NORESTE. Septiembre, 2010

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1 Taller de Descripción de Puestos CENTRO DE INVETIGACIONE BIOLÓGICA DEL NORETE eptiembre, 2010

2 Contenido Apartado Objetivo del Taller [ 1 ] Definición de Análisis y Descripción de Puesto [ 2 ] Metodología HAY Descripción del Puesto y Perfil [ 3 ] Desarrolla la Descripción de tu Puesto [ 4 ] 2

3 Objetivo del Taller

4 Objetivo del Taller Desarrollar durante el Taller la Descripción y el Perfil del Puesto que desempeñas actualmente en el CENTRO DE INVETIGACIONE BIOLÓGICA DEL NORETE de acuerdo a la Metodología HAY 4

5 Definición de Análisis y Descripción de Puesto

6 Análisis y Descripción de Puesto Lo primero que debemos entender es Qué es un Puesto? Puesto. Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional aporta resultados que han de contribuir al fin de la Institución. Proceso de Descripción de Puesto. Es el proceso para identificar los principales elementos de un puesto, mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nos permite comprender su contenido y alcance en la Institución. 6

7 Análisis y Descripción de Puesto El primer paso para realizar un análisis y descripción de puesto es ENTENDER EL PUETO (no a la persona) Y LA PRINCIPALE FUNCIONE O ACTIVIDADE QUE DEARROLLA Recibe instrucciones Aporta Resultados Realiza un TRATAMIENTO Desde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender la posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias organizacionales. 7

8 Análisis y Descripción de Puesto Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunas consideraciones: Lo que queremos es obtener la fotografía del puesto que desempeñas Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de la persona er claros, concretos y precisos : Escribir para alguien que no conoce el Puesto Desarrollar la descripción del puesto con base en la Metodología HAY que se va a explicar Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripción en caso de realizarla en forma electrónica. Utilizar letra de molde y legible, en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en forma manual y no por medio electrónico. Utilizar lápiz para permitir borrar los contenidos no adecuados (manual) 8

9 Metodología HAY Descripción del Puesto y Perfil -

10 Elementos de la Descripción de Puesto METODOLOGÍA HAY Descripción del Puesto Perfil del Puesto Datos de Identificación Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Principales Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Características Personales Escolaridad Área de Especialidad Habilidades Técnicas y Administrativas Idiomas Experiencia Laboral 10

11 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 11

12 Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones IDENTIFICACIÓN DEL PUETO: Es el conjunto de datos que permiten situar al puesto dentro de la organización en el momento actual: Título del Puesto: Reporta a: Dirección ió Funcional : ubdirección de Área: Departamento: Ubicación Física: REVIIONE Y APROBACIONE: registrar los nombres, firmas y fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron la descripción del puesto: Ocupante o Titular del Puesto Jefe Inmediato Recursos Humanos 12

13 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 13

14 Responsabilidades del Puesto e deberán registrar en el formato, las principales responsabilidades, funciones o actividades del puesto en términos de resultados, aportados de forma permanente a la organización e consideran un máximo de 8 responsabilidades en la descripción de los puestos de acuerdo a nuestra metodología (Implica una labor de análisis y síntesis) ólo se deberán incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente o constantemente, no las eventuales e deben redactar de la siguiente manera: Acción Objeto Resultado Qué hace? Verbo en Infinitivo iti Definir qué hace el puesto obre qué lo hace? Complemento del verbo Indica dónde actúa o afecta el puesto Para qué lo hace? Resultado Final Producto final obtenido por el puesto, resultado de la acción 14

15 Responsabilidades del Puesto La ACCIÓN es lo que hace el puesto y se deberá redactar a través de la utilización de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad Puestos Mandos Puestos de Directivos Medios oporte Dirigir Programar Elaborar Administrar Coordinar Realizar Planear upervisar Recabar e debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del colaborador, ya que de acuerdo a los niveles organizacionales, desempeñan diferentes funciones y responsabilidades. 15

