Base de datos OpenOffice ª parte. por Pedro Peregrín González CEIP San Juan de Dios Granada -España-

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1 Base de datos OpenOffice 2.0 1ª parte por Pedro Peregrín González CEIP San Juan de Dios Granada -España-

2 Tradicionalmente los datos han sido recopilados en listados, siendo tratados como texto sin más, cuando la propia naturaleza de los datos hacen precisa su ordenación por distintos criterios. Al no existir tecnología para el tratamiento de datos, los procesos eran interminables: ficheros con fichas de cartulina que tenían un determinado orden y, si se precisaba una ordenación por otro criterio, había que dedicarle mucho tiempo a la labor o bien optar por disponer de un segundo o tercer juego de las mismas fichas teniéndolas, en cada caso, ordenadas por distintos criterios. Además existía la complicación por la cual, si posteriormente se modificaban datos o se incorporaban nuevos registros, el trabajo podía quedar poco menos que inservible. Ni que decir tiene que todo el trabajo era amanuense.

3 Las tecnologías han logrado superar estas limitaciones a la hora de trabajar con datos: todos esos procesos -y más- se automatizan de tal manera que, en cuestión de muy pocos segundos -como mucho-, podemos obtener resultados que antes costaban mucho tiempo y esfuerzo. El nombre Base de datos hace referencia a un programa que trabaja con datos. OpenOffice dispone, a partir de la versión 2.0, de la aplicación para trabajar con bases de datos.

4 Una base de datos no es más que una tabla en la cual cada fila es un registro de datos y cada columna contiene un mismo tipo de datos. Véase el ejemplo: Cada columna contiene un mismo tipo de datos: Nombre, Apellido 1, Apellido 2,... Nombre Apellido 1 Apellido 2 Domicilio Localidad Teléfono Antonio López Martínez Trucha 5 Motril Marcela Martínez López Chopera 52 Granada Lisardo Pérez López Avenida 17 Santa Fé Enrique Gómez Pérez Cafetal 8 Guadix Mª Luisa Sánchez Martínez Ronda 21 Granada Cada fila es un registro. Podemos seguir añadiendo registros ( filas ) según necesitemos.

5 Se conoce con el nombre de campo cada uno de los espacios destinados a recoger un mismo tipo de datos. Así en nuestra tabla tenemos el campo Nombre, el campo Apellido1, el campo Apellido2,... a la hora de definir nuestra base de datos podemos incluir tantos campos como necesitemos o estimemos oportunos. Una de las prestaciones de una base de datos es poder ordenar todos los registros por cualquiera de los campos, por ello en cada campo sólo deben contenerse datos del mismo tipo. Campo Campo Campo Campo Campo Campo Nombre Apellido 1 Apellido 2 Domicilio Localidad Teléfono Nombre Apellido 1 Apellido 2 Domicilio Localidad Teléfono Antonio López Martínez Trucha 5 Motril Marcela Martínez López Chopera 52 Granada Lisardo Pérez López Avenida 17 Santa Fé Enrique Gómez Pérez Cafetal 8 Guadix Mª Luisa Sánchez Martínez Ronda 21 Granada

6 La estructura y funcionamiento de una base de datos se sustenta en cuatro pasos: 1.- Definir una tabla que contendrá los datos. 2.- Creación y utilización de un formulario que ayude a recoger los datos de una forma lo más agradable posible. 3.- Generación de informes en los cuales la información que hemos almacenado aparezca ordenada según los criterios que le indiquemos al programa. 4.- Realización de consultas, en pantalla, con criterios definidos por el usuario de tal manera que podamos conocer una determinada información sin necesidad de tener que mostrar o recorrer toda la base de datos.

