HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR Y REDUCIR LOS COSTOS DE VIAJE DE SU EMPRESA. Santiago, 15 de Noviembre 2016

Transcripción

1 HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR Y REDUCIR LOS COSTOS DE VIAJE DE SU EMPRESA Santiago, 15 de Noviembre 2016

2 Inquietudes 2016

3 Agenda 1- Visión general de los Viajes Corporativos. 2- Acciones para optimizar el presupuesto en viajes. 3- Travel Manager. 4- Preguntas.

4 Agenda 1- Visión general de los Viajes Corporativos. 2- Acciones para optimizar el presupuesto en viajes. 3- Travel Manager. 4- Preguntas.

5 Viajes Corporativos en Chile Los viajes de negocios son claves para abrir nuevos mercadoso el éxito de una nuevo proyecto, pero sin una gestión correcta este gasto puede elevarse fácilmente: Más de US$ MM gastan en viajes las empresas en Chile 3,5MM Pasajeros corporativos viajando por el mundo Un Ticket Corporativo puede costar +40% que un vacacional US$ 600 Costo promedio de un viaje de negocios nacional Un Ticket en Business puede superar los US$ 6.000

6 Viajes Corporativos en Chile Viajesse encuentra entre Gastoscontrolablesmásimportantes

7 Viajes Corporativos en Chile Para generar ahorros debemos enfocarnos en las siguientes Palancas de Ahorro: Compras Anuales Empresa XYZ S.A (US$ M) Convenios Corporativos FEE TAX TKT HOTELES OTROS (6,0%) (47,7%) (36,6%) (2,4%) Palancas de Ahorro Mix de Proveedores Antelación de Compra 92% No Utilizados y Re-emisiones Proceso de Pago Eficiente (TC) (7,3%) Nuevas Tecnologías (OBT)

8 Definir Políticas Negociación con Proveedores Quienes y cómo viajan Tipo de Cabina/Destino/Perfil Anticipación de Compra Carrier preferidos Tipo Alojamiento Viáticos Empresa -Travel Manager AHORROS Proveedores acotados Mejora de condiciones Nuevos acuerdos Seguimiento y Control Representante empoderado Alineado a los objetivos Nexo entre empresa y agencia Flujo de aprobación eficiente (OC) Principales KPI de ahorro Informes de gestión Mejora Continua Cumplimiento de política

9 Políticas de viaje 5 10 Cinco de cada 10 empresas poseen políticas de viaje

10 Agenda 2- Acciones para optimizar el presupuesto en viajes. a) Plan de Trabajo Empresa XYZ S.A b) Seguimiento de Plan de Trabajo

11 Plan de Trabajo : En 3 años de operación se generarían más de US$ 800 M de ahorros para XYZ S.A. Año Compras Actuales XYZ S.A US$ 1,2 MM US$ 1,2 MM US$ 1,2 MM US$ 3,6 MM Acción Aplicación Palancas de Ahorros USD $800 M 22% Compras aprox. XYZ- Gestionadas US$ 1,04 MM US$ 936 M US$ 840 M US$ 2,8 MM Ahorro % US$ 156M 13% US$ 264M 22% US$ 360M 30%

12 Oportunidades de Ahorro Uso de OBT, Herramientas de Reserva El estudio de nuestros clientes nos demuestran los Ahorros generados por la implementación de OBT Ejemplo: Gasto Total en Viajes US$ Comparativa de los procesos ANTES vs DESPUES de la Implementación de OBT, según los resultados de nuestros clientes por mejoras en procesos y control de gastos se generan ahorros de entre 8% y 28% Exploraremos posibles ahorros de hasta US$

13 Propuesta de Valor Uso OBT CONTROL Aplicación automática de las políticas de viaje Incremento de adopción y satisfacción Proceso de autorización AHORRO VISIBILIDAD Ahorro de tiempo en procesos Maximizar presupuesto Muestra itinerarios alternos con tarifas mas económicas Optimización de las tarifas medias compradas Contenido dinámico con acceso en línea a todos los proveedores Tarifas negociadas y proveedores preferentes Formato personalizado Acceso a informes de gestión en línea

14 Oportunidades de Ahorro Resumen Plan de Ahorro Mejora en la antelación de la compra Preferencia de hoteles más económicos Preferencia de líneas aéreas con tarifas medias bajas Disminución de las segundas emisiones Identificar los pasajeros y centros de costos que escapan de la media Uso de la OBT

15 Agenda 1- Visión general de los Viajes Corporativos en Chile. 2- Acciones para optimizar el presupuesto en viajes. 3- TravelManager 4- Preguntas y Respuestas

16 El rol del TravelManager-Alto rango de responsabilidades y habilidades Desarrollo de políticas de programas de viaje Gerenciar los contratos con los proveedores Monitorear los presupuestos de viaje

17 Actividades del Travel Manager consideradas Muy Importantes Ahora y en los próximostres a cinco años Evalua, aplica soluciones tecnologicas 61% 75% Desarrolla, revisa, monitorea el cumplimiento 65% 73% Comunica y educa a los grupos de interes 71% 76% Mejora y analiza la data de viajes para seguir la gestión de los programas 71% 82% Desarrolla y alinea las metas de los programas de viajes estrategicos 78% 85% Desarrolla y gerencia contratos con proveedores de viaje 77% 79% Entre 3 a 5 años Ahora

18 Niveles de prioridad de las actividades de los TravelManager en los próximos 3 a 5 años Movilidad 80% 16% 4% Seguridad 78% 21% 1% Formas alternativas de pago tecnológico 66% 23% 11% Nuevos modelos de proveedores y ofertas 59% 33% 8% Globalización de tu programa de viajes 58% 33% 9% Justificación de un programa de viajes gerenciado 47% 45% 8% Alta prioridad Mas o menos igual Baja prioridad

19 Comentarios de los Travel Managers referente a la tecnología y Data

20 Agenda 1- Visión general de los Viajes Corporativos en Chile. 2- Acciones para optimizar el presupuesto en viajes. 3- Travel Manager 4- Preguntas.