16 Responsabilidades del Puesto - VERBO ACTIVO UGERIDO - DIRIGIR Estratégico COMPROBAR ADMINITRAR E-Medio COMUNICAR AUTORIZAR E-M CONOLIDAR ETABLECER E-M DEARROLLAR COORDINAR E-M EJECUTAR DETERMINAR E-M ENTREVITAR EVALUAR E-M ENVIAR AEGURAR E-M-oporte EPECIFICAR CONTROLAR E-M- ETIMAR PLANEAR E-M- ETUDIAR AIGNAR M EXAMINAR AUDITAR M EXPEDIR DITRIBUIR M FACILITAR UPERVIAR M FIRMAR APROBAR M- FORMULAR AEORAR M- GIRAR AUTORIZAR M- INFORMAR DIEÑAR M- INICIAR ETANDARIZAR M- INPECCIONAR INTALAR M- INTERPRETAR PLANEAR M- INVENTARIAR PROGRAMAR M- OBTENER PROPORCIONAR M- OPERAR RECOMENDAR M- PREENTAR REPREENTAR M- PREUPUETAR ACUMULAR PRODUCIR ALMACENAR REALIZAR ANALIZAR RECABAR CALCULAR REGITRAR CALIFICAR REVIAR COMPILAR EGUIR VERIFICAR 16

17 Responsabilidades del Puesto El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de la acción o acciones que efectúa el puesto, por ejemplo: Acción: Analizar y revisar Objeto: ( Qué analiza y revisa?) La información estadística 2 Verbos Acción (verbo) Programar e impartir Recibir y entregar Analizar y registrar Objeto (en qué recae el verbo) los cursos de capacitación para el personal la documentación y paquetería de la Institución los asientos contables de ingresos y egresos Dar secuencia 17

18 Responsabilidades del Puesto El REULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamente asume el puesto frente a la organización Es la aportación final que realiza el puesto a la institución Debe ser de naturaleza permanente Acción Objeto Resultado (verbo) (en qué recae el verbo) (la finalidad de la acción) Programar e los cursos de capacitación con el fomentar su desarrollo y la mejora en impartir para el personal su desempeño Recibir y entregar la documentación y paquetería de la Institución con el fin de contribuir a lograr la comunicación entre las diversas áreas y contribuir tib i al ldesarrollo de las operaciones de la Institución. Analizar y los asientos contables de a fin de generar la información para los registrar ingresos y egresos cierres contables y la toma de decisiones 18

19 Responsabilidades del Puesto En varios puestos es común que existan una serie de actividades rutinarias o de soporte, más que el concepto de responsabilidades o funciones antes descrito Actividad Actividad Responsabilidades Actividad Responsabilidades Actividad 19

20 Responsabilidades del Puesto De esta forma, es como logramos describir las principales responsabilidades o actividades de los puestos. DIRECCIÓN DE RECURO HUMANO ACTIVIDADE REPONABILIDADE (Funciones) Recibir la solicitud de vacantes a cubrir Revisar cartera de candidatos Reclutamiento y elección de Personal Revisar las solicitudes de empleo Identificar las principales p responsabilidades del puesto Capacitación y Desarrollo de Personal Relaciones Laborales Compensaciones y Organización Administración de Personal Desarrollo Organizacional eguridad e Higiene Industrial ervicios al Personal 20

21 Responsabilidades del Puesto Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades: Acción Objeto Resultado Qué hace? obre qué lo hace? Para qué lo hace? Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final Dirigir i i y controlar la función de reclutamiento y selección de personal con el fin de dotar de los recursos humanos idóneos acordes a la Misión y Visión de la Organización Diseñar e implementar las estrategias de compensación para el personal de la Institución para asegurar la equidad interna y competitividad externa frente al mercado salarial. Dar secuencia Dar secuencia 21

22 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 22

23 Misión del Puesto Es la razón de ser del puesto dentro de la organización en el sentido más global y responde a la pregunta pegu ta Para a qué existe tu puesto en el Organismo? e redacta con el siguiente esquema: Acción Objeto Guía Resultado Qué? Máximo 2 verbos Complemento De acuerdo de la acción con qué é? Para qué lo hace? En el sentido más global l 23

24 Misión del Puesto La Misión del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales responsabilidades de los puestos A ti id d Actividad Actividad Actividad Actividad Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Misión del P Puesto t A ti id d Actividad Actividad 24

