Los bienes muebles donde aplica este procedimiento son tanto los recién adquiridos como los reasignados.

Transcripción

1 UPQ-P012 CONTROL DE REVISIÓN: 00 HOJA 1 DE PROPÓSITO: Este documento tiene el propósito de dar las directrices necesarias para el control del inventario de los bienes muebles de la Universidad Politécnica de Querétaro. 2. ALCANCE: Este documento aplica para todo aquel bien mueble que entre en el activo fijo de la Universidad Politécnica de Querétaro si y solo si su valor nominal es mayor a 22 Salarios Mínimos de la Zona C Los bienes muebles donde aplica este procedimiento son tanto los recién adquiridos como los reasignados. 3. RESPONSABILIDADES: Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el asegurarse que este procedimiento se lleve a cabo. Es responsabilidad de la persona asignada del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el llevar a cabo este procedimiento. Es responsabilidad de las áreas involucradas en el manejo de los bienes muebles el cumplir cabalmente este procedimiento. 4. REFERENCIAS: Normatividad para la Administración del Presupuesto (Punto 7.1) Base de Datos de Control de Inventarios (No Controlado) Oficio de Resguardo (No Controlado) 00 Emisión 22/04/08 DJFF JJMR BCV No. DE REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

2 REVISIÓN: 00 HOJA 2 DE DESCRIPCIÓN: 5.1 Diagrama de Flujo

3 REVISIÓN: 00 HOJA 3 DE Descripción de Actividades CONTROL DE (Asignación de Bienes) Responsable No. Actividad Jefe de 1 Identifica el Bien y clasifica de acuerdo a Baja, Recién Departamento de Adquirido o Re-asignado. Recursos Materiales y Servicios Generales 2 En caso de ser baja solicita a responsable en el departamento del Control del Inventario que de baja el Bien en la Base Datos de Control de Inventario En caso de ser recién adquirido se identifica si es Bien de comunicación, informático o general. Si es de comunicación o informático y se requiere de alguna configuración especial se le da a custodia al departamento de sistemas para que realice esta y la responsabilidad del Bien pasa a este departamento. Ir a paso 11. Si es un Bien general se identifica si es un gasto menor (costo menor a 22 SM) o se incluye en el control de inventarios, solo en caso de ser recién adquirido. Si no se encuentra aún en la Base de Datos de Control de Inventarios por ser un Bien recién adquirido se solicita al responsable en el departamento del Control de Inventarios que registre el Bien en ésta, así mismo se etiqueta el bien con la clave asignada (ver anexo 1) Se realiza el Oficio de Resguardo Provisional (ver anexo 2) con duplicado Se turna el Bien a la persona que lo requirió o que lo necesita, y el Oficio de Resguardo Provisional para su firma, se le entrega una copia Una vez con el Oficio de Resguardo Provisional firmado designa el Bien a la persona que lo recibió en la Base de Datos de Control de Inventarios Se almacena el Formato de Resguardo Provisional en la carpeta correspondiente. Fin del proceso de asignación.

4 REVISIÓN: 00 HOJA 4 DE 10 Jefe de Área del Departamento de Sistemas Recibe el Bien que debe de configurar para hacer lo propio Una vez configurado el Bien se realiza el Oficio de Resguardo Provisional por duplicado Se turna el Bien a la persona que lo requirió o que lo necesita, y el Oficio de Resguardo Provisional para su firma, se le entrega una copia Pasa el Oficio de Resguardo Provisional firmado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales La responsabilidad regresa al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en la actividad 9. Control de Inventarios (Cotejo de Información) Responsable No. Actividad Jefe de 15 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales 16 Una vez al año como mínimo debe de definir una fecha para el cotejo de lo registrado en la Base de Datos de Control de Inventarios (Registrado contra lo Físico) Requiere al responsable en el departamento del Control de Inventarios que realice un Oficio de Resguardo por miembro de la Universidad Politécnica de Querétaro con la lista completa de Bienes asignados de acuerdo a la Base de Datos de Control de Inventarios, esto por duplicado Se asegura que el responsable en el departamento del Control de Inventarios coteje físicamente lo asignado con lo registrado en la Base de Datos de Control de Inventarios, de acuerdo a lo programado. En caso de coincidir los Bienes se firma de conformidad el Oficio de Resguardo por el usuario, y se le deja una copia del documento. En caso de no coincidir se corrige el Oficio de Asignación Provisional así como la información capturada en la Base de Datos de Control de Inventarios, y se vuelve a realizar el paso 4 de esta lista, se inicia una Acción Correctiva.

5 REVISIÓN: 00 HOJA 5 DE 10 Se almacena el Oficio de Resguardo en la carpeta correspondiente. Fin del Proceso de Cotejo 6. REGISTROS: Nombre Registro del Formato de Resguardo Provisional Base de Datos de Control de Inventarios No. de Control UPQ- F017 Tipo de Registro Responsable del Resguardo Físico Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales N/A Electrónico Jefe del Departamento de Recursos Materiales Servicios Generales y Ubicación del Resguardo Carpeta correspondiente en el área Carpeta electrónica del área. Tiempo de Resguardo Mientras el bien se encuentre asignado a la persona responsable provisionalmente. Mientras la UPQ exista. 7. ENFOQUE DE PROCESO: Proveedores Entradas Proceso Salidas Cliente Recursos Materiales y Servicios Generales Bienes Muebles Proceso para el control de Inventarios Bien Mueble registrado en base de datos Comunidad de la UPQ Oficio de resguardo provisional

6 REVISIÓN: 00 HOJA 6 DE RESULTADOS DE DESEMPEÑO: 8.1 Características que aseguran el cumplimiento de los requisitos del cliente. Oficio de Resguardo Provisional firmado por el usuario 8.2 Indicadores para seguimiento y medición. Oficio de Resguardo Definitivo firmado por el usuario

7 REVISIÓN: 00 HOJA 7 DE ANEXOS: Anexo 1. Clave para Identificación de los Activos CLAVE PARA IDENTIFICAR LOS ACTIVOS CAMPUS TIPO DE ACTIVO TIPO DE BIEN CONSECUTIVO OTROS TIPO DE ACTIVO 0505 BIENES INFORMATICOS EQ Y APARATOS DE 0510 COMUNICACIÓN 0540 MAQ Y EQUIPO ELECTRICO 1015 MOBILIARIO Y EQ. DE ADMINISTRACION 1045 INSTRUMENTOS MUSICALES 2 VEHICULOS 2505 HERRAMIENTAS Y MAQUINARIA 3505 EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO TIPO DE BIEN BIENES INFORMATICOS 001 LAPTOP / NOTEBOOK 002 COMPUTADORA PC 003 IMPRESORA PROYECTOR (CAÑON) NOBREAK / REGULADOR TARJETAS SCANER 008 CAMARA DIGITAL 009 SERVIDOR 020 OTROS EQUIPO Y APARATOS DE COMUNICACIÓN 001 MODEM SATELITAL OTROS MAQ Y EQUIPO ELECTRICO 001 TABLERO DE DISTRIBUCION 002 INTERUPTOR TERMOMAGNETICO

8 REVISIÓN: 00 HOJA 8 DE TRANSFORMADOR TRIFASICO DE DISTRIBUCIÓN DE 112.5KVA 020 OTROS MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACION 001 SILLA 002 SILLON 003 ESCRITORIO MODULO CREDENZA LIBRERO / ARMARIO ARCHIVERO 008 MESA 009 PINTARRON / PIZARRON 010 PANTALLA 011 TABLEROS 012 BIENES AUDIO, VIDEO Y COMUNICACIÓN (TV, CAMARA VIDEO, GRABADORAS, RADIOS, ETC.) 013 BIENES DE APOYO (HORNOS FRIGOBAR, REFRIGERADOR, SURTIDOR DE AGUA FRIA Y CALIENTE, CAFETERAS, ETC.) 014 BIENES DE APOYO ADMINISTRATIVO (CALCULADORA, FAX, ENGARGOLADORA, TRITURADORA, ETC) 015 BIENES DE P/CAFETERIA (CASETA, BANCAS, ETC) 016 MESA BINARIA 017 AIRE ACONDICIONADO 018 CIRCUITO CERRADO 020 OTROS (EXTINTORES, ETC.) INSTRUMENTOS MUSICALES 001 GUITARRA DE NOGAL 002 REQUINTO EN PALO ESCRITO 003 CONTRABAJO CEDRO 4/4 020 OTROS VEHICULOS 001 AUTOMOVIL 002 CAMIONETA 003

9 REVISIÓN: 00 HOJA 9 DE OTROS HERRAMIENTAS Y MAQUINARIA OTROS EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO OTROS Anexo 2. Ejemplo de Oficio de Resguardo Todo Oficio de Resguardo debe de contener la siguiente declaración: Recibo de la Universidad Politécnica de Querétaro, el día de de 200_, el bien para uso oficial, cuyas características se detallan a continuación: [Incluir descripción clara del bien que incluya Tipo de Bien, Descripción, Marca, Modelo, Serie, Factura] Me hago responsable del bien a mi resguardo arriba mencionado, para el uso adecuado del trabajo que desempeño en la Universidad Politécnica de Querétaro, haciéndome responsable del cuidado y buen uso del mismo, dentro y fuera del horario, en su caso, obligándome a cubrir el costo por los daños que por negligencia y mal uso ocasione. Nombre, Puesto y Firma de Quien Recibe Nombre, Puesto y Firma de Quien Asigna

10 REVISIÓN: 00 HOJA 10 DE 10 Anexo 3. Glosario C/I Comunicación/Informático G General SM Salario Mínimo Anexo 4. Simbología