Conceptos básicos de hoja de cálculo

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1 Conceptos básicos de hoja de cálculo 21 Conceptos básicos de hoja de cálculo Contenido Introducción a la hoja de cálculo Hoja de cálculo Microsoft Excel Entorno de Microsoft Excel Elementos de un archivo de Microsoft Excel Uso del teclado

2 22 Hoja de cálculo Conceptos básicos de hoja de cálculo Introducción a Hoja de Cálculo El uso de la computadora es hoy en día una necesidad cada vez más tangible en todos los ámbitos. Áreas como la medicina, industria, tecnología, investigación, administración, etcétera no podrían avanzar sin el uso de la computadora. Así como existen diferentes y tan variadas actividades donde se aplica, también existen las herramientas apropiadas para cada necesidad. El uso de las hojas de cálculo es básico en cualquier área, ya que viene a facilitar en gran medida todo proceso que requiera manejar información principalmente numérica, pero sobre todo de una manera sencilla. Hoja de Cálculo También conocida como hoja electrónica. Tiene un parecido similar a las hojas tabulares utilizadas en el área de contabilidad, debido a que están constituidas por columnas y renglones formando una hoja cuadriculada. En comparación con las hojas tabulares una hoja de cálculo tiene la ventaja de almacenar la información y realizar cálculos de forma automática y rápida. La principal ventaja de una hoja de cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de producción y en base a esto tomar las decisiones correspondientes. Los programas dedicados a las hojas de cálculo han evolucionando, algunos que se clasifican como hojas de cálculo son Lotus 123, Quattro Pro y Microsoft Excel. Funciones de una hoja de cálculo. 1) Procesar grandes cantidades de información, principalmente de tipo numérica. Con la limitante de la memoria RAM de su computadora. 2) Agilizar el cálculo de resultados mediante la aplicación de fórmulas matemáticas definidas por el usuario (fórmulas). 3) Automatizar procesos de cálculo mediante la aplicación de operaciones matemáticas automáticas (funciones). 4) Representar por medio de una gran variedad de gráficos, datos numéricos. 5) Uso de libros de trabajo por medio de procesos automáticos para calcular: Totales, proyecciones de presupuestos, cálculo de ganancias, manejo de

3 Conceptos básicos de hoja de cálculo datos estadísticos, y proyección en el tiempo, etc. 23 Elementos de una Hoja de Cálculo Dependiendo del tipo, podrá contener algunas otros elementos, pero en términos generales una hoja de cálculo contiene al menos los siguientes elementos: 1) Columnas: Espacios distribuidos en forma vertical en el área de trabajo de la hoja de cálculo. 2) Filas: Espacios distribuidos en forma horizontal en el área de trabajo de la hoja de cálculo. 3) Celdas: Intersección entre una fila y una columna formando un rectángulo. 4) Rangos: Grupo de celdas contiguas o aisladas de celdas. Áreas donde se pueden utilizar las Hojas de Cálculo Algunas de las áreas en las cuales encontramos la utilidad de una hoja de cálculo son las siguientes: Áreas de uso General Trabajos escolares. Educación. Hogar. Áreas de Oficina Ventas. Administración. Contabilidad. Estadísticas. Finanzas. Economía. Ingeniería. Hoja de cálculo Microsoft Excel Sin lugar a dudas el programa Microsoft Excel es otra herramienta de la familia Microsoft, que en sus diferentes versiones ha innovado cada vez más sus ya poderosas opciones. Ofreciéndonos en la actualidad un conjunto de soluciones en cuanto al manejo de hojas de cálculo.

4 24 Hoja de cálculo Requerimientos de Hardware y Software Hardware. Si desea instalar el programa Microsoft Excel en su computadora debe conocer los requerimientos mínimos que necesita para una correcta ejecución de la aplicación: Procesador de 500 MHz o superior. Memoria: 256 MB de RAM o superior. 2 GB de espacio libre en disco duro. Unidad de lectura CD o DVD. Pantalla: Monitor con resolución de 1024 x 576 o superior Video: Tarjeta gráfica con 64 MB de memoria o superior (aceleración de hardware gráfico requiere DirectX 9.0c) Teclado y mouse. Software. Sistema Operativo: Windows XP con Service Pack 3, Windows Vista con SP1, Windows 2003 R2, Windows Server 2008 con SP2 y Windows 7. Iniciar una sesión en Microsoft Excel Al trabajar dentro del Sistema Operativo Windows puede ejecutarse de diferentes maneras, sin embargo es muy importante dejar muy claras aquellas más usuales.

