la factura electrónica y la protección de datos

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1 ORGANIZA FINANCIAN CICLO FORMATIVO la factura electrónica y la protección de datos Redondela Cangas Caldas de Reis Mos Vigo A Estrada

2 CONTENIDOS Objetivos > Qué es la factura electrónica? > Ventajas, beneficios y ahorros de la factura electrónica > La firma electrónica como la base de la facturación electrónica > Cómo funciona la factura electrónica? > Qué formatos de facturas electrónicas hay? > Cómo trabajar con la factura electrónica? > Validez legal de la factura electrónica 2

3 INTRODUCCIÓN Qué es una Factura Qué es una factura > Un documento que refleja la entrega de un bien o servicio, junto con la fecha del devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. En la factura se encuentran los datos Pioneros del expedidor y líderes y del en destinatario, el detalle de los bienes y servicios suministrados, Facturación los precios Electrónica unitarios, los totales, los descuentos y los impuestos. > Se la considera el justificante final de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio. > Es el único justificante fiscal que da derecho al receptor a la deducción del impuesto (IVA). > El original de la factura debe ser custodiado por el receptor de la factura. El emisor habitualmente conserva una copia. > Hay varios tipos de facturas: ordinarias, rectificativas, recapitulativas, proforma, copia, duplicado. 3

4 QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA Factura y Facturación Electrónica Qué es una factura electrónica > Es un documento tributario generado por medios informáticos, en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel conservando su mismo valor legal, y que puede ser conservado electrónicamente. Pioneros y líderes en Facturación Electrónica La facturación electrónica consiste es el procedimiento de transmisión de las facturas (justificante final de la entrega de bienes o servicios) o documentos análogos entre un emisor y un receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), con plenas garantías de autenticidad e integridad las cuales le permiten tener la misma validad legal que las facturas emitidas en papel > La facturación telemática, se basa en la aplicación de mecanismos que permitan garantizar la autenticidad del origen de las facturas y la integridad de su contenido. firma electrónica 4

5 VENTAJAS, BENEFICIOS Y AHORROS Por qué emplear la facturación electrónica > Ahorro de costes > Supresión del papel > Evitar franqueos y mensajeros > Introducción manual de los datos > No se precisan archivos > Mayor eficiencia > RRHH en otras tareas más productivas > Tesorería: tiempo de cobros y pagos > Menos errores humanos > Integración con ERPs > Automatización (EDI) > Información en tiempo real > Administración y contabilidad automatizadas > Agilidad en la toma de decisiones 5

6 VENTAJAS, BENEFICIOS Y AHORROS Ahorro económico directo > Ahorro por factura > Recepción: 2,78 > Emisión: 0,70 > Total: 3,48 (datos Plan Avanza) > Ahorro potencial millones de euros al año en España 1,5% del PIB (datos Ministerio de Industria) 6

7 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Conceptos previos > Una firma manuscrita es algo que identifica a una persona y que se sabe que sólo puede haber sido hecho por ella comparándolo con una muestra de referencia. > Una firma electrónica es algo que tiene la misma validez legal que Pioneros una firma y manuscrita. líderes en Para garantizar esta misma validad legal será preciso contar con Facturación una serie de Electrónica requisitos: - Un sistema de cifrado asimétrico - Una entidad de certificación acreditada > Cifrado simétrico 7

8 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Conceptos previos > Cifrado asimétrico Pioneros y líderes en Facturación Electrónica 8

9 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Conceptos previos > Autoridades de Certificación (CA) Pioneros y líderes en Facturación Electrónica 9

10 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Conceptos previos > Certificados de usuario Pioneros y líderes en Facturación Electrónica Personas físicas Personas jurídicas 10

11 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Conceptos previos > Algoritmo HASH > Permite obtener el compendio o MAC > MAC (Message Authentication Code) > El tamaño del MAC es independiente Pioneros y líderes del en mensaje Facturación Electrónica 11

12 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Cálculo de la firma electrónica > Firma electrónica de un documento Resultado de aplicar la clave privada a la huella del documento 12

