RESUMEN ANALÍTICO EN EDUCACIÓN - RAE - FACULTAD DE INGENIERÍA PREGRADO EN INGENIERIA INDUSTRIAL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.

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Montserrat Correa Figueroa
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1 AÑO DE ELABORACIÓN: 2015 FACULTAD DE INGENIERÍA PREGRADO EN INGENIERIA INDUSTRIAL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. TÍTULO: ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA OCUPACIONAL PARA UNA PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL ÁREA DE OPERACIONES FINANCIERAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE LA SEDE ADMINISTRATIVA DE CAFAM AUTOR (ES): MANJARRÉS BARANDICA, Yan Sammir DIRECTOR: FRANCO, Carlos Alberto MODALIDAD: PRÁCTICA EMPRESARIAL PALABRAS CLAVE: SALUD OCUPACIONAL; GESTIÓN DE LA CALIDAD; RECURSOS HUMANOS. PÁGINAS: 88 TABLAS: 27 CUADROS: 3 FIGURAS: 0 ANEXOS: 3 CONTENIDO: INTRODUCCIÓN 1. GENERALIDADES 2. DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DE LOS FUNCIONARIOS DE LA SECCIÓN DE OPERACIONES FINANCIERAS 3. COMPARACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES DE LOS PROCESOS QUE SE EJECUTAN Y LAS FUNCIONES DE LOS PROCESOS ESTABLECIDOS EN LAS GUÍAS OCUPACIONALES DE CAFAM 4. PROPUESTA DE LA GUÍA OCUPACIONAL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA SECCIÓN DE OPERACIONES FINANCIERAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE LA SEDE ADMINISTRATIVA DE CAFAM 5. CONCLUSIONES 6. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS 1

2 DESCRIPCIÓN: La empresa, al momento de contratar a nuevos empleados, debe de informar a los nuevos empleados de sus funciones a desempeñar, ya sea por comunicación directa por parte del superior inmediato, o, por otros medios de los cuales disponga la empresa, sin embargo, se presentan ocasiones en las cuales a pesar de que saben lo que tienen que hacer, la forma en cómo la deben realizar es distinta, esto es debido al constante cambio que se presenta en la empresa, como lo es la rotación del personal, la razón de ser de la misma, la falta de comunicación tanto por departamento, como entre departamentos, puesto que, cada sección, cada departamento, están relacionados entre sí, para conformar la empresa en su totalidad. Las razones por las cuales se puede presentar este tipo de situación son muchas, ya sea por poco tiempo del que se dispone para notificar estos cambios en la empresa, o, por la poca organización que puede presentar una empresa y no tener a disposición un plan de contención para estos casos, en donde, en ocasiones, es necesario la intervención de terceros que se especialicen en el tema para que encuentren una pronta solución a esta problemática, pero que generaría un gasto muy alto e innecesario, cuando es posible capacitar a los mismos empleados para realizar esta labor y así destinar a un mejor uso los recursos financieros que la misma empresa se evitaría gastar. METODOLOGÍA: El estudio se realiza de una manera descriptiva, ya que, se pretende conocer a detalle cada proceso que desempeña cada empleado en el área de operaciones financieras del departamento de tesorería en la sede administrativa de CAFAM, con el fin de obtener información utilizando varios métodos, para luego ser analizada e interpretada, para que a un futuro pueda ser aplicada, ya que en un principio es un estudio que se lleva a cabo para realizar un propuesta de mejora. En primera instancia se realiza una consulta acerca de la administración del recurso humano, con el fin de realizar el marco teórico. Luego, se procede a consultar a los funcionarios para obtener información precisa acerca de las funciones de los procesos que realizan en sus respectivos puestos de trabajo. Seguido de esto se recurrirá a la guía ocupacional establecida por CAFAM en el área de operaciones financieras para confirmar que funciones de los procesos efectivamente se llevan a cabo, que funciones han cambiado y por último que funciones ya no se ejercen. 2

3 CONCLUSIONES: Con el diagnóstico realizado, se evidenció el volumen de información que manejan los oficinistas de tesorería, y la carga laboral bajo la cual se encuentran, ya que, diariamente realizan un informe acerca de los recursos financieros de CAFAM el cual va dirigido a los superiores, los cuales, según los informes, toman deciden hacia donde van destinados el uso de estos recursos. El informe realizado por los funcionarios, es un informe detallado en donde se analiza cada movimiento de los recursos, siendo esta, una función de un empleado de cargo de analista de tesorería y no de oficinista de tesorería. Por medio de los cuadros comparativos, se evidencia, según el proceso y las funciones que los regulan, las funciones que se siguen realizando de la misma forma, las que han cambiado y, las que no afectan a los procesos, las cuales se resumen de la siguiente manera: Funciones específicas que regulan los procesos. FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE REGULAN LOS PROCESOS Cantidad de Procesos por Proceso de los Procesos Que no Presentaron Cambios Que Regulan el Proceso Presentaron Cambios Que Regulan el Proceso no Regulan el Proceso Analista de Tesoreria Oficinista de Tesoreria Fuente: Autor. 2 7 Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso

4 Funciones genéricas que regulan los procesos. FUNCIONES GENÉRICAS QUE REGULAN LOS PROCESOS Cantidad de Procesos por Proceso de los Procesos Que no Presentaron Cambios Que Regulan el Proceso Presentaron Cambios Que Regulan el Proceso no Regulan el Proceso Analista de TesorerÍa Oficinista de TesorerÍa Fuente: Autor. 2 7 Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso Proceso En las funciones específicas, se observa que, en todos los procesos, el mayor porcentaje de sus funciones o bien no sufrieron cambios, o no afectan el proceso, presentando una mayor concentración en estos factores y el menor porcentaje de los datos obtenidos se presenta en las funciones de los procesos que presentaron cambios. En el caso de las funciones genéricas, el mayor porcentaje de los datos, se encuentran concentrados en las funciones de los procesos que no presentaron cambios y, el porcentaje restante, se reparte equitativamente entre las funciones que presentaron cambios y las funciones que no regulan a los procesos. Es necesario realizar un análisis detallado sobre las funciones de los procesos que presentaron cambios, con el fin de sustentarlos, y que sean un soporte para la propuesta de la nueva guía ocupacional, la cual es asignada a un único cargo, el cual es Analista de Tesorería, para esta nueva guía se realiza un consolidado de tanto las funciones específicas como genéricas, donde se reestructuran las funciones que presentaron cambios y se añade una nueva función, la cual no estaba establecida y fue encontrada en el diagnóstico realizado, y por último, se 4

5 implementan nuevos requisitos que deben cumplir los funcionarios actuales y futuros para ejercer el cargo. FUENTES: CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Misión [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: Principios [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: Reconstruye nuestra historia [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: CUESTA SANTOS, Armando. Gestión del talento humano y del conocimiento. Bogotá: Ecoe, p. DAVID, Fred R. Conceptos de administración estratégica. 9 ed. México: Pearson Educación, p. DEFINICION.COM. Definición de gestión [en línea] México: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: Definición de objetivo [en línea] México: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: Definición de recursos [en línea] México: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: G WORDPRESS.COM. Historia de la administración de personal [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: GONZÁLEZ MANJARRÉS, Beatriz Elena y TORO OSORIO, Liliana. Manual de funciones y procedimientos de la planta piloto de alimentos de la Universidad del Quindío con base en la norma ISO 9001:2000 [en línea] Bogotá: La Empresa 5

6 [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: PROVERBIA.COM. David T. Kearns [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: SIGNIFICADOS.COM. Significado de administración [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: Significado de meta [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: WERTHER, William B. y DAVIS, Keith. Administración de recursos humanos: gestión del capital humano. 7 ed. México: McGraw-Hill, p. WIKIPEDIA. Organización [en línea] Bogotá: La Empresa [citado: 03, sep., 2015]. Disponible en Internet: <URL: LISTA DE ANEXOS Anexo A. Guía ocupacional del cargo de analista de tesorería de CAFAM Anexo B. Guía ocupacional del cargo de oficinista de tesorería de CAFAM Anexo C. Guía ocupacional propuesta del cargo de analista de tesorería de CAFAM 6

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