Creación de presentaciones

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1 1.1 LECCIÓN 1 Creación de presentaciones Una vez completada esta lección, podrá: Iniciar Microsoft PowerPoint. Explorar la ventana de PowerPoint. Elegir un método para iniciar una presentación. Crear una presentación mediante un asistente. Guardar una presentación. Con Microsoft PowerPoint puede crear presentaciones generales, notas del orador, documentos para distribuir para los asistentes y esquemas, todo ello en un único archivo de presentación. PowerPoint incluye eficaces herramientas que facilitan la creación y organización de presentaciones paso a paso. Por ejemplo, suponga que usted es el vicepresidente de ventas de la empresa de relaciones públicas Contoso, Ltd. y es responsable de elaborar un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. El presidente de Contoso le ha pedido que cree una breve presentación para describir el proyecto en la junta anual de accionistas. En esta lección aprenderá a iniciar PowerPoint, explorará la ventana de PowerPoint, elegirá un método para iniciar una presentación, creará una presentación con el Asistente para autocontenido y guardará su trabajo. No necesitará ningún archivo de prácticas para esta lección. En su lugar, creará todos los archivos y las carpetas que necesite en el transcurso de esta lección. Inicio de Microsoft PowerPoint Después de instalar PowerPoint y los archivos de prácticas ya puede iniciar PowerPoint. Como ocurre con otros programas, hay varias formas de iniciar PowerPoint. Una forma consiste en utilizar el botón Inicio de la barra de tareas. En este ejercicio iniciará PowerPoint. 1 En la barra de tareas, haga clic en Inicio. Aparecerá el menú Inicio. 2 En el menú Inicio, seleccione Todos los programas. Aparecerá el menú Programas, que muestra todos los programas que hay en la unidad de disco duro, incluyendo Microsoft PowerPoint. Una parte del menú Programas debe ser similar a la que se muestra en la ilustración siguiente.

2 1.2 Conceptos básicos de presentaciones Si ha instalado PowerPoint 2002 como un programa independiente, puede que su menú sea distinto. 3 Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint para iniciar PowerPoint. Sugerencia También puede iniciar PowerPoint si crea un icono de acceso directo al mismo en el escritorio de Windows. Basta con hacer doble clic en el icono de un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso directo, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Microsoft PowerPoint, seleccione Enviar a y haga clic en Escritorio (crear acceso directo). Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una flecha curva en su esquina izquierda. Exploración de la ventana de PowerPoint Cuando Microsoft PowerPoint se abre, muestra la ventana de programa. Una ventana es un área de la pantalla que se utiliza para mostrar una ventana de programa o de presentación de PowerPoint. La ventana de presentación es el lienzo electrónico en el que se escribe texto, se dibujan formas, se crean gráficos, se agrega color y se insertan objetos. Como ocurre con todos los programas de Microsoft Windows XP, puede ajustar el tamaño de las ventanas de PowerPoint y de presentación con los botones Minimizar y Restaurar/ Maximizar, y puede cerrar la ventana de PowerPoint o de presentación con el botón Cerrar.

3 Lección 1 Creación de presentaciones 1.3 En la parte superior de la ventana de PowerPoint están los menús y los botones que se utilizan para realizar las tareas de presentación más frecuentes. Puede aparecer otra fila de botones a lo largo de la parte izquierda y en la parte inferior de la pantalla. Los menús son listas de comandos u opciones disponibles en PowerPoint. Los botones que usted ve están organizados en barras de herramientas. Los botones de barra de herramientas son accesos directos a comandos de menú y herramientas de formato que se utilizan con frecuencia. Basta con hacer clic en la barra de herramientas apropiada para tener acceso rápido a tareas como dar formato a texto y guardar una presentación. Cuando las barras de herramientas Estándar y Formato comparten una misma fila, no puede ver todos los botones, pero puede tener acceso a otros botones si hace clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas que hay al final de la barra de herramientas. Puede desactivar la característica de menús personalizados para que todos los comandos aparezcan siempre en los menús. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar primero los últimos comandos usados y haga clic en Cerrar. Opciones de barra de herramientas Las barras de herramientas Estándar y Formato están situadas justo debajo de la barra de menús. La primera vez que se inicia PowerPoint, las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen en la misma fila para ahorrar espacio en la ventana. En las barras de herramientas sólo aparecen los comandos que se utilizan con más frecuencia. Las barras de herramientas de su equipo pueden mostrar botones diferentes de los que aparecen en las ilustraciones de esta lección. Para ver el resto de los comandos de una barra de herramientas, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, que se muestra en el margen. Una vez que utilice un botón de la lista Opciones de barra de herramientas, reemplazará a un botón utilizado con menos frecuencia en la parte visible de la barra de herramientas. En este libro, si se le indica que haga clic en un botón y no lo ve, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas para ver todos los botones de la barra. PowerPoint utiliza barras de herramientas y menús personalizados. Cuando haga clic en un nombre de menú, aparecerá un menú abreviado con los comandos que utiliza con más frecuencia. Para ver el menú completo, puede dejar el puntero sobre el nombre de menú durante varios segundos, hacer doble clic en el nombre de menú o bien hacer clic en el nombre de menú y, a continuación, hacer clic en la pequeña flecha doble situada en la parte inferior del menú abreviado. Cuando aparezca el menú completo, los comandos que no se veían en el menú abreviado aparecerán en color gris claro. Panel Esquema/Diapositivas La vista predeterminada, la Normal, consta de tres paneles: Esquema/Diapositivas, Diapositiva y Notas. El panel Esquema/Diapositivas contiene fichas que le permiten alternar entre ver el esquema del texto de la diapositiva (la ficha Esquema) y ver una lista de las diapositivas de la presentación como miniaturas (la ficha Diapositivas). El panel Diapositiva muestra la diapositiva tal y como aparecerá en la presentación. El panel Notas es donde se introducen las notas para el orador. Puede cambiar el tamaño de cualquiera de los paneles si arrastra la barra de color gris que los separa.

4 1.4 Conceptos básicos de presentaciones Para abrir el panel de tareas manualmente, haga clic en Panel de tareas en el menú Ver. Este comando abrirá el panel de tareas si está oculto o lo cerrará si está abierto. Panel de tareas En la parte derecha de la ventana de PowerPoint está el panel de tareas, como se muestra en la ilustración siguiente. El panel de tareas muestra comandos y funciones que utiliza con frecuencia cuando trabaja con presentaciones. Los paneles de tareas le permiten trabajar con comandos sin necesidad de mostrar menús o utilizar botones de barra de herramientas. Algunos paneles de tareas aparecen automáticamente. Por ejemplo, el panel de tareas Nueva presentación se abre junto con PowerPoint cada vez que se inicia el programa. Otros paneles de tareas se muestran como respuesta a una solicitud específica. Por ejemplo, cuando indica a PowerPoint que desea insertar una imagen prediseñada se abre el panel de tareas Insertar imagen prediseñada para ayudarle a buscar una imagen. Puede cambiar rápidamente de un panel de tareas a otro si hace clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales en cualquier panel de tareas para ver los otros paneles de tareas. Cuando haya terminado de utilizar un panel de tareas, haga clic en su botón Cerrar para ocultarlo. En la parte inferior del panel Esquema/Diapositivas hay botones de vista que le permiten ver las diapositivas de la presentación de distintas formas. La primera vez que abre PowerPoint, la presentación se muestra en la vista Normal. Aparecen mensajes en la parte inferior de la ventana, en un área llamada la barra de estado. Estos mensajes describen lo que está viendo y haciendo en la ventana de PowerPoint mientras trabaja en ella.

5 Lección 1 Creación de presentaciones 1.5 Puede activar y desactivar la Información de pantalla para barras de herramientas. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar información de pantalla en las barras de herramientas y haga clic en Cerrar. También puede ver el menú expandido si hace clic en el menú y espera unos segundos hasta que aparezca el menú. Para obtener más información acerca de los distintos elementos de la pantalla, puede hacer que se muestre una Información de pantalla. Haga clic en el comando Qué es esto? del menú Ayuda y, después, haga clic en el elemento acerca del que desee más información. Aparecerá un cuadro con más información acerca del elemento. Para ver una Información de pantalla para un botón de barra de herramientas, sitúe el puntero sobre el botón sin hacer clic en él; aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón, como se muestra en el margen. Información de pantalla En este ejercicio personalizará el menú Ventana y verá una Información de pantalla para un botón. 1 En la barra de menús, haga clic en Ventana. Aparecerá el menú Ventana. 2 Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú Ventana para ver el menú expandido. Aparecerá el menú expandido. 3 Haga clic en Panel siguiente. 4 En la barra de menús, haga clic de nuevo en Ventana. Observe que Panel siguiente aparece ahora en el menú Ventana. PowerPoint ha personalizado su menú Ventana. Ficha Diapositivas En este ejercicio verá la ficha Diapositivas y utilizará el menú Paneles de tareas adicionales. 1 Sitúe el puntero sobre el icono de la diapositiva en la ficha Diapositivas del panel Esquema/Diapositivas. Cuando sitúe el puntero sobre el icono aparecerá una Información de pantalla. 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales. Se abrirá el menú Paneles de tareas adicionales. 3 Haga clic en cualquier lugar vacío de la ventana de PowerPoint. Se cerrará el menú Paneles de tareas adicionales y el panel de tareas Nueva presentación seguirá abierto.

6 1.6 Conceptos básicos de presentaciones Elección de un método para iniciar una presentación El panel de tareas Nueva presentación puede ayudarle a trabajar con presentaciones existentes y a crear presentaciones nuevas. Si ya ha creado una presentación, el nombre de la misma aparecerá en la sección Abrir una presentación del panel de tareas. Si desea crear una presentación nueva, puede empezar a agregar texto a la presentación en blanco en el panel Diapositiva o puede utilizar las opciones de la sección Nuevo del panel de tareas. Haga clic en Presentación en blanco para empezar una presentación nueva desde el principio. Haga clic en De plantilla de diseño para aplicar una de las plantillas de diseño de PowerPoint a una nueva presentación en blanco. Haga clic en Del Asistente para autocontenido para que PowerPoint le ayude con el contenido de la presentación y con el diseño. Creación de una presentación mediante un asistente La creación de una presentación con el Asistente para autocontenido puede ahorrarle tiempo ayudándole a organizar y escribir la presentación. El asistente le guía por un proceso paso a paso y le pregunta información acerca de la presentación, empezando por la diapositiva de título, que es la primera diapositiva de la presentación. En este ejercicio creará una presentación utilizando el Asistente para autocontenido. 1 En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en Del Asistente para autocontenido en la sección Nuevo. Se cerrará el panel de tareas Nuevas presentación y se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para autocontenido, que muestra la pantalla Inicio. En la parte izquierda del cuadro de diálogo hay una lista de las pantallas del asistente. Sugerencia Si aparece el Ayudante de Office, haga clic en No, no me proporcione ayuda en este momento en la pantalla de ayuda.

7 Lección 1 Creación de presentaciones Lea la introducción y haga clic en Siguiente. Aparecerá la segunda pantalla del Asistente para autocontenido y el cuadrado situado junto a Tipo de presentación a la izquierda del cuadro de diálogo cambiará al color verde para indicar que se trata de la pantalla actual. El Asistente para autocontenido le pedirá que seleccione un tipo de presentación. Para ayudarle a identificar rápidamente los tipos de presentación, el asistente organiza las presentaciones por categoría. 3 Haga clic en Proyectos. 4 En la lista de la derecha, haga clic en Información general del proyecto. 5 Haga clic en Siguiente. El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que seleccione un tipo de medio para la presentación. 6 Si es necesario, haga clic en la opción Presentación en pantalla para seleccionar ese tipo de presentación. En los pasos de este libro, la negrita indica texto que usted debe escribir exactamente como aparece. Si comete algún error mientras escribe esa información, presione Retroceso para eliminar el error y escriba el texto correcto. 7 Haga clic en Siguiente. El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que introduzca información para la diapositiva de título y la información del pie de página que se incluirá en cada diapositiva. 8 Haga clic en el cuadro Título de la presentación, escriba Nuevo programa de aprendizaje de empleados y presione Tab. 9 En el cuadro Pie de página, escriba Contoso, Ltd.

8 1.8 Conceptos básicos de presentaciones 10 Compruebe que las casillas de verificación Fecha de la última actualización y Número de diapositiva están activadas. Si desea cambiar cualquier dato introducido previamente, haga clic en el botón Atrás. Casi todos los cuadros de diálogo incluyen un botón de signo de interrogación en la esquina superior derecha de su ventana. Cuando hace clic en este botón y después hace clic en cualquier control del cuadro de diálogo, aparece una ventana de Ayuda que explica qué es el control y cómo utilizarlo. 11 Haga clic en Siguiente y, después, haga clic en Finalizar. La ventana de presentación de PowerPoint aparecerá con el contenido proporcionado por el Asistente para autocontenido en forma de esquema en la ficha Esquema del panel Esquema/ Diapositivas y la diapositiva de título en el panel Diapositiva. El nombre que aparece en la diapositiva de título es el nombre del usuario registrado. Guardar una presentación El trabajo que ha realizado hasta ahora sólo se ha almacenado en la memoria temporal del equipo. Para guardar su trabajo de manera que pueda usarlo más adelante, debe asignar un nombre a la presentación y almacenarla en la unidad de disco duro del equipo. La primera vez que guarda una presentación nueva, aparece el cuadro de diálogo Guardar como al elegir el comando Guardar. En el cuadro de diálogo Guardar como puede asignar nombre a la presentación y elegir dónde desea guardarla. Después de asignar nombre a una presentación, puede guardar los cambios realizados si hace clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o si selecciona Guardar en el menú Archivo. Es decir, la versión más reciente sobrescribe la versión original. Si desea conservar ambas versiones, puede elegir el comando Guardar como del menú Archivo para guardar la nueva versión con un nombre distinto.

9 Lección 1 Creación de presentaciones 1.9 En este ejercicio guardará una presentación. La barra Sitios que aparece en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Guardar como ofrece un acceso cómodo a las ubicaciones utilizadas con frecuencia para guardar archivos. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, como se muestra en la siguiente ilustración. El texto del cuadro situado junto a la etiqueta Nombre de archivo estará seleccionado, de forma que pueda escribir un nombre para la presentación. Para crear una presentación nueva a partir de diapositivas existentes, haga clic en Archivo en la barra de menús, haga clic en Guardar como, escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. Si su disco duro utiliza una letra distinta de C, sustituya la C por la letra de unidad apropiada. 2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01. La palabra Pres del nombre de archivo es una abreviatura de Presentación. 3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en la unidad C. 4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en las carpetas Practice y Lesson01 sucesivamente. 5 Haga clic en Guardar o presione Entrar para guardar la presentación. El nombre de la barra de título cambiará de Presentación1 a Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01. Sugerencia PowerPoint guarda las presentaciones para poder recuperarlas en caso de que el programa deje de responder o haya un corte del suministro eléctrico. PowerPoint guarda los cambios en un archivo de recuperación basándose en las opciones indicadas en las funciones de guardar Autorrecuperación. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar, active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperar cada, especifique el período de tiempo en que desee guardar y haga clic en Aceptar.

10 1.10 Conceptos básicos de presentaciones Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de PowerPoint, elegir un método para iniciar una presentación, crear una presentación con el Asistente para autocontenido y guardar una presentación. Si va a proseguir con la siguiente lección: En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Si PowerPoint le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. PowerPoint guardará los cambios y cerrará la presentación. Si no va a proseguir con otras lecciones: Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. PowerPoint guardará los cambios, cerrará la presentación y saldrá. Ejercicio corto 1 Qué formas hay de iniciar una sesión de PowerPoint? 2 Cómo se crea una presentación mediante un asistente? 3 Cómo puede guardar dos versiones del mismo archivo? Resumen de conceptos Ejercicio 1: su jefe le pide que cree un plan comercial. Para ayudarle a empezar, utilice el Asistente para autocontenido con el fin de crear la nueva presentación. Cree una presentación en pantalla de plan comercial con el título Plan comercial y el pie de página Contoso, Ltd. Guarde la presentación como Plan comercial en la carpeta Lesson01 situada en la carpeta Practice. Ejercicio 2: trabaja para una empresa de servicios llamada A. Datum Corporation que personaliza sistemas para pequeñas empresas. Su empresa esperaba ganar un contrato para suministrar 25 equipos nuevos a una escuela local, pero otra empresa de su área ofreció condiciones más ventajosas. Utilice la plantilla Comunicación de malas noticias del Asistente para autocontenido con el fin de comunicar ese hecho a los demás empleados. Modifique el contenido sugerido de las diapositivas de acuerdo con su situación. Guarde la presentación con el nombre Malasnoticias en la carpeta Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice.

11 Lección 1 Creación de presentaciones 1.11 Ejercicio 3: A. Datum Corporation, su empresa, no quiere perder más contratos. Su jefe ha convocado una reunión de ventas y desea que usted elabore una presentación que ayude al personal de ventas a centrarse en los servicios y los puntos fuertes de A. Datum Corporation. Utilice la plantilla Venta de un producto o servicio del Asistente para autocontenido y personalice las diapositivas para explicar las necesidades de los clientes de A. Datum Corporation y cómo A. Datum Corporation puede resolver sus estrategias de precio y servicio al cliente. Guarde la presentación con el nombre Venta en la carpeta Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice y déjela abierta para el próximo ejercicio.

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