13 LA FIRMA ELECTRÓNICA COMO BASE DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Integridad y autenticidad > Firma electrónica de un documento Permite verificar el origen del documento (autenticidad) y que no ha sido manipulado (integridad) 13

14 CÓMO FUNCIONA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? Requisitos generales > Para emitir una factura electrónica se necesita: Un formato electrónico de factura (EDIFACT, XML, PDF, UBL, html, txt, etc) Una transmisión telemática Este formato electrónico y su posterior transmisión telemática, deben garantizar la integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida. 14

15 CÓMO FUNCIONA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? Obligaciones para el emisor Obligaciones del emisor 1. Obtener el consentimiento del receptor de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. 2. Crear de la factura mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos. 3. Firmar las facturas con firma electrónica reconocida 4. Remisión telemática 5. Conservar una copia o matriz de la Factura Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas Contabilizar y anotar la operación en los libros de registros de IVA 7. Conservar durante el período de prescripción 8. Garantizar la accesibilidad completa: acceso completo a datos visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga en línea e impresión. 9. Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad. 15

16 CÓMO FUNCIONA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? Obligaciones para el receptor Obligaciones del receptor 1. Recepción de la factura por medios electrónicos 2. Asegurar la legibilidad en el formato original así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma 3. Verificación de los contenidos mínimos exigibles 4. Verificar la firma electrónica. 5. Conservar los originales firmados. 6. Contabilización y anotación en registros de IVA. 7. Conservación durante el período de prescripción. 8. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga en línea e impresión. 9. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad. 16

17 QUÉ FORMATOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS HAY? Formatos de factura y firma electrónicas > Formatos de factura electrónica Cualquier formato es válido (PDF, Excel, Word, HTML, texto, etc) XML UBL ebxml EDIFACT > Formatos de firma electrónica PCKS#7 CAdES XAdES 17

18 QUÉ FORMATOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS HAY? Facturae > Estándar impulsado por el estado español Software Gratuito Adaptado a los estándares internacionales (XML) Acuerdo con casi todas las entidades financieras 18

19 CÓMO TRABAJAR CON LA FACTURA ELECTRÓNICA? Empresario individual o pequeña empresa > Envío de facturas electrónicas de origen a destino Formato PDF Formato Word Formato Excel Certificado de la FNMT Respetar las obligaciones del emisor y/o receptor 19

20 CÓMO TRABAJAR CON LA FACTURA ELECTRÓNICA? Portales y Sistemas EDI > Portal de clientes > Portal de proveedores > B2B - EDI > Outsourcing 20

21 VALIDEZ LEGAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Marco jurídico Marco jurídico > Sexta Directiva del Consejo, de 17 de mayo de 1997, en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativa a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme (77/388/CEE). > Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido. > Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. > Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido 21

22 VALIDEZ LEGAL DE LA FACTUR ELECTRÓNICA Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público La Administración: Obligatoriedad > LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Disposición final novena. Habilitación normativa en materia de uso de medios electrónicos, informáticos o telemáticos, y uso de factura electrónica 4. la presentación de facturas electrónicas será obligatoria en la contratación con el sector público estatal. 22

23 E-FACTURA Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información Sectores de especial trascendencia económica: Obligatoriedad Ley 56/2007, de 28 de diciembre de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. En materia de facturación electrónica, el artículo 1 establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal, y, asimismo, prevé actuaciones de complemento y profundización del uso de medios electrónicos en los procesos de contratación. El artículo 2, por su parte, establece la obligación de las empresas de determinados sectores con especial incidencia en la actividad económica (entre otras, compañías dedicadas al suministro de electricidad, agua y gas, telecomunicaciones, entidades financieras, aseguradoras, grandes superficies, transportes, agencias de viaje) de facilitar un medio de interlocución telemática a los usuarios de sus servicios que cuenten con certificados reconocidos de firma electrónica. A tales efectos ha de facilitar al menos la realización de contratación electrónica,, el histórico de facturación 23

24 ACLARACIONES Datos de contacto Quedo a su disposición para cualquier aclaración. MIGUEL ABAL GONZÁLEZ ESPAÑA DREITEC SL Tel Av. Martínez Garrido, 28 Oficina D Vigo 24

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