Aviso de prácticas de privacidad

Transcripción

1 Aviso de prácticas de privacidad ESTE AVISO DESCRIBE LA MANERA EN QUE LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED SE PUEDE USAR Y DIVULGAR, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELA DETENIDAMENTE. I. Quiénes somos: Nuestra institución es miembro de Atlantic Health System, Inc. Este Aviso describe las prácticas de privacidad de Atlantic Health System (sus hospitales, otros centros médicos y compañías) y de los médicos, el personal de enfermería, los técnicos y otras personas que trabajan en Atlantic Health System o colaboran con este sistema de salud ( Atlantic, nosotros o nuestro ). II. Nuestro compromiso con su privacidad: Nos dedicamos a mantener la privacidad de su información médica. Cuando prestamos nuestros servicios, creamos registros sobre usted y sobre el tratamiento y los servicios que le brindamos (incluidos los registros relacionados con tratamiento psiquiátrico, abuso o tratamiento por drogadicción y alcoholismo, o estado de VIH, si corresponde). Estos registros son de nuestra propiedad. No obstante, la ley nos exige que mantengamos la privacidad de la información médica sobre usted ( Información médica protegida o PHI ) y que le proporcionemos este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. Cuando usamos o divulgamos su PHI, se nos exige que respetemos los términos de este Aviso (u otro aviso que se encuentre vigente al momento del uso o de la divulgación de la información). III. Usos y divulgaciones con su autorización: A. Uso o divulgación con su autorización. Podemos usar o divulgar su PHI únicamente si (1) nos da su autorización escrita en un formulario ( Su autorización ) que cumpla con la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud ( HIPPA ) o (2) existe una excepción, que se describe en la Sección IV. Además, excepto en la medida en que hayamos tomado alguna medida sobre la base de Su autorización, usted puede revocarla al enviar una declaración de revocación por escrito a la Directora de Privacidad que se identifica en la Sección VII. B. Información genética. Excepto en determinados casos (como un examen de paternidad para un procedimiento judicial, investigaciones anónimas, requisitos de pruebas de detección en recién nacidos o conforme a una orden judicial), obtendremos Su autorización antes de obtener o retener su información genética (por ejemplo, su muestra de ADN). Podemos usar o divulgar su información genética por cualquier motivo únicamente si Su autorización se refiere expresamente a su información genética o si la divulgación está permitida conforme a la Ley del Estado de Nueva Jersey (que incluye, por ejemplo, cuando la divulgación es necesaria para una investigación criminal, a fin de determinar la paternidad, realizar pruebas de detección en recién nacidos, identificar su cuerpo o según lo autorice una orden judicial). C. Información relacionada con el SIDA o el VIH. Si la PHI contiene información relacionada con el SIDA o el VIH, esa información es confidencial y no se deberá divulgar sin Su autorización expresa para divulgar información relacionada con el SIDA o el VIH, excepto según se detalla a continuación. Dicha información se podrá divulgar sin Su autorización al personal médico directamente relacionado con su tratamiento médico. Si se considera que usted no tiene capacidad para tomar decisiones, podemos divulgar dicha información (solo si es necesario y a menos que usted solicite lo contrario) a la persona responsable de tomar decisiones de atención médica en su nombre (cónyuge, cuidador primario, familiar adecuado, etc.). En determinadas circunstancias, dicha información también se puede divulgar sin Su autorización para realizar investigaciones científicas, ciertas funciones de auditoría y administración, y según lo permita o lo exija la ley o una orden judicial. D. Programas para el abuso de alcohol o drogas. Si la PHI contiene información relacionada con el tratamiento proporcionado en uno de nuestros programas para el abuso de alcohol o drogas (el Programa ), esa información es confidencial y no se deberá divulgar sin Su autorización expresa para divulgar información relacionada con el abuso de alcohol o drogas, excepto de acuerdo con las leyes aplicables,

