INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE VINCULACIÓN - PERSONAS JURÍDICAS ORGANIZACIÓN BANCOLOMBIA

Transcripción

1 1 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE VINCULACIÓN - PERSONAS JURÍDICAS ORGANIZACIÓN BANCOLOMBIA Objetivo del documento: Explicar la información que se debe diligenciar para cada campo contenido en el formato de vinculación de clientes Personas Jurídicas. A continuación se explica detalladamente la información que de cada campo que el solicitante debe diligenciar Encabezado Fecha solicitud Día, Mes año en que se realiza la solicitud de vinculación Ciudad Ciudad donde se realiza la solicitud Oficina Nombre de sucursal donde se realiza la vinculación Código de empleado Se ingresa el código del empleado que realiza la vinculación. La persona Jurídica selecciona el tipo de vinculación que desea Tipo de Vinculación realizar: Si es solicitante, Fideicomitente, Beneficiario, Ordenante u otro. Datos Generales de la Entidad Razón o Denominación Social Se ingresa la razón social o denominación social tal como aparece en el registro de la empresa. NIT/RUT Se selecciona si la identificación de la empresa es RUT o NIT. Se escribe el número completo incluyendo el digito de chequeo. Nombre Corto o Sigla Si la empresa comercialmente es conocida a través de una Sigla o nombre corto se debe escribir en este campo. Seleccione si la empresa solicitante corresponde a empresa Tipo de Entidad principal( matriz), sucursal o agencia. Para los dos últimos tipos se debe diligenciar la siguiente información: Si la empresa solicitante es Agencia o Sucursal favor diligenciar... Dirección Escriba la dirección completa de la sede de la sucursal o agencia Bloque/Torre Escriba el bloque o Torre de la dirección relacionada

2 2 Si la dirección contiene un número de local u oficina se debe Local/ Oficina relacionar. Ciudad/ Municipio Ciudad o municipio sede de la agencia o Sucursal Departamento Departamento sede de la agencia o sucursal País País sede de la agencia o sucursal Teléfono Teléfono de contacto de la agencia o sucursal Fax Se escribe el número de FAX de la agencia o sucursal Dirección Internet Se escribe la página web de la agencia o sucursal ( si la tiene) Tipo de Entidad o Naturaleza Jurídica El solicitante selecciona el tipo de sociedad según la legislación colombiana: Limitada, Colectiva, Anónima, En comandita por Sociedad Comercial o Civil Acciones, en Comandita Simple, Sucursal de sociedad extranjera, empresa unipersonal, entidad sin ánimo de lucro. Si la empresa solicitante es empresa o entidad estatal debe Entidades estatales seleccionar su influencia geográfica: Si es nacional, departamental, municipal u otro. Se selecciona si la empresa estatal desentralizada es de orden nacional, orden departamental u orden municipal, de igual Entidades estatales forma se selecciona su naturaleza: Establecimiento público, descentralizadas empresa industrial y comercial del estado, sociedad de economía mixta, empresa social del estado, empresa de servicios públicos domiciliarios, otro. Se selecciona la actividad principal de la empresa: Comercial, Actividad Principal industrial, transporte, construcción, agroindustrial, servicios financieros, servicios. Código CIIU Se escribe el código CIIU según la actividad económica Fecha de constitución de la Día, Mes y año en la cual se dio constitución oficial a la entidad entidad solicitante. Fecha de vigencia Día, Mes y año en que tomó vigencia la entidad solicitante. Se escribe el número de escritura pública para la entidad o No de escritura de constitución empresa solicitante. Se escribe el total de empleados que laboran directamente No de Empleados para la empresa solicitante. Se marca SI cuando la empresa solicitante cumple las Autorretenedor condiciones de autorretenedor ante la DIAN.

3 3 Se selecciona si el tipo de retención es Autorretenedor, sujeto Tipo de Retención de retención o Exento. Se selecciona la superintendencia o entidad que ejerce control Indique si la empresa es o regula la empresa solicitante: Superintendencia Bancaria de vigilada por una de las Colombia, Superintendencia de Industria y Comercio, siguientes entidades Superintendencia de Valores, Superintendencia de economía solidaria u otra entidad (cual). Realizará operaciones a través Si la entidad realizará operaciones o transacciones a través de de medios electrónicos canales virtuales habilitados debe seleccionar la respuesta SI Composición Accionaria Tipo de documento, No de Se escribe la información solicitada para cada accionista identificación, Nombre y principal. Porcentaje de Participación. Junta Directiva Tipo de documento, No de Se relaciona en cada campo la información solicitada sobre los identificación, Nombre miembros de la Junta Directiva. Principales miembros de la estructura administrativa Se relacionan los funcionarios de primera línea de la empresa Tipo de documentación, No de solicitante. En este campo pueden incluirse: Presidente, identificación, Nombre, Cargo Gerentes, Directores, Vicepresidentes, entre otros. Inversiones o aportes en sociedades( Filiales o Subsidiarias) NIT, Sociedad y Porcentaje de Se relaciona la información solicitada para cada empresa( filial Participación o subsidiaria) donde se tengan inversiones o participaciones. Representante Legal Primer Nombre del Representante Legal de la empresa Primer Nombre solicitante Segundo Nombre del Representante Legal de la empresa Segundo nombre solicitante ( si lo tiene) Primer Apellido del Representante Legal de la empresa Primer Apellido solicitante Segundo Apellido del Representante Legal de la empresa Segundo Apellido solicitante Se escribe el tipo de documento de identificación del Tipo de Documento de representante legal de la empresa solicitante: Cédula de Identificación Ciudadanía, Cédula de Extranjería, NIT, NUIP, Pasaporte.

4 4 No Identificación Lugar de expedición Fecha de Expedición Fecha de Nacimiento Ciudad de Nacimiento País de Nacimiento Cargo u Oficio Dirección de Residencia Bloque Apto/Casa Urbanización/ Edificio Barrio Ciudad/ Municipio Departamento País Teléfono Correo Electrónico Dirección Oficina Bloque/ Torre Local/ Oficina Se escribe el número de documento de identificación para el tipo de documento relacionado en el campo anterior. Ciudad o municipio de expedición Fecha de expedición del documento de identificación Día, Mes, Año de nacimiento del representante legal. Ciudad de nacimiento del Representante Legal País de Nacimiento del representante Legal Cargo que desempeña actualmente el representante legal de la empresa solicitante Dirección de residencia( nomenclatura completa) del representante legal de la empresa. Se escribe bloque se la dirección se ubica en alguna unidad residencial o urbanización. Se relaciona el número del apto o casa incluida en la dirección de residencia( si aplica) Se escribe el nombre de la urbanización o Edificio donde vive el representante legal. Se escribe el barrio donde se ubica la dirección de residencia. Ciudad o municipio donde habita el representante legal Departamento en Colombia donde habita el representante legal País donde habita el representante legal Telefono de residencia del representante legal Dirección preferiblemente el de la empresa asignado al representante legal. Dirección de la Entidad Nomenclatura completa de la empresa. Evitar escribir información que no corresponda a la nomenclatura oficial en Colombia. Por ejemplo no escribir como dirección de la empresa: Via al llano km 4 o carretera sur dos metros luego del restaurante... Se aclara que esta sección de dirección de la empresa se utiliza para la empresa solicitante que en el campo anterior tipo de entidad seleccionó principal. Relacionar el bloque o Torre si la dirección corresponde a un edificio con esta denominación. Escribir el número de local u oficina si aplica

5 5 Ciudad/ Municipio Departamento País Teléfono 1 Teléfono 2 Fax Correo Electrónico Página Web Situación Tributaria Gran Contribuyente Ventas Con Tarjeta Nacionalidad Fecha de Corte Volumen de ventas anuales Total Activos Total pasivos Patrimonio Ingresos Operacionales( mensuales) Ingresos no operacionales Escribir la ciudad o municipio de domicilio de la empresa Escribir el Departamento de domicilio de la empresa Escribir el país de domicilio de la empresa. Teléfono principal de la empresa. Puede ser el de la recepción o conmutador. Teléfono adicional de la empresa. Número de Fax principal de la empresa del contacto de la Empresa con el banco. Pagina de Internet oficial de la empresa Información Tributaria Según la disposición de la DIAN relacione el tipo de situación a la que pertenece: Régimen Especial, No contribuyente, Contribuyente. Se responde con SI si la empresa se encuentra en el régimen de Gran Contribuyente. Relacionar el tipo de retención aplicado a las ventas con Tarjeta. Si son sujetas a retención, exceptuado por Disposición legal o no aplica. Relacionar si la empresa se considera Nacional o Extranjera, es decir el tipo de registro que posee la empresa. Información Financiera Día, Mes y año de la información financiera a relacionar en la vinculación Valor total de ventas anuales correspondientes a la fecha de corte indicado Total activos fijos, corrientes o no corrientes de la empresa a la fecha de corte indicado Total de pasivos financieros y no financieros de la empresa a la fecha de corte indicado Total patrimonio de la empresa a la fecha de corte indicado Sumatoria de ingresos por concepto de la operación del negocio. Sumatoria de ingresos por conceptos distintos a la operación del negocio. Por ejemplo por rendimientos o comisiones si aplican.

6 6 Egresos( mensuales) Total gastos mensuales en pesos Utilidad Neta Utilidad neta al periodo indicado Detalle de otros ingresos o Se describen los ingresos diferentes a los mencionados en los ingresos no operacionales u campos anteriores que no están relacionados con la actividad originados en actividades de la empresa. diferentes a la principal Operaciones Internacionales Marque sobre el SI cuando tenga negocios o realice Realiza operaciones en moneda transacciones en moneda extranjera ( Dólares, Euros, Yenes, extranjera? etc) Si el solicitante posee relación financiera con entidades del exterior. Aplica para cualquier tipo de cuenta Ahorro o Posee Cuentas en el exterior? Corriente. Actividad en moneda extranjera Descripción de cuentas corrientes en moneda extranjera Ha tenido relación con el sector financiero? Nombre entidad, Producto(cuenta, Fondo u otros productos), No de Producto, dirección, teléfono, sucursal( oficina). Si en el campo donde se pregunta si la persona Jurídica realiza operaciones en moneda extranjera, se indico que si senale en este campo cual de las actividades se realizan con divisas: Importaciones, exportaciones, inversiones, prestamos en moneda extranjera, pagos de servicios, otros cual. Relacionar nombre del banco, número de la cuenta, ciudad donde posee la cuenta, país, moneda en la cual posee la cuenta. Referencia financiera Se responde si cuando el solicitante ha tenido efectivamente una relación con alguna entidad financiera, la cual describirá en los siguientes campos. Se relaciona la información solicitada según el campo. En el campo dirección, teléfono y sucursal se ingresan los datos de la entidad que dará referencia. Referencia Comerciales Ha tenido relación con el sector Se responde si el solicitante ha tenido en algún momento

7 7 comercial? relación con alguna empresa del sector comercial o proveedores. Nit de la empresa, Nombre del Relaciona la información solicitada de la empresa o establecimiento, Teléfono, establecimiento que dará referencia del solicitante. Ciudad, Departamento Dirección para el Envío de Correspondencia Dirección completa en la cual el solicitante desea recibir su extracto. Evitar que el cliente escriba direcciones de este tipo: Dirección Vía al llano km 4, es indispensable incluir una nomenclatura válida. Recordar que la correcta escritura de la dirección completa garantiza la llegada oportuna de nuestras comunicaciones. Bloque/ Torre Incluir Torre o Bloque si aplica. Local/ Oficina Escribir el local o la oficina si aplica Ciudad/ Municipio Escribir la ciudad o municipio de domicilio de la empresa o la ciudad donde se ubica la dirección relacionada. Departamento Departamento donde se ubica la dirección relacionada País País donde se ubica la dirección relacionada. Autoriza recibir información a través de El solicitante responde si desea recibir información via a la dirección que relacionará a continuación Se registra si el correo donde desea recibir información es el Correo electrónico del contacto de la entidad o si es el del representante legal( ingresado en esa sección) Si el correo electrónico es del Escribir otro correo adicional al escrito en la sección dirección contacto de la entidad por favor de la entidad especifique Nombre Se escribe el nombre del contacto de la empresa( destinatario de la comunicación o extracto) Apellido Se escribe el apellido del contacto de la empresa ( Destinatario de la comunicación o extracto) Cargo Se escribe el cargo del contacto de la empresa ( Destinatario de la comunicación o extracto) DECLARACIONES ADICIONALES. (Deben ser leídas o visualizadas por el cliente antes de firmar la presente vinculación).

8 8 Declaración de origen de bienes y/ o fondos( veracidad de información): Autorización para consulta en Centrales de información- Reporte y compartir información Nombre cliente, Firma y Documento del solicitante, Fecha (Día, Mes, Año), Huella. Con la anterior firma el solicitante acepta las declaraciones y autorizaciones correspondientes. Documentación Requerida: Documentación adicional que se debe solicitar al cliente según su actividad. Varia según el producto que se va a solicitar. Empleado Código Oficina Firma Grabado por Cargo Código Firma Fecha: Para uso exclusivo de la Entidad Nombre del empleado que vinculo al cliente Código del empleado que realizo la vinculación Sucursal o oficina a la cual pertenece el empleado que realizo la vinculación En este campo firma el empleado que realizo la vinculación Nombre del empleado que grabo la información del cliente en el sistema Cargo del empleado que grabo la forma Código del empleado que realizo la grabación Firma del empleado que realizo la grabación Día, mes, ano de la vinculación del solicitante.