INDICE CAP II: NORMAS INTERNAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

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1 INDICE CAP I: GENERALIDADES DEL MANUAL. 1.1 Objetivos 1.2 Finalidad 1.3 Base Legal 1.4 Alcance CAP II: NORMAS INTERNAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2.1 De la transferencia de documentos de los Archivos Periféricos al Archivo Central. 2.2 De la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central. CAP III: DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS SUSTAN TIVOS SEGÚN. 3.1 Denominación. 3.2 Descripción. 3.3 Requisitos. 3.4 Acciones a Seguir. ANEXO: * Inventario de Transferencia. * Etiqueta Normalizada. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 1

2 CAPITULO I GENERALIDADES DEL MANUAL 1.1. FINALIDAD El presente manual tiene la finalidad de establecer los procedimientos para la transferencia de documentos, desde los Archivos Periféricos de la universidad, o los Archivos de Gestión de ser el caso, a los repositorios del Archivo Central de la Universidad para su custodia y administración OBJETIVO Descongestionar periódicamente los Archivos Periféricos, o de Gestión de ser el caso, para asegurar la eficaz administración de los recursos asignados a las unidades productoras. Asegurar la intangibilidad y veracidad de la documentación creada en la gestión de las unidades constitutivas de la universidad. Asegurar la continua administración de los documentos, durante todo el ciclo vital de estos, bajo criterios estandarizados. Determinar las responsabilidades existentes a lo largo del desarrollo del procedimiento de transferencia de documentos BASE LEGAL Estatuto de la Universidad Reglamento del Estatuto de la Universidad Resolución R. Nº UNFV: Aprueba el Reglamento de Comunicaciones Escritas La Ley Universitaria Nº del Decreto ley 739 Estatuto de la Universidad, aprobado por RR. Nº UNFV. Decreto Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. Decreto Supremo JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº AGN/J Normas del Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº AGN/J Directivas del Sistema Nacional de Archivos. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 2

3 1.4. ALCANCE El presente Manual de Normas y Procedimientos es de aplicación obligatoria para todos los miembros y órganos constitutivos, toda la comunidad universitaria, órganos desconcentrados e institutos propios presentes y futuros de la Universidad Nacional Federico Villarreal (UNFV). UNFV / ARCHIVO CENTRAL 3

4 CAPITULO II Procedimiento de Transferencia de Documentos NORMAS INTERNAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2.1. DE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DESDE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD. a) Se entiende por transferencia de documentos al procedimiento de traspaso periódico de la documentación de forma organizada y sistemática de un nivel de archivo a otro. b) Las transferencias de documentos se realizarán periódicamente y de manera sistemática, siguiendo el Calendario de Transferencias elaborado y aprobado por el Archivo Central de la Universidad, respetando los periodos de retención establecidos en la Tabla de Retención de Series Documentales. c) Las transferencias de documentos se formalizarán mediante la elaboración, por parte del administrador del Archivo Periférico, y aprobación por parte del Archivo Central de la Universidad, de Inventarios de Transferencia. d) Los documentos a transferirse serán guardados en cajas de archivo de tamaño folio, o en caso de no contar con estas, los documentos serán transferidos en archivadores de palanca tamaño folio en perfectas condiciones de conservación; estas unidades de conservación deberán estar debidamente signadas utilizando para ello las etiquetas normalizadas debidamente llenadas. El Archivo Central no aceptará transferencias de documentos sueltos ni en otros contenedores que no sean los mencionados. e) Se deberá comprobar que no falta ningún documento dentro de las series a transferir, de ser así deberán ser restituidos a su posición dentro del ordenamiento establecido para la Serie Documental; de no encontrarse el documento bajo custodia del Archivo Periférico, consignar la observación en el formato de Transferencia de Documentos. f) Los documentos a transferir deben estar libres de clips, grapas, ligas de goma, tapas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. g) El formato de Inventario de Transferencia deberá ser remitido, correctamente llenado, en dos copias impresas y una copia en un disquete de 3 ¼ al Archivo Central de la Universidad al momento de realizarse la transferencia de documentos. h) El Archivo Central de la Universidad rechazará aquellas transferencias que no cumplan la normativa sobre transferencias establecida en el presente manual. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 4

5 2.2. DE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DESDE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD. a) Las transferencias de documentos se realizarán periódicamente y de manera sistemática, siguiendo el Calendario de Transferencias elaborado y aprobado por el Archivo Central de la Universidad, respetando los periodos de retención establecidos en la Tabla de Retención de Series Documentales. b) Las transferencias de documentos se formalizarán mediante la elaboración, por parte del responsable del Archivo de Gestión, y aprobación por parte del Archivo Central de la Universidad, de Inventarios de Transferencia. c) Los documentos deberán ser organizados, (clasificados y ordenados de acuerdo al Cuadro de Clasificación de Series Documentales y los criterios establecidos en el Manual de Procedimientos de la unidad productora), antes de ser transferidos al Archivo Central de la Universidad. d) Los documentos a transferirse serán guardados en cajas de archivo de tamaño folio, o en caso de no contar con estas, los documentos serán transferidos en archivadores de palanca tamaño folio en perfectas condiciones de conservación; estas unidades de conservación deberán estar debidamente signadas, utilizando para ello las etiquetas normalizadas debidamente llenadas. El Archivo Central no aceptará transferencias de documentos sueltos ni en otros contenedores que no sean los mencionados. e) Se deberá comprobar que no falta ningún documento dentro de las series documentales a transferir, de ser así, los documentos faltantes deberán ser restituidos a la unidad de conservación correspondiente en su posición dentro del ordenamiento establecido para tal serie documental; de no encontrarse el documento bajo custodia del Archivo de Gestión, realizar las gestiones necesarias para su restitución antes de proceder a la transferencia. f) Los documentos a transferir deben estar libres de clips, grapas, ligas de goma, tapas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. g) Los documentos a transferir deberán ser depurados de copias y duplicados de documentos originales ya existentes, borradores de documentos, notas internas que no tengan relación con el procedimiento administrativo, o documentos informativos que incrementen innecesariamente el volumen de los documentos a transferir. h) El formato de Inventario de Transferencia deberá ser remitido, correctamente llenado, en dos copias impresas y una copia en un disquete de 3 ¼, al Archivo Central de la Universidad al momento de remitir los documentos a transferir. i) El Archivo Central de la Universidad rechazará aquellas transferencias que no cumplan la normativa sobre transferencias establecida en el presente manual. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 5

6 CAPITULO III DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS SUSTENTATIVOS 3.1 Denominación del procedimiento. 3.2 Descripción. 3.3 Requisitos. 3.4 Acciones a Seguir. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 6

7 PROCEDIMIENTO Nº 01 Procedimiento de Transferencia de Documentos DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: DE LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DESDE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD. CODIGO : INTERESADO : ARCHIVOS PERIFÉRICOS FECHA: N DE PASOS : 13 PASOS T. E: 2s DESCRIPCION Es el procedimiento mediante el cual, los Archivos Periféricos remiten aquella documentación, que de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención de Series Documentales, ha vencido su periodo de retención en dicho nivel de archivo, siendo entregada al Archivo Central de la Universidad para su administración o eliminación de proceder ello. REQUISITOS -Formato de Inventario de Transferencia de Documentos en dos copias debidamente llenado. - Los documentos por transferir deben haber vencido los periodos de retención establecidos. ACCIONES A SEGUIR 1er paso.- El Archivo Central de la Universidad remite un recordatorio al Archivo Periférico indicando la fecha establecida en el Calendario de Transferencia de Documentos para realizar la transferencia. 2do paso.- El administrador del Archivo Periférico recibe el recordatorio e identifica, de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención de Documentos, aquellas series documentales plausibles de transferencia. 3er paso.- El administrador del Archivo Periférico verifica si los documentos ha transferir se encuentran completos dentro de sus unidades de conservación; de no ser así restituye los documentos faltantes. 4to paso.- El administrador del Archivo Periférico verifica el buen estado de conservación de los documentos a transferir, eliminando todos aquellos elementos, (clips, grapas, ligas de goma, tapas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación), que pudieran afectar, a largo plazo, el estado de conservación de estos. 5to paso.- El administrador del Archivo Periférico llenará correctamente el formato del Inventario de Transferencia de Documentos, consignando en estos toda la información requerida de acuerdo a lo establecido por el Archivo Central de la Universidad, e indicando en este cualquier observación T.E 3 Días 2 Días UNFV / ARCHIVO CENTRAL 7

8 referente al procedimiento en curso. 6to paso.- Los documentos son remitidos al Archivo Central de la Universidad en sus respectivas unidades de conservación, junto con el Inventario de Transferencia de Documentos, debidamente llenado y en dos copias 7mo paso.- El Archivo Central de la Universidad recibe provisionalmente la transferencia de documentos junto con el formato de Inventario de Transferencia en dos copias impresas y una copia en un disquete de 3 ¼. 8vo paso.- El especialista en archivo asignado revisará si las condiciones en que ha sido enviada la transferencia se ajustan a la normativa establecida, de no ser así, la transferencia será rechazada, devolviendo las unidades de conservación al Archivo Periférico remitente mediante oficio indicando las contingencias existentes. 9no paso.- De no presentar contingencias la transferencia, el especialista en archivos junto con los técnicos de archivo necesarios para tal fin, verificarán si los documentos enviados corresponden a los consignados en el formato de Inventario de Transferencia de Documentos, de no ser así, el Archivo Central solicitará mediante oficio al administrador del Archivo Periférico remitente sirva restituir los documentos faltantes, debiendo realizar el administrador del Archivo Periférico las gestiones necesarias para tal fin; de no recibir respuesta el Archivo Central en un plazo de 10 días hábiles, la transferencia será rechazada, devolviendo las unidades de conservación al Archivo Periférico remitente mediante oficio. 10mo paso.- De no presentar ninguna contingencia, las unidades de conservación serán dispuestas en sus posiciones definitivas en los repositorios del Archivo Central de la Universidad, agregando estas posiciones en el formato del Inventario de Transferencias de Documentos remitido. 11vo paso.- El formato de Inventario de Transferencias de Documentos es firmado por el Jefe de Archivo en señal de conformidad de la recepción de los documentos transferidos. 12vo paso.- Una copia del formato de Inventario de Transferencia de Documentos es enviado al administrador del Archivo Periférico remitente como confirmación de que la transferencia ha sido realizada. 13vo paso.- Los datos sobre la transferencia son ingresados en la base de datos del Archivo Central de la Universidad para su control y recuperación. 2 Horas 3 Horas 2 Días 10 1 Hora UNFV / ARCHIVO CENTRAL 8

9 PROCEDIMIENTO Nº 02 Procedimiento de Transferencia de Documentos DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DESDE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD. CODIGO : INTERESADO : ARCHIVOS DE GESTIÓN FECHA: N DE PASOS : 13 PASOS T.E. 26 DIAS DESCRIPCION Es el procedimiento mediante el cual, una unidad distinta a la productora solicita la entrega provisional de un documento, por parte del Archivo Central de la Universidad, con fines de búsqueda de antecedentes e información administrativa para la toma de decisiones. REQUISITOS -Formato de Inventario de Transferencia de Documentos en dos copias debidamente llenado. - Los documentos por transferir deben haber vencido los periodos de retención establecidos. ACCIONES A SEGUIR T.E 1er paso.- El Archivo Central de la Universidad remite un recordatorio al Archivo de Gestión indicando la fecha establecida en el Calendario de Transferencia de Documentos para realizar la transferencia. 2do paso.- El responsable del Archivo de Gestión recibe el recordatorio e identifica, de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención de Documentos, aquellas series documentales plausibles de transferencia. 3er paso.- Los documentos deberá ser organizados, (clasificados de acuerdo al Cuadro de Clasificación de Series Documentales y ordenados de acuerdo a los criterios establecidos en el Manual de Procedimientos de la unidad productora), antes de ser transferidos al Archivo Central de la Universidad. 4to paso.- El responsable del Archivo de Gestión verifica si los documentos ha transferir se encuentran completos dentro de sus unidades de conservación; de no ser así restituye los documentos faltantes. 5to paso.- El responsable del Archivo de Gestión verificará el buen estado de conservación de los documentos a transferir, eliminando todos aquellos elementos, (clips, grapas, ligas de goma, tapas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a la conservación de los documentos), que pudieran afectar a largo plazo el estado de conservación de estos; a la vez se depurará los documentos de copias y duplicados de documentos originales ya existentes, borradores de UNFV / ARCHIVO CENTRAL 9 3 Días

10 documentos, notas internas que no tengan relación con el procedimiento administrativo, o documentos informativos que incrementen innecesariamente el volumen de los documentos a transferir. 6to paso.- El responsable del Archivo de Gestión llenará correctamente el formato del Inventario de Transferencia de Documentos, consignando en estos toda la información requerida de acuerdo a lo establecido por el Archivo Central de la Universidad, e indicando en este cualquier observación u ocurrencia referente al procedimiento en curso. 7mo paso.- Los documentos son remitidos al Archivo Central de la Universidad en sus respectivas unidades de conservación, junto con el Inventario de Transferencia de Documentos, debidamente llenado en dos copias impresas y una copia en un disquete de 3 ¼. 8vo paso.- El Archivo Central de la Universidad recibe provisionalmente la transferencia de documentos junto con el formato de Inventario de Transferencia en dos copias. 9no paso.- El especialista en archivo asignado revisará si las condiciones en que ha sido enviada la transferencia se ajustan a la normativa establecida, de no ser así, la transferencia será rechazada, devolviendo las unidades de conservación al Archivo de Gestión remitente mediante oficio indicando las contingencias existentes. 10mo paso.- De no presentar contingencias la transferencia, el especialista en archivos junto con los técnicos de archivo necesarios para tal fin, verificarán si los documentos enviados corresponden a los consignados en el formato de Inventario de Transferencia de Documentos, de no ser así, el Archivo Central solicitará mediante oficio al administrador del Archivo Periférico remitente sirva restituir los documentos faltantes, debiendo realizar el administrador del Archivo Periférico las gestiones necesarias para tal fin; de no recibir respuesta el Archivo Central en un plazo de 10 días hábiles, la transferencia será rechazada, devolviendo las unidades de conservación al Archivo de Gestión remitente mediante oficio. 11vo paso.- De no presentar ninguna contingencia, las unidades de conservación serán dispuestas en sus posiciones definitivas en los repositorios del Archivo Central de la Universidad, agregando estas posiciones en el formato del Inventario de Transferencias de Documentos remitido. 12vo paso.- El formato de Inventario de Transferencias de Documentos es firmado por el Jefe de Archivo en señal de conformidad de la recepción de los documentos transferidos. 13vo paso.- Una copia del formato de Inventario de Transferencia de Documentos es enviado al responsable del Archivo de Gestión remitente como confirmación de que la transferencia ha sido realizada. 14to paso.- Los datos sobre la transferencia son ingresados en la base de datos del Archivo Central de la Universidad para su control y recuperación. 2 Días 2 Horas 3 Horas 2 Días 10 1 Hora UNFV / ARCHIVO CENTRAL 10