Obtener ayuda y recursos

Transcripción

1 1. EL SISTEMA DE AYUDA S igamos viendo los aspectos más básicos de los programas de Microsoft Office 2010, centrándonos ahora en cómo nos puede ayudar a hacer las cosas. Aunque los programas de Office muestran un aspecto bastante sencillo, tienen muchísimas funciones que los hacen muy potentes y versátiles. Pero no te asustes! Sí, ya sé que todas las funciones y cosas que puedes hacer con los programas pueden agobiarte al principio, pero no te preocupes. Office también ha tenido esto en cuenta. Office dispone de un sistema de ayuda muy potente, ya que puede buscar la respuesta que necesitas en muchos lugares y de varias formas. Para acceder al sistema de ayuda, puedes hacer clic en el botón Ayuda, que está en la parte superior derecha de la ventana del programa, o pulsar la tecla. En Office hay varias formas de obtener ayuda, información, sugerencias, formación, además de elementos para utilizar en tus documentos, como plantillas, imágenes, etc. Para buscar información sobre Office, escribe la palabra o frase en el campo de texto de búsqueda y pulsa el botón. Después del proceso de búsqueda, Office mostrará en esta ventana los temas relacionados con el texto que le has indicado en el cuadro de texto. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 En algunos cuadros de diálogo dispones del botón de Ayuda, que te permite acceder directamente a la ayuda sobre las diferentes opciones de ese cuadro de diálogo. Para desplazarte a alguno de los temas de la ayuda, simplemente pulsa sobre él. Es lo mismo que haces al navegar en las páginas web de Internet, al ir pulsando los distintos hipervínculos. Para saber los enlaces en los que puedes pulsar, fíjate en que el cursor del ratón cambia a la forma de una mano. Además, también se subrayan al pasar sobre ellos. En las páginas de la ayuda, los hipervínculos aparecen inicialmente en color azul; cuando ya los hayas utilizando, su color cambiará a rojo. Pulsando sobre ellos, se mostrará más información sobre ese tema. Si quieres que se vea la información de todos los hipervínculos que se despliegan y muestran su información, pulsa en el texto Mostrar todo, que está en la parte superior derecha del texto de la ayuda. Existen algunos hipervínculos que, al pulsar sobre ellos, despliegan su contenido directamente en la ventana de ayuda, mostrando la información correspondiente. Por ejemplo, este es el caso de los hipervínculos En dónde se encuentra? que puedes ver en la ventana de la ayuda de la imagen anterior (de entre estos hipervínculos, el que se encuentra dentro del apartado de OneNote está desplegado, mostrando la ayuda asociada a él). 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Por defecto, Office busca la ayuda en el sitio web de Microsoft Office, siempre que estés conectado a Internet. Sin embargo, si tu ordenador no está conectado a Internet, buscará en los archivos de Office que tengas instalados en tu ordenador. El botón Conectado a Office.com, que está en la parte inferior derecha de la ventana de la ayuda, te indica si se está buscando la ayuda en Internet o en los archivos instalados en tu ordenador: o (este botón se suele llamar Estado de conexión). Además, desde el menú del botón puedes elegir entre una opción u otra. Normalmente, la mejor opción es buscar la ayuda desde Internet, a través del sitio web de Microsoft Office. Sin embargo, a veces puede resultar útil buscar la ayuda que se encuentra en tu ordenador, si no quieres o no puedes estar conectado a Internet; por ejemplo, esto podría ser útil si estás usando un ordenador en el que debes pagar para conectarte a Internet o te encuentras en un avión. Otra posibilidad es que, aunque hayas indicado que quieres acceder a Internet para consultar la ayuda, no se pueda acceder correctamente a Office.com (por ejemplo, porque este servidor de Internet no esté disponible). En este caso, aparecerá un mensaje indicándote esta circunstancia y se accederá a la ayuda que esté instalada en el ordenador. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Independientemente de la opción que selecciones en el menú Estado de conexión, desde el menú que se muestra al pulsar en la flecha que está en la parte derecha del botón puedes indicar dónde quieres buscar el texto que escribas en el cuadro de texto de su izquierda. Hay que tener en cuenta que, para sacar el máximo rendimiento a Office 2010, es conveniente que estés conectado a Internet. Así podrás acceder a muchos recursos en Office.com que se actualizan constantemente: ayuda, sugerencias, plantillas, imágenes, etc. 2. LA TABLA DE CONTENIDO ayuda. O tra forma de obtener información sobre cómo utilizar una aplicación de Office es con la Tabla de contenido de la Para mostrar este elemento, pulsa en el botón Mostrar tabla de contenido, que está en la parte de arriba de la ventana de la ayuda. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 Al igual que la ayuda, puedes acceder a la Tabla de contenido aunque no estés conectado a Internet, pero si te conectas a Internet, este tipo de ayuda se carga desde Office.com, por lo que estará más actualizada. La Tabla de contenido proporciona la ayuda dividida por temas, que aparecen representados a través de libros que puedes ir abriendo y cerrando. Puedes abrir o cerrar los temas o libros haciendo clic en ellos, para ver u ocultar su contenido. En ocasiones, un tema o libro puede tener, a su vez, otros subtemas, que vuelven a aparecer como pequeños libros. Si pulsas en los temas con el icono que tiene un interrogante, se mostrará ya directamente la información. Los otros botones de la parte superior de la ventana de la ayuda sirven para ir hacia atrás o hacia adelante por las páginas de ayuda que has ido viendo (de manera similar a los navegadores de Internet), imprimir la ayuda o irte a la página inicial de la ayuda. El botón Detener detiene la carga de la página de ayuda. Por ejemplo, si al acceder a la ayuda que se encuentra en Internet el programa tarda bastante, puede ser útil el detener la carga y volver a intentarlo, por si fuera debido a algún error al acceder a Internet o al servidor de Office.com. El botón Actualizar vuelve a cargar la página de la ayuda, mostrando el contenido más reciente, mientras que Cambiar tamaño de fuente permite elegir si la letra en que se muestra la ayuda será mediana, pequeña o grande. Por otro lado, el último botón indica si la ventana de la ayuda debe permanecer visible por encima del Word al trabajar en este programa o no. Si el icono de este botón muestra una chincheta desclavada (No visible ), la ventana de la ayuda pasará a un segundo plano al ponernos en Word o en el programa de Office de que se trate; por el contrario, si el icono es una chincheta clavada (Mantener visible ), la ventana de la ayuda siempre estará visible, aunque nos pongamos en el programa de Office para seguir trabajando en él. Para acceder a información sobre las aplicaciones de Office también puedes acceder directamente al sitio web de Office.com. Para esto, pulsa en la ficha Archivo para desplegar la vista Backstage y selecciona la categoría Ayuda. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Entre otras opciones, desde esta sección puedes acceder a la ayuda, buscar actualizaciones para los programas de Office o ponerte en contacto con Microsoft (para acceder al soporte técnico, enviar comentarios o sugerencias, etc.). El botón Introducción permite acceder al sitio web de Office.com, mostrando en el navegador de Internet esta información. Desde los distintos enlaces que aparecen ahí podemos obtener información sobre los programas de Office, acceder a distintos tipos de ayuda, trucos o consejos, descargar plantillas, imágenes o actualizaciones, etc. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 También puedes utilizar el campo Buscar de la parte superior para encontrar lo que quieras más fácilmente. Como ves, en Office dispones de todo tipo de ayuda posible, que va actualizándose continuamente. Suele ser conveniente consultar este sitio web para encontrar nuevas descargas y recursos que te pueden resultar útiles. 3. IM GENES PREDISEÑADAS Y a hemos comentado las ventajas de estar conectado a Internet para que los programas de Office aprovechen la ayuda y los recursos a los que puedes acceder en el sitio web de Microsoft Office. Entre los recursos a los que puedes acceder están las imágenes prediseñadas. Veamos cómo utilizarlas. En la ficha Insertar de la Cinta de opciones se encuentra el botón Imágenes prediseñadas (en la sección Ilustraciones). Si lo pulsas aparecerá el panel Imágenes prediseñadas en la parte derecha de la ventana del programa, desde el que puedes buscar imágenes o clips (un clip es un archivo multimedia que puede contener imágenes, sonido, animaciones o películas). En el campo Buscar tienes que escribir el nombre de lo que quieres que tenga la imagen o algo que la describa. Antes de iniciar la búsqueda de imágenes, puedes indicar qué tipos