NORMAS DE FUNCIONAMIENTO PARA TRABAJAR EN EQUIPO

Transcripción

1 Asociación Búsqueda Interior NORMAS DE FUNCIONAMIENTO PARA TRABAJAR EN EQUIPO 1. RESPETO Es la base de toda relación. Merecemos respetar y que se respete el tiempo que cada uno de nosotros, y cada miembro del equipo, entrega a esta tarea voluntaria. Respeto a nuestra forma de ser. El respeto incluye ser puntual, no hablar a espaldas de los demás, contestar los correos a tiempo, cumplir con los compromisos, decir no entiendo cuando se dé el caso y nunca asumir. El respeto implica además el reconocimiento de una participación voluntaria, en la que cada uno de sus miembros se compromete a realizar una tarea en particular, con excelencia. 2. PUNTUALIDAD Primer indicador de respecto La puntualidad denota respeto para cada uno de los miembros del equipo. Ser puntual incluye concluir una tarea dentro del tiempo solicitado y al cual cada uno de los miembros se ha comprometido y aceptado. Lo que se espera es que a una convocatoria se llegue entre 5 y 15 minutos antes y que cada quien tome todas las consideraciones del caso para para que esto sea la regla, porque su demora retrasa al equipo. 3. CONFIANZA Entorno seguro

2 Parte del criterio de que todo lo que se trate -aciertos y desaciertos- así como las opiniones, propuestas, objeciones, errores y correcciones, se limiten a este entorno. Sentirnos con la libertad de decir lo que pensamos y expresar nuestro punto de vista con total confianza en el equipo y sabiendo que lo que se diga en las reuniones, se queda en las reuniones.mplo: 4. UNANIMIDAD Es el corazón que mueve al equipo. No es lo mismo que mayoría. Sin unanimidad el equipo no alcanzará la excelencia requerida. Ninguna decisión del equipo se realizará sin la unanimidad de cada uno de sus miembros. Una solo objeción razonada debe suspender la resolución, hasta que se alcance la unanimidad requerida. Cada miembro del equipo debe ser consciente del impacto que tendrán sus palabras, cuando se objete o se proponga algo. 5. INTERVENCIONES DE 20 SEGUNDOS Participación pensada. Una propuesta, objeción o argumentación debe ser pensada y razonada previamente, de tal manera que pueda ser explicada en un tiempo máximo de 20 segundos. Debemos ser conscientes del impacto que tendrán en el equipo nuestros comentarios o la ausencia de los mismos.: Se piensa en silencio, se habla cuando se sabe. 6. PARTICIPACIÓN ACTIVA Estar en vivo Los miembros del equipo deberán tener siempre una actitud participativa. No solo estar presentes físicamente en la reunión, sino estar conscientes de todo lo que se está haciendo y decidiendo.

3 Un solo miembro del equipo tiene el potencial de llevar a todo el equipo al descalabro como así mismo, traer claridad en el momento en que se la requiera. 7. CELULARES APAGADOS El tiempo dedicado a los asuntos propuestos merece la mayor concentración posible, y el celular es uno de los más graves disociadores y elementos de distracción posible. Si fuera necesario tenerlo encendido por alguna emergencia personal, el mismo deberá estar en silencio. 8. RESPETAR ACUERDOS La palabra dada Los acuerdos que se logren deberán honrarse, no hay campo para la ambigüedad. Un compromiso debe ser tomado en serio por cada uno de los miembros del equipo. La palabra de cada uno de los miembros será cierta. Ejemplo: Si se acuerda que la reunión será a las 8 pm, entonces será a las 8 pm, no a las 8:10 u 8: NO ASUMIR Saber, no creer. Ningún miembro del equipo podrá asumir. Cada uno es responsable de sus propias tareas y se asegurará de que cuando haya interacción con otros miembros del equipo no quede nada en la suposición, sino todo claramente entendido. Basar las decisiones o falta de estas en supuestos, es garantía comprobada de fracaso parcial o total de las tareas a realizarse. Ejemplo: 10. NO HACER PREGUNTAS CERRADAS Conocer con responsabilidad Pregunta cerrada es aquella que solo permite una respuesta de un SI o un NO. Una pregunta debe dar la oportunidad de recibir información de la otra persona, que permita evaluar una situación y así establecer una interacción. Las preguntas deben conducir a respuestas con un cierto nivel de detalle de verificación, y no solo un contundente sí o no, que no retro-alimente.

4 Ejemplo: En vez de Está lista la sala? se preferirá Me puedes contar por favor cómo se arreglo la sala? Cómo están dispuestas las sillas, etc.? 11. SEGUIR PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN Sirven para integrar eficientemente al equipo. Si un correo va dirigido a una persona, es de esa persona de quien se espera una respuesta. Los que aparecen copiados es para que estén informados, pero no necesariamente tienen que responder, salvo que lo considere necesario. Se deberá revisar correos y responder a los mismos por lo menos cada 24 horas, y la persona que por alguna razón no pueda hacerlo deberá informar al equipo que estará fuera sin acceso a internet por el tiempo que así lo exprese. La ausencia de un miembro que tenga una tarea asignada, no lo excluye de que la tarea se cumpla. Es responsabilidad de ese miembro asegurarse que la tarea se cumpla, aun durante su ausencia. 12. TRANSPARENCIA/SINCERIDAD La verdad ante todo Es importante transparentar la participación de cada uno diciendo de verdad de lo sucedido cuando una tarea no se llevó a cabo. La falta de sinceridad resquebraja la unión y el trabajo en equipo. 13. RETROALIMENTACIÓN (FEED BACK ) DESPROVISTO DE JUICIOS Mejora permanente de la tarea Los miembros del equipo pueden mejorar su desempeño en la realización de sus tareas, si en un ambiente de confianza reciben retroalimentación (crítica) a la tarea, y no a la persona como tal. El individuo y el equipo se enriquecen de las observaciones y comentarios desprovistos de juicios personales. 14. NO HABLAR A ESPALDAS DE NADIE Confianza y frontalidad Ni tampoco permitir a otros hablar a espaldas de nadie. En el entorno que se busca, cualquier observación o crítica debe ser realizada frontal, sincera y directamente a la persona que debe escuchar los comentarios. Si algún miembro del equipo llegase a otro con insinuaciones de hablar mal de otro de los miembros, esta persona está en la obligación de no dejarlo continuar e informarle que debe ir a aclarar esa situación con la persona a quien se refiere. Si esa persona no lo hiciera en las próximas 72 horas, se expondrá la situación a todos

5 los miembros del equipo, en reunión acordada. 15. NO PERMITIR DESENFOCARSE Concentración, enfoque y respecto al tiempo. Es muy fácil perder el enfoque de lo que se está tratando. Solo deberá haber una conversación sobre la mesa y una persona hablando a la vez. El abrir pequeños diálogos y paréntesis dentro del tema genera una divergencia que no deberá ser permitida por el resto de los miembros.todos tenemos la responsabilidad de mantener y ayudar a mantener la concentración llamando la atención cuando esto ocurre.lo: 16. RESPALDO (BACKUP) Absoluta responsabilidad Es responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo formar un backup, para que en caso de su ausencia el backup pueda asumir sin problemas la tarea asignada a esa persona. Para que esto suceda, el titular deberá llevar a cabo sus tareas de una forma impecable y documentada y que dicha información escrita pueda servir a su reemplazo en caso de su ausencia. Ejemplo: