21.5 TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS

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1 Página: 1 DE 21.5 TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS OBJETIVO Garantizar la aplicación las Tablas Retención Documental y su transferencia hacia el archivo Central tal forma que se pueda asegurar su conservación en el tiempo. ALCANCE El procedimiento inicia con la verificación los periodos retención y la intificación los documentos que se ben transferir al Central y termina con la realización la transferencia primaria y la ubicación las carpetas y cajas en el Central. RESPONSABLE Todas las penncias son responsables ejecutar este procedimiento el cual será apoyado por el y coordinado por la General. TERMINOS Y DEFINICIONES : Conjunto documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso su gestión. Central: Unidad administrativa don se agrupan documentos transferidos por los distintos s Gestión la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto consulta por las propias oficinas y particulares en general. Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación l central o l Gestión que be conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración la Memoria Institucional. Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

2 Página: 2 DE Total: Concepto que hace referencia al proceso integral los documentos en su ciclo vital. Disposición Final Documentos: Selección los documentos en cualquiera sus tres fases con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Formato Único Inventario Documental (FUID) : Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales s Gestión al Central), transferencias secundarias (l Central al Histórico), valoración Fondos Acumulados, fusión y supresión entidas y/o penncias para la entrega inventarios documentales. Tablas Retención Documental: Es el listado series documentales con sus correspondientes tipos documentales al cual se les asigna un tiempo permanencia en cada etapa l ciclo vital l documento. Valoración Documental: Proceso por el cual se terminan los valores primarios y secundarios los documentos con el fin establecer su permanencia en las diferentes fases l archivo. Valores Primarios: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, stinatario o beneficiario, es cir a los involucrados en el asunto. POLITICAS DE OPERACIÓN Para el almacenamiento y la conservación los registros, se tendrán en cuenta aspectos tales como las condiciones generales (la ubicación, la estructura física, la capacidad almacenamiento y la distribución los documentos), las áreas pósito, tales como la estantería y la distribución esta, así como las condiciones ambientales. Las unidas conservación utilizadas por la Alcaldía Municipal San Pedro Valle son cajas en el Central. Se seleccionarán las carpetas las series y subserie documentales que acuerdo con la Tabla Retención Documental ben transferirse y se retirarán aquellos documentos que no son relevantes en la carpeta como lo son publicaciones Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

3 Página: 3 DE periódicas, hojas en blanco, borradores y copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en la carpeta. Los documentos a transferir se van colocando uno atrás l otro en el orn en que se van generando o recibiendo, tal manera que el último documento recibido sea el último que contenga la carpeta. Al ornar los documentos, los expedientes se ben encontrar por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma scendiente. La carpeta be tener un número máximo 150 folios (150). La ubicación los documentos se realiza en orn cronológico ntro las carpetas, manera que se pueda realizar seguimiento al sarrollo los trámites. Una vez se encuentren ornadas las carpetas, se procerá a codificarlas según las TRD según la cantidad que se vaya a transferir. DESCRIPCION Actividad Descripción Responsable Registro 1. Programación La General, berá realizar Cronograma Actividad De cronograma actividad transferencia documental las diferentes penncias, General Transferencia indicando fecha y hora revisión Tecnico Documental documentos a transferir por parte l técnico administrativo archivo y fecha y hora l envío la transferencia la penncia correspondiente al Central. 2. Divulgación La General enviara a cada Circular Cronograma penncia la administración municipal copia l cronograma transferencia General - documental, adjuntando formato único inventario documental y el instructivo Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

4 Página: 4 DE campos. Depenncia 3. revisión Siguiendo el cronograma transferencias, transferencias el técnico administrativo archivo central pasara a la penncia General - correspondiente en la fecha y hora que indique el cronograma, para realizar la revisión los documentos a transferir, que se real ice acuerdo a las normas emanadas por el la Nación. - Depenncia 4. transferencia El auxiliar administrativo Formato Único documental penncia, spués la revisión los documentos a transferir, be enviar los documentos al archivo central con su Transferencia respectivo formato único transferencia documental, bidamente diligenciado y Depenncia - Documental firmado por el Secretario la Depenncia. 5. entrega El técnico administrativo archivo Formato Único transferencias recibirá di rectamente al auxiliar administrativo la penncia Inventario documentales correspondiente la transferencia primaria que Documental realice, con verificación l contenido l formato único Inventario documental y la Depenncia - Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

5 Página: 5 DE unidad conservación documental (cajas archivo) 6. Reporte Al culminar las fechas estipuladas en el Cronograma cronograma transferencias documentales, el técnico administrativo archivo General Documentales central, reportara a la General el Documentales cumplimiento las penncias la administración Municipal. l Central 7. Ubicación El técnico administrativo archivo transferencias central, teniendo en cuenta las TRD, se dispondrá a ubicar las unidas conservación documental en el estante correspondiente. Central CONTROL DE REGISTROS Nombre Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición responsable lugar y forma archivo Gestión Cronograma transfrencia General Carpeta Gestión Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

6 Página: 6 DE Circular General Carpeta Gestión 4 años Conservación Total Formato único inventario documental General Carpeta Gestión 2 años Conservación Total DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL Nombre l Fecha Entidad que lo Descripción documento expedición expi externo Ley 594 Julio 14 Por la cual se dicta la ley general archivos y 2000 se dictan otras disposiciones. Acuerdo 060 Octubre "Por el cual se establecen pautas para la administración las comunicaciones oficiales en las entidas públicas y las privadas que cumplen funciones públicas" Acuerdo No junio Por el cual se adopta y se expi el Reglamento 1994 General s. Acuerdo 039 Octubre Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación Tablas Retención Documental en sarrollo l artículo 24 la Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

7 Página: 7 DE Ley Decreto 2548 Diciembre Consejo Por el cual se aprueba la Tabla Retención Departamental Documental presentadas por la Alcaldía Municipal San Pedro Decreto 2609 Diciembre Por el cual se reglamenta el Artículo V la Ley , parcialmente los Artículos 58 y 59 la Ley y se dictan otras disposiciones en materia Gestión Documental para todas las entidas l Estado Decreto 2578 Diciembre Por el cual se reglamenta el sistema nacional archivos se establece la Red Nacional s, se roga el Decreto y se dictan otras disposiciones relativas a la administración los archivos l Estado" Proyectado CARGO: TECNICO ADMINISTRATIVO FIRMA Aprobado por CARGO: SECRETARIA GENERAL FIRMA Centro Municipal CAM / Calle 5ª No Esquina

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