7 En las siguientes dispositivas vamos a definir una base de datos la cual va a ser nombrada como Ejercicios y servirá para llevar un seguimiento de ejercicios mandados o realizados por parte del alumnado. Dicha base de datos tendrá los siguientes campos: - fecha de realización del ejercicio, - nombre del alumno/a que hace el ejercicio, - ejercicio solicitado o pedido, - resultado del ejercicio y, por último, - observaciones. A la hora de definir los campos podemos, y debemos, indicarle al programa el tipo de datos que contendrá: texto, numérico, fecha, hora, lógico ( sí o no ),...

8 Cuando accedemos a OpenOffice 2.0 Base, aparece el Asistente para bases de datos. Lo primero que nos solicita es si queremos crear una nueva base de datos o bien si queremos trabajar con una que ya existe. En nuestro caso, como empezamos desde cero, le decimos que queremos crear una nueva base de datos. Pulsamos en Siguiente >>

9 A continuación nos pide si queremos registrar la base de datos. ( registrar = darle un nombre para guardarla ). Pulsamos en Finalizar. Saldrá una ventana, le ponemos el nombre correspondiente, en este caso nuestra base de datos se llamará Ejercicios y Aceptar.

10 Y entramos en lo que es la ventana del programa, observamos que tenemos abierta nuestra base de datos de nombre Ejercicios. Lo primero que debemos hacer es crear una tabla. Pulsamos en Tablas.

11 Iniciamos el diseño de la tabla. Escribimos el nombre del primer campo que en este caso será Fecha...

12 En Tipo de campo, abrimos el desplegable y seleccionamos el formato Fecha ( DATE ) para indicarle al programa que en ese campo los datos contenidos debe mostrarlos, y tratarlos, con el formato de fecha.

13 Continuamos el proceso, terminamos de definir los nombres de los campos y el tipo de datos que contendrán ( en este caso serán de texto ). En cada campo podemos definir distintos parámetros ( entrada requerida longitud, valor predeterminado, formato ) editando las propiedades.

14 En una base de datos siempre ha de existir un campo clave cuyo valor ha de permitir identificar cada uno de los registros de forma exclusiva, dicho de otro modo, dos registros cualesquiera de una base de datos jamás pueden tener el mismo valor en dicho campo clave. Un ejemplo de campo clave en una base de datos podría ser el DNI ( no hay o no debería haber dos personas con el mismo DNI ), o el número de registro personal. Una opción muy eficaz en una base de datos es definir un campo en el que se almacene un número correlativo de tal manera que dos registros cualesquiera jamás tendían dicho valor igual. Si al proceder a guardar la estructura de la tabla, nos hacemos los suecos y no creamos un campo clave, el programa nos va a recordar que no lo tenemos definido y nos invitará a crearlo.

15 Le decimos que guarde la tabla creada pulsando el icono Guardar.

16 Nos pide que le demos un nombre a la tabla creada, la vamos a llamar Tabla Ejercicios y pulsamos en Aceptar.

17 Nos advierte que no hemos definido un campo clave ( llave primaria ), le decimos que la cree pulsando en Sí.

18 Lo que hace el programa lo podíamos haber hecho al definir la tabla (*). El programa de forma automática crea un campo, le asigna el nombre ID y lo define como Integer, es decir, de valor numérico. Hemos de abrir el desplegable y decirle que dicho valor sea automático seleccionando Sí. ( * ) Pulsando con el botón secundario en el triangulo verde y seleccionando Llave primaria

19 Guardamos.

20 Y el programa nos muestra la tabla creada.

21 Si pulsamos con el botón secundario sobre el nombre de la tabla, y seleccionamos Abrir, ( o bien haciendo doble clic sobre el nombre de la tabla )

22 Aparece la tabla que hemos definido. Ya podríamos empezar a rellenar datos en cada celda. La vista de la tabla es un tanto espartana. Podemos remediarlo definiendo un formulario para que el proceso de recopilación de datos sea más agradable. Cerramos esta ventana.

23 Seleccionamos Formularios.

24 Aunque el proceso podemos hacerlo de forma manual -más adelante modificaremos el formulario en dicha modalidad-, vamos a ver cómo se hace con el asistente, pulsamos en Asistente para crear un formulario...

