MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS Nombre de las áreas que: Elaboran: Contabilidad Validan: Subdirección de Finanzas Autorizan: Dirección Administrativa Fecha de elaboración:

2 PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE REVISIÓN

3 OBJETIVO Entregar oportunamente los recursos financieros que requiera el personal para realizar inspecciones oculares, investigación de valores unitarios, mediciones de predios ordinarios o rústicos en el interior del Estado; así como los recursos que requieran para asistir a eventos oficiales y cursos fuera del Estado de Puebla. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Los viáticos comprenden los gastos de hospedaje, alimentación, gasolina, pasajes, y casetas para el desempeño de las comisiones oficiales temporales, en lugar distinto a su adscripción. 2. La solicitud de viáticos deberá realizarse llenando el formato de oficio de comisión a través del sistema informático del Instituto asignación de viáticos. 3. Las comisiones deberán ser autorizadas por el Jefe Inmediato en el sistema informático del Instituto asignación de viáticos, por lo menos con dos días de anticipación. 4. Sólo se otorgarán viáticos a los servidores públicos en estatus de activo. 5. Las comisiones deberán realizarse en días hábiles, en caso de programar una comisión en días inhábiles el jefe inmediato será el responsable de autorizar la comisión para otorgar viáticos o pasajes.

4 6. Los viáticos se cubrirán de acuerdo a las tarifas autorizadas en los anexos del Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto vigente, emitido por la Secretaría de Finanzas. 7. La documentación comprobatoria deberá cumplir con los requisitos fiscales que marca el Código Fiscal de la Federación. 8. No se proporcionarán recursos para una nueva comisión al servidor que no haya comprobado en tiempo y forma los gastos de la última comisión. 9. No se autorizará el pago del importe excedente en gastos, ya que los servidores se deberán ajustar a las tarifas autorizadas, salvo en casos justificados y autorizados por el jefe inmediato. 10. En caso de no efectuar la comprobación los 5 días hábiles siguientes al termino de la comisión, el servidor público deberá realizar la devolución correspondiente, de lo contrario se aplicará el descuento vía nómina.

5 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 1 Comisionado(a) Llena formato oficio de comisión en el sistema de asignación de viáticos y turna a su Jefe(a) inmediato Formato de oficio de comisión 2 Jefe(a) Inmediato del Comisionado(a) Recibe y Autoriza formulario oficio de comisión. 3 Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Recibe y revisa formulario oficio de comisión. Procede? No. Devuelve formato en el sistema asignación de viáticos, para cancelar explicando el motivo (regresa al paso 1) Viáticos Si. (Continua el proceso) Realiza el cálculo de viáticos, en base a las tarifas autorizadas y envía al Subdirector(a) de Finanzas. 4 Subdirector(a) de Finanzas Recibe cálculo de viáticos y Autoriza el recurso. (Transferencia, efectivo y/o Cheque) y turna al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad 5 Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Recibe autorización y asigna viáticos 6 Comisionado(a) Recibe recursos, distribución del gasto y firma de recibido Recursos Viáticos 7 Entrega bitácoras y comprobación de viáticos (al terminar comisión) al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Facturas originales Bitácoras 8 Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Recibe bitácoras y comprobación del gasto de la comisión.

6 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 9 Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Revisa que los comprobantes cumplan con los requerimientos fiscales y el recorrido en base a bitácoras para determinar el consumo de gasolina Codifica el gasto, relaciona comprobantes del mismo y captura pólizas diario en el Sistema Contable Gubernamental Revisa pólizas diario y la documentación comprobatoria, y turna a la Subdirección de Finanzas. Pólizas comprobantes Subdirector(a) de Finanzas Jefe(a) del Departamento de Contabilidad Autoriza pólizas diario y firma los comprobantes y turna al Jefe(a) de Departamento de Contabilidad. Recibe pólizas con autorización. Existe Complemento y/o Devolución de Recursos? No. Fin del procedimiento Si. Existe complemento, Realiza entrega de recursos Existe Devolución, recibe ficha de depósito o gira memorándum al Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos para descuento vía nomina. Resguarda la documentación e informa el resultado de la comprobación al comisionado

7 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 15 Comisionado(a) Recibe resultado de la comprobación. Existe Complemento y/o Devolución de Recursos? No. Fin del procedimiento Si. Existe complemento, Recibe recursos Existe Devolución, Realiza el depósito de devolución y entrega ficha de depósito al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad y/o descuento vía nomina FIN DEL PROCEDIMIENTO

8 COMISIONADO (A) JEFE (A) INMEDIATO DEL COMISIONADO (A) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO Llena formato oficio comisión Recibe, y autoriza el oficio de comisión Recibe formato-oficio comisión. de Oficio comisión de NO Procede Devuelve formato, (regresa paso 1) al SI Realiza el cálculo de viáticos en base a las tarifas autorizadas. Viáticos A

9 SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD COMISIONADO (A) 4 A 5 6 Recibe cálculo y autoriza la asignación del recurso Recibe autorización y asigna los viáticos Recibe recursos, distribución del gasto y firma de recibido Recursos Viáticos 8 Recibe bitácoras y comprobación de viáticos 7 Entrega bitácoras de recorrido y comprobación de viáticos. 9 Comprobantes Bitácoras Revisa comprobantes y bitácoras 10 Codifica el gasto, relaciona comprobantes de gastos y captura en pólizas en el Sistema Contable Gubernamental Pólizas Comprobant es, Bitácoras 12 Recibe pólizas con documentación comprobatoria y firma de autorización 11 Revisa pólizas y documentación comprobatoria y turna a autorización B

10 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD COMISIONADO (A) 13 B Recibe pólizas con autorización Existe Devolución y/o Complemento de recursos NO FIN DEL PROCEDIMIENTO SI Devolución: Notifica, recibe ficha de depósito o gira memorándum de descuento vía nómina. Complemento: Realiza entrega de recursos Recibe autorización e informa el resultado de la comprobación al comisionado (a) Recibe resultado de la comprobación C

11 COMISIONADO (A) SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCION ADMINISTRATIVA C Existe Devolución y/o Complemento de recursos NO FIN DEL PROCEDIMIENTO SI Realiza el depósito de devolución y entrega ficha de depósito al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad y/o el descuento vía nómina. FIN DEL PROCEDIMIENTO

12 FORMATOS E INSTRUCTIVOS 1. Formato oficio de Comisión e Instructivo de llenado 2. Formato comprobación de gastos e instructivo de llenado 3. Formato bitácora de recorrido vehicular e instructivo de llenando.