CONTROL DE JORNADA DE TRABAJO

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1 1 de OBJETIVO Establecer las pautas y normas del proceso de revisión y control de jornada del personal de SGS. Dirigido a los trabajadores que deben registrar asistencia, a sus Jefaturas directas y al equipo de RRHH. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los trabajadores del Grupo SGS en Chile. 3.0 DEFINICIONES 3.1 Permiso sin Goce de Remuneración: Son todos los permisos entregados por el supervisor y/o jefe directo al trabajador, para ausentarse de su lugar de trabajo con el fin de realizar trámites personales e impostergables. Estos permisos generan un descuento en la remuneración del trabajador. 3.2 Permiso con Goce de Remuneración: Son todos los permisos entregados por el supervisor y/o jefe directo al trabajador, para ausentarse de su lugar de trabajo con el fin de presentarse cuando sea citado a comparecer por organismos públicos y/o renovación de documentos personales tales como: Licencias de conducir, Cedula de Identidad, certificado de antecedentes, pasaporte y otros, en el caso de este último, el permiso tendrá un tope de ½ día de trabajo por evento. Estos permisos NO generan un descuento en la remuneración del trabajador. Adicionales a los ya mencionados están los Permisos Especiales que son: Matrimonio civil, Nacimiento de Hijo(s), Fallecimiento de Padre, Madre, Hijos, hermanos, y cónyuge. 3.3 Permiso con Recuperación de Jornada: Es el tiempo de Permiso que solicita el Trabajador y que autoriza su Jefe Directo a compensar con horas adicionales de trabajo. Dicho permiso es por hora y no por día, y su compensación debe realizarse, a lo más dentro del mismo ciclo mensual de proceso de su asistencia. 3.4 Turno: Es la jornada de trabajo que el colaborador debe cumplir durante el tiempo de 1 semana, es decir, de Lunes a Domingo y la cual es entregada por el supervisor y/o jefe directo con al menos 1 semana de antelación al inicio del turno y que debe estar consignado en su contrato de trabajo o en el reglamento interno de la empresa.

2 2 de Jornada Diaria: Es la jornada de trabajo que el colaborador debe cumplir durante el tiempo de 1 día, es decir, el tiempo entre su hora de entrada y salida, y la cual es parte integrante del turno. 3.6 Informe de Asistencia: Reporte mensual emitido por RRHH para el trabajador, que resume las marcaciones del mes y totaliza las cantidades a pago por Horas Extras y las cantidades a Descuentos por permisos, atrasos y excesos de colación. 4.0 REFERENCIAS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1 Sistema de registro de Jornada CAS Automático (Assiscad) 4.2 Contratos Colectivos 4.3 Contrato de Trabajo 4.4 Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad 4.5 Carta de Atención 4.6 Carta de Amonestación 4.7 Pacto de horas Extras 4.8 Solicitudes de Permisos 4.9 Instructivo de Asistencia 4.10 Instructivo del Asistente de RRHH 5.0 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1 Proceso de revisión de Asistencia Todo trabajador sujeto a control de asistencia debe registrar sus entradas y salidas de la empresa en los sistemas de registros habilitados con esta finalidad. Dichos registros al menos deben ser, al menos, 4 diarios (Entrada a trabajar, Salida a almorzar, Entrada a Trabajar y Salida del Trabajo), en casos excepcionales y bien fundamentados el trabajador podrá tener solo 2 registros, como es el caso de una Jornada Diaria por 5 ó menos horas de trabajo y trabajadores contratados a Jornada Parcial Recursos Humanos emitirá todos los días viernes pre-informes de asistencias y mensualmente un Informe de Asistencia durante el 1er día hábil siguiente a la

3 3 de 6 fecha de cierre de cada Empresa (Razón Social) será despachado vía mail al trabajador (Si tiene mail de la empresa) y a su supervisor y/o jefe directo, con el fin de que ambos revisen la información ahí expuesta. Será responsabilidad del trabajador exigir su Informe de asistencia a RRHH si pasado el tiempo establecido no le ha llegado el informe. No obstante, la información de asistencia está dispuesta en la web para ser consultada diariamente por el trabajador y el supervisor directo El trabajador y/o el Supervisor debe contestar el mail enviado por RRHH según el plazo indicado en el mismo correo electrónico, en conformidad o disconformidad con el Informe de asistencia, y manteniendo en copia a su supervisor y/o jefe directo detallando claramente (en caso de existir disconformidad) el respaldo necesario para subsanar el error. Terminado el plazo se entenderá la aceptación, por parte del trabajador, del informe de asistencia Todo el proceso de revisión de asistencia tendrá como fecha máxima de finalización el día informado en el mail enviado por Recursos Humanos junto con el informe de asistencia mensual. Adicionalmente, el trabajador y/o el supervisor deben informar a RRHH cualquier novedad que afecte el control de asistencia en un plazo no mayor a 24 horas hábiles del evento 5.2 Registro, Permisos y Anotaciones en el Informe de Asistencia Permisos sin Goce de Remuneración: Todo permiso sin goce debe ser solicitado por el trabajador a su supervisor y/o jefe directo con antelación al evento, y es responsabilidad de este último formalizar el permiso por escrito (firmado por ambas partes) y enviar a RRHH la autorización, la cual debe responder a las siguientes características: Trámites personales impostergables, no repetitivos en el tiempo, un máximo de 2 eventos por mes y la suma de ambos no pueden ser superiores a 1 día de trabajo. La página web de asistencia le permite al supervisor ingresar el permiso y obtener, en ese momento, el documento que debe formalizar con las firmas de ambos Permisos con Goce de Remuneración: Todo permiso con goce debe ser solicitado por el trabajador a su supervisor y/o jefe directo con antelación al evento, y es responsabilidad de este último formalizar el permiso por escrito (firmado por ambas partes) y enviar a RRHH la autorización, la cual debe responder a las siguientes características:

4 4 de 6 Ser citado a comparecer por organismos públicos y/o renovación de documentos personales, entendiendo por ellos: Cedula de Identidad, Certificado de Antecedentes, en el caso de este último, el permiso tendrá un tope de ½ día de trabajo por evento. Adicionales a los ya mencionados están los permisos legales y aquellos establecidos en contratos o convenios colectivos de trabajo Permiso con Recuperación de Jornada: Toda recuperación de permiso debe ser solicitado por el trabajador a su supervisor y/o jefe directo con antelación al evento, y es responsabilidad de este último formalizar el permiso por escrito (firmado por ambas partes) y enviar a RRHH la autorización y el programa de recuperación de la(s) hora(s), la cual debe responder a las siguientes características: Trámites personales impostergables, no repetitivos en el tiempo, un máximo de 2 eventos por mes y su recuperación debe ser hecha durante las mismas fechas de cierre en el que se originó el evento y no se puede recuperar más de 2 horas en un día con tramo normal de horas (08:45) y no puede recuperar el mismo día en el que tuvo un evento en un mismo día. La página web de asistencia le permite al supervisor ingresar el permiso y obtener, en ese momento, el documento que debe formalizar con las firmas de ambos Días de Vacaciones: Bajo ninguna circunstancia se permitirá solicitar día de vacaciones a cuenta de un día de falta, ya que la emisión de comprobantes de vacaciones debe ser programada con antelación Comisión de Servicio: Todo el tiempo ocupado en un trámite que el trabajador deba realizar en representación de la empresa, en cumplimiento de sus funciones no será descontado de su remuneración, y para ello, el supervisor y/o jefe directo deberá enviar a RRHH un mail detallando su programación con copia al Trabajador Horas Extras: El pago de horas extras debe quedar reflejado en la liquidación de sueldo del mes y el Supervisor y/o Jefe directo deberá emitir con anterioridad formulario de pacto de horas extras, el que tendrá que ser firmado por ambos Consolidación de la Información El día de cierre de cada mes se centraliza la información de las fichas de asistencias del sistema ASSISCAD y se transfiere al sistema de pago de remuneraciones PAYROLL Se genera reporte de días de faltas, informe de horas extras (50% y 100%), informe de atrasos y permisos (Con Goce y Sin Goce de sueldo).

5 5 de Entrega de la información vía mail a los Subgerentes o Gerentes de sector los días 29 de cada mes o hábil siguiente, detallado por Centro de Costos Pago de Horas Extras y Descuento de Permisos, Atrasos y Excesos de Colación El control de Asistencia se realiza de acuerdo a las fechas de cierre mensual de cada empresa (Razón Social), por lo que el pago de horas extras y descuentos se reflejan en la liquidación de sueldo más próxima al cierre del Informe de asistencia. 5.4 Reliquidaciones Si existiese algún error en el Informe de asistencia y este implicó un error en la cantidad a pago de sueldo del trabajador, el Informe de asistencia deberá ser modificada a solicitud del supervisor y/o jefe directo del trabajador afectado, dentro de los 5 primeros días siguientes a la fecha de pago del respectivo sueldo. Sólo se considerará para estos casos errores de cálculo del sistema y no la omisión de información por parte del trabajador y supervisor y/o jefe directo del mismo La diferencia de pago se enmendará preferentemente en la quincena del mes siguiente del pago de sueldo con error o en su defecto, en el pago de sueldo más próximo. 5.5 Sanciones El trabajador y el Jefe Directo pueden ser sancionados con cartas de atención o amonestación cuando incumplan en alguna de sus obligaciones establecidas en el presente Procedimiento de Control de Asistencia, Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad, Contrato de Trabajo, Descriptor de Cargo, Instructivos, otros Procedimientos, etc. 6.0 RESPONSABILIDADES 6.1 Es obligación del trabajador registrar su asistencia, al menos 4 veces al día, en el reloj control de asistencia o en el libro de asistencia dispuesto para estos fines. Así también deberá registrar sus entradas y salidas por permisos otorgados por su Jefatura Directa. 6.2 Es obligación de los Trabajadores firmar los informes de detalles de asistencia y responder dentro de los plazos establecidos dentro de este procedimiento, el no cumplimiento es causal de cartas de atención y amonestación por parte de la empresa.

6 6 de Es responsabilidad de los Supervisores y/o Jefes Directos formalizar los formularios de permisos, vacaciones y horas extras de acuerdo a los plazos establecidos por este procedimiento. Así también, actualizar con las planificaciones de turnos, del mes, el sistema web de asistencia y las modificaciones a la planificación. El no cumplimiento de cualquiera de estas obligaciones es causal de cartas de atención y/o amonestación por parte de la empresa al Trabajador o al Jefe Directo. 7.0 ANEXOS Instructivo de Libro de Asistencia Instructivos del Asistente de RRHH

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