2 las cuales incluyen normas federales con respecto a la confidencialidad de los registros del paciente relacionados con el alcohol y las drogas. IV. Usos y divulgaciones sin su autorización: A. Uso o divulgación con relación a tratamientos, pagos y operaciones de atención médica. Excepto según se describe en las Secciones III B, C, y D anteriores, podemos usar o divulgar la PHI sin Su autorización para el tratamiento que le brindemos, para obtener el pago de los servicios que le proporcionemos y para realizar operaciones de atención médica (por ejemplo, administración interna, mejora de la calidad, servicio al cliente, etc.) según se detalla a continuación: Tratamiento. Usamos y divulgamos su PHI para brindarle tratamiento y otros servicios; por ejemplo, para diagnosticar y tratar su lesión o enfermedad. También podemos divulgar su PHI para las actividades del tratamiento de otro proveedor de atención médica. Además, a menos que usted escoja la Opción de exclusión (p.ej., objeción o desacuerdo) según se describe en la Sección V, I, cualquier proveedor de atención médica que acepte participar en Jersey Health Connect, Epic Care Everywhere y otros sistemas de intercambio de información médica (HIE, por sus siglas en inglés) también podrán obtener acceso de forma electrónica y usar su PHI para brindarle tratamiento. Si usted escoge la Opción de exclusión de cada sistema de HIE según se describe en la Sección V, I, su PHI no será compartida electrónicamente a través de la red de HIE: sin embargo, no afectará la manera habitual en que se tiene acceso a su información o se la usa o divulga de acuerdo con este Aviso y la ley. Pago. Podemos usar y divulgar su PHI para obtener el pago de los servicios que le proporcionamos; por ejemplo, divulgaciones para reclamar y obtener el pago de su compañía de seguro médico, organización de mantenimiento de la salud (HMO) u otra compañía que coordine el pago o pague el costo de una parte o de toda su atención médica ( Su pagador ), a fin de verificar que Su pagador pagará la atención médica que usted reciba. También podemos divulgar su PHI a otro proveedor de atención médica para las actividades relacionadas con el pago de ese proveedor de atención médica. Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar su PHI para realizar nuestras operaciones de atención médica, que incluyen la planificación y administración interna, además de diversas actividades para mejorar la calidad y la rentabilidad de la atención que le ofrecemos (como utilizar y solucionar los problemas de nuestra tecnología de la información sobre la salud). Por ejemplo, podemos usar su PHI para evaluar la calidad y la capacidad de nuestros médicos, personal de enfermería y otros trabajadores de la atención médica. Además, podemos divulgar su PHI a entidades externas que otorgan licencias o acreditaciones a fin de realizar una revisión y otorgar la licencia al hospital. Podemos divulgar su PHI a los representantes de nuestros pacientes a fin de resolver cualquier queja que usted pueda tener y garantizar que tenga una visita agradable en nuestro hospital. En determinadas circunstancias, podemos divulgar su PHI a otro proveedor de atención médica para las operaciones de atención médica de ese proveedor si le brindó tratamiento o lo examinó, y su PHI está relacionada con ese tratamiento o examen. B. Uso o divulgación para el directorio de pacientes de Atlantic. A menos que usted escoja la Opción de exclusión (p. ej., objeción o desacuerdo), podemos incluir su nombre, ubicación en Atlantic, estado de salud general y afiliación religiosa en un directorio de pacientes. La información que se encuentre en el directorio se podrá divulgar a cualquier persona que pregunte por usted o a los miembros del clero (la afiliación religiosa solo se divulgará a los miembros del clero). Usted puede elegir la Opción de exclusión del directorio notificando a nuestra Directora de Privacidad. Si escoge la Opción de exclusión, no podemos informarle al público ni a sus familiares y amigos que usted está hospitalizado aquí. Piense detenidamente acerca de las consecuencias de la Opción de exclusión. C. Divulgación a familiares y amigos cercanos. Podemos usar o divulgar su PHI a un familiar, otro pariente, un amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique cuando esté presente en el momento de la divulgación, o de lo contrario disponible antes de esta, si nosotros: (1) obtenemos su autorización; (2) le brindamos la oportunidad para oponerse a la divulgación y usted no se opone; o (3) inferimos razonablemente que no se opone a la divulgación. Si no está presente, o no se le puede brindar la oportunidad de manera práctica para aceptar u oponerse al uso o a la divulgación debido a su incapacidad o una situación de emergencia, podemos utilizar nuestro juicio profesional para determinar si la divulgación es lo mejor para usted. Si divulgamos la información a un familiar, otro pariente, un amigo personal cercano u otra persona que usted identifique, solo divulgaremos la información directamente relevante para la participación de esa persona en su atención médica, para pagos relacionados con sus cuidados de salud o si se necesita por motivos de notificación. Atlantic Health System Aviso Página 2 de 5

