Programa de Aseguramiento de la Calidad

Transcripción

1 Prgrama de Aseguramient de la Calidad I. Sistema de Cntrl de Calidad 1. Objetiv General Prprcinar una herramienta para ls despachs de cntadres públics y ls prfesinales independientes que facilite el cumplimient cn ls requerimients de calidad, establecids pr la nrmativa vigente y las mejres prácticas. 2. Generalidades El sistema de cntrl de calidad se ha preparad baj el marc del Prgrama de Mejramient en la Calidad de la Infrmación Financiera (PROMECIF) cuy bjetiv general es cntribuir a mejrar el clima de negcis y de inversión así cm el aument de la eficacia de ls principales mercads de la ecnmía cstarricense. Se preparó un manual de plíticas y prcedimients de cntrl de calidad. El prpósit de este manual es frtalecer la prfesión cntable mediante la creación de un prgrama de aseguramient de la calidad de la infrmación financiera y lgrar un alineamient de la gestión de desechs de cntaduría pública y prfesinales independientes a ls requerimients de calidad exigids pr la nrmativa aplicable y las mejres prácticas en cuant a las labres ejecutadas pr ls cntadres públics. El manual se encuentra dirigid tant a despachs de cntadres públics cm a prfesinales independientes. Sin embarg, es relevante resaltar que la extensión y prfundidad del sistema de cntrl de calidad establecid n puede ser igual para tds ls prfesinales, éste varia dependiend de diverss factres, incluyend el tamañ del despach, naturaleza de la práctica, rganización y cnsideracines de cst/benefici. 1

2 En este Manual se establecen ls requerimients mínims de acuerd cn la nrmativa aplicable que debe tener un sistema de cntrl de calidad para el ejercici prfesinal independiente de ls cntadres públics. Para la preparación de este Manual se recpiló infrmación de las siguientes fuentes: Lineamients establecids en la Nrma Internacinal de Cntrl de Calidad (ISQC#1). Lineamients establecids en las Nrmas Internacinales de Auditría (NIAs) en cuant al cntrl de calidad en las auditrías de estads financiers. Lineamients establecids en la Declaración Internacinal de Práctica Prfesinal (IPPS #1) Lineamients establecids pr ls entes reguladres (CONASSIF, Cntralría General de la República) en cuant a requerimients de infrmación financiera para ls entidades reguladas y a requisits de trabaj para ls auditres externs de esas entidades. Lineamients establecids pr la Federación Internacinal de Cntadres (IFAC) y la Asciación Internacinal de cntabilidad (AIC) en cuant a sistemas de gestión de calidad de auditría. Sistemas Internacinales de Cntrl de Calidad de auditría relacinadas cn la auditría de ls estads financiers, tmand cm base principalmente la experiencia de KPMG en materia de cntrl de calidad en las auditrías financieras 3. Organización del Manual del Sistema de Cntrl de Calidad Un sistema de cntrl de calidad psee varis elements que le permiten funcinar adecuadamente, cada un de ess elements es desarrllad en el capítul 2 de este manual, de acuerd cn el siguiente detalle: Plíticas sbre la Respnsabilidad del Sistema de Cntrl de calidad Plíticas sbre el Requerimients étics e independencia Plíticas sbre la Aceptación y cntinuidad de ls clientes Plíticas sbre Recurss Humans 2

3 Plíticas sbre el Desempeñ del trabaj Plíticas sbre las Revisines de Calidad Plíticas sbre Papeles de Trabaj Plíticas sbre el Mnitre de calidad Cada sección del manual está rganizada de la siguiente frma: 1. Descripción: En este apartad se incluye una breve descripción del element de cntrl calidad y la imprtancia del mism de acuerd cn la nrmativa aplicable. 2. Prpósit: Este apartad incluye un detalle del bjetiv de las plíticas de cntrl de calidad. 3. Alcance: En este apartad se detalla el alcance de las plíticas 4. Nrmativa aplicable: Este apartad incluye un detalle de la nrmativa aplicable para las plíticas. 5. Respnsabilidades: En este apartad se detallan las respnsabilidades de la firma de cntadres públics y prfesinales independientes en cuant a la implementación y cumplimient de las plíticas. 6. Plíticas: Esta sección describe las plíticas asciadas al element de cntrl de calidad. 7. Prcedimients: En esta sección se incluye un detalle secuencial (actividad pr actividad) de ls prcedimients asciads a las plíticas. 8. Dcuments relacinads: Este apartad hace referencia a ls dcuments que se mencinan en las plíticas y prcedimients. Ests dcuments sn incluids cm anexs al manual. En general, el sistema de cntrl de calidad de ls despachs de cntadres públics y ls prfesinales independientes deberá cubrir al mens ls siguientes requerimients: 1. Respnsabilidad del Sistema 3

4 En esta área ls despachs deben velar para que sus plíticas y prcedimients de cntrl de calidad incluyan la designación de un respnsable del sistema de calidad cn la suficiente autridad, experiencia y capacidad, así cm la prmción de una cultura basada en la calidad pr medi del establecimient, cmunicación y cumplimient de plíticas y prcedimients en trn a la evaluación del desempeñ, paquetes de cmpensación y ascenss. Adicinalmente, el respnsable del sistema deberá velar pr las plíticas y prcedimients que le permitan mantener en el despach, prfesinales que psean ls valres étics acrdes cn la prfesión, la capacidad técnica requerida y trs atributs necesaris. 2. Cumplimient de requerimients étics e independencia En esta área ls despachs prfesinales independientes deben velar para que sus plíticas y prcedimients de cntrl de calidad prprcinen seguridad raznable de que están en cumplimient cn ls requerimients étics y de independencia aplicables. El Códig IFAC establece ls principis fundamentales de ética prfesinal, que incluyen: a) Integridad b) Objetividad c) Cmpetencia prfesinal y cuidad debid d) Cnfidencialidad e) Cnducta prfesinal La independencia cnstituye la esencia de la reputación prfesinal. Al cnducir un trabaj de auditría y frecer una pinión de auditría, es necesari ser independiente l 4

5 cual se debe demstrar. La independencia es esencialmente una actitud mental que se caracteriza pr la integridad, bjetividad y un enfque imparcial en el trabaj prfesinal. La independencia se puede clasificar en independencia de hech y en apariencia. La independencia de hech es el estad mental que permite prveer una pinión sin estar afectad pr influencias que cmprmeten el juici prfesinal, est le permite al individu actuar cn integridad y actuar cn bjetividad y escepticism prfesinal, y la independencia en apariencia es evitar hechs y circunstancias que sean tan significativs que un tercer raznable e infrmad, teniend cncimient de tda la infrmación relevante, incluyend las salvaguardas aplicadas, pdría cncluir raznablemente que se hayan cmprmetid la integridad, bjetividad escepticism prfesinal del despach, su persnal del prfesinal independiente. Ls despachs deben cmunicar sus requisits de independencia a su persnal y, dnde sea aplicable, a trs que estén sujets a ess requisits. Es imprtante identificar y evaluar las circunstancias y relacines que puedan amenazar la independencia y emprender accines aprpiadas que puedan eliminarlas y reducirlas a un nivel aceptable. Estas accines pueden incluir hasta retirarse del trabaj. Las reglas también aplican para trs parientes cercans en ciertas circunstancias que se detallan en las plíticas sbre independencia. 3. Aceptación y Cntinuidad de clientes En esta área ls despachs deben velar pr que sus plíticas y prcedimients de cntrl de calidad prprcinen seguridad raznable de que se realizan evaluacines de ls clientes nuevs previas a su aceptación y de que la relación cn clientes actuales es reevaluada cnsiderand aspects cm el riesg asciad cn el tip de trabaj y circunstancias particulares que surjan de.la relación cn el cliente que puedan afectar la imagen del despach del cntadr independiente. 5

6 Dentr de ls aspects a evaluar se deben cnsiderar ls siguientes: Integridad del cliente Cmpetencias y capacidades técnicas del persnal a desempeñar el trabaj Psibilidad de cumplimient cn ls requerimients étics Aspects relevantes surgids durante el trabaj actual anterires 4. Recurss Humans En esta área ls despachs deben velar pr que sus plíticas y prcedimients de cntrl de calidad prprcinen seguridad raznable de que pseen suficiente persnal cn capacidades, cmpetencia y cmprmis hacia ls principis étics necesaris para desempeñar sus trabajs de acuerd cn las nrmas prfesinales y requisits reguladres y legales. También, se debe asegurar que el persnal esté preparad para preparar ls infrmes que sean adecuads a las circunstancias. La asignación de trabajs al persnal debe cnsiderar aspects cm ls siguientes: Experiencia práctica en pryects /clientes similares Entendimient de regulacines aplicables Destrezas técnicas Cncimient de la industria Habilidad para aplicar el juici prfesinal Entendimient de las plíticas y prcedimients de cntrl de calidad de la firma 5. Desempeñ del Trabaj Cn respect al Desempeñ del trabaj, el despach debe establecer plíticas y prcedimients diseñads para prprcinar seguridad raznable de que ls trabajs se desempeñan de acuerd cn las nrmas prfesinales y ls requisits reguladres y legales, y que se emiten infrmes que sn aprpiads en las circunstancias. 6

7 El despach debe establecer plíticas y prcedimients diseñads para prprcinar seguridad raznable de que se ejecuten prcess adecuads de dirección y supervisión y de que se realizan las cnsultas aprpiadas sbre asunts difíciles cntenciss a persnal cn mayr experiencia. Adicinalmente, deberá cnsiderar que la naturaleza, alcance y las cnclusines de las cnsultas fuern acrdads cn la parte cnsultada y que se implementan las cnclusines de dichas cnsultas. El despach debe establecer plíticas y prcedimients, que requieran una revisión del cntrl de calidad de auditrías de entidades reguladas y trs pryects que cnsidere pertinentes. 6. Mnitre En esta área ls despachs deben velar para que sus plíticas y prcedimients de cntrl de calidad aseguren que: Se realizan evaluacines del funcinamient del sistema de cntrl de calidad, y que el alcance y cntenid de estas evaluacines es aprpiad en relación al tamañ de la firma, la naturaleza de la práctica, ls esquemas de supervisión en la firma y trs aspects relevantes. Ls prgramas de revisión de calidad deben ser ejecutads pr persnal cn la suficiente experiencia y cmpetencia. Las accines crrectivas y prtunidades de mejra sean implementadas de frma prtuna. Cm parte de ls prcedimients establecids para realizar las revisines de calidad, ls prfesinales revisres deben mantener independencia y bjetividad y tener la capacidad técnica y experiencia adecuada para ejecutar las revisines. 7

8 7. Dcumentación Ls despachs y ls prfesinales independientes deben establecer plíticas y prcedimients para que ls equips de trabaj cmpleten prtunamente la cmpilación de ls papeles de trabaj y para mantener la cnfidencialidad, la custdia, integridad, accesibilidad y recuperabilidad de la dcumentación del trabaj. Según indica la NIA 220 Versión 2009 Cntrl de calidad para auditría de estads financiers la dcumentación de las revisines de cntrl de calidad, deben incluir infrmación sbre l siguiente: Se han realizad ls prcedimients requerids pr las plíticas del despach sbre la revisión de cntrl de calidad del trabaj. Se ha cmpletad la revisión de cntrl de calidad del trabaj antes de emitir el infrme. El revisr n está enterad de ningún asunt n resuelt, que pudiera hacer creer al revisr que ls juicis imprtantes que hiz el equip del trabaj y las cnclusines a las que llegarn, n fueran aprpiads. 4. Plaz de Incrpración al Sistema para Despachs de Cntadres Públics y Prfesinales Independientes Cnsiderand las eventuales accines que pueda implicar la incrpración a este sistema, se recmienda que esa incrpración se efectúe gradualmente. La incrpración gradual implica la adpción de las plíticas del sistema en frma prgresiva. La implementación en cada despach es diferente y varía de acuerd cn la extensión del sistema, el tamañ del despach, las estrategias de cmunicación y difusión utilizadas y la cultura del despach, entre trs aspects. 8

9 Cnsiderand l mencinad anterirmente se recmienda trgar a ls despachs y prfesinales independientes, un plaz de implementación del sistema de cntrl de calidad de tres añs a partir de su aprbación y publicación pr parte de la Junta Directiva del Clegi de Cntadres Públics de Csta Rica. II. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE CALIDAD 1. Objetiv General Diseñar un instrument de evaluación que cntemple la revisión del cumplimient cn las plíticas y prcedimients del Sistema de Cntrl de Calidad prmvid pr el Clegi de Cntadres Públics de Csta Rica y dirigid a prfesinales independientes y despachs de cntadres públics. I. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD A cntinuación se presenta un esquema del prces de evaluación del sistema de cntrl de calidad 9

10 1. Fase I: Planeación El prces inicia cn la recepción de slicitudes para btener la certificación de calidad. Psterirmente, el Clegi deberá pririzar las slicitudes, calculará el persnal necesari que va a requerir y psterirmente, prgramará las revisines, seleccinará ls pryects a revisión y asignará ls revisres. Seguidamente, se debe ntificar a ls despachs y / prfesinales independientes que serán revisads la fecha de la revisión y ls pryects que serán revisads. Cn esta ntificación, el Clegi deberá slicitar una reunión inicial cn el prfesinal independiente ls scis del despach, cn el bjetiv de btener infrmación general y cmentar sbre el alcance de la revisión. 2. Fase II: Ejecución y dcumentación de la revisión La ejecución y dcumentación de la revisión incluye la realización de indagacines para la btención de la infrmación sbre la implementación y funcinamient del sistema y de la ejecución del pryect, para l cual se utilizará la herramienta metdlógica diseñada. La herramienta diseñada cnsiste en cuestinaris sistematizads que realizan autmáticamente el cálcul de ls resultads de la revisión, de acuerd cn las respuestas y las pnderacines respectivas y cnsiderand las categrías de evaluación. 2.1 Rúbricas de Evaluación Las preguntas que se incluyen el cuestinari sn de selección única y pseen cuatr pcines de respuesta, pr l que se debe seleccinar la que mejr se ajusta al grad de 10

