DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

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1 Plantilla 1.0 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Guatemala, octubre de 2015

2 Índice Introducción 3 Propósito del manual 3 Descripción de la dependencia 3 Funciones de la dependencia 4 Estructura interna de la dependencia 5 Subdirección de Auditoría Interna 5 Departamento de Auditorías Financieras 7 Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos 8 Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 2

3 Introducción El presente manual de organización y funciones de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal acerca de la organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas de acuerdo a la normativa aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y la Ley de Acceso a la Información Pública. Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala. Propósito del manual El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la gestión interna y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Auditoría Interna. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que detalla la forma como está estructurada organizacionalmente la dependencia, las interrelaciones y niveles jerárquicos, vías de comunicación, así como el ámbito de responsabilidad de cada unidad organizativa interna de acuerdo al marco legal que define su razón de ser, competencia y funciones. Descripción de la dependencia MISIÓN Es la dependencia responsable de verificar y analizar permanentemente los registros contables y financieros que realizan las dependencias del Ministerio, con el propósito de promover un proceso transparente y efectivo de rendición de cuentas de la administración de los recursos. VISIÓN Asesorar a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas y sus dependencias, mediante la evaluación permanente del control interno, que permita evidenciar que los procesos fueron ejecutados con eficiencia, eficacia, economía y transparencia. MARCO LEGAL La Dirección de Auditoría Interna fundamenta sus actuaciones en las disposiciones siguientes: a) Artículos 158, 159, 160 y 161 del Acuerdo Gubernativo No de fecha 29 de enero de 2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. b) Artículos 3 literal f), 4 literal c) y 6 del Decreto Número , reformado por el Decreto Número , ambos del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 3

4 c) Artículos 2 literal h), 12 y 13 del Acuerdo Gubernativo Número , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. d) Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, emitidas por Contraloría General de Cuentas. e) Normas Generales de Control Interno, emitidas por Contraloría General de Cuentas. Funciones de la dependencia De conformidad con lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No , Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, son atribuciones generales de la Dirección de Auditoría Interna, las siguientes: 1. Realizar periódicamente, auditorías financieras, administrativas, especiales y de gestión de las distintas dependencias del Ministerio, de conformidad con los planes de trabajo del Ministerio y otras específicas que requiera el Despacho Ministerial, con el fin de fortalecer el desempeño de las funciones que se desarrollan; 2. Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa emitidas por la Contraloría General de Cuentas, previendo la ejecución de auditorías especiales ordenadas por el Despacho Ministerial; 3. Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno, de conformidad con las funciones de cada dependencia del Ministerio, con el fin de obtener resultados eficientes; 4. Verificar el estricto apego de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, leyes, acuerdos y normas que rijan la organización y actividad de cada dependencia del Ministerio; así como, las de ejecución del gasto público; 5. Prestar apoyo a las dependencias del Ministerio, relacionado con intervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de funcionarios públicos y otros que lo ameriten; asesorar a las dependencias en la elaboración de formularios que conlleven recepción de fondos y otros con características especiales, a solicitud de las dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; 6. Denunciar ante las autoridades competentes la comisión de posibles delitos o faltas, que afecten los intereses del Estado; 7. Realizar auditorías oportunas de control interno, con el objetivo de fortalecerlo, recomendando la implementación de nuevos sistemas, de conformidad con las necesidades y avances tecnológicos; 8. Presentar informes al Despacho Ministerial con respecto a los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, formulando las recomendaciones respectivas; 9. Desarrollar las funciones que la Contraloría General de Cuentas establezca para las unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas; y, 11. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el ámbito de su competencia. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 4

5 Estructura interna de la dependencia Dirección de Auditoría Interna Subdirección de Auditoría Interna Departamento de Auditorías Financieras Departamento de Auditorias Administrativas y de Procesos Subdirección de Auditoría Interna DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de las funciones y procesos a cargo de la dependencia; coordinar la elaboración de la memoria anual de labores y el plan anual de auditoría y operativo, considerando los criterios de importancia relativa, revisión selectiva, administración del riesgo, relación costo-beneficio y estándares técnicos definidos; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Analizar y aprobar los Oficios, Notas e Informes de Auditoría, elaborados como resultado de las auditorías realizadas. 2. Revisar y aprobar en el Sistema de Auditoría Gubernamental para Auditoria Interna SAG-UDAI, los informes de Auditoría, de conformidad con los lineamientos emitidos por Contraloría General de Cuentas. 3. Coordinar la elaboración del Informe Gerencial que se presentará al Despacho Ministerial, respecto a los hallazgos establecidos en las auditorías realizadas, las recomendaciones derivadas de los mismos y su implementación; así como, el seguimiento de las recomendaciones de auditorías anteriores. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 5