3 D. Comunicaciones de recaudación de fondos. Podemos comunicarnos con usted para solicitarle de una contribución deducible de impuestos, para apoyar actividades de recaudación para Atlantic. En relación con cualquier recaudación de fondos sin Su autorización por escrito, podemos divulgar a nuestro personal relacionado con la fundación/recaudación de fondos su siguiente información: demográfica (p. ej., su nombre, dirección, otra información de contacto, edad, género, y fecha de nacimiento), fechas en las que le proporcionamos atención médica a usted, información del departamento de servicio, médico de tratamiento, información sobre el resultado y el estatus de su seguro de salud. Usted tiene el derecho de Opción de exclusión para recibir comunicaciones de recaudación de fondos de nuestra parte. Si no desea recibir estas solicitudes, debe notificárselo a nuestra Directora de Privacidad. E. Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI para actividades y propósitos de salud pública, que incluyen, entre ostras cosas: (1) proporcionar información sobre la salud a las autoridades de salud pública con el objetivo de prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad; (2) denunciar maltrato y abandono infantil a las autoridades de salud pública u otras autoridades gubernamentales autorizadas por ley para recibir dichas denuncias; (3) proporcionar información sobre productos bajo la jurisdicción de la Administración de Drogas y Alimentos de los Estados Unidos; (4) alertar a una persona que podría haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa, o que de otro modo pueda correr riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección; y (5) proporcionar información a su empleador según lo exijan las leyes acerca de las enfermedades y las lesiones relacionadas con el trabajo o la vigilancia médica en el lugar de trabajo. F. Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud que supervise el sistema de atención médica y garantice el cumplimiento de las reglas de los programas de salud gubernamentales, como Medicare o Medicaid. tejidos. K. Investigaciones. Podemos usar o divulgar su PHI sin su consentimiento o autorización si nuestro Consejo de Revisión Institucional aprueba una exención de autorización para la divulgación. L. Salud o seguridad. Podemos usar o divulgar su PHI para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público. M. Funciones del gobierno especializadas. En determinadas circunstancias, podemos usar o divulgar su PHI a unidades del gobierno con funciones especiales, como el Ejército de los Estados Unidos o el Departamento de Estado de los Estados Unidos. N. Indemnización de trabajadores. Podemos divulgar su PHI según lo autorice la ley y en la medida en que sea necesario para cumplir con las leyes relacionadas con la indemnización de trabajadores u otros programas similares. O. Víctimas de maltrato, abandono o violencia familiar. Si creemos razonablemente que usted es víctima de maltrato, abandono o violencia familiar, podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental, incluidas las agencias de servicios sociales o de servicios de protección, que la ley autorice a que reciban denuncias de dicho maltrato, abandono o violencia familiar. P. Ejército y veteranos. Podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de mando militar, si es miembro de las fuerzas armadas. También podemos divulgar PHI sobre el personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente. Q. Actividades de inteligencia y seguridad nacional. Podemos divulgar su PHI a los funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. G. Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI durante la realización de un procedimiento judicial o administrativo como respuesta a una orden judicial u otros procesos legales. H. Personal de las fuerzas de seguridad. Podemos divulgar su PHI a la policía u otros miembros del personal de las fuerzas de seguridad, según lo exija la ley o para cumplir con una orden judicial. I. Difuntos. Podemos divulgar su PHI a un médico forense o legista, según lo autorice la ley. También podemos divulgar información médica sobre los pacientes de Atlantic al director de una funeraria, según sea necesario, para que pueda realizar sus tareas. J. Obtención de organos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones que faciliten la obtención, la conservación en un banco o la donación de órganos, ojos o R. Reclusos. Si es un recluso en una institución correccional o se encuentra bajo la custodia de un miembro del personal de las fuerzas de seguridad, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al miembro del personal de las fuerzas de seguridad. Esta divulgación será necesaria: para que Atlantic le proporcione atención médica; para proteger su salud y seguridad o la salud y la seguridad de otras personas; o para la seguridad y la protección de la institución correccional. S. Intercambio de información médica (HIE). Atlantic y otros proveedores de atención médica participan en Jersey Health Connect, Epic Care Everywhere y otros sistemas de intercambio de información que AHS y otras agencias proveedoras de cuidados de salud puedan determinar de vez en cuando. Estos sistemas de HIE permiten compartir información de los pacientes de forma electrónica a través de Atlantic Health System Aviso Página 3 de 5

4 una red de conexión segura. Dichos sistemas otorgan a los proveedores de atención médica que participan en las redes de intercambio acceso electrónico inmediato a su información médica pertinente para el tratamiento, el pago o ciertas operaciones de atención médica. Si no escoge la Opción de exclusión de cada sistema de HIE, su información estará disponible a través de tal red de HIE para los proveedores autorizados que participen conforme a este Aviso y la ley. Si elige la Opción de exclusión de cada sistema de HIE (como se describe en la Sección V, I,), evitara que su información se comparta electrónicamente a través de la red de HIE. Tal decisión, sin embargo, no afectará la manera habitual en que se tiene acceso a su información o se la usa o divulga de acuerdo con este Aviso y la ley. Cualquier excepción que deniegue a un individuo optar por no querer que su información sea trasmitida por medio de un sistema de HIE, será respaldada conforme a la ley federal y estatal. T. Según lo exija la ley. Podemos usar y divulgar su PHI si lo exige cualquier otra ley o reglamentación que no se haya mencionado. U. Otros usos de su PHI. Podrán hacerse otros usos y otros divulgaciones de la PHI no incluidos en este Aviso, o en las leyes que se aplican a nosotros solo con Su autorización; quedan incluidas ciertas actividades de mercadeo, la venta de información de salud y la divulgación de notas de psicoterapia, con ciertas excepciones. Usted tiene el derecho de revocar Su autorización en cualquier momento, siempre que sea por escrito, excepto cuando ya hayamos actuado de acuerdo a Su autorización. V. Sus derechos individuales: A. Para obtener más información o presentar quejas. Si desea obtener más información sobre sus derechos de privacidad, le preocupa que hayamos violado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que hemos tomado sobre el acceso a su PHI, puede comunicarse con nuestra Directora de Privacidad. También puede presentar quejas por escrito ante el Director de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Si la solicita, la Directora de Privacidad le proporcionará la dirección correcta de dicho Director. No tomaremos represalias en su contra si presenta una queja ante nosotros o el Director. B. Derecho a solicitar restricciones adicionales. Puede solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su PHI: (1) para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica; (2) a personas (como un familiar, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique) que participen en su atención o en el pago relacionado con su atención; o (3) para notificar o ayudar a notificar a dichas personas acerca de su ubicación y estado general. Si bien consideramos todas las solicitudes de restricciones, no tenemos la obligación de aceptar una restricción que se solicite, excepto en los casos en que el motivo de la divulgación sea para un plan de salud con el propósito de llevar a cabo operaciones de pago o atención médica, la divulgación no sea requerida por la ley y la información se relación exclusivamente con asuntos de salud o servicios que usted, u otra persona en su nombre, ha pagado en su totalidad. Si desea solicitar restricciones adicionales, pídale un formulario de solicitud a nuestra Directora de Privacidad y envíele el formulario completo. Le enviaremos una respuesta por escrito. C. Derecho a recibir comunicaciones confidenciales. Puede solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI por medios alternativos o a direcciones alternativas. Si desea solicitar este servicio, debe comunicarse, por escrito, con nuestra Directora de Privacidad. D. Derecho a inspeccionar y copiar su información médica. Puede solicitar obtener acceso al archivo de su historia clínica y sus registros de facturación que tengamos a fin de inspeccionar y solicitar copias de los registros. En circunstancias limitadas, podemos negarle el acceso a una parte de sus registros. Si desea obtener acceso a sus registros, pídale un formulario de solicitud de registros a nuestra Directora de Privacidad y envíele el formulario completo. Debe tener en cuenta que, de acuerdo con leyes aplicables, si es uno de los padres o el tutor legal de un menor de edad, no podrá obtener acceso a ciertas partes de los registros médicos del menor de edad (por ejemplo, registros sobre embarazo, aborto, enfermedad de transmisión sexual, consumo y abuso de sustancias, anticoncepción o servicios de planificación familiar). E. Derecho a corregir sus registros. Tiene derecho a solicitar que corrijamos la PHI que figura en el archivo de su historia clínica o sus registros de facturación. Si desea corregir sus registros, pídale un formulario de solicitud de corrección a nuestra Directora de Privacidad. Nosotros tenemos el derecho de rechazar su solicitud de corrección. Si la rechazamos, le daremos una explicación por escrito de la razón por la cual fue rechazada y le explicaremos sus derechos. F. Derecho a recibir detalles de las divulgaciones. Si lo solicita, puede obtener detalles de determinadas divulgaciones de la PHI que hayamos realizado durante cualquier período anterior a la fecha de su solicitud, de acuerdo con las leyes y reglamentaciones aplicables, siempre que dicho período no sea superior a seis años y que no se aplique a las divulgaciones realizadas antes del 14 de Abril de Si solicita los detalles más de una vez durante un período de doce (12) meses, le podemos cobrar el costo incurrido por proporcionarle el detalle de divulgaciones. Para obtener un estado de divulgación de cuentas, pídale a nuestra Directora de Privacidad un formulario de solicitud y envíeselo completo. G. Derecho a recibir un aviso de incumplimiento. Tiene derecho a que le notifiquemos cualquier incumplimiento de PHI insegura conforme a la ley. H. Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Si lo solicita, puede obtener una copia impresa de este Atlantic Health System Aviso Página 4 de 5

5 Aviso, aun si aceptó recibirlo de forma electrónica. También puede obtener acceso a este Aviso en nuestro sitio web en: VII. Directora de Privacidad: I. Derecho a escoger la opción de exclusión de los sistemas de intercambio de información de médica. Con respecto únicamente a Jersey Health Connect, si no desea permitir que los médicos, el personal de enfermería, los médicos clínicos y otros proveedores de atención médica autorizados que participan en su atención compartan de forma electrónica su PHI entre sí a través de Jersey Health Connect, puede completar, firmar y enviar el formulario de Opción de exclusión de Jersey Health Connect por correo según las instrucciones que figuran en ese formulario, y se respetará cualquier decisión de exclusión que tome. Puede obtener el formulario de Opción de exclusión de Jersey Health Connect, así como información adicional, visitando el sitio En cuanto a Epic Care Everywhere solamente, si no desea permitir que los médicos, el personal de enfermería, los médicos clínicos y otros proveedores de atención médica autorizados que participan en su atención compartan de forma electrónica su PHI entre sí a través del mencionado sistema, se le dará un formulario de Opción de exclusión en el consultorio de su proveedor para completarlo. Puede comunicarse con la Directora de Privacidad: Eva J. Goldenberg, Abogada. Jefa de Cumplimiento Directora de Privacidad Atlantic Health System, Inc. 475 South Street, P.O. Box 1905 Morristown, New Jersey Número de teléfono: (973) Correo electrónico: eva.goldenberg@atlantichealth.org VI. de este Aviso: Fecha de entrada en vigencia y duración A. Fecha de entrada en vigencia. Este Aviso tiene vigencia a partir del 13 de Abril de Fechas de revisión: 1 de Octubre de 2011, 1 de Junio de 2012, 7 de Junio de 2013 y 15 de Julio B. Derecho a cambiar los términos de este Aviso. Podemos cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si modificamos este Aviso, podemos hacer que los nuevos términos del aviso entren en vigencia para toda la PHI que tengamos, incluida cualquier información que se cree o se reciba antes de publicar el nuevo aviso. Si modificamos este Aviso, publicaremos el nuevo aviso en todas las salas de espera de Atlantic y en nuestro sitio de Internet También puede obtener cualquier nuevo aviso a través de nuestra Directora de Privacidad. Atlantic Health System Aviso Página 5 de 5