MANUAL DE ADMINISTRADOR DE RECEPCION DE CFDI PORTAL DE PROVEEDORES.

Transcripción

1 MANUAL DE ADMINISTRADOR DE RECEPCION DE CFDI PORTAL DE PROVEEDORES. 1. DAR DE ALTA NUEVO USUARIO Para poder dar de alta un nuevo usuario el Administrador de la pagina solo podra tener acceso para agregar a un nuevo Usuario y los datos que se necesitan son (Figura 1.1) Usuario: ID de Usuario (Dara el Administrador) Nombre: Nombre Completo Perfil: Administrador, Proveedor o Usuario (en este caso es Usuario) Correo electronico: Correo para enviar contraseña y control interno para datos del usuario. Contraseña: Dara primero el Administrador (se podra cambiar ver figura 4.1) Figura 1.1

2 2. ACCESO A PORTAL DE PROVEEDORES COMO USUARIO Link para poder Acceder a Portal de Proveedores (figura 2.1) Figura 2.1 USUARIO: Que le asigno el Administrador. CONTRASEÑA: Asignado por el Administrador. CODIGO DE VERIFICACION: Se muestra en pantalla. ENVIAR COTRASEÑA: aquí se envía la contraseña al correo del Usuario.

3 3. MENU PRINCIPAL (Figura 3.3). Fecha de Acceso Nombre Administrador Nombre RFCs 1. Registro APLICACION 1. Registro de parámetros. 2. Registro de políticas 3. Registro de manual de usuario MANUAL DE USUARIO CERRAR SESION MENU FACTURAS 1. Recepcion de Facturas. 2. Consulta de Facturas. MENU PROVEEDORES 1. Registro de Proveedores. 2. Carga de Lista. UNIDADES DE NEGOCIO 1. Asignación por RFC. MENU USUARIOS 1. Registro de Usuario. 2. Cambio de Contraseña. POLITICAS DE LA PÁGINA Figura RECUPERAR CONTRASEÑA El proceso para poder saber que contraseña tengo sea Usuario o Proveedor. En la parte del ingreso del sistema Aparece ENVIAR CONTRASEÑA: Es importante colocar el Usuario y Código de Verificación para que se pueda enviar información a correo electrónico. (Figura 4.1) Mensaje del portal de recepción de facturas Ha solicitado el envío de la contraseña para el usuario ejuarez La contraseña solicitada es Sysdae1982 Figura 4.1

4 5. MENU FACTURAS Modulo Facturas y Registro Registro de Facturas. (Figura 5.1) Figura 5.1 El usuario podrá subir tanto XML como PDF las facturas de cada cliente. Muy importante tener el mismo nombre tanto en XML como PDF Archivo XML: Archivo PDF: Cargar archivo.xml Cargar Archivo.PDF UNIDAD DE NEGOCIO: Nombre del Departamento que se va recibir CFDI. Ver el PDF del Proveedor. Subir nuevos Archivos. Ya colocado el XML, PDF y Unidad de Negocio se envía el archivo. NOTA: enviara por correo electrónico al proveedor si su factura fue aceptada o si existente un error aparecerá una pantalla azul el mensaje.

5 6. CONSULTA FACTURAS Modulo Facturas y Consulta Facturas Reporte de estatus de facturas de cada uno de sus Clientes (Figura 6.1). Lo puede buscar de varias formas: Figura 6.1 Fecha de Factura DE: A: Fecha Factura Fecha de Proceso DE: A: Fecha que subió Factura Serie: Serie de Factura Folio: Numero de Folio de Factura. UUID: UUID de CFDI. Unidad de Negocio: Según a que Departamento corresponde cada Proveedor. Moneda. USD, MXN, etc. Estado: Aceptado, Rechazado o Todos. Aceptación: En proceso de, Pendiente, Rechazada, Todos Cantidad de elementos a Mostrar: 0 a límite. Cantidad de elementos a Exportar: 0 a límite. Genera Reporte (Figura 6.2). Genera reporte en Excel. Genera reporte a PDF

6 Figura 6.2 Muestra el XML del Proveedor Muestra el PDF del Proveedor. Ver comentarios y Poder interactuar con comentarios en los estatus de las facturas. Muestra el Estatus de la validacion Fiscal de la Factura. Observaciones en el proceso de validacion de la factura (Figura 6.3). Figura 6.3

7 Aceptacion o rechazo de documento (Figura 2.4). Cerrar documento Aceptar el documento. Rechazar el documento. Rechazar asignacion de Unidad de Negocio del documento 7. Registro de Proveedores. Modulo Proveedores y Registro Hay 2 formas para registrar un Proveedor pero primero se necesita que el Administrador de la alta del RFC para poder tener permiso para registrar. Figura 7.1 Primera Opcion. Dentro del Menu Proveedores y registro podremos dar de alta un proveedor. (Figura 7.1) RCF: RCF del Proveedor. NOMBRE: Nombre de la Razon Social. Numero: Numero de Proveedor (Ocuparemos el numero de SAP) Correo Electronico: Correo Electronico del Proveedor. Usuario: Nombre del proveedor asigno por el Usuario o Administrador Contraseña: Contraseña del Proveedor asignado por el Usuario o Administrador Habilitado o Bloqueado. Estatus del Proveedor. Limpiar datos registrados. Nuevo regristro de proveedor. Guardasr nuevo registro Segunda Opcion.

8 Al ingresar el Sistema hay un link que nos dice. (Figura 7.2) Si no tiene una cuenta de usuario puede Registrarse Aquí Figura 7.2 Llenamos los siguientes datos (Figura 7.3) RCF: RCF del Proveedor. NOMBRE: Nombre de la Razon Social. Figura 7.3 Numero: Numero de Proveedor (Ocuparemos el numero de SAP) Correo Electronico: Correo Electronico del Proveedor. Usuario: Nombre del proveedor asigno por el Usuario o Administrador Contraseña: Contraseña del Proveedor asignado por el Usuario o Administrador Habilitado o Bloqueado. Estatus del Proveedor.

9 Confirmación de Contraseña: Contraseña del Proveedor asignado por el Usuario o Administrador Habilitado o Bloqueado. Estatus del Proveedor. Regresa pantalla (Figura 7.2) Registrar Datos del Proveedor 8. CARGA DE LISTA Modulo Proveedores y Carga de Lista El Usuario puede subir la Lista de Proveedores en este modulo pero este paso solo lo maneja el Administrador del Portal. (Figura 8.1) Figura REGISTRO DE USUARIOS Modulo Usuario y Registro En esta parte el Usuario no podra tener acceso a dar de alta un nuevo Usuario solo el Administrador podra llevar a cabo este proceso. En este modulo el usuario solo podra editar su nombre y Correo Electronico. (Figura 9.1)

10 l Figura CAMBIO DE CONTRASEÑA Modulo Usuario y Cambio de Contraseña. El Usuario podra cambiar la contraseña en esta parte del modulo. (figura 10.1) Figura 10.1 Usuario: Nombre del proveedor asigno por el Usuario o Administrador Contraseña: Contraseña del Proveedor asignado por el Usuario o Administrador Habilitado o Bloqueado. Estatus del Proveedor.

11 Confirmación nueva: Colocar Nueva Contraseña. Confirmación de contraseña: Colocar Nuevamenta Contraseña Nueva. Procesa cambio de contraseña. Rergresar a la Pagina Principal. 11. UNIDADES DE REGISTRO Modulo Unidades de Negocio y Asignación por RFC. El Usuario podrá agregar las Unidades de Negocio de Proveedores externos. (Figura 11.1) Figura 11.1 Se coloca el RFC del Proveedor en la parte de Condiciones de Búsqueda. Se Coloca el Tipo de Proveedor en este caso es Proveedor externo TODOS: Nos arrogan Todos los Proveedores que están dados de alta. (Figura 11.2) Figura 11.2

12 En la Lista de RFCs aparecen 2 botones Lista / Editar (Figura 11.3) Figura 11.3 : Muestra la Lista de Unidades de Negocio que hay disponibles y que se quiere Asignar. (Figura 11.4). Figura 11.4 Asignación de Unidades de negocio a RFCs. Posibles Unidades de Negocio que se desea agregar al RCF seleccionado. Las unidades de Negocio que se le asignaron al RFC seleccionado.

13 12. RFCs Modulo RFC y Registro En este Modulo daremos de alta un Proveedor por medio de su RFC. Solo esta parte podrán darlo de Alta un Administrador. (Figura 12.1) Figura 12.1 RFC: Agregar RFC para dar de alta. Tipo: Proveedor Externo y Receptor. Limpiar datos registrados. Nuevo regristro de proveedor. Guardasr nuevo registro

14 En la parte de Condiciones de Búsqueda es para poder Modificar algún dato de algún RFC registrado. (Figura 12.2) Figura 12.2 Buscar RFC seleccionado Todos los RFC registrados Proveedor. En esta parte solo podremos editar el tipo de

15 13. REGISTRO DE PARAMETROS Modulo Aplicaciones y Registro de Parámetros (Figura 13.1) Figura 13.1 Figura 13.2 Descripción se podrá enviar un correo (figura 13.2). Esta opción sirve para realizar pruebas que la configuración de los parámetros esta correcta. Figura 13.3 Limpiar datos registrados. Guardar correo electronico

16 Enviar correo electrónico. (Figura 13.4) De: Dirección de Correo que envía. A: Correo Electrónico que se le envía. Asunto: Titulo Contendido: Texto Figura 13.4 No enviar correo Enviar Correo Electrónico Lista de parametros. Aquí nos muestra la lista de Parametros para poder manipular el administrador del Portal. Es importante señalar que solo los 5 primeros puntos son los puntos que se tienen que tener encuenta para el envio de Correos. Ya que los otros puntos la empresa encargada comenta que para no afectar a los procesos de cada modulo es importante no tocar algun parametro y menos modificarlo. (Figura 13.5) Figura 13.5

17 14. Registro de Políticas Modulo Aplicación y Registro de Políticas (Figura 14.1) Figura 14.1 Figura 14.2 Subir en Formato PDF Políticas del Portal de Recepcion de Facturas Electrónicas para Proveedores. Cargar el Archivo Subir Registro de Políticas.

18 15. Registro de Manual de Usuario Modulo Aplicación y Registro de manual de usuario (Figura 15.1). Figura 15.1 Figura 15.2 Subir en Formato PDF Manual de Usuario del Portal de Recepcion de Facturas Electrónicas para Proveedores (Figura 15.2). Cargar el Archivo Subir Registro de Políticas.