ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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- Alfonso Cárdenas Valenzuela
- hace 7 años
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1 ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL OBJETIVO Actualizar y/o elaborar de manera secuencial, programada y permanentemente el Manual de Procedimientos, de acuerdo a los cambios que presentan los procesos que otorgan las Unidades s de la Secretaría de Administración y Finanzas, para que funcione como herramienta de mejora continua. NORMAS DE OPERACIÓN: - El Departamento de Metodología dependiente de la Dirección en coordinación con la Dirección de Normatividad dependiente de la Dirección General Jurídica de la Secretaría de Administración y Finanzas, serán las responsables de actualizar los Manuales Administrativos de la misma, de acuerdo a lo que establece el Artículo 4 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. - El cuerpo del documento del procedimiento será de acuerdo a lo establecido en la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, expedida por la Secretaría de la Contraloría General. - El Departamento de Metodología deberá crear un respaldo digital de los procedimientos que le fueron asignados en Word y PDF y archivarlos una vez recabadas las firmas de los que en ellos intervienen.
2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 05 NOV 0 4 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. ACT. No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Elabora y turna oficio (O/C) a las Unidades s de la Secretaría de Administración y Finanzas, solicitando que analicen, actualicen y de ser necesario elaboren sus procedimientos. JEFE (A) DEL Distribuye oficio de la siguiente manera: Unidad - Original Secretario de Administración y Finanzas - a Copia Archivo - ª Copia NO EXISTEN MODIFICACIONES Y/O NUEVO PROCEDIMIENTO Recibe oficio del área, donde notifica que no existen cambios. Conecta con actividad No.5 PERSONAL DEL EXISTEN MODIFICACIONES Y/O NUEVO PROCEDIMIENTO Captura las modificaciones (de normas de operación o actividades) y/o nuevo procedimiento. 4 Acude a la Unidad y verifica con el responsable de los procedimientos, que el objetivo, las normas de operación y actividades se desarrollen de acuerdo a lo descrito en el mismo. 5 Imprime Procedimiento y acude con el personal que interviene en el mismo a recabar firmas.
3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 05 NOV 0 4 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. ACT. No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Envía Oficio adjuntando Manual de Procedimientos a la Dirección General Jurídica para su validación. Distribuye Manual de Procedimientos de la Siguiente manera: PERSONAL DEL 6 Dirección de Normatividad - Original Secretario de Administración y Finanzas - ª Copia Dirección General Jurídica - ª Copia -MANUAL DE PROCEDIMIEN- TOS DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD 7 Recibe Manual de Procedimientos y firma para su aprobación.
4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 05 NOV 0 4 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. ACT. No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Recibe de la Dirección de Normatividad Manual de Procedimientos y se fotocopia (C), envía mediante oficio (O/C). Distribuye Manual de Procedimientos de la siguiente manera: 8 Dirección - Original Unidad Admva. Correspondiente - ª Copia Dirección de Normatividad - ª Copia PERSONAL DEL Distribuye Oficio de la siguiente manera: Director de Normatividad. Dirección - Original - ª Copia 9 Escanea cada uno de los procedimientos que le fueron asignados para integrar el Manual de Procedimientos. Elabora oficio (O/C) dirigido a las Unidades s de la Secretaría de Administración y Finanzas, para enviar el Manual de Procedimientos que le corresponde. JEFE (A) DEL 0 Distribuye Oficio de la siguiente manera: Unidad Archivo - Original - ª Copia
5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 05 NOV PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. ACT. No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. PERSONAL DEL Envía por oficio los procedimientos escaneados en formato PDF a la Dirección General de Sistemas y Tecnología Informática, para que sean publicados en la página web de la Secretaría de Administración y Finanzas. FIN DE PROCEDIMIENTO. VALIDÓ ELABORÓ ÁREA AUTORIZÓ Director de Normatividad Director Administrativo Depto. de Metodología Director Administrativo Lic. Rodrigo Salvador Maciel Chávez M.A. Raúl Ernesto Polanco Plazola L.C. Ma. Guadalupe Ornelas Flores M.A. Raúl Ernesto Polanco Plazola
6 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 05 NOV 0 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. JEFE (A) DEL PERSONAL DEL INICIO Elabora y turna oficio (O/C) a las Unidades s de la Secretaría de Administración y Finanzas, solicitando que analicen, actualicen y de ser necesario elaboren sus procedimientos. Oficio Unidad 0 Secretario de Administración y Finanzas EXISTEN MODIFICACIONES Y/O NUEVO PROCEDIMIENTO? NO Recibe oficio del área, donde notifica que no existen cambios. Oficio SI Captura las modificaciones (de normas de operación o actividades) y/o nuevo procedimiento. 4 Acude a la Unidad y verifica con el responsable de los procedimientos, que el objetivo, las normas de operación y actividades se desarrollen de acuerdo a lo descrito en el mismo. A
7 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 05 NOV 0 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. PERSONAL DEL DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD A 5 Imprime Procedimiento y acude con el personal que interviene en el mismo a recabar firmas. 6 Envía Oficio adjuntando Manual de Procedimientos a la Dirección General Jurídica para su validación. Oficio y Manual de Procedimientos 0 Dirección General Jurídica Secretario de Administración y Finanzas Dirección de Normatividad Recibe Manual de Procedimientos y firma para su aprobación. 7 8 Dirección de Normatividad Recibe de la Dirección de Normatividad Manual de Procedimientos y se fotocopia (C), envía mediante oficio (O/C). Manual de Procedimientos O Oficio 0 Dirección Unidad Admva. Correspondiente Director de Normatividad Dirección B
8 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 05 NOV 0 PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y/O ELABORACIÓN DEL. DE METODOLOGÍA ADMINISTRATIVA. PERSONAL DEL JEFE (A) DEL B Escanea cada uno de los procedimientos que le fueron asignados para integrar el Manual de Procedimientos. 9 0 Elabora oficio (O/C) dirigido a las Unidades s de la Secretaría de Administración y Finanzas, para enviar el Manual de Procedimientos que le corresponde. Oficio 0 Unidad Envía por oficio los procedimientos escaneados en formato PDF a la Dirección General de Sistemas y Tecnología Informática, para que sean publicados en la página web de la Secretaría de Administración y Finanzas. FIN
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