CAL-GPO-000 Departamento: Contabilidad PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDOES POR BUZON

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1 1. OBJETIVO: Dar a conocer el procedimiento de la recepcion de facturas via buzon para programacion de pago. 2. ALCANCE: Este documento es aplicable para todos Proveedores de credito que nos venden bienes o servicios. y para todos los Colaboradores que solicitan la compra de un bien o servicio en las empresas del grupo. 3. DESARROLLO: I. INSTRUCTIVO PARA CARGAR ARCHIVOS XML Y PDF A NUESTRO PORTAL DE NUESTRA PÁGINA DE INTERNET GRUPO VANAUTO / PROVEEDORES 3.1. Una vez que se apruebe la orden de compra o cotización por parte de la empresa, deberá elaborar la factura correspondiente por el bien o servicio. Nota: los archivos XML y PDF tienen que tener el mismo nombre de lo contrario no dejara subir los archivos a nuestro portal Ingresar al portal de nuestra página de internet el navegador debe de ser google Chrome este navegador se debe de descargar en la siguiente liga Ingresar al siguiente link según la empresa que solicito el bien o servicio y dar click en la parte de PROVEEDORES en la agencia que queremos ingresar los archivos XML y PDF de la factura: EJEMPLO: VANGUARDIA GALERIAS: 1

2 CAL-GPO EJEMPLO: VANGUARDIA GALERÍAS DAR CLICK EN PROVEEDORES SEGÚN LA AGENCIA QUE CORRESPONDA 2

3 2.3.2 Se abre la siguiente pantalla y debe ingresar su correo electrónico. INGRESAR CORREO ELECTRÓNICO DEL PROVEEDOR, A ESTE CORREO LLEGARA EL AVISO DE FACTURAS RECIBIDAS DAR CLICK EN LOGIN Se abrirá la siguiente pantalla en la cual puede subir su archivo XML y PDF de dos formas: FORMA 1: Arrastrar los archivos directamente del escritorio o unidad de almacenamiento de su computador a la página: ARRASTRAR EL ARCHIVO XML Y PDF AL CAMPO INDICADO 3

4 FORMA 2: Seleccionando los archivos desde alguna carpeta con la opción de examinar la ruta de archivo a subir al portal. 1. DAR CLICK PARA SELECCIONAR EL ARCHIVO 2. SELECCIONAR EL ARCHIVO XML Y PDF Y DAR DOBLE CLICK Cuando termine el proceso de carga del XML y PDF aparecerá un aviso de si se cargó o si tiene algún error: SI EXISTE ALGÚN ERROR EN XML Y PDF SE NOTIFICARA POR CORREO Y EN LA PANTALLA VER ERROR Y CORREGIR. SI LA CARGA DEL XML Y PDF ES CORRECTA SE NOTIFICARA POR CORREO Y EN LA PANTALLA QUE HA SIDO AGREGADO 4

5 3.4. Terminado ese proceso llegara un correo con el remitente el cual contiene el Acuse de que el archivo se subió al portal sin errores y/o en proceso de aprobación asi como el formato de Orden de pago que es impresa por duplicado para ser llenado antes de acudir a entregar el bien o servicio. Nota: Validar que en su bandeja de entrada debe de tener este correo como remitente seguro. ACUSE 1: FACTURA DE MAS DE 72 HORAS DE EMISION. YA QUE SE SUBE EL XML VALIDADO CON EXITO FORMATO PARA SER LLENADO Y SOLICITAR CHEQUE. 5

6 ACUSE 2: FACTURA DE MENOS DE 72 HORAS DE EMISION. EN ESPERA A QUE SE VALIDE EL ARCHIVO XML FORMATO PARA SER LLENADO Y SOLICITAR CHEQUE. 4. ENTREGA DE PRODUCTO Y/O SERVICIO 4.1. Al momento de realizar la entrega del Producto y/o Servicio el proveedor debe de recabar firma de recibido y autorizado del jefe o Gerente del departamento en la factura con los siguientes documentos anexos: Orden de pago Resultado de carga de factura recibida XML Y PDF Soporte de la compra o servicio Publicidad y compra de refacciones Sugerencia: El acuse de envió y la Orden de pago pueden imprimirse al reverso de la factura. 5. INGRESO DE FACTURA A BUZON 5.1. Acudir al buzón de proveedores, Checa el formato de Orden de pago en nuestro reloj checador Debe engrapar la Orden de pago Resultado de carga de factura recibida XML Y PDF a la (s) Factura (s) e ingresarlas al buzón El proveedor se queda con copia de la orden de pago y lo Checa como soporte de que ingreso la factura a Buzon. 6

7 Nota: En caso de que hubiera un problema con la validación del XML, llegara a su cuenta de correo el error manifestado para su seguimiento y el responsable de pagos de cada agencia se comunicara con usted para enterarlo del tema y ver si es necesaria una re facturación. 6. DIAS DE PLAZO PARA INGRESAR FACTURAS La factura adjunta a la Orden de Pago debe de entregarse en el mismo mes de su emisión y dentro de un plazo no mayor a 4 días después de su fecha de emisión, de lo contrario el pago no procederá y se debe re-facturar. En caso de facturas emitidas los últimos días de mes estas deben de ingresarse dentro del mismo mes sin perjuicio del plazo de 4 días. 7. DIAS DE PAGO Si su (s) factura (s) es ingresada del 1 al último día del mes su pago será el día 26 del próximo mes. 8. FORMAS DE PAGO Los pagos de sus facturas se realizan vía transferencia electrónica, depósito bancario y/o cheque. VGD X AUD X MJR X VGG X VTO X MTE X ACU X KIA X PHG X LYP X SER X OPE X 9. HISTÓRICO Versión Fecha Historial Realizó Autorizó Validó Documento Guillermo Gerardo Karla 1 Octubre 2016 inicial López Ornelas Chavarín 7

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