MANUAL DEL PROCESO DE EMISIÓN DE AVAL PRESUPUESTARIO CA-CGPGE-01-P02

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1 MANUAL DEL PROCESO DE EMISIÓN DE AVAL PRESUPUESTARIO CA-CGPGE-01-P02 Versión /05/2014

2 Página: Página 1 de 11 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código Descripción CA-CGPGE-01-P02 PROPÓSITO Garantizar la disponibilidad de recursos a través de la emisión de Aval Presupuestario. DISPARADOR Necesidades justificadas de recursos económicos para adquisiciones o contrataciones. ENTRADAS Solicitud de aval presupuestario en el cual se detalle: Nombre del proceso a contratarse o a adquirirse (Corresponde a la información que se detalla en el PAC) Monto del contrato incluido el IVA desagregado por partidas presupuestarias Nombre del Proyecto de inversión Detallar si la actividad es nueva o de arrastre. Especificar si los recursos están contemplados en el Plan Anual de Compras (PAC) y el Plan Anual operativo (POA). Ubicación geográfica: Provincia y cantón Plazo de ejecución Fuente de financiamiento (procedencia de recursos) Documentos habilitantes está clasificada de acuerdo a su aplicación: Administrativo, contrataciones en el portal de compras públicas. Administrativo, contrataciones de personal. - Distributivo de personal Administrativo, otras aplicaciones. - Ninguna documentación Adquisiciones de predios. - Avalúo municipal Consultorías y estudios. 2

4 Página: Página 3 de 11 Fiscalizaciones. Obras. Convalidaciones de certificaciones. - Certificaciones del año anterior - Contrato en caso de aplicar Productos/Servicios del Proceso Responsable del Proceso Tipo del cliente ACTIVIDADES PRINCIPALES Análisis presupuestario Reforma presupuestaria Inclusión de actividades en un proyecto de inversión Emitir aval presupuestario Seguimiento a la ejecución presupuestaria de los proyectos de inversión Aval Presupuestario Coordinador (a) General de y Gestión Estratégica Cliente Interno Controles Constitución de la República del Ecuador Código Orgánico de y Finanzas Públicas Reglamento Orgánico por Procesos de la Secretaria Nacional de y Desarrollo Normas Técnicas de Presupuesto Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado Guía Metodológica de Institucional Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI INMOBILIAR-CGP C 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Emisión de Aval Presupuestario requiere considerar los siguientes puntos: El marco legal vigente, directrices y metodologías establecidas por SENPLADES, Ministerio de Finanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones así como directrices e instrumentos internos. 3

5 Página: Página 4 de 11 El Aval Presupuestario garantiza únicamente la disponibilidad de recursos de inversión, más no de gasto corriente. No se dará trámite a ninguna solicitud de aval que no cuente con la información y la documentación completa, adjunta al memorando de solicitud, conforme a las directrices que emita la Coordinación General de y Gestión Estratégica. Una vez emitido el aval, las unidades requirentes tienen un término máximo de 15 días calendario para solicitar la certificación presupuestaria correspondiente a la Dirección Financiera. El término para la emisión del aval es de hasta 3 días laborables contados a partir de la recepción de la solicitud de aval con su respectiva documentación de soporte. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Aval presupuestario.-documento emitido por la Coordinación General de, con el cual se garantiza la disponibilidad de recursos de inversión. Certificación presupuestaria.- Es garantizar la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. E-sigef.- Sistema de Gestión Financiera. Modificación presupuestaria.- Consiste en la reasignación de recursos, con el fin de garantizar la disponibilidad de los mismos. PAC.- Plan Anual de Contrataciones. POA.- Plan Operativo Anual. Proyecto.- Un proyecto de inversión pública constituye un conjunto de actividades organizadas y estructuradas dentro de una misma lógica secuencial, afinidad y complementariedad, agrupadas para cumplir un propósito específico y contribuir a la solución de un problema, tiene un código único de proyecto-cup- y es aprobado por SENPLADES Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida. TDR s.-términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos, estructura y presupuesto para ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción, conferencia, negociación, etc. 4

6 Página: Página 5 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE 5

7 Página: Página 6 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE 5.1. PROPÓSITO Garantizar la disponibilidad de recursos a través de la emisión de Aval Presupuestario ALCANCE El proceso contempla desde el envió de la solicitud por parte de la unidad requirente hasta la emisión del aval presupuestario, y en el caso de ser necesario la emisión de directrices para realizar modificaciones presupuestarias pertinentes para la asignación de los recursos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Solicitar Aval Presupuestario Unidad Requirente La unidad requirente solicita aval presupuestario de acuerdo a las necesidades planificadas que constan en su POA, con el fin de dar cumplimiento a sus proyectos o procesos a cargo. Para lo cual, el usuario ingresa al Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias, completa la información de la solicitud de aval, al momento de enviar la solicitud se genera un documento en PDF, el cual debe ser anexado al memorando de solicitud de aval presupuestario. Se procede a elaborar el memorando de solicitud, al cual debe adjuntar el documento en PDF generado en el sistemas y los documentos habilitantes de acuerdo a su aplicación: Memorando de Requerimiento Administrativo, contrataciones en el portal de compras públicas. Administrativo, contrataciones de personal. - Detalle de personal Administrativo, otras aplicaciones. - Ninguna documentación 6

