PONENCIA: LA GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN, DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LOS GESTORES

Transcripción

1 PONENCIA: LA GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN, DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LOS GESTORES INTRODUCCIÓN Para comprender la actual situación de los Servicios de Gestión de la Investigación en las Universidades es preciso recordar que su aparición es relativamente reciente. Es a partir de la Ley de la Ciencia, en 1986, cuando las Universidades empiezan a crear estructuras dedicadas a la gestión de la investigación, con distintas funciones y con distintas dependencias orgánicas y funcionales. Esta situación inicial, de existencia de múltiples modelos de gestión de la investigación, continúa en la actualidad. Así ha quedado de manifiesto en distintos encuentros mantenidos entre responsables de servicios o unidades de gestión de investigación. En esta ponencia pretendo exponer el modelo de gestión que, como gestora de la investigación, considero más adecuado, basado en gran parte, en la situación existente en la Universidad de Zaragoza. La ponencia está estructurada en 4 apartados: 1) La investigación y los servicios administrativos 2) El modelo de gestión centralizada, en tres fases: previa, ejecución, resultados 3) Peticiones a las Gerencias 4) Conclusiones 1) LA INVESTIGACIÓN Y LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS La Ley Orgánica de Universidades, así como los Estatutos de las distintas universidades se refieren a la investigación como función esencial de la Universidad, y está considerada un derecho y un deber del profesorado. La investigación tiene una serie de características que condicionan la gestión de la misma: son actividades no rutinarias, sujetas a incertidumbre en su desarrollo, 1

2 implican la existencia de un elemento de novedad y necesitan una adecuación constante a resultados, por tanto precisan flexibilidad en su ejecución. Por otro lado, los servicios administrativos de las Universidades tienen entre sus funciones el apoyo, asesoramiento, gestión y prestación de servicios necesarios para el cumplimiento de los fines de la Universidad. Estas funciones deben ser desempeñadas bajo los principios de legalidad, eficacia y eficiencia. La gestión de los servicios económico-administrativos corresponde a las Gerencias. Por tanto, no hay ninguna duda de que el investigador tiene derecho a disponer de la información, asesoramiento y asistencia administrativa necesaria para llevar a cabo la investigación, puesto que es una función esencial de la Universidad y son los Servicios de Gestión de Investigación los encargados de facilitar al investigador el apoyo específico necesario, con rapidez y eficacia, para la correcta ejecución de la investigación. Antes de pasar a determinar cuál es el modelo que considero idóneo para los servicios de gestión de investigación, hay que recordar que existen una serie de tareas previas, de carácter genérico o rutinario que deben ser realizadas en las distintas unidades (departamentos o Institutos de Investigación), donde el investigador realiza su investigación (me estoy refiriendo a temas como completar impresos de viajes, preparar relaciones de facturas, solicitudes de gastos... actividades todas ellas que, cuando se trata de docencia se realizan por el personal administrativo de los departamentos, pero que no ocurre lo mismo cuando se trata de investigación, al menos en gran parte de las universidades). Este es un primer punto que podría ser estudiado por los Gerentes. El modelo de gestión de investigación que elijamos debe ser aquel que permita al investigador realizar su tarea investigadora (recordemos que es un deber y un derecho) con mayor facilidad y dé respuesta rápida y segura a los problemas y dificultades que se le plantean. El investigador no puede perderse en el entramado burocrático ni en las complejidades administrativas; su misión es obtener los mejores resultados en la investigación. 2

