Integración de proyectos de mejora. Subsecretaría de la Función Pública

Transcripción

1 Integración de proyectos de mejora Subsecretaría de la Función Pública Febrero, 2012

2 Objetivos del módulo En este módulo, los participantes: Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de Mejora de la Gestión. Aprenderán a identificar los elementos necesarios para integrar un proyecto de mejora. Aplicarán el conocimiento adquirido para delinear proyectos de mejora factibles de instrumentar en sus instituciones. Dinámica Sesión teórico - práctica 15 minutos de exposición. 120 minutos de trabajo en equipo.

3 Categorías de proyecto Implementación del PMG Objetivos PMG Sistemas PMG Calidad Trámites y servicios de calidad Efectividad Racionalización de Estructuras Gobierno Digital Costos Indicadores PMG Mejora Regulatoria Interna Sistemas PMG Procesos Eficientes Atención Ciudadana Proyectos de Mejora (PIMG) Institucionales (individuales) Indicadores de proyectos Inter-institucionales (varias instituciones)

4 Integración de proyectos de mejora Metodología para Integrar Proyectos de Mejora Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos de mejora Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las propuestas de proyectos de mejora 7 pasos

5 Paso 1. Identificar acciones de mejora 1. Cuestionario para identificar acciones de mejora. Integra preguntas de análisis, agrupadas en siete categorías: 1. Trámites y servicios 2. Normatividad 3. Quejas y denuncias 4. Proyectos transversales 5. Procesos 6. Proyectos de mejora en marcha Como resultado de su aplicación, la institución podrá identificar temática sobre la cual desarrollará proyectos de mejora.

6 Paso 2. Definir un proyecto de mejora La definición de un proyecto de mejora incluye la siguiente información: El nombre de la institución. El nombre del proyecto de mejora Las fechas de inicio y fin El objetivo del proyecto La descripción del proyecto Los beneficios que se pretenden obtener El alcance del proyecto Los participantes (patrocinador, responsable, integrantes del equipo de trabajo). Los indicadores de proyecto asociados a los objetivos del PMG. La categoría de proyecto El costo de inversión estimado.

7 Paso 3. Definir el impacto del proyecto de mejora Para identificar el impacto del proyecto, se aplica el Cuestionario para definir el impacto del proyecto de mejora: Conformado por preguntas (cada una corresponde a un indicador de proyecto) Una pregunta contestada afirmativamente significa que el indicador aplica al proyecto. La suma de respuestas afirmativas define el impacto del proyecto

8 Paso 4. Seleccionar la categoría del proyecto de mejora En el PMG se establecen 10 categorías de proyecto de mejora A mayor categoría, mayor será el nivel de esfuerzo requerido para ejecutar el proyecto. Cada categoría tiene asociadas las actividades a realizar. Además de las actividades propias, cada categoría integra las de las categorías anteriores que le apliquen.

9 Paso 4. Seleccionar la categoría del proyecto de mejora 1. Análisis de situación 2. Regulación base cero en normas 3. Regulación base cero en trámites y servicios 4. Mejora de procesos, trámites y servicios 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares 6. Uso de herramientas TIC 7. Atención ciudadana integral en una oficina 8. Procesos y trámites 100% en línea 9. Reingeniería 10. Proyectos transversales Paso 4. Definir la facilidad de ejecución Tabla para seleccionar la categoría de proyecto de mejora según su facilidad de ejecución Categoría de proyecto según su facilidad de ejecución Descripción 1. Análisis de situación Son proyectos que implican el diagnóstico de diferentes áreas de una institución, incluyendo procesos, trámites y servicios, marco normativo interno, tecnologías de información y comunicaciones, entre otras, con el objetivo de identificar problemáticas institucionales, definir líneas base y metas. 2. Regulación base cero en normas 3. Regulación base cero en trámites y servicios Son proyectos que implican la disminución y mejora del marco normativo interno de una institución, previo análisis y modificación normativa. Las normas deben suprimirse de los inventarios y portales institucionales. Son proyectos que implican la eliminación o fusión trámites y servicios de una institución, previo análisis y modificación normativa, asegurando su baja de inventarios y portales institucionales (Inventario de la SFP, Registro Federal de Trámites y Servicios de la COFEMER, Portal de Obligaciones de Transparencia, portal de la propia institución).

