Organizar e imprimir hojas

Transcripción

1 1. VENTANAS E xcel te permite tener varias ventanas en el escritorio. Y para qué te puede servir esto? Con esto podrás ver a la vez dos o más libros de trabajo, partes distintas de una hoja e incluso hojas diferentes de un mismo libro. Al abrir más de un documento de Excel, puedes ver la lista de estos libros abiertos y pasar de uno a otro a través del botón, que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones. Si quieres pasar de un libro a otro, solo tienes que seleccionar el libro que quieres ver en este menú. Para saber el libro en el que estás trabajando, recuerda que el nombre del libro se muestra en la barra de título de la ventana de Excel. Además, al abrir varios libros, en la barra de tareas de Windows aparecen varias tareas, una por cada libro que has abierto en Excel. Dependiendo de tu configuración de la barra de tareas, podrás ver cada documento en esta barra de tareas por separado, de forma independiente, o mostrar los documentos abiertos en cada programa combinados o agrupados, tal como te muestro en la imagen inferior. También puedes utilizar esta barra de tareas para ir de un documento a otro, sin tener que acceder a ninguna opción de la Cinta de opciones. Esto te puede ser muy útil al trabajar con más de un documento a la vez. Por ejemplo, puedes copiar datos de un documento, ponerte en otro documento a través de la barra de tareas y pegar los datos allí. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Para ir de un elemento de la barra de tareas a otro, puedes pulsar la combinación de teclas +. Por ejemplo, si tienes abiertos dos libros de Excel, puedes pasar de uno a otro pulsando esta combinación de teclas. Si tienes más programas abiertos, aparecerán en la barra de tareas, y también podrás pasar a ellos pulsando +. Para organizar las ventanas de los libros que tenemos abiertos, utiliza el botón, que también está en el grupo de comandos Ventana. Desde el cuadro de diálogo que aparece al pulsar este botón podemos organizar los libros o las ventanas abiertas en forma de mosaico (llenando toda el área de trabajo de Excel), horizontales (se colocan en ventanas horizontales llenando toda el área de trabajo), verticales (se colocan en ventanas verticales) o en cascada (se colocan una encima de otra, sin tapar sus títulos). Para organizar solo las ventanas que tengas abiertas del libro actual, selecciona la casilla Ventanas del libro activo. Si organizas las ventanas de los libros abiertos en forma de mosaico, horizontales o verticales, podrás ver los libros a la vez. Esto te puede ayudar si quieres comparar varios libros, cortar o copiar datos de uno a otro arrastrando con el ratón, etc. Puedes moverte y trabajar en los libros normalmente, aunque se estén viendo en una ventana dentro del área de trabajo. 2

3 Además, las ventanas que puedes ver en el escritorio de Excel puedes maximizarlas, haciéndolas grandes para que ocupen toda al área de trabajo, minimizarlas, haciéndolas más pequeñas y poniéndolas en forma de icono, e incluso ocultarlas. Para minimizar una ventana de un libro, poniéndola en forma de icono, pulsa su botón de Minimizar, mientras que, para maximizarla, de forma que ocupe toda el área de trabajo de Excel, pulsa Maximizar. Por otro lado, para hacer una ventana invisible, pulsa el botón Ocultar ventana. Las ventanas que hayas convertido en invisibles no se ven, pero siguen abiertas. Para volver a mostrar una ventana que hayas ocultado, haz clic en el botón Mostrar ventana. Ten en cuenta que siempre que crees un nuevo documento, crees una nueva ventana de un documento abierto o cada vez que abras un documento existente, tendrá su correspondiente icono o tarea en la barra de tareas. Además de hacer todo esto con las ventanas de varios libros que abramos, Excel también permite tener varias ventanas del mismo libro. Para ello, pulsa el botón del grupo de comandos Ventana. De esta forma se creará una nueva ventana, que contendrá el mismo libro que tenías abierto. En la barra de título de la ventana aparecerá el nombre del archivo seguido de : (dos puntos) y un número, que indicará el número de ventana de ese libro. Además, en la barra de tareas de Windows también aparecen varias tareas distintas, una para cada ventana del libro que hayas abierto. Cualquier cambio que hagas en una de las ventanas también se verá en el resto de ventanas que tengas abiertas del libro. Si tienes varias ventanas abiertas de un mismo libro, al cerrar las ventanas no se cierra el libro; el archivo se cerrará al cerrar la última ventana de ese libro. 2. CONFIGURAR PÁGINA E n el resto de la lección vamos a ver qué es lo que tenemos que hacer para imprimir en papel una hoja de cálculo. Es importante revisar la ortografía de la hoja antes de imprimirla, para evitar que la hoja impresa tenga algún error de este tipo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Puedes revisar la ortografía pulsando el botón, que está en la ficha Revisar de la Cinta de opciones, o pulsando la tecla. Una vez ya hemos comprobado que no hay faltas de ortografía, podemos empezar a preparar la hoja para que quede impresa en papel como nosotros queramos. Podremos establecer los márgenes, indicar la orientación del papel, introducir encabezados y pies de página, etc. Desde los grupos de comandos Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de la hoja, que se encuentran en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones, puedes establecer las opciones que se tendrán en cuenta a la hora de imprimir la hoja. En las casillas del grupo de comandos Opciones de la hoja puedes indicar si quieres imprimir las líneas de división (es decir, la cuadrícula de la hoja de cálculo) y los títulos de columna y fila. Incluso desde estas opciones puedes ocultar o mostrar estos elementos en la hoja que estás viendo en pantalla, independientemente de la opción que elijas para imprimir, desde las casillas Ver. Desde el campo Escala del grupo de comandos Ajustar área de impresión puedes reducir o aumentar la ampliación de la hoja de cálculo, para que te ocupe más o menos páginas al imprimirla. En lugar de indicar un porcentaje de escala, en los campos Ancho y Alto puedes indicar el número de hojas que debe ocupar la hoja de cálculo impresa. Al indicar un número de hojas en concreto, Excel ampliará o reducirá el tamaño de la hoja para que te quepa en el número de páginas que hayas puesto. Desde la lista del botón puedes establecer el tamaño del papel que utilizarás para imprimir la hoja. 4

