MATRIZ DE SERVICIO EQUIPO DE GESTIÓN:

Transcripción

1 MATRIZ DE SERVICIO EQUIPO DE GESTIÓN: Unidad de Medios de Comunicación - Unimedios USUARIO Comunidad Universitaria SERVICIO: Publicación de generada por Universidad Nacional a través de los medio impreso y digitales. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO. Estrategia del Servicio: La unidad de medios de comunicación Unimedios recibe, busca y verifica la generado por la Universidad Nacional de Colombia para ser publicada en los medios digitales e impresos (Agencia de noticias UN, UN Periódico, Carta Universitaria, Claves, Matices, Canal Prisma, Un Radio, 98.5, y WEB, Campañas y sitios web). Con el fin de informa a la comunidad universitaria los eventos e investigaciones de la Universidad Nacional de Colombia de manera clara, actualizada, oportuna, ágil, transparente y amable. MOMENTOS RESPONSABLE VALORES TIEMPOS INSTRUCCIÓN FALLA ACCIÓN DE DE VERDAD AGREGADOS O INFORMACIÓN POTENCIAL CONTINGENCIA Realizar contacto (telefónico, web, personal) con la Unidad de Medios de Comunicación - Unimedios Solicitar sobre la necesidad que tiene. Secretarías de área Saluda amablemente de Unimedios Cortesía y conocimiento del flujo de datos de Unimedios Actitud amable, respetuosa. Consultar Actitud negativa del o servidor público. Desconocimiento por parte del servidor para encontrar la oportuna. Seguir atendiendo de buena manera. Atención por parte de otro servidor público para brindar asesoría especifica en su requerimiento. Llamar al jefe inmediato o re direccionar al servidor que soluciona la necesidad. O asignar una cita si

2 Recibir Brindar del procedimiento para solucionar la necesidad. Orientar a la persona a la dependencia adecuada (Dirección, Radio, Prensa, Televisión, Comunicación estratégica, medios Digitales y financiero) para dar respuesta a la necesidad. Llamar a la secretaria de la Revisar la detalladamente Atención amable, conocimiento preciso de los servicios de Unimedios para brindar orientación Llevar al a la dependencia asignada Dar los datos detallados del El debe llevar archivo de la recibida Conocimiento del ciclo de servicio y del portafolio. Portafolio de productos y servicios Unimedios Consultar el directorio de extensiones en Perdida de la Que no se tenga claro el procedimiento y/o el portafolio de servicio de la Unidad. No tener elementos para brindar una orientación precisa por Desconocimiento del ciclo del servicio de Unimedios. No ubicar al s el jefe o servidor correspondiente no se encuentra. Solicitar de manera amable la al Remitirlo al jefe de área o servidor público que brinde exacta. Conocimiento del portafolio de servicio Consultar la para orientar adecuadamente al y confirmar a la dependencia asignada la llegada del. Ubicar al Servidor Público al celular o

3 dependencia asignada para informar de la persona que se dirige a esa área. Verificar si puede dar una solución rápida. Secretaria de dependencia asignada del área re direccionar al servidor que soluciona la necesidad. Ser proactivo Actitud proactiva Estrategia de servicio Sistemas eficientes Falta de iniciativa, desconocimiento de la estrategia de servicio, ausencia de sistemas efectivos. Orientar al servidor Públicos para dar respuesta oportuna al garantizando que conozca e interiorice la estrategia de servicio y que cuente con los elementos de apoyo necesarios Formular si es necesario Investigación del Contacto permanente con el. designado por el Detallar el y dárselo a conocer al Investigación detallada del Que muestre compromiso y amabilidad con el Máximo 5 días Máximo 5 días Permanente Presentar una propuesta con los parámetros establecidos Procedimiento para la Cronograma definido Información actualizada del. Que este mal formulado el Falta de al comenzar la investigación No comunicación con el Ajustar Buscar los medios para hallar la necesaria. Buscar el espacio y los medios para comunicarse con el

4 Mostrar el a los interesados Recibir el visto bueno del de Unimedios Recibir el visto bueno de los s del. Emisión y publicación de la en sus diferentes Procesos Radio, Prensa, Televisión, Comunicación designado por el proporcionándole la del avance del Realizar un buen planteamiento del Garantizar que la dirección de Unimedios este enterada de los s que se están realizando en Unimedios. Cumplimiento de los objetivos secundarios del Diagramar y diseñar a publicar mediante herramientas de alta calidad. Brindar asesoría personalizada al 1 día Procedimiento para la 2 horas Procedimiento para la 2 días Procedimiento para la Máximo 2 días Publicación agencia de noticias UN U- PR Publicación agencia de noticias UN U- PR Procedimientos administrativos de No se tiene claridad del o el resultado requiere ajustes. No aprobación del No aprobación del Usuario no cuente con la infraestructura tecnológica necesaria: No internet. SW Profundizar en el del para realizar un buen planteamiento. Realizar ajustes pertinentes. Reformular el Reformular el Brindar soluciones: Llamar a centro de cómputo Llamar proveedor

5 estratégica, medios Digitales y productos Agencia de Noticias UN, Un Periódico, un Periódico digital, carta Universitaria, Claves para el debate público, Memorias de agencia de Noticias matices, UN Radio 98.5, y web, UN Televisión Canal Prisma Tv por internet, estrategia de comunicación, eventos y/o campañas de impacto, Manual de imagen institucional, manual de producto, Páginas web, apoyo de medios para el diseño y desarrollo de su. los sitios web U- PR Difusión de s audiovisuales U- PR Emisión radiofónica U-PR inadecuado. No frecuencia radial. Falla en las ediciones impresa y digitales.

6 digitales. Realizar llamada al e indicarle que la se encuentra publicada. Secretaria de área Atención personalizada amable e concreta y oportuna Datos de contacto del No encontrar al Enviar correo HOJA # 6 DE 6