5 Conceptos básicos de hoja de cálculo 25 Formas de accesar a Microsoft Excel Como toda aplicación que se puede correr en Windows, Microsoft Excel puede ser ejecutado de diferentes formas: Por medio del Menú inicio 1) Seleccione [Menú Inicio Comando Todos los programas Opción Microsoft Office Opción Microsoft Excel] Cuadro de búsqueda Usando el cuadro de búsqueda del menú Inicio. 1) Seleccione el menú Inicio 2) Escriba en el cuadro de búsqueda la palabra Excel 3) De clic en el elemento correspodiente a Microsoft Excel. Puede dar doble cilc en cualquier archivo de Microsoft Excel, esto también abre la aplicación además del archivo.

6 26 Hoja de cálculo Entorno de Microsoft Excel Cuando se termina de cargar el programa, aparecerá la pantalla principal de la aplicación. La disposición de la ventana es muy similar a las ventanas de otras aplicaciones de Office: 1) Barra de Título. Muestra el nombre de la aplicación, además de los botones Minimizar, Maximizar, Restaurar y Cerrar. 2) Botón del Menú Control. Se ubica en el extremo izquierdo de la barra de título. Permite abrir el menú control, el cual proporciona comandos para mover, ampliar, minimizar y cerrar la ventana de aplicación. 3) Botón Minimizar. Reduce la ventana principal a un botón de la Barra de Tareas; para restaurar la ventana a su tamaño original, haga clic en el mismo botón de la barra de Tareas de Windows. 4) Botón Maximizar-Restaurar. Aumenta el tamaño de la ventana hasta cubrir todo el escritorio de Windows. Cuando la ventana no está maximizada, este botón se convierte en el botón Restaurar, que permite que la ventana retome su tamaño anterior. 5) Botón Cerrar. Su función es cerrar la ventana la de aplicación. 6) Barra de Acceso Rápido: contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quiera. Para ello haga clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccione Personalizar Barra de herramientas de acceso rápido.

7 Conceptos básicos de hoja de cálculo 27 7) Cinta de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas o fichas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerá porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la cinta pueden ir cambiando según el momento en que se encuentre cuando trabaje con Excel. El programa esta diseñado para mostrar solamente las opciones que le serán útiles en cada pantalla. 8) Barra de Fórmulas. Se ubica bajo la cinta de opciones y presenta importante información en cuanto a lo que se está escribiendo en las celdas, el nombre de la celda, la introducción y cancelación de fórmulas. 9) Barra de Estado. Se ubica normalmente en la parte inferior de la ventana y presenta información de la activación de algunas opciones como: Activación del bloque de mayúsculas, activación del bloque de números, resultados de fórmulas y funciones, etc, 10) Barras de desplazamiento. Existen dos barras de desplazamiento: horizontal y vertical, permiten desplazar la visualización de la hoja de izquierda a derecha y de arriba a abajo. 11) Columnas. Se presentan en forma vertical y se identifican por tener letras como nombre de encabezado, inician en la letra A y terminan en la XFD sumando un total de ) Filas. Se presentan en forma horizontal y se identifican por números como nombre de encabezado y van de la fila 1 hasta la fila ) Celdas. Existen dos tipos de celdas: la normal que es la intersección de una fila y una columna y la celda activa que es la celda en la cual se desea introducir información, y se distingue por tener un borde mas obscuro. 14) Panel de Tareas. Aunque lo puede mover a cualquier parte, siempre le aparecerá en el lado derecho de su pantalla. Ahí se encuentran algunas tareas necesarias al estar trabajando en una hoja de cálculo. Este panel aparece solamente con algunas opciones, por ejemplo: Insertar imagen prediseñada, Sinónimos, etc. 15) Etiquetas de las hojas. Es el nombre que distingue a las hojas, se encuentran en la parte inferior de la ventana en la Barra de navegación entre hojas de cálculo. Para moverse de una hoja a otra solamente de clic en la hoja deseada (Ctrl + AvPág. / Ctrl + RePág.).

8 28 Hoja de cálculo Elementos de un archivo de Microsoft Excel Un archivo de Microsoft Excel esta formado por los siguientes elementos: Libro de Trabajo. Hoja de Cálculo. Hoja de Gráfico. Módulo. Libro de Trabajo Un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede tener varias hojas para organizar diferentes tipos de información. Hoja de cálculo Igual que un libro de cuentas tradicional, una hoja de cálculo se divide en una cuadrícula de columnas y filas las cuales a su vez forman las celdas.

9 Conceptos básicos de hoja de cálculo 29 Hoja de Gráfico Área que puede almacenar datos representados por medio de un gráfico creado en la hoja de cálculo. Módulo Serie de instrucciones en un lenguaje de programación especifico que interpreta la hoja de cálculo para automatizar procesos repetitivos. Uso del teclado. El teclado es el dispositivo periférico principal de cualquier computadora, su función radica en ser el medio de comunicación entre ésta y el usuario. El teclado siempre ha sido considerado como parte fija de la computadora, aunque se mantiene unido a través de un cable. La mayoría de los teclados disponen de indicadores LED (focos) que anuncian el estado de las teclas Núm Lock, Caps Lock y Scroll Lock. Una de las formas más comúnes para redactar texto es por medio del teclado. El teclado al igual que el ratón forman una de las partes más importantes de la computadora ya que son dispositivos periféricos de entrada de mayor auge ya sea por la forma sencilla de aprender a usarlos o por la utilidad que representan.

10 30 Hoja de cálculo El teclado está dividido en 8 secciones, que es importante conocer para su uso adecuado: Teclado Alfanúmerico. Tiene la apariencia de un teclado de máquina de escribir. Se compone de letras, números y símbolos especiales. Teclado Numérico. Tiene la apariencia del teclado de una sumadora o calculadora. Se compone de números y los operadores aritméticos básicos como la suma, resta, multiplicación y división. Teclas de Función. Teclas que tienen rotulado los caracteres F1 hasta F12 según el tipo de teclado. Estas teclas realizan funciones especiales dependiendo de el tipo de programa que se esté utilizando en ese momento. Teclas de Control. Teclas que nos permiten realizar funciones específicas y esta función no depende del programa que se esté utilizando en el momento. En otras palabras la función de las teclas de control siempre son las mismas. Teclas de edición. Teclas que nos permiten editar información. La edición de información es el proceso de insertar o eliminar datos. Teclas de movimiento del cursor. Son 4 teclas que están representadas con flechas hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda y permiten el desplazamiento del cursor a lo largo y ancho de la pantalla del monitor.

11 Conceptos básicos de hoja de cálculo 31 Tecla Escape. Tecla que nos permite cancelar una instrucción o un comando dado a la computadora. Indicadores de estado. Indicadores de Estado: Son tres luces ubicadas generalmente en la parte superior derecha del teclado que nos indican si se encuentran activos el Bloque de Mayúsculas del teclado alfanumérico, el bloque del teclado numérico o el bloque de desplazamiento Práctica El siguiente ejercicio le permitirá confirmar cuales son los elementos de la pantalla de Excel. Escriba el nombre de cada uno de elementos de la pantalla de Excel que se presentan a continuación:

12 32 Hoja de cálculo 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Resumen Acaba de terminar el primer capítulo de este libro, el cual lo llevó a conocer los conceptos básicos de una hoja de cálculo, estos primeros conceptos son necesarios e importantes para el correcto manejo de una hoja de cálculo como lo es Microsoft Excel, ahora ya está listo para empezar a aplicar las primeras herramientas de esta poderosa Hoja de Cálculo. En este capítulo usted aprendió: 1) Los conceptos básicos en el manejo de una hoja de cálculo. 2) Identificó las partes que componen el entorno de Microsoft Excel. 3) Los requisitos de Hardware y Software necesarios para la instalación de Microsoft Excel. 4) Identificó los elementos que componen un archivo de trabajo de Microsoft Excel (Libro, Hoja de cálculo, Hoja de gráfico y Módulo) 5) Identificar claramente los elementos de una hoja de cálculo, como son: las filas, columnas, celdas y rangos. Mida sus conocimientos 1) Mencione 3 áreas donde se puede utilizar el programa de Microsoft Excel: 2) Una hoja de cálculo también se le puede conocer como: