD en cuento a planta operativa, funciones y delegaturas y su impacto que tiene en la mayor demanda de capacidades de TI, se recomienda la implementación de la Virtualización de Servidores, que le proporcione a la entidad la capacidad de crecer escalable y controladamente, optimizando el uso de los recursos tecnológicos. La virtualización de servidores es una tecnología de software que a partir de un servidor físico permite dar la apariencia de que se divide en múltiples servidores (virtuales) sobre los que se pueden instalar diferentes sistemas operativos sin que interfieran entre sí. A partir de la virtualización, varios sistemas operativos pueden ejecutarse simultáneamente en un mismo servidor sin que ninguno de ellos interfiera con los demás.