10 Paso 5. Estimar el costo del proyecto de mejora La estimación del costo del proyecto de mejora, se plasma en el Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora Paso 5. Estimar el costo Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora Nombre (s) de la (s) institución (es): Secretaría de la Función Pública Nombre del proyecto de mejora: Sistema Inteligente de Obra Pública 1 Cantidad Concepto Descripción Servicios generales 5000 Bienes Muebles e inmuebles 5000 Bienes Muebles e inmuebles Costo total estimado de inversión: Servicios de informática. Implementación de sistema informático para explotación de información de obra pública Bienes informáticos. Servidor de aplicaciones. Bienes informáticos. Equipo de cómputo para la operación del sistema Costo unitario Costo estimado $10,000,000 $10,000,000 $60,000 $60,000 $20,000 $200,000 $10,260,000

11 Paso 5. Definir el nivel de costo del proyecto de mejora Con base al costo estimado del proyecto, se define el nivel de costo asociado al proyecto, con base en la siguiente clasificación: Nivel de costo del proyecto de mejora Rango de costo del proyecto Mayor o igual a Menor que Nivel millón de pesos Nivel 2 1 millón de pesos 10 millones de pesos Nivel 3 10 millones de pesos 100 millones de pesos Nivel millones de pesos 1,000 millones de pesos Nivel 5 1,000 millones de pesos Sin límite

12 Paso 6. Definir la factibilidad del proyecto de mejora Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora. Integra 10 preguntas de análisis, en cada una de las cuales se deben registrar acciones a desarrollar para asegurar el éxito del proyecto: 1 Capacidad normativa 1.1 El marco normativo interno vigente permite la operación de la mejora que será desarrollada? 2 Capacidad técnica 2.1 La institución cuenta con los recursos humanos y materiales que el proyecto de mejora requiere? 2.2 El equipo tiene la experiencia técnica necesaria para realizar el proyecto de mejora? 2.3 La institución cuenta con la infraestructura tecnológica que el proyecto de mejora requiere? 2.4 La institución cuenta con una estrategia para la administración del cambio para asegurar entre los servidores públicos el éxito de la mejora? 3 Capacidad financiera 3.1 La institución cuenta con los recursos económicos que el proyecto de mejora requiere? 3.2 Se cuenta con el plazo de tiempo suficiente para la realización del proyecto de mejora? 4 Capacidad de gestión 4.1 La institución cuenta con la capacidad para administrar el proyecto de mejora? 4.2 El proyecto de mejora cuenta con un patrocinador del proyecto para respaldar su ejecución? 5 Colaboración interinstitucional 5.1 En caso de un proyecto de mejora interinstitucional existe apoyo de las instituciones participantes?

13 Paso 7. Clasificar los proyectos de mejora Impacto Cuadrantes Cuadrante 1: Proyectos de mejora de alto impacto que requieren menor esfuerzo de ejecución. Cuadrante 2: Proyectos de mejora de alto impacto que requieren mayor esfuerzo de ejecución. Cuadrante 3: Proyectos de mejora de bajo impacto que requieren menor esfuerzo de ejecución Cuadrante 4: Proyectos de mejora de bajo impacto que requieren mayor esfuerzo de ejecución Categoría de proyecto

14 Trabajo en equipo Instrucciones 1. Identificar acciones de mejora aplicando el 1. Cuestionario para identificar acciones de mejora (20 min) 2. Definir un proyecto y llenar la 2. Ficha de proyecto de mejora (numerales 1 a 11) (20 min) 3. Identificar el impacto del proyecto utilizando el 3. Cuestionario para definir el impacto del proyecto de mejora y documentar el resultado en el numeral 12 de la Ficha de proyecto de mejora. (20 min) 4. Identificar la categoría de proyecto según la 4. Tabla para seleccionar la categoría de proyecto de mejora y documentar el resultado en el numeral 13 de la Ficha de proyecto de mejora. (15 min) 5. Realizar la estimación de costos utilizando el 5. Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora y documentar el resultado en el numeral 14 de la Ficha de proyecto de mejora. (15 min) 6. Realizar el análisis de factibilidad, utilizando el 6. Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora (15 min) 7. Clasificar el proyecto de mejora en la 7. Gráfica para clasificar proyectos de mejora (10 min) Los resultados se compartirán con el grupo en la presentación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo, el día de mañana.