11 cumplimient pr parte del despach de cntadres públics del prfesinal independiente. Las rúbricas de evaluación se detallan a cntinuación: Escala Puntaje Nul 1 Parcialmente 2 N aplica 0 En su mayr parte 3 Cmpletamente Categrías de evaluación Las categrías de evaluación para las revisines de cntrl de calidad se detallan a cntinuación: 1 Satisfactri 90% - 100% 2 Satisfactri cn Cmentaris 80% - 90% 3 Necesita Mejra 39% - 79% 4 N Satisfactri 0% - 38% La certificación la btendrán únicamente ls despachs de cntadres públics prfesinales independientes que btengan una calificación de Nivel 1 Satisfactri Nivel 2 Satisfactri cn Cmentaris. En el cas de que el despach psea múltiples scis de auditría, se deberá evaluar al mens un pryect de cada sci, y la calificación btenida será trgada pr medi de una pnderación de las calificacines de ls pryects y del sistema. La certificación será trgada cuand se presenta alguna de las siguientes situacines: La ttalidad de ls pryects evaluads recibe una calificación de Nivel 1 Satisfactri Nivel 2 Satisfactri cn Cmentaris. 11

12 N se trgará la certificación si se presenta al mens una de las siguientes situacines: Al mens un pryect evaluad recibe una calificación de Nivel 4 N Satisfactri. Al mens el 33% de ls pryects evaluads psee una calificación de Nivel 3 Necesita mejra 2.3 Infrme de Resultads Psterir a la btención de la calificación se realizará el infrme de resultads de la revisión de cntrl de calidad. Dich infrme debe cntener ls hallazgs principales, asunts significativs deficiencias derivadas de ls hallazgs, incluyend las causas que ls riginarn. III. Premisas para la Implementación del prgrama de Aseguramient de la Calidad 1. El Clegi cntinuará prmviend la certificación de cntrl de calidad en ls despachs de cntadres públics y cn ls prfesinales independientes, pr medi de alianzas y acuerds cn las entidades reguladras para incrprar dentr de ls requerimients para ls auditres externs, la utilización despachs prfesinales independientes certificads en cntrl de calidad, y de esta frma, cntribuir al mejramient prgresiv de la calidad y cnfianza en la infrmación financiera. 2. El departament de Práctica Prfesinal del Clegi estará encargad de la planeación, crdinación y presentación de resultads de las revisines de calidad. 3. El Clegi deberá establecer ds períds de recepción de slicitudes de certificación durante el añ, est permitirá que cada despach de cntadres públics prfesinal independiente interesad entregue su slicitud al Clegi en las fechas establecidas. Una vez recibidas las slicitudes, el Clegi pririzará 12

13 las slicitudes y calculará el persnal necesari que va a requerir y psterirmente, prcederá a planear las revisines. 4. Ls despachs de cntadres públics y ls prfesinales independientes que estén interesads en certificarse en calidad, efectuarán la implementación del sistema de cntrl de calidad en el ejercici prfesinal, psterirmente se smeterán a una revisión externa detallada del funcinamient del sistema implementad y de acuerd cn ls resultads btenids, recibirán la certificación del Sistema de Cntrl de Calidad. 5. Ls despachs de cntadres públics y prfesinales independientes prprcinarán al Clegi un listad anual de ls pryects en ls que han participad, clasificads pr: Pryects nuevs que surgiern durante el períd de revisión Pryects en ejecución durante el períd de revisión Pryects finalizads durante el períd de revisión 6. Las revisines de cntrl de calidad serán ejecutadas pr prfesinales acreditads en cntrl de calidad pr el Clegi. Ls revisres pdrían ser revisres externs (prfesinales subcntratads pr el Clegi), prfesinales interns del Clegi una cmbinación de ambs. 7. Ls talleres que inicialmente impartirá KPMG tendrán cm bjetiv capacitar a ls prfesinales en el sistema de cntrl de calidad y en la metdlgía de evaluación y de esta frma acreditarls cm revisres ptenciales. El Clegi de Cntadres Públics de Csta Rica se encargará de la rganización, detalles lgístics e invitacines a ls talleres. 8. El persnal designad cm revisr estará capacitad en la metdlgía de evaluación de la calidad y debidamente acreditad pr el Clegi. 9. En cas de cntar cn revisres externs, el Clegi ntificará a las firmas y / prfesinales independientes que han sid seleccinadas cm revisres cn el 13

