ÁREA GERENCIAL. Cuadros de Mando

Transcripción

1 ÁREA GERENCIAL Cuadros de Mando

2 Índice Cuadros de Mando. Conceptos Generales...3 Gestión de Ventas...3 Estadística de Contactos...3 Contactos por medio...5 Comercial...7 Situación Actual de la Promoción...7 Cuadros de Ocupación de la Promoción...7 Situación Comercial de Promociones...8 Parte de Ventas Parte de Ventas Parte de Ventas Parte de Ventas Gerencial...10 Ficha Situación Promoción Presupuesto de Explotación Seguimiento de Ejecución de Presupuestos Informe de Cargos por Partida Configuración de Informe de Existencias Otros...13 Informe General de Reformas Resumen de Reformas Extracción de Datos...15 Ventas...15 Presupuestario Informes Personalizados...17 Trabajar con Informes Configuración del menú Opciones Especiales...18 Informe Presupuestario Resumen por Promoción Informes de Venta Pendiente de Venta Obras en Curso o Terminadas Ventas por Agencia Situación Global de Promociones Informes Comerciales... 20

3 Cuadros de Mando. Conceptos Generales Un Cuadro de Mando es un sistema que, en base a un back-office de extracción, transformación y carga, y un motor de reglas de filtrado, permite presentar a los usuarios una imagen exacta y en tiempo casi real, de la marcha de la actividad de la empresa, ofreciendo la información de apoyo necesaria para la toma de decisiones en la misma. La información de la base de datos de Prinex21 se encuentra almacenada en tablas, cuya estructura es compleja a la hora de manejar los datos contenidos en ellas. Por este motivo el módulo de Cuadros de Mando incorpora una serie de extractores que presentan la información requerida, filtrando, desarrollando y componiendo dicha información en un fichero externo en formato ASCII, simplificando las tareas de realización, mantenimiento y desarrollo de la misma. Este proceso, conocido como minería de datos, permite al usuario ver el contenido de la base de datos, tal y como él se la imagina, para un correcto desarrollo de los informes que desea obtener, a través de una segunda herramienta. A través del Menú Generación de Informes y de la opción Cuadros de Mando, accedemos a los distintos tipos de informes que se pueden generar. Estos informes son a medida y previa petición por el cliente. Gestión de Ventas Estadística de Contactos Ir a: Gestión de Ventas / Marketing / Estadísticas de Contactos 3

4 Cuadros de Mando ESTADÍSTICA DE CONTACTOS: Cuando entramos en el proceso Estadística de Contactos (Menú Marketing / Gestión de Ventas), se presenta una pantalla con los distintos ítem que componen la ficha de interesados para realizar la selección. Realizado el filtro de los códigos estadísticos desde la pestaña, el proceso generará una estadística elaborada en base a los dichos códigos definidos por el propio usuario. La información detallada en este listado señala que, para cada valor indicado en todos y cada uno de los códigos estadísticos definidos, el sistema calcula: El número de fichas El porcentaje que suponen sobre el total El número de ventas con su correspondiente porcentaje Con este informe se pretende, dependiendo de los códigos estadísticos que el usuario haya elaborado, obtener, por ejemplo, un perfil del presunto cliente que le permita obtener una perspectiva del entorno para la toma de decisiones comerciales futuras. O bien conocer simplemente la media de edad de los interesados, sus necesidades de vivienda, etc. 4

5 Contactos por medio Ir a: Gestión de Ventas / Marketing / Contactos por medio Se incorpora un nuevo informe que relaciona las fichas de contacto abiertas en el módulo de Gestión de Ventas, con las acciones comerciales ejecutadas para éstos contactos. El sistema mostrará información del número de fichas de contacto que tienen ejecutada una determinada acción en la promoción, y que además tienen asignado un determinado valor para el código estadístico medio de contacto. La obtención de este informe se basa por lo tanto en las fichas de contacto abiertas en el módulo de Gestión de Ventas, las acciones comerciales aperturadas en el mantenimiento de acciones comerciales, y el código estadístico Medio de Contacto abierto en el mantenimiento de códigos estadísticos. El informe solicitará la siguiente relación de filtros para la obtención del mismo: Sociedad, Delegación, Promoción, Sector, Unidad de Negocio, Acción Comercial, Fechas, Promociones Vivas así como el régimen de vivienda (Todas, Libres o VPO, datos que se consignan en los datos básicos de la promoción: Clase de Promoción). 5

6 Cuadros de Mando El informe permitirá filtrar exclusivamente por dos acciones comerciales (este requisito es obligatorio no siendo posible la obtención del mencionado informe por una única acción comercial). El informe mostrará la siguiente información por columnas. En la primera se relacionarán las promociones resultantes según los filtros cumplimentados en los parámetros de selección. En las dos columnas (bloques de columnas) siguientes se relacionarán las acciones comerciales elegidas según los criterios de selección. Por cada acción comercial se mostrarán todos y cada uno de los valores del código estadístico Medio de Contacto, cumplimentados en el mantenimiento de códigos estadísticos (Gestión de Ventas, Utilidades, Tabla de Códigos Estadísticos, Acceso por Código). El sistema mostrará la relación de fichas de contacto pertenecientes a cada promoción, que tuvieran ejecutada la acción comercial seleccionada en los filtros, y cuyo valor del código estadístico Medio de Contacto tuviera cumplimentado. En el bloque de columnas que se muestra a continuación se relacionarán las reservas realizadas para el periodo de fechas seleccionadas. Es requisito necesario por lo tanto que la ficha del contacto esté relacionada con la ficha del cliente para la obtención de éste dato. En este apartado se incluye un valor adicional denominado Sin Ficha, que mostrará el número de contactos que han realizado una reserva en la promoción para el periodo seleccionado y que no tuvieran cumplimentado valor alguno para el código estadístico medio de contacto. En el último bloque de columnas se relacionarán el número de fichas de contacto para los cuales se han realizado contabilizaciones de contratos de compra venta. Al igual que en apartado de reservas, es requisito necesario por lo tanto que la ficha del contacto esté relacionada con la ficha del cliente para la obtención de éste dato. 6

7 Comercial Situación Actual de la Promoción Ir a: Administración Comercial / Consultas / Situación Actual de la Promoción Cuadros de Ocupación de la Promoción 1. HOJA DE CÁLCULO 2. INTERACTIVO Ir a: Administración Comercial / Consultas / Cuadros de Ocupación de la Promoción 7

8 Cuadros de Mando Situación Comercial de Promociones Ir a: Administración Comercial / Consultas / Promociones e Inmuebles / Situación Comercial de la Promoción Parte de Ventas 1 Ir a: Administración Comercial /Consultas / Ventas / Parte de Ventas / Modelo1 8

9 Parte de Ventas 2 Ir a: Administración Comercial / Consultas / Ventas / Parte de Ventas / Modelo2 Parte de Ventas 3 Ir a: Administración Comercial /Consultas / Ventas / Parte de Ventas / Modelo3 Parte de Ventas 4 Ir a: Administración Comercial /Consultas / Ventas / Parte de Ventas / Modelo4 9

10 Cuadros de Mando Gerencial Ficha Situación Promoción Realizado el filtro por Sociedad, Delegación, Promoción, Sector y Unidad de negocio y a Fecha determinada, el sistema genera una ficha de la situación comercial (Menú Generación de Informes / Módulo Cuadros de Mando) de la promoción. Los datos más relevantes de la ficha son: Situación geográfica, Datos técnicos y detalle de gastos e ingresos a fecha indicada de la Promoción. Macro en la Ficha de Situación de Promoción Se incorpora una macro para la obtención del mencionado informe a Hoja de Cálculo. Presupuesto de Explotación Realizada la selección por los criterios: Sociedad, Delegación, Promoción, Sector y Unidad de negocio, el sistema genera un presupuesto de explotación por promoción (Menú Generación de Informes / Módulo Cuadros de Mando) acotando por Presupuestos Desde/Hasta: origen/finalización o a la fecha indicada y Ejecutados desde/hasta: origen/finalización o a fecha indicada. También puede optar por calcular los intereses, para lo cual debe indicar el % aplicado, los días tomados para realizar el cálculo y la cuenta de gastos/ingresos a la que se va a imputar la partida. Los datos obtenidos en el informe Presupuesto de Explotación se desglosan por Ingresos: Ventas y Existencias y Gastos directos: coste del solar, proyectos y licencias, honorarios técnicos, urbanización, edificación, etc. 10

11 Seguimiento de Ejecución de Presupuestos Ir a: Presupuestario / Consultas / Seguimiento de Ejecución de Presupuestos 11

12 Cuadros de Mando Informe de Cargos por Partida Ir a: Presupuestario / Consultas / Cargos por Partida de Presupuesto Configuración de Informe de Existencias Desde este punto de menú configuramos, añadimos y suprimimos los Informes de Existencias. 12

13 Otros Informe General de Reformas Ir a: Reformas / Consultas / Informe General de Reformas Resumen de Reformas Módulo Cuadros de Mando, Menú Otros, Resumen de reformas: Realizada la selección por los criterios: Sociedad, Delegación, Promoción, Sector y Unidad de negocio, El sistema genera un informe acotando por Fecha indicada. 13

14 Cuadros de Mando Al pulsar confirmar nos aparecerá una ventana donde la aplicación nos preguntará si deseamos imprimirlo, crear un pdf o generar el informe por pantalla, esta última opción nos mostrará el siguiente informe en salida Hoja de Cálculo. 14

15 Extracción de Datos Ventas La pantalla del proceso de Extracción de Datos de Ventas (Menú Extracción de Datos / Módulo Cuadros de Mando) ofrece diferentes parámetros para la consecución de la misma. Dichos parámetros son los siguientes: Selección de Criterios: Sociedad, Delegación, Promoción, Sector y Unidad de Negocio Fechas: Desde Mes / Hasta Mes: enero / diciembre Desde Año/ Hasta Año: seleccione año Reservas: Comerciales Contabilizadas: puede tomar las reservas sin importe e indicar si la fecha de la misma es la reserva comercial o la fecha de contabilidad del contrato Promociones Vivas: señalar si procede Listar detalle: Por mes, año o A origen y detallando los totales o solamente las reservas, las ventas o las entregas Actualizar Tabla. Al seleccionar esta opción se habilita al final de la pantalla la ruta del Fichero de Salida. El usuario podrá elegir el nombre y la ubicación de fichero que considere oportuno, siempre que la extensión sea ".csv", o dejar el fichero que aparece por defecto. Tomar reformas: señalar si procede Expresado: Pesetas/Euros El sistema comenzará a generar un fichero Excel (.csv) en segundo plano donde los datos quedarán almacenados para poder trabajar con ellos a la hora de obtener los informes posteriores. 15

16 Cuadros de Mando Presupuestario Una vez seleccionada la opción Presupuestario (Menú Extracción de Datos / Módulo Cuadros de Mando) la extracción de datos puede hacerse por Devengo y/o por Flujo de caja. Los parámetros a seleccionar serán los siguientes: A fecha. Desde/hasta: Mes/Año. Datos a obtener: Devengo. Se habilitará al final de la pantalla la ruta para indicar el volcado de datos del Fichero para Devengo. El usuario podrá elegir el nombre y la ubicación de los ficheros que considere oportuno, siempre que la extensión sea ".csv". Flujo de caja. Igualmente se habilitará, al final de la pantalla, la ruta para indicar el volcado de datos del Fichero para flujo de caja. Importe de GASTOS en formato negativo: Editar el signo a la izquierda de los importes. Es necesario para informes diseñados en Power-Play. Dentro de Selección de Criterios puede optar por: Sociedad, Delegación, Promoción, Sector y Unidad de Negocio. Prinex21 ya tiene los datos necesarios para generar los informes que le solicitemos a partir del menú Generación de Informes. 16

17 Informes Personalizados Trabajar con Informes La pantalla del proceso de Trabajar con Informes (Menú Informes Personalizados / Módulo Cuadros de Mando) ofrece diferentes Informes Personalizados. Configuración del menú La pantalla del proceso de Configuración del menú (Menú Informes Personalizados / Módulo Cuadros de Mando) ofrece una pantalla donde podemos configurar el menú. Añadir Submenú Modificar Subir Nivel Recargar Menú Añadir Informe Suprimir Bajar Nivel 17

18 Cuadros de Mando Opciones Especiales Informe Presupuestario Opción Informe de Presupuestario (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) Resumen por Promoción Opción Resumen por Promoción (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) Informes de Venta Opción Informe de Venta (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) 18

19 Pendiente de Venta Opción Pendiente de Venta (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) Obras en Curso o Terminadas Opción Obras en Curso o Terminadas (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) Ventas por Agencia Opción Ventas por Agencia (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) 19

20 Cuadros de Mando Situación Global de Promociones Opción Situación Global de Promociones (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) Informes Comerciales Opción Informes Comerciales (Menú Opciones Especiales / Módulo Cuadros de Mando) 20