8 Página: Página 7 de 11 Adquisiciones de predios. - Avalúo municipal Consultorías y estudios. Fiscalizaciones. Obras. Convalidaciones de certificaciones. - Certificaciones del año anterior - Contrato en caso de aplicar Receptar y reasignar Receptar, analizar y reasignar Coordinador General de Director/a de e inversión Cabe indicar que la solicitud de aval presupuestario debe estar validado por el Subdirector Técnico del área correspondiente y en los casos que corresponda por la Subdirectora General. En este sentido, al momento de generar el memorando de solicitud este debe ser dirigido al Coordinador General de y Gestión Estratégica con copia al Subdirector Técnico del área y en los casos que proceda al Subdirector General de INMOBILIAR. La Coordinación General de y Gestión Estratégica recibe el de aval de las unidades requirentes vía Quipux. Se procede con la reasignación del al Director de e Inversión Una vez ingresado el a la Dirección de e Inversión, este es receptado y reasignado por el director al analista de planificación para proceder con el análisis de la solicitud. Memorando de Memorando de 7

9 Página: Página 8 de 11 Analizar solicitud Analista de El analista de planificación analiza la información de la solicitud y de la documentación habilitante, constatando que la información esté completa, que sea consistente y que corresponda a gasto de inversión (los s de gasto corriente no se tramitan con aval emitido por la Coordinación General de y Gestión Estratégica), de no cumplir con las características mencionadas, el será rechazado en el sistema y notificado mediante Quipux a la unidad requirente. Memorando de Verificar disponibilidad de recursos Plantear modificación presupuestaria Registrar información en el sistema en atención al Analista de Analista de Analista de Si el es procedente, el analista verifica la disponibilidad de recursos mediante un reporte de saldos disponibles que se obtiene del sistema E- sigef. En los casos de no haber disponibilidad de recursos se analiza los saldos disponibles en otras partidas para realizar una modificación. En el caso de que se deba ejecutar una modificación, el analista deberá plantear la modificación. Cabe indicar que la modificación es ejecutada por la Dirección Financiera en el Sistema E-sigef de acuerdo a las directrices emitidas por la Coordinación General de y Gestión Estratégica De existir recursos en las partidas correspondientes el analista ingresa al sistema de emisión de avales y certificaciones presupuestarias para atender la solicitud y emitir el aval presupuestario. En el caso de requerir modificación presupuestaria, de igual manera el analista debe ingresar la información al Sistema de Avales y Certificaciones para emitir el aval presupuestario con las directrices para la ejecución de la modificación. N/A Borrador de Aval Presupuestario Aval presupuestario (PDF)/ Aval presupuestario con modificación (PDF) 8

10 Página: Página 9 de 11 Generar documento de respuesta Analista de El analista genera el borrador de documento de respuesta mediante Quipux al cual se debe adjuntar el aval presupuestario (Documento PDF generado en el sistema) y en los casos que aplique las directrices para la modificación presupuestaria. Borrador Documento de Respuesta Revisar y reasignar Revisar, firmar y emitir documento de respuesta Notificar a la Dirección Financiera Receptar documento de respuesta Director de e inversión Coordinador General de Coordinador General de Unidad Requirente Se procede a revisar el borrador de documento de respuesta. Una vez revisado el borrador de respuesta, se procede a enviar el documento oficial de respuesta en el que se informa a la unidad requirente el aval presupuestario o el rechazo de la solicitud. En el caso de que el aval emitido requiera una modificación presupuestaria se deberá enviar a la Dirección Financiera el documento de respuesta (memorando) con el documento PDF generado del Sistema emisión de avales y certificaciones, con el fin de que sea ejecutada la modificación en el E-sigef. Cabe señalar que una vez ejecutada la modificación presupuestaria, la unidad requirente es notificada a través del Sistema de emisión de avales y certificaciones presupuestarias. Recepción de respuesta para proseguir con la solicitud de certificación. Borrador de Aval Presupuestario Documento de respuesta (Memorando) Documento de respuesta recibido (Memorando) Documento de respuesta (Memorando) 6. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de avales presupuestarios atendidos Número de avales presupuestarios atendidos / total de s Porcentaje Director de e Inversión Mensual 9

11 Página: Página 10 de 11 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Directora de Procesos y Lcda. Paola González Por: Cultura Organizacional (E) Verificado Directora de Eco. Evelyn Madero Por: e Inversión Aprobado por: Eco. Paulina Alvear Coordinador General de y Gestión Estratégica CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización Versión 1.0 Emisión Inicial 23/05/