14 suficiente tiemp de antelación para n afectar las actividades diarias y para que tmen las previsines necesarias. 10. Ls revisres deberán firmar un acuerd de cnfidencialidad cn el Clegi que les impida divulgar la infrmación y dats a ls tengan acces durante las revisines. 11. Ls despachs de cntadres públics que ya psean un sistema de cntrl de calidad que iguale supere ls requerimients del Sistema impulsad pr el Clegi, pdrá mantener en funcinamient su prpi sistema y smeterse a las revisines externas del Clegi para btener la respectiva certificación. 12. En cas de despachs cn varis scis de auditría, que deseen btener la certificación del sistema de cntrl de calidad, se deberán smeter a la evaluación al mens un pryect de cada un de ls scis de auditría que frman parte del despach. 13. El Clegi infrmará a ls despachs y / prfesinales independientes seleccinads, ls pryects a evaluar, cn al mens una semana de anticipación a la revisión. 14. Se estima una duración aprximada de ds semanas para el cicl de revisión y para la presentación de resultads, la cual se distribuirá de la siguiente manera: a. Semana 1: Ejecución y dcumentación de la revisión b. Semana 2: Presentación de resultads 15. La revisión de un pryect se realizará en un tiemp máxim de 40 hras prfesinales. Si se presentara alguna situación especial en la que requieran mayr tiemp, debe justificarse debidamente ante la Fiscalía del Clegi de Cntadres Públics de Csta Rica, la cual será la encargada de reslver el asunt. 14

15 16. Las revisines de cntrl de calidad deberán ser ejecutadas en las instalacines del despach de cntadres públics prfesinales independientes revisads. L anterir, cn el prpósit de evitar que ls papeles de trabaj salgan de las ficinas del prfesinal despach sujet a revisión. Cm una pción, ante la impsibilidad de efectuar la revisión en las ficinas del prfesinal despach, se pdrán ejecutar las revisines en las instalacines del Clegi de Cntadres Públics. 17. Ls despachs y prfesinales independientes certificads serán revisads al mens una vez cada tres añs, tiemp en el cual será necesari renvar la certificación en calidad. 18. El cst de las revisines deberá ser cubiert pr ls prfesinales interesads en certificarse. Este aspect se detalla en la sección de Sstenibilidad Financiera del pryect IV. Fases para la Implementación del Prgrama de Mejramient de la Calidad FASE 1 CAPACITACIÓN: Esta fase cmprende el entrenamient de ls prfesinales en el sistema y en la metdlgía utilizada para su evaluación. El bjetiv de esta fase es lgrar que ls prfesinales en cntaduría pública adquieran el cncimient y la capacidad necesaria para implementar el sistema en su ejercici prfesinal y se acrediten en el prgrama de cntrl calidad y puedan actuar cm revisres baj la metdlgía de evaluación establecida. 15

16 FASE 2 IMPLEMENTACIÓN: Esta fase es ejecutada principalmente pr ls despachs de cntadres públics y ls prfesinales independientes que deban btener la Certificación de Cntrl de Calidad y cnsiste en la adpción de las plíticas y prcedimients del sistema de cntrl de calidad prmvid pr el Clegi de Cntadres Públics. Las labres del Clegi en esta fase se limitan a prprcinar guías y asesría a ls despachs y prfesinales que así l requieran para facilitar la adpción del nuev sistema. FASE 3 EVALUACIÓN: Psterir a la implementación del sistema las firmas y prfesinales independientes se smeterán a revisines externas ejecutadas pr el Clegi para btener la certificación de cntrl de calidad. Estas revisines serán ejecutadas cn base en la metdlgía de evaluación diseñada para tal fin. Cm se mencinó anterirmente, el Clegi establecerá ds plazs en el añ para realizar estas evaluacines y ls revisres serán prfesinales interns del Clegi prfesinales subcntratads para efectuar estas revisines. FASE 4 SEGUIMIENTO Y RENOVACIÓN DE LAS CERTIFICACIONES EMITIDAS: Esta fase del cicl implica el seguimient de las recmendacines y planes de acción diseñads para la crrección de deficiencias identificadas durante la fase de evaluación, así cm la actualización de las certificacines de calidad btenidas pr ls despachs de cntadres públics prfesinales independientes. Este prces de actualización se realizará cada tres añs. 16