6 4. Analizar la documentación de respaldo que el Director trasladará a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas correspondiente, que servirá de base para presentar la denuncia ante las autoridades competentes, respecto a situaciones que podrían tipificarse como posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado, como resultado de las auditorías realizadas. 5. Coordinar con el Asesor de Dirección y Enlace Administrativo Financiero la elaboración del anteproyecto del presupuesto anual de gastos, para la realización de las actividades de la Dirección de Auditoría Interna para el próximo ejercicio fiscal. 6. Fomentar conjuntamente con el Director, la capacitación y profesionalización del recurso humano de la Dirección de Auditoría Interna. 7. Coordinar con las Jefaturas de los Departamentos de Auditorías Financieras y Auditorías Administrativas y de Procesos, la modificación de los Manuales de Organización y Funciones, de Puestos y funciones, de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Auditoría Interna; así como, procedimientos administrativos, técnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia y eficacia de las auditorías; trasladándolos a consideración del Director de Auditoría Interna para su aprobación. 8. Coordinar la elaboración de la memoria anual de labores y el Plan Anual de Auditoría y Operativo, considerando los criterios de importancia relativa, revisión selectiva, administración del riesgo, relación costo-beneficio y estándares técnicos definidos. 9. Coordinar, dirigir y supervisar las actividades técnicas y administrativas que desarrolla el personal a su cargo. 10. Recibir y tramitar las peticiones de permisos, vacaciones y otros asuntos planteados por el personal subalterno. 11. Iniciar, cuando corresponda, el proceso administrativo por falta cometida por el personal a su cargo y trasladar para su debido proceso ante la Dirección de Recursos Humanos. 12. Proponer, cuando corresponda, la capacitación del personal a su cargo, para el buen desempeño de sus labores. 13. Realizar la evaluación del desempeño del personal bajo su supervisión, con la herramienta y lineamientos que proporcione la Dirección de Recursos Humanos. Departamento de Auditorías Financieras DESCRIPCIÓN: Es responsable de realizar periódicamente, auditorías financieras y especiales en las dependencias del Ministerio, de conformidad con los planes de trabajo y de ejecutar otras auditorías específicas requeridas con el objetivo de fortalecer el control interno, proponiendo la implementación de las recomendaciones pertinentes; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 6

7 FUNCIONES: 1. Definir el número de Auditorías Financieras, Especiales y Actividades Administrativas, que se realizarán en las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas durante el período de un año. 2. Incorporar al Sistema de Auditoría Gubernamental para Auditoría Interna SAG-UDAI, el cronograma de Auditorías Financieras y Especiales planificadas; así como, la información textual respectiva de conformidad con los lineamientos de Contraloría General de Cuentas. 3. Elaborar el Nombramiento de Auditoría para Auditores y Supervisores de Auditorías Financieras y Especiales con visto bueno del Director o Subdirector de la Dirección de Auditoría Interna. 4. Notificar mediante nombramiento a los Auditores Internos y Supervisor de Auditoría que realizarán Auditorías Financieras y Auditorías Especiales (Préstamos, Servicios de la Deuda Pública, Donaciones, Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, Cuentas de los Estados Financieros, Convenios emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas con otras Instituciones) de conformidad con el Plan Anual de Auditoría. 5. Analizar y aprobar en el Sistema SAG-UDAI de conformidad con los lineamientos de Contraloría General de Cuentas, los documentos siguientes: Cédula Narrativa, Memorando de Planificación, Programa de Auditoría. 6. Supervisar el avance y cumplimiento de las Auditorías Financieras y Especiales, para su registro y control. 7. Analizar, aprobar y presentar al Subdirector y Director, las Notas de Auditoría, Oficios e Informes de las Auditorías ejecutadas. 8. Aprobar en el Sistema SAG-UDAI, los hallazgos y solicitar al Subdirector y Director, la autorización del Informe de Auditoría. 9. Elaborar Informe Gerencial que se presentará al Despacho Ministerial, respecto a los hallazgos establecidos en las auditorías realizadas, las recomendaciones derivadas de los mismos y su implementación; así como, el seguimiento de las recomendaciones de auditorías anteriores. 10. Revisar la documentación de respaldo que se trasladará a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas correspondiente, que servirá de base para presentar la denuncia ante las autoridades competentes, respecto a situaciones que podrían tipificarse como posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado, como resultado de las auditorías realizadas. 11. Coordinar la realización de Actividades Administrativas de conformidad con el Plan Anual de Auditoría. 12. Coordinar, dirigir y supervisar las actividades técnicas y administrativas que desarrolla el personal a su cargo. 13. Recibir y tramitar las peticiones de permisos, vacaciones y otros asuntos planteados por el personal subalterno. 14. Iniciar, cuando corresponda, el proceso administrativo por falta cometida por el personal a su cargo y trasladar para su debido proceso ante la Dirección de Recursos Humanos. 15. Proponer, cuando corresponda, la capacitación del personal a su cargo, para el buen desempeño de sus labores. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 7

8 16. Realizar la evaluación del desempeño del personal bajo su supervisión, con la herramienta y lineamientos que proporcione la Dirección de Recursos Humanos. Departamento de Auditorías Administrativas y de Procesos DESCRIPCIÓN: Le compete realizar periódicamente auditorías administrativas, de procesos y de ejecución del gasto a las dependencias del Ministerio, de conformidad con los planes de trabajo y otras auditorías específicas que le sean requeridas, con el objetivo de fortalecer el control interno, proponiendo la implementación de las recomendaciones pertinentes; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Definir el número de Auditorías Administrativas, de Procesos y Actividades Administrativas, que se realizarán en las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas durante el período de un año. 2. Incorporar al Sistema de Auditoría Gubernamental para Auditoría Interna SAG-UDAI, el cronograma de Auditorías Administrativas, de Procesos y Actividades Administrativas; así como, la información textual respectiva de conformidad con los lineamientos de Contraloría General de Cuentas. 3. Elaborar el Nombramiento de Auditoría para Auditores y Supervisores de Auditorías Administrativas y de Procesos con visto bueno del Director o Subdirector de la Dirección de Auditoría Interna. 4. Notificar mediante nombramiento a los Auditores Internos y Supervisor de Auditoría que realizarán Auditorías Administrativas y de Procesos de conformidad con el Plan Anual de Auditoría. 5. Analizar y aprobar en el Sistema SAG-UDAI de conformidad con los lineamientos de Contraloría General de Cuentas, los documentos siguientes: Cédula Narrativa, Memorando de Planificación, Programa de Auditoría. 6. Supervisar el avance y cumplimiento de las Auditorías Administrativas y de Procesos, de conformidad con los Nombramientos emitidos, para su registro y control. 7. Analizar, aprobar y presentar al Subdirector y Director, las Notas de Auditoría, Oficios e Informes de las Auditorías ejecutadas. 8. Aprobar en el Sistema SAG-UDAI, los hallazgos y solicitar al Subdirector y Director, la autorización del Informe de Auditoría. 9. Elaborar el Informe Gerencial que se presentará al Despacho Ministerial, respecto a los hallazgos establecidos en las auditorías realizadas, las recomendaciones derivadas de los mismos y su implementación; así como, el seguimiento de las recomendaciones de auditorías anteriores. 10. Revisar la documentación de respaldo que se trasladará a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas correspondiente, que servirá de base para presentar la denuncia ante las autoridades competentes, respecto a situaciones que podrían tipificarse como posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado, como resultado de las auditorías realizadas. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 8

9 11. Coordinar la realización de Actividades Administrativas de conformidad con el Plan Anual de Auditoría. 12. Coordinar, dirigir y supervisar las actividades técnicas y administrativas que desarrolla el personal a su cargo. 13. Recibir y tramitar las peticiones de permisos, vacaciones y otros asuntos planteados por el personal subalterno. 14. Iniciar, cuando corresponda, el proceso administrativo por falta cometida por el personal a su cargo y trasladar para su debido proceso ante la Dirección de Recursos Humanos. 15. Proponer, cuando corresponda, la capacitación del personal a su cargo, para el buen desempeño de sus labores. 16. Realizar la evaluación del desempeño del personal bajo su supervisión, con la herramienta y lineamientos que proporcione la Dirección de Recursos Humanos. Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Auditoría Interna Página 9

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