25 Misión del Puesto Guía del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones Estrategias / Leyes / Políticas Directrices / Reglamentos Manuales / Normas / Procedimientos Instrucciones Rutinas 25

26 Misión del Puesto Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misión: Acción Objeto Guía Resultado Verbo en infinitivo Qué hace? Dirigir y administrar Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final obre qué lo hace? la función de Recursos Humanos del CIBNOR De acuerdo con qué lo hace? con base en las estrategias y políticas alineadas a la Misión y Visión del Organismo Para qué lo hace? a fin de propiciar el clima y la cultura laboral que promuevan el alto desempeño así como la atracción, retención y desarrollo del personal Dar secuencia Dar secuencia 26

27 Misión del Puesto Al redactar la Misión o responsabilidades del puesto, se deberán cuidar ciertos errores frecuentes en la redacción: 1.- Uso de verbos vagos e imprecisos - Apoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva 2.- Redacción ambigua, invertida, confusa - Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo 3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios - Lograr muy bien el presupuesto - Atender correctamente a la gente que pide asesoría - Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de eficientar el flujo de información para tener los reportes contables oportunamente 27

28 Misión del Puesto 4.- Funciones y Propósito General del Puesto incompletos - Responsable de las operaciones contables - Hacer reportes para la Dirección 5.- Utilizar más de dos verbos en las Responsabilidades y Misión del Puesto: - - Dirigir, controlar, diseñar, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de sistemas de información con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios de cada área 6.- Redacción del resultado final de forma ambigua e imprecisa - Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: para lograr los objetivos institucionales 28

29 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 29

30 Relaciones Internas del Puesto Las relaciones internas son los principales contactos internos (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos Excluir el superior y los subordinados. Especificar el motivo de la relación. Puesto o Área Para qué? Con los contadores para solicitarles la información regionales del contable derivada de sus Organismo operaciones 30

31 Relaciones Externas del Puesto Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismo en el que trabaja (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos e debe especificar el motivo de la relación de la manera más global pero completa y precisa. Organización, Área, Puesto Con los proveedores Para qué? para negociar las condiciones de precio, cantidad, calidad y fechas de entrega de los productos y servicios 31

32 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 32

33 Dimensiones Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye más claramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales el puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones Recursos monetarios: on las cifras más importantes para el año en curso expresadas en pesos anuales Presupuesto autorizado Volumen de compras Inversiones Importe de la nómina Presupuesto de capacitación etc. Recursos no monetarios: on las cantidades de recursos que maneja el puesto y que no están expresadas en dinero Número de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total Número de proveedores Número de usuarios etc. 33

34 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 34

35 Problemas del Puesto Describir los 2 problemas más complejos o desafiantes que resuelve el titular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actuales Ejemplo: La cantidad de regulaciones y normas que existen, demandan que los trabajos se realicen con un alto grado de detalle y una mayor cantidad de tiempo 35

36 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 36

37 Toma de Decisiones del Puesto Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma autónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias, importantes o trascendentales Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes Ejemplo: Negociar con los proveedores las mejores condiciones de compra y suministro de productos y servicios Es una decisión que realizo frecuentemente -. 37

38 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 38

39 Estructura Organizacional Registrar los títulos de puesto de la estructura de organización vigente autorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos- (1) (2) (4) (3) (4) (5) (4) (5) (4) (5) (1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe : Jefe de mi Jefe (2) Nombre del puesto del que dependo jerárquica y directamente: Mi Jefe (3) Nombre del puesto analizado: Mi Puesto (4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe inmediato que yo : Mis Pares (5) Nombre de los puestos que me reportan: Mis Colaboradores 39

40 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto 40

41 Perfil del Puesto Es el documento que nos permite conocer las características profesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir el puesto Generales : Edad, exo, Estado Civil, Viajes de Trabajo - Frecuencia Escolaridad : Grado de Estudios MÍNIMO NECEARIO Área o Especialidad : adecuada al puesto Habilidades Técnicas y Administrativas Idiomas Experiencia i Laboral : en qué éáreas o puestos Al seleccionar personas con las características, conocimientos y experiencias adecuadas, se asegurará el desempeño exitoso del ocupante del puesto Llenar el formato evitando el auto reflejarse 41

42 Desarrolla la Descripción y el Perfil de tu Puesto. Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo

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