de imágenes quieres y dónde buscarlas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Si despliegas la lista Los resultados deben ser puedes activar o no las casillas de las distintas opciones, dependiendo de lo que quieras obtener al realizar la búsqueda, con lo que los resultados obtenidos tendrán en cuenta el formato de las imágenes o clips. Si desactivas la casilla Incluir contenido de Office.com únicamente se buscarán entre los archivos multimedia propios de Office que se encuentren en tu ordenador, mientras que, si la activas, también se buscará en el sitio web de Office.com. En la parte de abajo de las imágenes puede aparecer un icono para indicar si ese clip es una película o animación. Tras realizar la búsqueda pulsando el botón Buscar, las imágenes y demás recursos encontrados según lo que has indicado aparecen en el panel Imágenes prediseñadas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento para ver todas las imágenes que se han localizado. Al situar el ratón encima de alguna de las imágenes, aparecerá una flecha en su parte derecha. Al pulsar en esta flecha se mostrará un menú que tiene acciones que puedes hacer con esa imagen. Para insertar una imagen en el documento también puedes pulsar sobre ella. Con la opción Insertar se copiará la imagen en el documento. Las otras opciones permiten copiar la imagen en el portapapeles, cambiar sus palabras clave o ver sus propiedades (tipo de imagen, tamaño, resolución, etc.). El vínculo Buscar más en Office.com que se encuentra en la parte inferior del panel Imágenes prediseñadas abre en tu navegador de Internet el sitio de Office.com en su sección Imágenes, para que puedas buscar y elegir la imagen que quieres colocar en el documento directamente desde ahí. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 4. GALER A MULTIMEDIA V amos a continuar viendo las opciones disponibles para añadir imágenes a los documentos, describiendo ahora la Galería multimedia. La Galería multimedia es un pequeño programa incluido en Office, al que puedes acceder desde el menú Inicio de Windows, dentro de las opciones de la carpeta de programas Microsoft Office - Herramientas de Microsoft Office Los distintos clips y recursos están clasificados por temas o colecciones, que puedes ver en el panel de la parte izquierda de la ventana de la Galería multimedia. Para desplegar una colección, pulsa en el icono con el símbolo de esta colección. Al seleccionar una colección podrás ver los clips que hay dentro de ella. De una forma parecida a como hacíamos con los clips del panel Imágenes prediseñadas, desde el menú de cada uno de los clips podemos copiarlo en el portapapeles, ver su vista previa o sus propiedades. Desde la opción Vista previa o propiedades puedes ver las propiedades de la imagen de que se trate: resolución, tamaño, las palabras clave asociadas (que sirven para identificar de qué trata la imagen y poderla buscar), etc., así como una vista previa de la misma. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Algunas de las opciones de los menús de los clips también están disponibles a través de los botones de la barra de herramientas de esta ventana (por ejemplo, copiar el clip seleccionado o eliminarlo de la Galera multimedia ). El botón abre Office.com en el navegador de Internet, para que elijas la imagen desde ahí, mientras que con se mostrará un panel de búsqueda en lugar de la lista de colecciones, desde el que podrás buscar clips de igual manera que lo haces en el panel Imágenes prediseñadas. Después de copiar el clip que queremos, podemos situarnos de nuevo en el documento en el que estemos trabajando y pegarlo allí. Explicaremos con más detalle cómo se copian y pegan elementos más adelante. De momento, indicarte que puedes realizar estas acciones desde la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Por ejemplo, para pegar en un documento la imagen que tengas copiada, utiliza el botón Pegar. Recuerda que estamos viendo los elementos comunes a los programas de Office, aunque en algunos casos puede existir alguna característica personalizada. Por ejemplo, en Access no está disponible el panel de Imágenes prediseñadas, aunque sí que puedes utilizar la Galería multimedia. En los programas Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Publisher puedes utilizar tanto el panel Imágenes prediseñadas como la Galería multimedia, para poner imágenes en los documentos en los que estés trabajando. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO