PAUTAS PARA REDACTAR EL INFORME DE RETORNO

Transcripción

1 RECONOCIMIENTO NACIONAL A LA CALIDAD Y MEJORES PRÁCTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PAUTAS PARA REDACTAR EL INFORME DE RETORNO BASADO EN EL MODELO CAF (Marco Común de Evaluación) 1

2 PAUTAS PARA REDACTAR EL INFORME DE RETORNO Este documento tiene como propósito establecer un formato para la redacción de los Informes de Retorno que realizarán los equipos evaluadores externos del Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública, basado en las Memorias de Postulación y las evidencias encontradas en las visitas a las entidades postulantes. El Informe de Retorno constituye el insumo principal para la toma de decisión de los Miembros del Jurado acerca de las entidades que serán reconocidas en el proceso y además, un documento de retroalimentación a las entidades postulantes que sirve de referencia para el establecimiento de su Plan de Mejora. Por tanto, debe reflejar de la manera más objetiva, clara y concisa posible, la situación real en que se encuentra dicha entidad al momento de la visita. Estas pautas están compuestas por: 1) Contenido, 2) Formato del Documento y 3) Forma de Entrega, las cuales son descritas a continuación. 1. CONTENIDO. El Informe de Retorno deberá contener las partes que se detallan a continuación: 1.1. Introducción Consiste en un breve informe del proceso seguido del análisis y valoración de la Memoria de Postulación. Deberán referirse a la forma en que la entidad asumió las instrucciones en el proceso y el seguimiento correcto o no del formato recomendado para la Memoria. Remarcar el grado de claridad en que fueron expuestos los conceptos, tanto en el aspecto gramatical y de estilo, como en la congruencia de las informaciones respecto a lo que se quiere comunicar y a las evidencias aportadas. Agregar, además, un breve comentario acerca de la tarea llevada a cabo por los evaluadores, tanto en el proceso mismo de la evaluación como en la fase de visita, evitando emitir juicios de valor, tanto acerca de la entidad como de las personas que la componen. (Máximo: 1 página). 1.2 Resumen Ejecutivo Es una síntesis global (Máximo 3 páginas) de la situación general que presenta la entidad con respecto al Modelo seguido. Consiste en un recorrido rápido (visión macro) por la información general que ha aportado la entidad para sustentar sus avances respecto a los Criterios y Subcriterios. El mismo incluirá: a. Informaciones Generales de la Entidad. Aportando datos de la institución postulante, que permitan conocer de manera general sus principales características. Haciendo especial énfasis en aspectos como: Naturaleza de la institución, Base legal, Funciones principales, Misión, Visión y Objetivos (si se han definido) y 2

3 estructura orgánica de manera tal que se dé a conocer el ámbito de acción de la entidad. Dichas informaciones deberán ser extraídas de la Memoria de Postulación presentada. b. Observaciones realizadas durante la visita. Relatar la forma en que transcurrió el proceso, destacando características de la entidad que no han sido plasmadas en el relatorio. Es muy importante No referirse a Puntos Fuertes ni a Áreas de Mejora en esta parte del Informe. En la redacción del Informe es necesario tener en cuenta: Emplear la terminología utilizada por la institución en su Memoria. Utilizar frases cortas y explicativas. 1.3 Análisis detallado de la Memoria Presentar un recorrido detallado a través de todos los criterios y subcriterios para identificar, en cada uno, los Puntos Fuertes y Áreas de Mejora refiriéndose al subcriterio específico. Es importante reiterar que, tanto en este, como en cualquier otro punto del Informe, los Evaluadores deben evitar a toda costa emitir juicios de valor respecto a cualquier aspecto de la entidad, la Memoria o el Equipo Evaluador Interno, así como hacer propuestas de acciones de mejora. Seguirá, para todos los Criterios y Subcriterios, el siguiente formato: CRITERIO 1 - LIDERAZGO SUBCRITERIO 1.1 IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS FUERTES IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS DE MEJORA 1.4 Conclusiones Generales Al final, el Equipo Evaluador referirá las conclusiones generales del Análisis de la Memoria, refiriéndose de manera general a las principales fortalezas de la entidad respecto al Modelo y a aquellas áreas que deberán ser abordadas para fines de mejora. 3

4 1.5 Resumen de Puntuaciones En esta sección, el Equipo Evaluador coloca las puntuaciones -consensuadas entre todos los miembros- para cada uno de los criterios, siguiendo los lineamientos establecidos para asignar puntuación. Para ello utilizará los cuadros presentados a continuación: NOMBRE ENTIDAD Criterios Puntos Totales 1: Liderazgo (140 puntos) 2: Estrategia y Planificación (140 puntos) 3: Personas (100 puntos) 4: Alianzas y Recursos (100 puntos) 5: Procesos (120 puntos) 6: Resultados orientados a los Ciudadanos/ Clientes (100 puntos) 7: Resultados en las Personas (100 puntos) 8: Resultados de Responsabilidad Social (100 puntos) 9: Resultados Clave del Rendimiento (100 puntos) Puntuación Total (sobre 1000 puntos) 4

5 2. FORMATO DEL DOCUMENTO. A continuación, las reglas de elaboración y presentación que debe cumplir el Informe de Retorno que elaborarán los evaluadores externos para ser revisado por el Jurado Examinador y posteriormente remitido a la organización postulante. Estas reglas son: 2.1 Número de páginas. El Informe de Retorno en total debe estar contenido en un máximo de 20 páginas, distribuidas como sigue: Introducción Resumen Ejecutivo Análisis detallado Conclusiones Generales Cuadros de Puntuaciones 2.2 Tamaño de hoja: Tamaño carta (8 1/2 x 11). 3 Pág. 15 Pág. 2.3 Tipo de letra: Arial. 2.4 Tamaño de letra: Espacio entre líneas: uno punto cinco (1.5). 2.6 Márgenes. Los márgenes de página deberán ser de 3 cm. a la izquierda y 2.5 cm. derecha, arriba y abajo. 2.7 Impresión. Se debe imprimir en doble cara por cada hoja. 2.8 Orientación de la página. Todo texto debe tener orientación vertical. 2.9 Numeración. Todas las páginas deben estar numeradas de forma continua. 3. FORMA DE ENTREGA El Informe de Retorno deberá ser entregado en original impreso y tres copias digitales (CD). 5