5 El botón permite elegir una imagen para el fondo de la hoja, que se repetirá para rellenar toda la hoja. Sin embargo, ten en cuenta que los fondos de hoja no se imprimen. Desde el menú del botón puedes indicar la orientación del papel, es decir, si el papel se colocará en posición horizontal o vertical al imprimir la hoja. En principio, Excel pone la orientación vertical, pero puedes cambiarla si lo necesitas. Desde el menú del botón puedes elegir los márgenes que se aplicarán a las páginas que imprimas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Un margen indica la distancia que existe entre el borde del papel y el texto impreso; en otras palabras, es el espacio que queda en blanco, sin imprimir, en cada uno de los cuatro bordes de una página. En lugar de establecer las opciones de impresión desde los distintos botones de la Cinta de opciones, también puedes utilizar un cuadro de diálogo, que puedes mostrar desde las opciones Márgenes personalizados o Más tamaños de papel de los botones y. En la ficha Página del cuadro Configurar página puedes establecer opciones sobre la orientación, el ajuste de la escala, el tamaño del papel y la calidad de la impresión (ten en cuenta que la calidad de impresión que puedas poner depende de la impresora que tengas en tu ordenador). Este cuadro tiene otras opciones más avanzadas, además de las que ya hemos visto. También puedes acceder a este cuadro pulsando el Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos de comandos de esta ficha de la Cinta de opciones o con el botón cuadro se abrirá en la ficha correspondiente.. En cada caso el En lugar de seleccionar alguno de los márgenes preestablecidos desde la lista del botón, desde esta ficha puedes introducir los que quieras. 6

7 Otro dato importante es el de la distancia del encabezado y del pie de página. El encabezado aparece en la parte de arriba de las páginas, y el pie aparece en la parte de abajo. Tanto el encabezado como el pie de página deben situarse en el margen superior e inferior respectivamente; o sea, que tenemos que indicar una distancia más pequeña que estos márgenes. Si tienes pocos datos para imprimir, puede ser que te interese centrarlos verticalmente, para que no sobre mucho espacio en la parte de debajo de la página y los datos queden mejor en la página impresa. En la parte de abajo de esta ficha puedes hacer que la hoja de cálculo se imprima centrada en la página, tanto horizontalmente (entre los márgenes izquierdo y derecho) como verticalmente (entre los márgenes superior e inferior). En la ficha Encabezado y pie de página de este cuadro de diálogo puedes indicar qué texto quieres que aparezca como encabezado y pie de página. En estos dos elementos es normal poner datos como la fecha de la impresión, el número de página, el nombre de la persona que ha hecho la hoja, el nombre de la empresa, etc. En las listas desplegables Encabezado y Pie de página, Excel tiene algunos datos ya preparados para que los utilices, aunque, si quieres, también puedes escribir tú mismo la información que tiene que aparecer. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Para escribir el encabezado o pie que quieras, pulsa en el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Cuando vayas a crear un encabezado o un pie de página, podrás utilizar tres secciones: izquierda, central y derecha. Estas tres secciones representan la posición del encabezado o del pie en la página: si se pondrá en la izquierda, en el centro o en la derecha de la página. Al crear un encabezado o un pie personalizado, puedes utilizar los botones de la ventana para poner varios elementos. Entre las cosas que puedes insertar, están: Número de página de la hoja impresa. Número total de páginas de la hoja de cálculo. La fecha o la hora actuales. La ruta de acceso en el disco duro y el nombre del archivo. El nombre del archivo. La etiqueta o nombre de la hoja. Una imagen. Además, también puedes cambiar el tipo de letra con el que se imprimirá el encabezado o el pie. Para esto, selecciona el encabezado o el pie que quieras cambiar y pulsa el botón para elegir el tipo y tamaño de letra. Finalmente, en la ficha Hoja puedes indicar otras características importantes a la hora de imprimir. Por ejemplo, puedes indicar qué área de la hoja de cálculo quieres imprimir, para lo que se usa el campo Área de impresión. 8