25 Observación: para definir el formulario, el programa recurre al procesador. Paso 1: elegimos la tabla de procedencia. Seleccionamos todos los campos disponibles.

26 Pulsamos en Siguiente >.

27 Paso 2: configurar un subformulario. Como no es el caso, pulsamos directamente en Siguiente >.

28 Saltamos al paso 5: organizar campos de control. Elegimos En columnas, etiquetas a la izquierda y pulsamos en Siguiente >.

29 Paso 6: establecer entrada de datos. Aceptamos la disposición y pulsamos en Siguiente >.

30 Paso 7: aplicar estilos. Elegimos, por ejemplo, Orange y pulsamos en Siguiente >.

31 Y paso 8: dar un nombre al formulario. Al formulario creado le vamos a llamar Formulario ejercicios. Pulsamos en Finalizar.

32 Ya tenemos nuestro formulario dispuesto. Si lo deseamos, podemos introducir datos. También podemos personalizarlo un poco más. Cerramos la ventana.

33 En Formularios marcamos el que tenemos definido y pulsando sobre el mismo con el botón secundario del ratón, en el menú desplegable seleccionamos Editar. Lo que vamos a hacer es editar el formulario a mano.

34 Entramos en el modo edición de formulario.

35 Seleccionamos uno de los campos y queda marcado ( rodeado de cuadraditos verdes ). Lo arrastramos, como gráfico que es, a su nueva posición.

36 Ya lo hemos reubicado. Con el mismo procedimiento movemos el resto de campos. El campo ID, dado que es para control interno de la base de datos y no es preciso rellenarlo ( su valor es automático ), podemos suprimirlo del formulario ( que no de la base de datos ).

37 Ahora el formulario tiene otro aspecto. Vamos a ponerle un título. Para ello necesitamos activar la opción Campos de control de formulario.

38 Ello se hace en Ver, Barras de herramientas, Campos de control de formulario.

39 Aparece la ventana correspondiente.

40 Vamos a insertar un rectángulo que va a contener un texto que dará título a nuestro formulario. Seleccionamos la opción Campo de etiqueta. Luego en el lugar donde queremos que aparezca pinchamos con el ratón y sin soltar, trazamos el rectángulo.

41 Y aparece marcado. Tanto el texto del mismo como el tamaño y tipo de letra y otros parámetros vamos a modificarlos. Hacemos doble clic con el ratón dentro del cuadro marcado recién creado.

42 En Título ponemos Seguimiento de ejercicios. En Alineación abrimos el desplegable y elegimos Centrado. En Fuente, pulsamos en el icono y se abre una nueva ventana para establecerla.

43 Seleccionamos el tipo y tamaño de letra, en Efectos de fuente podemos elegir color de letra. Finalmente pulsamos en Aceptar.

44 Una vez que hemos terminado de editar el formulario, hemos de guardar los cambios pulsando en Guardar.

45 Abrimos el Formulario Ejercicios bien haciendo doble clic con el ratón sobre dicho nombre, bien pulsando con el botón secundario y eligiendo la opción Abrir.

46 Y podemos iniciar el proceso de recogida de datos. En la parte inferior aparecen los iconos para el control de registros.

47 En este tipo de formularios, determinados campos pueden contener una información repetitiva: los nombres del alumnado no pasan de un listado, igual puede ocurrir con el tipo de ejercicio e incluso con el campo resultado. Existe la posibilidad de simplificar el proceso de escritura de datos para no tener que estar una y otra vez reiterando la escritura de los mismos datos. Se puede insertar un desplegable de tal manera que el usuario simplemente tiene que elegir el dato correspondiente.

48 Ello lo vamos a hacer reconstruyendo nuestro formulario, pero esta vez lo vamos a realizar editando en modo diseño. Cerramos esta ventana.

49 Fin de la primera parte Continúa en Presentación sobre Base de datos OpenOffice 2.0 Segunda parte

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