PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL REQUERIMIENTO

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL REQUERIMIENTO Las unidades académicas y administrativas de la universidad, para efectos de la elaboración de sus requerimientos, deberán tener en cuenta los siguientes criterios: Identificar y cuantificar las necesidades de bienes, servicios y obras que van a requerir, de acuerdo al catálogo de bienes y servicios, tomando en consideración las necesidades que requiere el desarrollo de las actividades programadas en su plan operativo Determinar las cantidades de cada uno de los bienes y servicios que se requiera, para el desarrollo de las actividades programadas. Los responsables de las unidades académicas y administrativas de la universidad, ingresarán sus requerimientos a través del software administrativo integrado en los plazos establecidos del 11 al 25 de Enero del 2016, considerando los siguientes criterios y principios: Racionalidad y Eficiencia.- Es el uso y la asignación de los recursos de la universidad en forma adecuada y optima seleccionando los medios más eficientes para lograr los objetivos y metas de la universidad. Utilidad Múltiple.- Se adquirirán bienes y servicios que puedan ser alternativamente para varios usuarios. utilizados Uniformidad.- Se deben adquirir bienes y equipos con características similares o afines a los bienes con que cuenta la universidad con la finalidad de optimizar las adquisiciones de insumos y suministros y los costos de mantenimiento. Equilibrio en relación al personal.- La cantidad y frecuencia de los requerimientos debe corresponder al número de trabajadores que emplearán los bienes y servicios para el cumplimiento de los objetivos y metas de la institución. Durabilidad y continuidad.- Se adquirirán bienes que por sus características técnicas y calidad, garanticen mayor duración o menor riesgo y que además tengan garantizada su continuidad en el mercado. Prioridad en la obtención.- Efectuar las previsiones necesarias para adquirir primero los bienes y servicios de primera utilidad, que resulten críticos y urgentes para el cumplimiento de los objetivos y metas de la institución. Fácil Conservación.- Evitar adquisiciones anticipadas de bienes cuya conservación implique costos y gastos considerables o demande condiciones especiales de iluminación, temperatura, humedad, etc. así como dificultades de seguridad y mantenimiento. Certificación de Calidad.- La adquisición de bienes o servicios de características especiales demandará la recepción de certificaciones de calidad que garanticen técnicamente una adecuada compra. Responsabilidad del usuario.- El trabajador que utiliza el bien es responsable de solicitar el mantenimiento preventivo y correctivo del bien en uso, a la Dirección de Administración. A continuación indicamos el proceso del requerimiento:

2 1. INGRESO AL ERP-GESTIÓN ADMINISTRATIVA-REQUERIMIENTOS-PEDIDOS Con usuario y clave de acceso (el uso de la clave de acceso es responsabilidad única del personal). a) En este modulo seleccionar: ejercicio económico, área operativa a la que corresponde, Actividad presupuestal aprobada para el año Ejm:

3 b) Ubicar la actividad específica para el cumplimiento del objetivo

4 Procedimiento para la Elaboración del Requerimiento UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO c) Seleccionar tipo de requerimiento familia, bien o servicio, unidad de medida. d) El precio referencial en el caso de bienes será propuesto por el ERP de acuerdo al catalogo existente, para el caso de servicios el usuario responsable debe considerar precio aproximado para el servicio solicitado (de considerar un costo por ejm. S/.1.00 el requerimiento no se considera válido).

5 De no encontrar el producto, bien o servicio a requerir en el catalogo de bienes, suministros o servicios; solicitar la generación a las siguientes oficinas: Activos fijos (Muebles, computadoras, mesas módulos, etc): Unidad de Control Patrimonio Suministros (Útiles de oficinas, toner, materiales de limpieza, ferretería, etc): Área de Almacén Servicios (Publicidad, confección de banner, refrigerios, consultorías, etc) : Unidad de Abastecimientos. Para el caso de presupuestos insuficientes, actividades autofinanciadas, actividad no considera familia a requerir (bien o servicio) y otros consignados en el POI 2016 coordinar con la Dirección de Planificación. e) Consignar la cantidad requerida aplicando el criterio de racionalidad. f) El precio total es calculado por defecto por el ERP. g) En el párrafo de detalle o justificación describir el requerimiento tomando en cuenta lo siguiente: Las unidades académicas y administrativas, son responsables de definir las características (tipo, material, medidas, colores, componentes, etc), calidad, cantidad adjuntando los términos mínimos de referencia del bien o servicio solicitado. Así mismo debe consignar la fecha de entrega de los bienes y servicios que requiera, de acuerdo a su programación en el POI y presupuesto aprobado para el año 2016 Para el caso de proyectos u obras a ejecutarse adicionalmente debe presentar el expediente técnico juntamente con la resolución de aprobación del mismo a la Dirección de Administración indicando el número de requerimiento. Se encuentra prohibido consignar lo siguiente: Definir marcas del producto (salvo se encuentre justificado con un informe técnico del especialista aprobado por la Dirección de Administración). Definir Nombres o razón social de proveedores. Nota importante: De no tomar en cuenta los procesos arriba señalados lamentaremos mucho no poder considerarlo dentro del plan anual de adquisiciones por ende no podremos atenderlos. h) Efectuado el requerimiento guardar y GENERAR 2. APROBACIÓN DEL REQUERIMIENTO La Dirección de Administración efectuara la aprobación del requerimiento considerando los criterios aplicados por el área requirente con el apoyo de la unidad de patrimonio y área de almacén 3. CONSOLIDACIÓN DE REQUERIMIENTOS Una vez aprobado el requerimiento corresponde a la Unidad de Abastecimientos la consolidación y clasificación entre los bienes y servicios requerido. Para el caso de los bienes - suministros, la Unidad de Abastecimientos analizará las cantidades totales requeridas de cada bien por las unidades académicas y administrativas

6 Procedimiento para la Elaboración del Requerimiento UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO de la universidad aprobadas por la Dirección de Administración, previa evaluación del stock existente en el área de almacén. Una vez definidas las cantidades reales de los bienes y servicios y estimado el costo respectivo, la Unidad de Abastecimientos formulará y propondrá el Plan Anual de Adquisiciones, definiendo la modalidad de adjudicación que corresponda; de acuerdo con los niveles de decisión de compras establecidos. Las modalidades de adjudicación se programarán, tomando en consideración el bien a adquirirse o el servicio u obra a contratarse; así como el monto de la adquisición respectivamente. La propuesta del Plan Anual de Adquisición debidamente formulada por la Unidad de Abastecimientos, será remitida a la Dirección de Administración para su revisión y posterior trámite de aprobación. Aprobado el Plan Anual de adquisiciones será publicado en la página web de la universidad Las adquisiciones se efectuaran por Comité de Adquisiciones y obras, Dirección de Administración y Unidad de Abastecimientos según corresponda, una vez aprobado y publicado el plan anual de adquisiciones de acuerdo al cronograma estipulado. Aquellos requerimientos que no se efectuaron en el plazo previsto del 11 al 25/01/2016 no podrán ser incluidos por ningún motivo en el Plan Anual de Adquisiciones en fechas posteriores por tanto no podrán ser atendidos. El Plan Anual de Adquisiciones solo podrá ser modificado en los siguientes casos: Reprogramación excepcional de las metas institucionales o por recorte o incrementos presupuestales, aprobado por el Vicerrector Administrativo con opinión técnica de Dirección de Planificación y Desarrollo Universitario. Se tenga que incluir o excluir procesos de selección. Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras y ello ocasione cambio de modalidad de adjudicación.

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