9 También puedes seleccionar un conjunto de celdas y establecer este conjunto como área de impresión pulsando el botón del grupo de comandos Configurar página de la Cinta de opciones. También puedes indicar si quieres que se repita cierta información de la hoja de cálculo en cada una de las páginas impresas: deberás indicarlo en la sección de Imprimir títulos. Por ejemplo, esto te puede ayudar cuando tienes una lista larga de datos, y en la primera fila de la hoja de cálculo tienes los títulos o cierta información sobre los campos de la lista. Calidad de borrador hace que se imprima en menor calidad, con lo que se imprimirá más rápido. Si quitas las líneas de división también se imprimirá la hoja más rápido, al igual que si la hoja tiene colores y seleccionas que se imprima en blanco y negro. Cuando Excel necesita que en un cuadro de diálogo indiques la referencia de alguna celda o de un grupo de celdas, mostrará el botón Contraer diálogo. Pulsando este botón, el diálogo se hará más pequeño, para que puedas indicar en la hoja de cálculo la celda o el conjunto de celdas que quieras. En la sección Imprimir podrás indicar si quieres imprimir las líneas de división y los encabezados de filas y columnas, al igual que desde el grupo de comandos Opciones de la hoja de la Cinta de opciones, así como si la quieres imprimir en blanco y negro, imprimir los comentarios, etc. Finalmente, en la sección Orden de las páginas se indica cuál debe ser el orden en que Excel imprima la hoja de cálculo. Con la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimirá primero la hoja de cálculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja serán impresas en una página aparte, después de imprimir todas las filas. Con la otra opción ocurre lo contrario: primero una página, después otra con las columnas de la derecha que no quepan... Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Tienes que configurar la página antes de ver y cambiar los saltos de página, porque, si después cambias algo de la configuración de impresión (márgenes, tamaño del papel, área de impresión...), pueden cambiar los saltos de página, por lo que tendrías que volver a verlos y ajustarlos. 3. SALTOS DE PÁGINA U na vez hemos establecido los márgenes y otras características para la impresión, puedes ver dónde se pondrán los saltos de página e incluso cambiarlos y ponerlos en el sitio que quieras. Un salto de página es un elemento que sirve para dividir una hoja de cálculo en distintas páginas impresas, o sea, que indica dónde termina una página y empieza la siguiente. Excel pone los saltos de página, es decir, la separación entre una hoja de papel y otra, según la configuración de página que hayas puesto (el tamaño del papel, los márgenes, etc.). Para acceder al modo en el que puedes ver y modificar los saltos de página, pulsa el botón Vista previa de salto de página, que está en la parte inferior derecha de la barra de estado. La barra del zoom, que se ve a la derecha de la barra de estado, permite ajustar la ampliación de la hoja, para verla de más cerca o de más lejos. Para cambiar el nivel de zoom puedes mover el deslizador de esta barra o utilizar los botones Alejar o Acercar. Para cambiar el zoom también puedes pulsar en el campo del Nivel de zoom o utilizar las distintas opciones del grupo de comandos Zoom, que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones. Además, aparte de en la Vista previa de salto de página, también puedes utilizar estas opciones de zoom en la vista Normal de una hoja. Puedes utilizar estas características del zoom para acercarte o alejarte de una hoja, para ver más de cerca o más de lejos las distintas partes de una hoja o para apreciar mejor las distintas páginas que obtendríamos al imprimir la hoja, en la Vista previa de salto de página. Cuando estás en el modo de Vista previa de salto de página, Excel te indica con una línea intermitente la situación de los saltos de página automáticos (los que ha puesto Excel según la configuración de página que has elegido), mientras que una línea más gorda muestra los límites del área de impresión, es decir, de lo que se va a imprimir. Además, en el fondo de cada página puedes ver con letras grises el texto Página X, indicando en cada una cuál es esa página. El orden con el que se imprimirán es el indicado en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página. 10

11 Ten en cuenta también que puede pasar que, al cambiar de sitio un salto de página, se eliminen o añadan otros saltos, debido al cambio de tamaño de la escala de la hoja que hace Excel. Puedes añadir saltos de página manuales desde esta vista o viendo la hoja en modo Normal. En el modo de Vista previa de salto de página, estos saltos de página se ven como líneas continuas. Cuando cambies la situación de los saltos de página, Excel cambiará la escala de la hoja al imprimirla, es decir, su tamaño, haciéndola más grande o más pequeña para adaptarla a la nueva distribución de páginas. Si observas el grupo de comandos Ajustar área de impresión de la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones, verás que, al cambiar la situación de los saltos de página, Excel puede cambiar la escala de impresión que aparece aquí, para que las páginas se distribuyan como has indicado. Ten en cuenta que este cambio de escala solo afecta a la hora de imprimir la hoja. Además, al ver la hoja de esta manera también puedes establecer el área de impresión: si mueves las líneas gordas que indican este área, puedes hacerla más grande o más pequeña, para imprimir más o menos celdas de la hoja de cálculo. También puedes añadir un salto de página manual. Para esto, selecciona la fila o columna a partir de la que quieres crear el salto y elige la opción Insertar salto de página del menú del botón. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 4. IMPRIMIR E l último paso antes de imprimir la hoja de cálculo es comprobar cuál va a ser el resultado de esta impresión. Puede ser que, al ajustar los saltos de página, hayas hecho que la hoja de cálculo se vea a una escala muy pequeña, por lo que el texto saldría pequeño y podría ser difícil de leer en la hoja impresa. Por esto es importante comprobar cuál será el resultado real de la impresión y cambiar todo lo necesario: márgenes, situación de los encabezados, etc. Excel dispone de la Vista preliminar, que permite ver cómo quedará la hoja de cálculo o, mejor dicho, el área de impresión, antes de imprimirla. Para ver esta Vista preliminar de impresión, pulsa en la ficha Archivo para mostrar la vista Backstage y selecciona la sección Imprimir de esta vista. En la parte derecha de esta sección puedes ver una vista previa de toda la página, para que veas cómo queda su distribución, y también puedes hacer un zoom y comprobar cuál será el resultado de la impresión. La página quedará impresa tal como la ves. Si el tamaño de la letra fuera demasiado pequeño, deberías pensar en volver a ajustar los saltos de página. 12

13 Puedes desplazarte entre las distintas páginas que se imprimirán con los controles de la parte inferior izquierda de la previsualización, así como desactivar el botón Toda la página para ver más de cerca la página (si lo activas se mostrará toda la página en la previsualización). La impresora que aparece inicialmente en esta sección es la que tienes como impresora predeterminada en Windows, pero puedes utilizar cualquier otra impresora que tengas disponible, seleccionándola en la lista Impresora. Si activas el botón Mostrar márgenes, Excel te mostrará con unas líneas dónde está situado cada margen, así como el encabezado y el pie de página. Si quieres cambiar la distancia de algún margen, pon el ratón encima de la línea del margen que quieras cambiar y, cuando cambie la forma del cursor, arrastra el margen hasta donde lo quieras poner. Desde los botones de la parte izquierda de esta sección Imprimir puedes establecer el intervalo de páginas a imprimir, el número de copias, la orientación, el tamaño del papel, etc. Mediante el vínculo Propiedades de impresora podrás cambiar algunas características de la impresora que esté seleccionada. Desde la primera lista del apartado Configuración puedes indicar qué es lo que quieres imprimir. Por defecto es el área de impresión que hayas indicado en la hoja activa, pero podrías imprimir todo el libro o solo una selección de celdas, si seleccionas las celdas a imprimir antes de acceder a esta sección. El vínculo Configurar página permite acceder a este cuadro de diálogo, desde el que puedes ajustar los márgenes, encabezado y pie de página, escala, orden de las páginas, etc. Una vez ya hemos comprobado que todo está bien, ha llegado el momento de imprimir finalmente la hoja de cálculo, para lo que puedes pulsar el botón. De esta forma se enviará el libro a impresión, con todos los ajustes que hayamos establecido. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

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