REGLAMENTO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. Código: REG División de Organización y Métodos. Área de Desarrollo Área Legal

Transcripción

1 REGLAMENTO DEL COMITÉ DE AUDITORÍA Código: REG Elaboración: Área de Interna División de Organización y Métodos Revisión: Gerencia General Área de Desarrollo Área Legal Conformidad: Comité de Aprobación: Directorio Acuerdo Nº Sesión Nº del Vigencia: 05 Noviembre 2015

2 Página 2 de 13 INDICE I. Objetivo... 3 II. Ámbito de Aplicación... 3 III. Clasificación del Proceso y de la Información:... 3 IV. Funciones Autoridad Del Comité... 4 V. Lineamientos Composición del Comité Presidente del Comité Funciones del Presidente Secretaría del Comité Funciones de la Secretaría del Comité Sesiones del Comité Conflictos de interés Soporte Técnico Inducción VI. Disposiciones Complementarias... 13

3 Página 3 de 13 I. Objetivo 1.1 El Comité de es un órgano del Directorio de AGROBANCO, constituido con el objetivo de supervisar el proceso de reporte financiero, el sistema de control interno, el proceso de auditoría interna, y el proceso de monitoreo de cumplimiento en la aplicación de las normas del Código de Ética, leyes y normas establecidas por los organismos regulatorios como: Superintendencia del Mercado de Valores, Superintendencia de Banca y Seguros, FONAFE, Contraloría General de la República u otras entidades similares. 1.2 El Reglamento del Comité de es el documento que contiene las normas a seguir por sus integrantes y lograr la plena eficiencia en su funcionamiento, de manera que responda a las necesidades de AGROBANCO. II. Ámbito de Aplicación 2.1 El presente Reglamento es de aplicación general y obligatoria para los integrantes del Comité de El Reglamento del Comité de es aprobado por el Directorio, así como sus modificatorias. III. Clasificación del Proceso y de la Información: PROPIETARIO DEL PROCESO AUDITORÍA INTERNA MACROPROCESO CONTROL PROCESO CONTROL INTERNO CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACION PUBLICA USO INTERNO IV. Funciones 4.1 Autoridad El Comité de tiene autoridad para conducir o autorizar investigaciones / auditorías internas o externas sobre cualquier asunto dentro de su alcance de responsabilidad De acuerdo a lo dispuesto en la Política de Delegación de Facultades, el Comité tiene las siguientes funciones:

4 Página 4 de 13 a) Solicitar la investigación de las instancias pertinentes sobre el desempeño y la observancia de la aplicación de la normativa interna y pronunciarse respecto a los resultados correspondientes a que haya lugar. b) Contar con asesoría independiente para el cumplimiento de sus funciones, cuando sea necesario. c) Obtener información pertinente de todos los empleados, de los cuales se espera total cooperación en caso sea requerido. d) Reunirse con los funcionarios de la organización, los auditores externos o consultores, según considere necesario. e) Supervisar el trabajo de la sociedad de auditoría o del auditor independiente, así como el cumplimiento de las normas sobre independencia legal y profesional. f) Aprobar las políticas y lineamientos de auditoría y hacer seguimiento regular de su aplicación, particularmente en cuanto a la designación y desempeño de los auditores. 4.2 Del Comité Estados Financieros a) Revisar con carácter previo al Directorio y antes de su presentación a la Junta General de Accionistas, los Estados Financieros auditados de Agrobanco, y vigilar el cumplimiento de los requerimientos legales sobre la materia y la correcta aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. b) Aprobar las actualizaciones de las normativas, procurando que Agrobanco no se quede al margen de los procesos de implementación de las normas internacionales de contabilidad, y se cumpla con requerimientos específicos establecidos por el supervisor en dicha materia, incluida la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), así como las disposiciones de la SBS Control Interno a) Revisar los informes del Área de Interna y velar por el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo. b) Conocer y evaluar el adecuado funcionamiento del sistema de control interno, incluyendo en su alcance los controles sobre tecnologías de la información y de las áreas de Operaciones

5 Página 5 de 13 respecto a garantías, seguros y otras medidas de respaldo crediticio. c) Vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos y sobre la detección de problemas de control y administración interna, así como de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas por la Unidad de Interna, los Auditores Externos, y las Entidades u Órganos de Control Externos. d) Velar por la existencia en Agrobanco de un sólido Ambiente de Control, de forma que se promueva una cultura de riesgos y control en toda la organización y se definan roles y responsabilidades en torno a gestión de riesgos, control interno y evaluación, con líneas de reporte claramente definidas. e) Vigilar que se consideren los riesgos que se derivan de los procesos del negocio y de la definición estratégica de Agrobanco, para realizar un adecuado seguimiento, evaluación y gestión de los mismos. f) Supervisar los Sistemas de Información y Comunicación Interna que apoyan el proceso de toma de decisiones y la administración de riesgos y control. Supervisar regularmente el cumplimiento del Código de Ética y otras normas de conducta de Agrobanco, haciendo las propuestas necesarias para su mejora. g) Conocer del proceso de información financiera de Agrobanco. En particular, corresponde al Comité supervisar el proceso de elaboración y la integridad del conjunto de la información financiera relativa a Agrobanco. h) Supervisar la eficacia e idoneidad del sistema de control interno Externa a) Supervisar la eficacia e idoneidad del trabajo de las sociedades de auditoría externa de la organización. b) Proponer al Directorio, para su sometimiento a la Contraloría, las condiciones y políticas para la selección del Auditor Externo, debiendo observar lo establecido en los Lineamientos sobre los criterios mínimos de contratación de la sociedad auditora, aprobados por FONAFE.

6 Página 6 de 13 c) Relacionarse con los Auditores Externos y actuar como su contraparte principal, para recibir información sobre aquellas cuestiones que puedan poner en riesgo su independencia y cualesquiera otras relacionadas con el Plan de y el desarrollo de la auditoría de cuentas, así como aquellas otras comunicaciones previstas en las NIC, NIIF y las NIA interna a) Evaluar anualmente el trabajo del Auditor Interno prestando atención a la calidad de sus trabajos y aquellas circunstancias que pudieran poner en riesgo su independencia b) Aprobar el Reglamento de la función de Interna. c) Proponer al Directorio la selección, nombramiento, y cese del responsable de la función de Interna. d) Revisar el Plan Anual de Trabajo de Interna y el Informe Anual de actividades. e) Velar por la independencia y eficacia de la función de Interna. f) Recibir información periódica sobre sus actividades. g) Verificar que la Alta Gerencia tenga en cuenta las conclusiones y recomendaciones de los informes de Interna y del Comité de Cumplimiento a) Revisar la eficacia del sistema de control para vigilar el cumplimiento con las leyes y reglamentaciones, así como los resultados de la investigación y el seguimiento de la gerencia (incluyendo acción disciplinaria) de cualquier caso de incumplimiento. b) Revisar los hallazgos de cualquier examen de organismos reguladores (SBS; SUNAT; SMV, Contraloría; entre otros), y cualquier observación de los auditores. c) Supervisar la eficacia e idoneidad del sistema de control externo de la sociedad. d) Establecer y supervisar un mecanismo que permita a los empleados comunicar, de forma confidencial y anónima (whistleblowers)

7 Página 7 de 13 irregularidades de potencial trascendencia, especialmente financieras y contables, que adviertan en Agrobanco. e) Supervisar regularmente el cumplimiento de los manuales y procedimientos de prevención de lavado de activos y en general, las obligaciones de cumplimiento regulatorio, haciendo las propuestas necesarias para su mejora. f) Obtener actualizaciones regulares de la gerencia y de la asesoría jurídica en cuanto a asuntos de incumplimientos significativos. g) Conocer las denuncias de incumplimiento del Código de Ética relacionadas con aspectos contables, operativos o en aquellos cuando la Gerencia General, Gerencia Financiera o las Gerencias de otras áreas se encuentren relacionadas o vinculadas Transparencia y revelación de la información financiera a) Informar al Directorio de Agrobanco, con carácter previo a la adopción por éste de las correspondientes decisiones, acerca de la información financiera que Agrobanco deba hacer pública periódicamente, velando que se elabore conforme a los mismos principios y prácticas de las cuentas anuales. b) Supervisar el funcionamiento de la página web de Agrobanco y otros mecanismos de difusión, en cuanto a la puesta a disposición de la información financiera pública, ocasional y periódica, incluida la relativa a gobierno corporativo Conflictos de Interés a) Evaluar las situaciones de conflictos de interés, temporales o permanentes, en la que pueda estar inmerso, directa o indirectamente o a través de parte vinculada, un accionista significativo, un Director o Directores de Agrobanco, haciendo las propuestas necesarias para administrar la situación. b) Evaluar en relación a las situaciones de conflictos de interés, temporales o permanentes, en la que pueda estar inmerso, el personal de Agrobanco. c) Evaluar las operaciones que Agrobanco realice, directa o indirectamente con Directores, con accionistas significativos o representados en el Directorio, miembros de la Alta Gerencia o con personas a ellos vinculadas.

8 Página 8 de Otras Responsabilidades de Comité V. Lineamientos a) Desempeñar otras actividades relacionadas a las responsabilidades a que se refiere este documento de acuerdo con lo solicitado por el Directorio. b) Instituir y vigilar las investigaciones especiales que resulten necesarias. c) Aprobar anualmente un Plan de Trabajo del Comité de para el siguiente año. d) Evaluar el desempeño del Comité y de cada uno de sus miembros. e) El Comité de elevará al Directorio los temas de exclusiva competencia, según las normas vigentes. 5.1 Composición del Comité El Comité de estará integrado por tres (03) miembros del Directorio, uno (01) de los cuales cumplirá el rol de Presidente del Comité. Los miembros del Comité y su Presidente serán nombrados por el Directorio y no realizan actividades de gestión en el Banco Todos los miembros del Comité deberán ser, de preferencia, independientes, y al menos uno (01) deberá ser designado como Experto Financiero en base a su experiencia dentro de la industria El Directorio de AGROBANCO cubrirá las vacantes y podrá remover o sustituir a cualquiera de los miembros de este Comité, en los siguientes supuestos: - Cuando el Director haya cesado en sus funciones, por cualquier causal establecida en el Estatuto Social, el Reglamento del Directorio, el presente Reglamento o en la ley aplicable. - La inasistencia a dos (02) sesiones consecutivas o alternas, celebradas en un periodo de doce (12) meses. 5.2 Presidente del Comité El Directorio elegirá entre sus miembros a un Presidente A falta de Presidente en el Comité, le sustituirá un Director de más antigüedad, que no sea miembro del Comité. Se entiende como el Director de mayor antigüedad, aquél que más años tiene como

9 Página 9 de 13 miembro del Directorio. Ante igualdad en este supuesto, se elegirá al Presidente entre los miembros presentes en cada sesión del Comité El Presidente del Comité organizará el debate promoviendo la participación activa de sus miembros y ejecutivos invitados en las deliberaciones. 5.3 Funciones del Presidente Las funciones del Presidente del Comité de serán: a) Convocar y dirigir las reuniones del Comité de acuerdo con las estipulaciones del presente Reglamento. b) Con la asistencia del Secretario del Comité, proponer y preparar la Agenda con los asuntos a tratar en cada reunión del Comité. c) Velar, con el apoyo del Secretario, porque los miembros y los ejecutivos invitados reciban con antelación la documentación que sustente los temas incluidos en la Agenda. d) Decidir qué funcionarios deberán hacer presentaciones durante la sesión, para soportar o ampliar información sobre cada punto de la Agenda. e) Coordinar con los ejecutivos invitados que corresponda, la entrega de documentación por adelantado a los miembros del Comité. f) Informar al Directorio sobre los temas de su competencia, así como los principales acuerdos adoptados por el Comité. g) Supervisar la atención de los acuerdos adoptados por el Comité de, hasta su culminación dentro de los plazos establecidos. 5.4 Secretaría del Comité La Secretaría será designada por el Comité de La Secretaría del Comité deberá cumplir con el siguiente perfil: Experiencia relacionada a la Secretaría de Comité, así como de los temas relacionados al Comité. Ser diligente en el desarrollo de sus deberes y con independencia en la toma de decisiones.

10 Página 10 de Funciones de la Secretaría del Comité Las funciones de la Secretaría del Comité serán: a) Participar en las sesiones del Comité. b) Asesorar y apoyar al Comité dentro del ámbito de su competencia. c) Redactar los acuerdos del Comité, así como llevar y mantener al día el libro de actas de todas las reuniones del Comité. d) Preparar la Agenda y los documentos que la sustentan de acuerdo a las instrucciones del Presidente. e) Comunicar a los miembros del Comité las convocatorias a las reuniones, remitiendo oportunamente la correspondiente Agenda de los asuntos a tratar. f) Comunicar a las áreas involucradas los acuerdos aprobados por el Comité para su cumplimiento, así como el seguimiento de los acuerdos. g) Efectuar transcripciones del Acta cuando corresponda. h) Otras funciones que disponga el Presidente del Comité. 5.6 Sesiones del Comité Periodicidad y Plan de Trabajo: a) El Comité de se reunirá como mínimo cada dos (2) meses y cuando las circunstancias así lo requieran de forma extraordinaria cuando sea convocada por su Presidente, por iniciativa propia o solicitud de cualquier de los miembros. b) En la última reunión del año, el Comité debe aprobar un Plan de Trabajo del Comité de para el siguiente año. c) Para construir el Plan de Trabajo del Comité de, se deben fijar prioridades y tomar en consideración las funciones asignadas al Comité, así como el cronograma de las reuniones, algunas de las cuales son de carácter esporádico o puntual y otras tienen por objeto la definición de materias, la puesta en marcha de procedimientos y/o el seguimiento recurrente o periódico de determinados asuntos.

11 Página 11 de Convocatoria a) El Presidente del Comité de efectúa las convocatorias. b) La convocatoria de las reuniones debe hacerse con suficiente antelación, buscando lograr un estándar de cinco (05) días, no debiendo ser inferior a tres (03) días útiles, y por escrito o comunicación electrónica, incluyendo la Agenda y la documentación de soporte. c) Será también válida la reunión cuando hallándose presentes todos sus miembros, éstos acuerden celebrar una sesión Instalación y Quórum a) Para dar inicio a la reunión deberán encontrarse presentes por lo menos dos (2) miembros del Comité. Caso contrario, se postergará la sesión. b) Las reuniones serán presenciales o virtuales y con carácter general, se celebrarán en la sede de AGROBANCO. No obstante, sus miembros podrán designar otro lugar para alguna reunión concreta. c) El Comité se reunirá de forma extraordinaria cuando sea convocado por su Presidente, por iniciativa propia o a solicitud de cualquiera de sus miembros, quienes en cualquier caso podrán indicar al Presidente, la conveniencia de incluir un determinado asunto en la Agenda de la siguiente reunión. d) Las decisiones del Comité se adoptarán por mayoría simple Dinámica de las reuniones a) La apertura de la sesión, se hará con la verificación del quórum por parte del Secretario. b) La dinámica de las reuniones, viene definida por la Agenda. c) El Secretario del Comité hace un seguimiento de los puntos de la Agenda aplazados o en fase de estudio, o de los encargos o mandatos surgidos de la reunión y que deberán ser vistos en una próxima reunión Asistencia a los comités a) En las reuniones del Comité asistirán como participantes regulares: - Los miembros del Comité.

12 Página 12 de Actas - El Secretario del Comité. - El Auditor Interno. b) El Comité podrá invitar o convocar cuando lo estime oportuno al Gerente General o cualquier otro funcionario de AGROBANCO, quienes por sus funciones ejecutivas, no pueden integrar el Comité. c) Los miembros del Comité tendrán derecho a voz y voto. Los ejecutivos invitados, ya sean permanentes o puntuales, así como el Secretario del Comité, tendrán únicamente derecho a voz. d) La pertenencia al Comité de los miembros y la asistencia a las reuniones de los ejecutivos invitados, es indelegable. A las reuniones, además de sus miembros y ejecutivos invitados, deberán asistir las personas que hayan sido convocadas. a) Los acuerdos adoptados en la sesión del Comité serán registrados en actas legalizadas. b) Las actas de sesiones son llevadas en libros de actas legalizados y con hojas foliadas correlativamente. c) La Secretaría comunica las áreas competentes los acuerdos adoptados y puede efectuar transcripciones de las actas. 5.7 Conflictos de interés Si los miembros conformantes del Comité de tuvieran conflictos de intereses, e incompatibilidades respecto de las funciones que cumplan en el citado Comité, contemplados en las normas emitidas por la Superintendencia de Banca y Seguros y la Contraloría General de la República, así como normas internas, deberán comunicarlo al Comité, absteniéndose de conocer y/o participar en la deliberación y decisión correspondiente de dicho asunto. 5.8 Soporte Técnico El Área de Interna brinda soporte técnico y asesoría permanente al Comité de.

13 Página 13 de Inducción Los miembros del Comité deben contar con un proceso de inducción, previo al inicio de sus funciones en el respectivo Comité. Dicha inducción está a cargo del responsable de Interna. VI. Disposiciones Complementarias 6.1 En todo lo no previsto en el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente las disposiciones contenidas en el Reglamento del Directorio de AGROBANCO, el Manual de Procedimientos del Directorio de AGROBANCO, así como en el Reglamento de Buen Gobierno Corporativo de AGROBANCO, el Código de Buen Gobierno Corporativo para las Empresas bajo el ámbito de FONAFE y el Código de Buen Gobierno Corporativo para las Sociedades Peruanas de la Superintendencia de Mercado de Valores. 6.2 El presente documento deja sin vigencia lo establecido en el Reglamento del Comité de con Código 010_05_OM_