PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

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1 Página 1 de 6 Revisó: Director Biblioteca y Profesionales Biblioteca Aprobó: Rector Fecha de Aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución N 1842 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la catalogación del material bibliográfico que ingresa a la Biblioteca UIS. Este procedimiento Biblioteca UIS. aplica a todo el material bibliográfico que ingresa a la NORMATIVIDAD Reglas de Catalogación Angloamericanas. Tablas CUTTER S. Manual Integrado para la entrada de datos (SCIB) DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Catalogar: Proceso por el cual se describe físicamente el material bibliográfico. Clave de autor: Código alfanumérico que identifica la autoría del material bibliográfico (Tablas CUTTER S). Registro LIBRUIS: Registro digital que contiene la descripción física correspondiente al material bibliográfico. LIBRUIS: Sistema de Información utilizado en Biblioteca UIS. Manual Integrado para la entrada de datos (SCIB): (Sistema Colombiano de Información Bibliográfica), es un manual para la catalogación electrónica.

2 Página 2 de 6 DEFINICIONES Reglas de Catalogación Angloamericanas: Herramienta esencial para ser usada en la elaboración de catálogos y otras listas de las bibliotecas, abarcan la descripción y el asiento de todos los materiales de Biblioteca. Tablas de CUTTER S: Guía que permite asignar la clave de autor al material bibliográfico. CONSIDERACIONES Los catalogadores son funcionarios administrativos de la Universidad Industrial de Santander Los catalogadores son los responsables de realizar la depuración en el sistema de información LIBRUIS, revisando y verificando periódicamente que los datos existentes en el Sistema no presenten inconsistencia alguna. En la Sede de Barbosa el material adquirido se verifica con la orden de compra impresa, suministrada por la asistente financiera.

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Inicio Si 1. Verificar material recibido El material y las listas concuerdan? 1. Se verifica que el material entregado por adquisiciones concuerde con el listado electrónico de material bibliográfico (Número de Inventario, Autor y Titulo). Listas electrónico de material comprado/ donado/ trabajos de grado a catalogar 2. Devolver al proceso correspondiente El material a catalogar es un libro? Si 3. Verificar existencia de libros 1/ Pág Si el material no concuerda se devuelve al proceso correspondiente (Ver procedimiento para adquisición por compra de material PBI.02, procedimiento para adquisición por donación de material PBI.04 o procedimiento para el procesamiento de trabajos de grado PBI.06) 3. Se verifica la existencia del libro, ejemplar, tomo y/o volumen del mismo título, en el Sistema de Información LIBRUIS (Ver Anexo 1). PBI.02 para la adquisición (Por Compra) de material bibliográfico PBI.04 para la adquisición (Por Donación) de material bibliográfico Existe el Título? Sí 2/ Pág. 5 PBI.06 para el procesamiento de trabajos de grado 4. Actualizar Registro LIBRUIS 4. Si existe el titulo del material bibliográfico incluya los datos en el sistema de información LIBRUIS correspondiente al número de ejemplar y/o tomo. FBI.07 Registro LIBRUIS. 1

4 Página 4 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 5. PBI.09 P. Proceso Físico del material bibliográfico Fin 6. Analizar el material nuevo 2 5. El material se envía al proceso físico de material (Ver procedimiento PBI.09) 6. Si no existe el titulo se analiza el material nuevo para extraer los datos indispensables en la descripción física y se busca en los catálogos bibliográficos electrónicos de universidades nacionales e internacionales la información complementaria como ayuda a la catalogación y clasificación del material. FBI.07 Registro LIBRUIS, Reglas de Catalogación Angloamericana, tablas Cutter y bases de datos de catálogos bibliográficos de universidades a nivel nacional e internacional. 7. Escribir en el sello de adquisiciones del CD-Rom (Signatura Topográfica, Número consecutivo) 1 7. Para trabajos de grado (CD-Rom) escribir en el sello de adquisiciones la Signatura Topográfica, se revisa cada CD-Rom, se abre el archivo PDF, se mira el tamaño, ilustraciones y se completan los datos de directores y apellidos de los autores, títulos obtenidos y escuela. PBI.09 para el Proceso Físico de Material 8. Registrar libros nuevos y trabajos de grado en LIBRUIS 8. Se registra la información del material bibliográfico directamente en el Sistema de Información LIBRUIS (Ver Anexo 2). FBI.07 Registro LIBRUIS. El material catalogado es un trabajo de grado? 9. PBI.08 P. Para clasificación de libros Si 10. PBI.09 P. Físico de material bibliográfico 9. Si es un libro nuevo se envía al proceso para clasificación de material bibliográfico (Ver PBI.08). 10. Si es un Trabajo de Grado el material se envía al proceso físico de material (Ver procedimiento PBI.09). PBI.08 para Clasificación de Material Bibliográfico PBI.09 para el Proceso Físico de Material Fin Fin

5 Página 5 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 viembre 29 de Creación del Documento Modificación del Documento, exclusión de actividades para la catalogación de trabajos de Febrero 20 de 2009 grado 03 Octubre 05 de 2009 Actualización del documento, Cambio de formato Marc 21 a Formato Digital Marc Junio 24 de 2014 Modificación de las palabras trabajos de grado y libros por material bibliógrafo en el objetivo y el alcance. Restructuración de todas las consideraciones del procedimiento, estructura general del procedimiento en general.

6 Página 6 de 6 ANEXOS Anexo 1. Verificar Existencias de títulos: N Actividad 1 Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico). 3 Seleccionar Consulta. 4 En el menú que se despliega seleccionar Palabras claves. 5 Ingresar el material por autor y/o título. Anexo 2. Registro de los datos de catalogación para trabajos de grados y libros: N Actividad 1 Ingresar al menú principal del Sistema Integrado de Información LIBRUIS 2 Seleccionar B (Sistema Bibliográfico) 3 Seleccionar A (Catalogación) 4 En el menú que se despliega seleccionar Maestro o material bibliográfico 5 En el menú que se despliega seleccionar la opción Libros, consulta y se digita el número de inventario del material. 6 El sistema muestra seis (6) ventanas donde se registran los datos de la catalogación, pasando ventana a ventana con F3 En la ventana 1 se registran los datos correspondientes a los campos fijos: Fecha, Origen Catalogación, Ilustraciones, Forma de Reproducción, Forma de Contenido, Publicación Oficial, Idioma, País, Soporte Físico, Congresos, Conferencias, Tipo de Colección, Tipo de Documento, además si es o no Autor, Editorial y Tema Colombiano y Forma de Adquisición e ISBN. En la ventana 2 se registra la Clave de Autor tomada de las tablas de Cutters, seguida de la inicial del Título y los Autores y Coautores si los hay, sean Personales, Corporativos o Congresos. En la ventana 3 se registra el Titulo, la Mención de Responsabilidad, Edición, Área de Publicación, Área de Descripción Física, Mención de Serie. En la ventana 4 se registran las tas que proporcionen información adicional de la obra. En la ventana 5 se coloca la etiqueta de clasificación 082 para libros y 090 para Trabajos de Grado En la ventana 6 se completa la información respecto al Número de Inventario, Ejemplares, Tomo, Volúmenes, Parte, Tipo de Colección, Código de Ubicación y Datos Complementarios. 7 Finalmente se guarda la información con la tecla ESC 8 Se pasa a la opción catalogar donde se selecciona la opción Aceptar