UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIEROS AGRÓNOMOS. Proceso de Plan de Revisión y Mantenimiento

Transcripción

1 ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIEROS AGRÓNOMOS CÓDIGO PR/SO/2/01 FECHA DE APROBACIÓN 16/12/2008 FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN 00

2 Proceso de Plan Revisión y Mantenimiento 1. Objeto El objeto de este procedimiento es describir la planificación de las tareas de mantenimiento y conservación necesarias para el correcto uso y funcionamiento de las instalaciones de la ETSIA-UPM y el procedimiento para la resolución de las incidencias presentadas y/u ocasionadas por la utilización de dichas instalaciones. 2. Alcance Centro, alumnado, PDI, PAS, empresas y distribuidores externos. 3. Propietario Subdirector de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos. Servicio de Mantenimiento y Conservación. 4. Entradas Solicitud de intervención. Actuaciones de revisión y control. 5. Salidas Solución de la incidencia solicitada. Actuación de revisión y/o control realizada. 6. Cliente ETSIA-UPM 7. Proveedor Servicio de Mantenimiento y Conservación de la ETSIA-UPM, empresas y distribuidores externos. 8. Inicio Se solicita intervenir para solucionar un problema o incidencia o se realiza una revisión de los locales y/o instalaciones de acuerdo con la disponibilidad del servicio. 2 de 10

3 9. Fin Se soluciona el problema o incidencia presentada o se efectúa la revisión planificada. 10. Etapas del Proceso Se establecen 6 tipos de actuaciones posibles dentro de las operaciones de Mantenimiento y Conservación: Intervenciones solicitadas del Servicio de Mantenimiento y Conservación. Realización de tareas periódicas de mantenimiento y conservación. Actuaciones que no pueden ser resueltas por el Servicio de Mantenimiento y Conservación o actuaciones de mayor envergadura (reformas, rehabilitaciones, etc.) Actualización de planos y bases de datos de las instalaciones y equipos generales de la ETSIA-UPM. Revisión y actualización de la base de datos de los consumos de agua, electricidad, gas, teléfono, gasóleo de calefacción y combustibles de vehículos y maquinaria. Otras tareas. A) Intervenciones del Servicio de Mantenimiento y Conservación. A.1 El Servicio de Mantenimiento y Conservación actúa ante dos tipos de incidencias: urgentes y ordinarias. Se considera que una actuación es urgente si: Supone un riesgo para las personas y no constituye una emergencia contemplada en el Plan de Autoprotección de la ETSIA-UPM (incendios, catástrofes naturales, fallos estructurales, etc.). Supone un riesgo para las instalaciones. Hay un fallo en el suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, calefacción u otros servicios esenciales. Hay una rotura en tuberías de agua, calefacción, desagües, etc. Impide la impartición de clases, cursos, etc. 3 de 10

4 A.2) Presentada una incidencia ordinaria, la persona afectada/interesada solicita la intervención enviando un correo electrónico a la Secretaría de la Subdirección de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos con copia al Subdirector de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos y al Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación de la ETSIA-UPM. A.3) Recibido el correo, si las características del mismo lo aconsejan, el Subdirector de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos verifica que la actuación cuenta con el visto bueno del Director de Departamento o del Jefe de Servicio donde se haya producido la incidencia. En caso favorable, el Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación planifica el momento de la intervención. En caso desfavorable, la incidencia queda archivada y se le notifica a la persona afectada/interesada. En los casos en que el Subdirector de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos no considere necesario contar con el visto bueno del Director de Departamento o del Jefe de Servicio donde se haya producido la incidencia, el Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación planifica el momento de la intervención. A.4) El Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación, hace una primera valoración de la solicitud de la intervención (en muchos casos necesariamente desde el lugar de la solicitud) y determina si es viable su ejecución con el personal propio del Servicio de Mantenimiento y Conservación de la ETSIA-UPM o si es necesario contactar con una empresa externa, para lo cual debe contar con la aprobación del Subdirector de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos. A.5) En el caso de que el trabajo lo haga el Servicio de Mantenimiento y Conservación, los técnicos que hayan intervenido cumplimentan y firman el parte de ejecución (ANX/24-01) que incluye los trabajos realizados, el material utilizado y el tiempo empleado y lo entregan al Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación. 4 de 10

