Plantillas para Documentos Word. Manual de Usos y Aplicaciones

Transcripción

1 Plantillas para Documentos Word Manual de Usos y Aplicaciones

2 Plantillas para Documentos Word En este manual se establecen pautas y procedimientos a seguir para el uso correcto de las plantillas para documentos word para comunicación escrita interna y externa con la marca de Grupo Terra y sus unidades de negocio. El objetivo principal es orientar, estandarizar y evitar el uso inadecauado de la marca. Grupo Terra cuento con 5 plantillas digitales divididas de la siguiente forma: - Plantilla Corporativa - Plantilla Terra Energía - Plantilla Terra Petróleo - Plantilla Terra Infraestructura - Plantilla Terra Inmobiliaria Plantilla Corporativa Plantilla Terra Energía Plantilla Terra Petróleo Plantilla Terra Infraestructura Plantilla Terra Inmobiliaria

3 Tipos de Documentos Las plantillas digitales para word puede ser utilizados para los siguientes documentos: 1. Cartas: Documento mediante el cual los colaboradores de Grupo Terra establecen comunicación con públicos de carácter interno o externo. 2. Directiva: Forma de comunicación interna de carácter normativo con el final de brindar orientación o dirección específica sobre normativas 3. Informes: Documentos de uso interno utilizado para exposición al detalle de un asunto específico a solicitud de jefes inmediatos o iniciativa del colaborador. 4. Memorandum: Documento de uso interno que se emplea para impartir ordenes, recomendaciones, remitir documentos o comunicar asuntos a otras dependencias y/o funcionarios 5. Circular :Documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos los colaboradores para darle a conocer disposiciones o asuntos internos. 6. Actas : Documento de uso interno el cual cumple con la función de dar fe de hechos o de lo sucedido en reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas que previamente han sido convocadas con carácter oficial. 8. Convocatorias: Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. 9. Otros documentos de índole organizacional y administrativa. Estructura de las comunicaciones escritas Todos estos documentos deberán estar integrados por tres partes : Encabezado, cuerpo de texto y cierre. Encabezado: Es la parte superior del documento conformada por el membrete, elemento de diseño conformado por el logo de Grupo Terra. En todo tipo de comunicación, interna o externa el membrete debe estar ubicado en el margen superior izquierdo del documento respanto las medidas y proporciones establecidas para lograr una consistencia en la marca. Medidas y parametros de membrete

4 Así mismo debera incluirse el tipo de documento (denominación de comunicación escrita: oficio, circular, informe, etc.), el número de documento es caso de ser requerido, Lugar y fecha de emisión, destinatario y asunto. Cuerpo de texto: su contenido dependerá del tipo de comunicación escrita de la que se trate, debiendo denotar, claridad, precisión y sencillez, empleando oraciones simple y cortas que faciliten su entendimiento. Cierre: en el cierre deberá incluirse en caso de requerirlo una antefirma ( frase de cortesía que se emplea cuando se concluye una redacción de texto), firma ( indicando al responsable de la emisión de la comunicación escrita, compuesta por nombre y apellido, junto con su cargo). En caso de que se requiera dar cuenta de la emisión del documento eleborado, después de la firma se debe indicar con las abreviaturas c.c.(con copia) seguidos del departamento o nombre del receptor que debe tener conocimiento del mismo. En caso de ser requerido deberá llevar sello dando autenticidad al documento que se envía. Dentro de los elementos de diseño en el pie de página se contempla lo siguiente: página web, listado de países donde el grupo tiene prescencia y dirección de la sede en donde el documento es emitido.

5 Disposiciones Específicas 1. La redacción de las comunicaciones escritas deben ser breves, directas y claras; de fácil lectura y comprensión. Siempre debe cuidarse que el documento respete las normas del uso correcto del idioma y la redacción. 2.El tipo de letra de los documentos escritos sera el siguiente: cuerpo de texto Corbel regular a 11 pts justificado, encabezados Corbel bold a 14pts centrados, títulos principales en corbel bold a 12 pts alineado a la izquierda y subtítulos en corbel italic a 12 pts alineado a la izquierda. Las notas y pies de página iran en la parte inferior del documento en corbel regular a 8 pts. 3. Los margenes izquierdo y derecho deberán de ser 2.54 cm de cada lado el margen superior debe ser de 5 cm y el inferior de 2.54 cm. 4. El color de la tipografía debe ser negro 100% puro. No se permitira ningún otro color para destacar títulos o subtítulos. 5. Cualquier agregado o estilo no establecido dentro de los parámetros antes mencionados será considerado como uso indebido.