3 Pero tenemos que recordar que existen una serie de condicionantes, tanto internos como externos, que deben ser respetados por los investigadores (normativa de convocatorias, legislación, normas internas...). El objetivo del S.G.I. ha de ser conseguir el adecuado grado de confluencia entre las distintas normativas (principio de legalidad) y las necesidades concretas de gestión del investigador (principio de eficiencia). 2) MODELO CENTRALIZADO DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN El modelo que se propone es un modelo de gestión centralizada de la investigación, de gestión integral, lo cual supone: - que el Servicio de Gestión de Investigación asume la gestión administrativoeconómica completa de la ejecución de la investigación. - la existencia de una ventanilla única para todos los asuntos y trámites que el investigador ha de realizar. - Supone, por tanto, la centralización en el Servicio de asuntos de personal, contabilidad, gestión económica, contratación...junto a los específicos de investigación - El S.G.I. atiende cualquier duda o trámite que el investigador precise en la ejecución de la investigación. Lo que se persigue con este modelo es que el investigador tenga que acudir a un solo Servicio de la Universidad, para aclarar, consultar y tramitar todo lo relacionado con la investigación. Para ver detalladamente las ventajas del modelo, sus implicaciones, los posibles inconvenientes, así como las soluciones que se plantean para evitarlos o, al menos, paliarlos en lo posible, nos detendremos en tres fases del proceso de gestión de investigación: fase previa (de solicitud), fase de ejecución (realización del proyecto), fase de resultados (rendición de cuentas, producción científica generada...). Asimismo, hay que hacer referencia al entorno que, de algún modo, condiciona todo el proceso de gestión, es decir, la legislación de carácter general, la propia reglamentación de las convocatorias y las normas internas de cada universidad. 3

4 2.1.- Fase Previa: FASES DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN En esta fase los distintos organismos financiadores hacen públicas sus convocatorias de investigación. Las tareas del Servicio de Gestión de Investigación son las siguientes: 1.-Difusión de convocatorias, información de requisitos, condiciones y plazos. 2.- Asesoramiento personalizado, teniendo en cuenta las necesidades de cada grupo de investigación. 3.- Asesoramiento y revisión en las propuestas efectuadas por los investigadores. 4.- Tramitación de las propuestas a los distintos organismos financiadores. 5.- En resumen, funciones de carácter básicamente investigador, que implican principalmente un conocimiento a fondo de las distintas convocatorias Fase de Ejecución: Esta fase se inicia con la concesión de proyecto al investigador, o bien con la firma del contrato de investigación (en el caso de contratos art. 83 L.O.U.). En esta fase no podemos olvidar las distintas reglamentaciones que van a marcar de alguna forma la gestión económico administrativa de la investigación Tareas del S.G.I.: 1) Información al investigador de las condiciones de concesión del proyecto (fecha de inicio, gastos admitidos, posibles modificaciones, fecha de finalización, justificaciones e informes). 2) Tramitación de los gastos, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 3) Información puntual al investigador de la situación económica del proyecto de investigación. 4

5 4) Solicitud, con la suficiente antelación, de los informes anuales y finales Condicionantes de Gestión: a) Normas de las convocatorias: - condiciones de concesión de fondos: anticipos o pagos por actividad realizada y justificada - tipo de gastos admitidos - normas y plazos de justificación de fondos - posibilidades de modificación b) Normativa Legislativa : - De carácter Financiero: Leyes anuales de Presupuestos, Ley de Subvenciones, Ley General Presupuestaria, Plan General de Contabilidad Pública, R.D. de Indemnizaciones razón servicio... - De contratación administrativa: Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, Texto Refundido, Reglamento General: Procedimientos de contratación, Fases de la adjudicación, Ejecución y Finalización del Contrato. - De Gestión de Personal: Estatuto de los Trabajadores, Normativa sobre Contratación de Personal. - De carácter general: Ley de Régimen Jurídico Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, Protección Datos Carácter Personal, L.O.U... c) Normas internas de las Universidades: - Normativa de Gestión Económica - Directrices de la Gerencia - Procedimientos internos de gestión Actuación del S.G.I.: 5

6 a) Con carácter general: - Conocimiento adecuado de cada convocatoria - Contacto con los organismos financiadores: consultas y aclaraciones. - Conocimiento adecuado y actualizado de las distintas normativas legales. - Asesoramiento jurídico específico: necesidad de disponer de asesores jurídicos adecuados, que se acerquen y comprendan la investigación y busquen soluciones legales ante problemas que plantea su ejecución. - Utilización de los procedimientos de flexibilidad de las distintas legislaciones, en aras a conseguir una gestión de la investigación rápida y eficaz. b) Actuaciones concretas: b.1) Gestión económica de gastos En primer lugar es necesario que el investigador conozca qué tipo de gastos admite la convocatoria (contratos de personal, becarios, equipamiento...). Al comenzar la ejecución del proyecto, comienza también la necesidad de realizar gastos. El investigador debe ser conocedor de que tanto los ingresos que se reciben por contratos como por proyectos, forman parte del presupuesto de la Universidad y, por tanto, les son de aplicación las normas existentes para la administración pública. Es necesario, por tanto, que todo gasto esté debidamente justificado con la factura o credencial correspondiente. Como veremos en la fase final de la investigación, toda actuación de investigación está sometida tanto a los controles establecidos por la Ley de Subvenciones, a través de la Intervención General, como a las posibles auditorías de los distintos organismos financiadores. No obstante, y puesto que la investigación necesita, en muchos casos dar solución rápida a problemas de ejecución de la investigación, se plantea la necesidad de lograr mayor flexibilidad y, sobre todo, agilidad en los trámites. 6

7 Nos detendremos en los 2 tipos de gastos más problemáticos, en cuanto a su gestión: gastos de personal y gastos de equipamiento b Personal: El Servicio de Gestión de Investigación tiene que asesorar al investigador respecto a las modalidades de becas de investigación y contratación laboral. En becas de investigación nos marca el camino la distintas normativa de las Universidades en cuanto a los tipos y condiciones de las mismas. Y en contratación laboral, hemos de aplicar tanto la normativa interna (convenios de personal), como la legislación laboral de carácter general. Está claro que el tema de gastos de personal es uno de los más delicados y el investigador debe comprender las repercusiones que una contratación, al margen de la legislación, puede ocasionar a la Universidad. El investigador necesita contar con personal para la realización del proyecto, en muchas ocasiones, a la mayor brevedad posible. La función del S.G.I. debe centrarse en facilitar una correcta información de costes de personal y asesorar acerca de los perfiles que mejor se pueden adecuar a las necesidades, teniendo en cuenta la financiación de que se dispone. El investigador no tiene necesidad de acudir a los Servicios de Personal para obtener información, puesto que es el S.G.I. quien asume esta función. El hecho de que el S.G.I. centralice todas las actuaciones económico administrativas que los proyectos conllevan no significa que, en determinados aspectos, sea necesaria esta actuación directa. Me refiero a la realización de los contratos de personal y al pago de la nómina. Lógicamente y, si ello no ocasiona retrasos, serán los Servicios de Personal de las Universidades quienes, de acuerdo con las propuestas cursadas desde Investigación realicen los contratos y la inclusión en la nómina general de la Universidad. Otro problema que ocasiona la contratación de Personal es el tema de los contratos de extranjeros, tanto en lo referente a homologaciones de títulos, como a la obtención de permisos de trabajo, para los no pertenecientes a la Unión Europea, por la regulación jurídica existente en materia de extranjería. En los S.G.I. nos hemos encontrado en muchas ocasiones con las manos atadas para dar respuesta a esta situación. Incluso en convocatorias de la U.E. en 7

8 que se obliga a contratar investigadores no españoles, o en las convocatorias Ramón y Cajal y Juan de la Cierva la actual legislación laboral nos ha ocasionado no pocos problemas. En un modelo de S.G.I. centralizado, se debe asumir el reto de encontrar soluciones, como función propia del Servicio, ya sea agilizando las tramitaciones de los visados (contacto y negociación con Delegaciones del Gobierno), ya sea buscando salidas legales que permitan realizar contratos provisionales, a la espera de la homologación del título correspondiente. Y aquí es donde necesitamos contar con el apoyo directo de la Gerencia, y el asesoramiento jurídico adecuado. b Equipamiento En la adquisición de equipamiento de investigación nos condiciona tanto la legislación específica de Contratación Administrativa, como las propias convocatorias y las normas y procedimientos internos de gestión de este tipo de gastos. En muchas ocasiones las demoras en las adquisiciones impiden que los proyectos puedan cumplir adecuadamente los plazos. No hay que olvidar que la incertidumbre es una nota característica de la investigación, por lo que las necesidades de adquisición de equipos, en muchas ocasiones, vienen impuestas por el propio desarrollo de la investigación. Lógicamente no podemos eludir la legislación, pero sí que es posible utilizar todas las situaciones de flexibilidad que la propia normativa reconoce y posibilita. Las Gerencias, al elaborar las Normas de Gestión Económica, no pueden olvidar las necesidades de los investigadores para conseguir unos resultados satisfactorios en la investigación. Puesto que la legislación lo permite, y con objeto de evitar pérdidas de tiempo en la ejecución de la investigación, hay que flexibilizar al máximo las formas y procedimientos de adjudicación, utilizando el procedimiento negociado sin publicidad en las adquisiciones de investigación, por aplicación del artículo 182.b del TRLCAP: Cuando los productos de que 8

9 se trate se fabriquen exclusivamente para fines de experimentación, estudio o desarrollo. El tiempo de espera es un elemento clave para el investigador. Tenemos que tener presente que la ejecución del proyecto tiene un plazo fijo de finalización y, por tanto, todo lo que hagamos por evitar esperas innecesarias será bien recibido por el investigador. Esto significa que no sólo hay que ir hacia procedimientos de adjudicación más rápidos, sino que los trámites correspondientes a la adjudicación y ejecución de los contratos deben estar presididos por la máxima agilidad. Y, probablemente, si estos trámites se realizan desde los Servicios de Gestión de Investigación podremos reducir los tiempos de espera, puesto que el objetivo del Servicio es contribuir al desarrollo de la investigación. Por tanto, un SGI centralizado podría asumir todas las gestiones de la adjudicación de los contratos, pasando lógicamente la información necesaria a los Servicios de Contratación existentes en las Universidades. b Otros gastos: fungibles, viajes, otros Probablemente la gestión de este tipo de gastos causa menos problemas, sin olvidar que, existen también unas normas legales en cuanto a dietas y justificaciones de viajes que es preciso que el investigador cumpla. b.2) Tesorería autónoma: En el apartado anterior nos hemos referido a la gestión de los gastos, a su autorización y disposición. Pero el proceso no acaba con la autorización del gasto, sino que nos queda la fase de reconocimiento de la obligación y el pago. En este modelo de gestión centralizada propongo que el S.G.I. disponga de una cuenta donde se gestionen los ingresos y gastos de investigación. Las ventajas de esta forma de gestión son evidentes: - Control puntual ingresos desde el Servicio. - Cumplimiento del principio de financiación afectada. 9

10 - Posibilidad de realizar pagos urgentes, consiguiendo descuentos y evitando mayores precios en determinados gastos. - Incorporación automática de remanentes. - Planificación de pagos según necesidades de justificación (concesiones de fondos con escaso margen de realización de los pagos). - Conocimiento por parte del investigador de la situación de cada gasto presentado. - Posibilidad de realizar anticipos, de acuerdo con la situación financiera (en el caso de demoras en los ingresos de las entidades financiadoras). - Acercamiento del investigador a los problemas financieros Qué problemas puede causar a la universidad?: - Problemas financieros de la Universidad: en estas situaciones siempre sería posible realizar traspasos de fondos desde la cuenta de investigación, evitando la necesidad de peticiones de préstamos. - Conciliaciones bancarias: es evidente que la cuenta del S.G.I. debe estar integrada con el resto de cuentas de la Universidad, y por tanto, será liquidada y conciliada mensualmente desde el S.G.I., pasando la información a los correspondientes Servicios de Contabilidad de las universidades. Las implicaciones de una Tesorería autónoma en el SGI son las siguientes: - Necesidad de realizar el seguimiento y control de cuentas. - Responsabilidad en la Planificación financiera de los fondos. - Realización de Conciliaciones bancarias. - Rendición de cuentas. - Disponer de Personal suficiente y adecuado para la gestión de Tesorería. b.3) Programa informático El S.G.I. necesita disponer de un programa informático propio, para poder realizar un seguimiento adecuado de los ingresos y gastos de los proyectos y contratos de investigación, para poder ofrecer al investigador, en cada momento, la situación 10

11 económica en que se encuentra sus fondos en cada uno de sus proyectos y poder, asimismo, adaptarlo y modificarlo de acuerdo con las necesidades de control y seguimiento que cada financiador requiere en cada una de las convocatorias. Puesto que en el modelo de gestión centralizada, el SGI realiza no sólo el seguimiento de los gastos presentados, sino también la contabilidad completa de los proyectos, es preciso que este programa posibilite la realización de todos y cada una de las operaciones contables, incluyendo el pago y conciliaciones bancarias. Asimismo, el investigador ha de tener acceso a la información completa de su proyecto, por lo que es necesario que el programa posibilite las consultas externas por parte de los investigadores responsables, mediante claves personales, de forma que los datos que se muestran sean fácilmente comprensibles para los investigadores y a tiempo real, actualizados automáticamente. Cuál es el principal inconveniente? Sin ninguna duda, no es el mismo programa utilizado para la contabilidad general de la universidad. Esto, no obstante, tiene una posible solución, siempre a la espera de conseguir un programa informático compatible con el utilizado en cada universidad, y es realizar el traspaso de los datos de investigación, bien directamente en el propio programa (consiste en el simple tecleo, puesto que todas las operaciones están realizadas), o bien estudiar posibles pasarelas informáticas para el traspaso automático de los datos. La decisión está lógicamente en manos de las Gerencias universitarias Fase de Resultados: Una vez finalizado el proyecto pasamos a la última fase, los resultados. Las tareas del S.G.I. son las siguientes: - Justificaciones a los distintos organismos financiadores - Justificaciones en el caso de auditorías y controles I.G.A.E. - Elaboración de Bases de Datos - Evaluación de la Producción Científica 11

12 En un S.G.I. centralizado, donde todas las fases y procedimientos constan en sus archivos y programas informáticos, resulta muy sencillo realizar las oportunas justificaciones. El hecho de que, en muchas ocasiones, las justificaciones de subvenciones de investigación deban realizarse en breve espacio de tiempo, desde el momento de la adjudicación (principalmente en el caso de subvenciones de Comunidades Autónomas), puede ocasionar no pocos problemas si la contabilidad no se realiza en el propio Servicio. Asimismo, las auditorías que con carácter periódico se efectúan sobre fondos de investigación, nos aconsejan disponer de toda la información y justificantes del procedimiento en un único Servicio, desde el control de ingreso hasta el pago de las facturas. Por tanto, otra ventaja de disponer de un programa informático propio es la facilidad de justificar y presentar los gastos y sus correspondientes documentos de pago, en el caso de informes y de auditorías que los organismos financiadores realizan de los proyectos y ayudas de investigación. Evidentemente, si optamos por un modelo de Gestión de Investigación centralizado, está claro que las responsabilidades contables que pudieran derivarse de estas auditorías deben ser asumidas por el Servicio de Gestión de Investigación, puesto que ejerce de oficina contable, bajo la dirección de la Gerencia. Y, finalmente, nos queda hablar de una serie de funciones propias de todos los servicio de investigación, como son la elaboración de estadísticas, de bases de datos de producción científica, su evaluación... El hecho de realizar todas estas funciones en los S.G.I. supone cerrar el ciclo de la investigación y posibilita la realización de todos los estudios e informes necesarios para el seguimiento y evaluación de la investigación en las Universidades, como función esencial, tal como ha quedado definida al principio de esta exposición. 3) QUÉ PEDIMOS A LOS GERENTES? - Que consideren la gestión de la investigación al mismo nivel que la gestión de personal, la gestión económica o la gestión de alumnos. 12

13 - Que se impliquen en los problemas que una buena gestión de la investigación causa en los SGI, por no disponer de instrumentos adecuados. - Que impulsen y potencien los SGI para conseguir el nivel de calidad, eficacia y eficiencia que los investigadores tienen derecho a exigir. - Que estudien distintos modelos de SGI y adopten el que mejor pueda contribuir al desarrollo de la investigación en las universidades. 4) CONCLUSIONES - Necesidad de una comunicación directa con la gerencia - Necesidad de ser escuchados a la hora de realizar normativas de carácter general por parte de la Gerencia. - Necesidad de disponer de asesores jurídicos que aporten soluciones. - Necesidad de normativas de gestión de investigación específica y admitida por la Gerencia, más acordes con la consecución de resultados de investigación. - Necesidad de programas informáticos propios que permitan un seguimiento adecuado de la investigación, así como su posterior explotación y control. - Necesidad de Servicios de Gestión de Investigación potentes, con el personal suficiente y en constante formación (debido a la amplitud de funciones, desde las propias de investigación, hasta temas de personal, contratación administrativa, contabilidad...). 13