5 A.6) El Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación entrega el parte de ejecución a la persona afectada/interesada,junto con la encuesta de satisfacción. En el menor tiempo posible, la persona afectada/interesada envía el parte firmado y la encuesta cumplimentada a la Secretaría de la Subdirección de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos. Tanto el parte como la encuesta de satisfacción se adjuntan a la solicitud de intervención y se archiva en un fichero informático de intervenciones. A.7) En casos urgentes, se podrá realizar el aviso mediante una llamada telefónica a la Subdirección de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos, al Responsable del Servicio de Mantenimiento y Conservación o a cualquier miembro del equipo directivo o del Servicio de Mantenimiento y Conservación. La actuación queda registrada en el fichero informático de intervenciones como actuación urgente. B) Realización de tareas periódicas de mantenimiento y conservación. Se realizan una serie de actuaciones preventivas no demandadas, planificadas según períodos preestablecidos, como limpieza de terrazas y cubiertas, limpieza de filtros, purgado de instalaciones de calefacción, revisión de presiones, comprobación de niveles, funcionamiento de cierres de carpinterías, etc. C) Actuaciones que no pueden ser resueltas por el Servicio de Mantenimiento y Conservación o actuaciones de mayor envergadura. Este tipo de actuaciones se efectúan a partir de una solicitud por escrito del Director del Departamento dirigido al Subdirector de Infraestructuras, Informática y Asuntos Económicos, en la que se detallen los motivos y necesidades de su ejecución, o también cuando sean obras que no puedan ser resueltas por el Servicio de Mantenimiento y Conservación. El proceso que se sigue es: Solicitudes a empresas y distribuidores exteriores para que valoren y oferten los trabajos a realizar. Revisión de los presupuestos y adjudicación de la obra a una Empresa, fijación de la fecha de inicio y detalles de obra. 5 de 10

6 Realización y tramitación de la documentación sobre Prevención de Riesgos Laborales. Seguimiento y control de la obra. Tramitación de la factura correspondiente. D) Actualización de planos y bases de datos de instalaciones y equipos de la ETSIA-UPM. Existen listados, esquemas, planos y bases de datos que se actualizan tras los cambios sufridos por obras, revisiones, ampliaciones, partes de mantenimiento, etc. Planos de distribución en planta de los edificios. Planos de instalaciones de suministros (eléctrica, fontanería, saneamiento, gas, riego, etc.). Planos de otras instalaciones (aire acondicionado, calefacción, red de datos, etc.). Planos de instalaciones de seguridad (protección contra incendios, antiintrusión, etc.). Listados de telemandos para vehículos del aparcamiento. Listado y ubicación de extensiones de teléfono. Listado y ubicación de llaves. E) Revisión y mantenimiento de la base de datos de los consumos de agua, electricidad, gas, gasóleo y teléfono. Sobre cada una de las facturas de los distribuidores de agua, electricidad, gas, gasóleo y teléfono, se crea un fichero de consumos e importes, pudiendo ver en cualquier momento cualquier dato de estos suministros. En el fichero referente al consumo telefónico, además del consumo total, se puede comprobar de manera independiente el consumo de cada una de las extensiones o agrupadas por Departamentos. F) Otras tareas del Servicio de Mantenimiento y Conservación. Coordinación de actos y eventos en la Escuela, especialmente en el exterior de los edificios. 6 de 10

7 Revisión y control de las obras y actuaciones contratadas directamente por los Departamentos. Coordinación, en determinados momentos, de actividades que necesiten o puedan influir en la labor del personal de las diversas contratas (Limpieza, Cafetería, Seguridad, etc.) y otros servicios externos (Recogida de basuras, policía, etc.) Programación y control de revisiones que son obligatorias para cumplir la normativa en centros de transformación, ascensores, calderas de calefacción, extintores, gas, desinsectación y desinfección, etc. Lectura de contadores de los suministros de agua, luz y gas. 7 de 10

8 Proceso de Plan Revisión y Mantenimiento 11. Flujograma Para cualquier de los 6 tipos de actuación se puede realizar un flujograma común, que es: PR 24 PLAN DE REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DOCUMENTOS DE ENTRADA SECCIÓN DE REVISIÓN Y MANTENIMIENTO AFECTADO/ INTERESADO EMPRESA EXTERNA DOCUMENTOS DE SALIDA Solicitud de intervención Solicita intervención Actuación de revisión Planificación y actuación / Actuación de revisión Necesita ejecución externa? SI NO Técnicos de la sección resuelven la incidencia/ revisan Se contrata con empresa externa para realizar tareas necesarias Realiza parte de ejecución Parte de trabajo Realiza trabajos necesario Verificación de la satisfacción 8 de 10

9 12. Documentos de referencia No procede. UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID Proceso de Plan Revisión y Mantenimiento 13. Evidencias o registros Plan de Autoprotección Solicitud de Intervención/revisión. ANX/PR Parte de ejecución. Encuestas de satisfacción. 14. Indicadores Número de incidencias. Número de actuaciones. Tiempo medio de resolución de la incidencia o actuación. Número de incidencias resueltas. Número de incidencias resueltas satisfactoriamente según el interesado/afectado. 15. Revisión procedimiento La necesidad de revisar este Procedimiento puede surgir además, como consecuencia de modificaciones producidas en el proceso, identificadas a raíz del desarrollo de una Autoevaluación o del propio funcionamiento del proceso. 16. Definición de conceptos No procede. 17. Anexos ANX/PR Parte de trabajo. 9 de 10

10 ANX/PR Parte de trabajo. 10 de 10