La sede electrónica de la AEPD y las herramientas para facilitar el cumplimiento. María José Blanco Antón Secretaria General

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1 La sede electrónica de la AEPD y las herramientas para facilitar el cumplimiento María José Blanco Antón Secretaria General

2 Sede electrónica y herramientas La Agencia mantiene sus puertas abiertas para: informar y facilitar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos, y ayudar a los responsables a cumplir las obligaciones de la LOPD bajo las premisas de: proximidad accesibilidad gratuidad 2

3 La Agencia ha utilizado la tecnología para simplificar y hacer más accesible su relación con ciudadanos y responsables. La página web se ha constituido como el principal canal de comunicación de toda la actividad de la Agencia, con vocación de información general: Catálogo de ficheros inscritos Formularios para ejercicio de derechos ARCO Formularios para presentación de tutelas y reclamaciones Resoluciones de la Agencia Notificación de ficheros, presentación telemática NOTA 2006 Herramientas de ayuda, guías y recomendaciones 3

4 Con la publicación de la sede electrónica la Agencia se incorpora a la e-administración con 3 propósitos: disponibilidad permanente servicio 24x7 simplificación de trámites formularios sencillos, información estrictamente necesaria ayuda en la cumplimentación formularios pedagógicos La sede electrónica refuerza la proximidad y disponibilidad de la Agencia hacia el ciudadano y hacia los responsables. 4

5 Qué servicios generales ofrece la sede electrónica? El registro electrónico permite presentar documentos dirigidos a cualquier unidad de la Agencia desde cualquier lugar a cualquier hora. Servicio 24x7 Requiere la firma electrónica del que lo presenta Se mantiene el registro administrativo de entrada/salida de documentos presentación convencional de documentación 5

6 Qué servicios generales ofrece la sede electrónica? Este catálogo da respuesta inmediata a las consultas más frecuentes planteadas tanto por ciudadanos como por responsables. En 2013 obtuvieron respuesta usuarios. En caso de plantear una cuestión nueva que no se encuentra en esta relación se puede En 2013 se atendieron nuevas consultas. 6

7 Qué servicios generales ofrece la sede electrónica? 7

8 Qué servicios ofrece la sede electrónica al ciudadano? 8

9 Qué otros servicios ofrece la web al ciudadano? 9

10 Otras herramientas para ayudar al ciudadano 10

11 Otras herramientas para ayudar al ciudadano - jóvenes - Canal joven tudecideseninternet.es 11

12 Qué obligaciones tiene un responsable? Qué herramientas le facilita la Agencia? Guía del responsable de ficheros Información sobre todas las obligaciones de cumplimiento de la LOPD LOPD Test de cumplimiento de la LOPD Permite evaluar el grado de cumplimiento de la normativa de protección de datos Proporciona un informe de autoevaluación con indicaciones en función de las respuestas facilitadas 12

13 Qué obligaciones tiene un responsable? Qué herramientas le facilita la Agencia? Notificación, modificación y supresión de ficheros a la Agencia Es necesario identificar los tratamientos de datos personales La cumplimentación del formulario NOTA facilita información en cada apartado que permite conocer el resto de obligaciones: informar en la recogida de los datos, tratamiento de datos especialmente protegidos, principio de finalidad, medidas de seguridad, supuestos de cesiones o transferencias internacionales, encargados de tratamiento 13

14 Qué servicios ofrece la sede electrónica al responsable? El sistema de Notificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA), aprobado mediante resolución de la Agencia Española de Protección de Datos de 12 de julio de 2006 (BOE núm.181 de 31 de julio de 2006), permite a los responsables de ficheros con datos de carácter personal de titularidad pública y de titularidad privada cumplir con la obligación que la LOPD establece de notificar sus ficheros a la AEPD, conocer el estado de tramitación de las notificaciones remitidas a través de Internet Presentación telemática (con y sin certificado de firma) y en papel. En formato XML a través de Internet con y sin certificado de firma. Posibilidad de recibir la resolución de inscripción a través del Servicio de Notificaciones Electrónicas mediante DEH. A tal efecto la Agencia Española de Protección de Datos pone a disposición de los responsables de ficheros y de sus representantes el siguiente formulario normalizado a través del cual se puede obtener una copia de la Inscripción de sus Ficheros Relación de ficheros (incluye el código de la inscripción y la información más relevante de cada fichero). Copia de la resolución de inscripción. Copia del contenido íntegro de inscripción de los ficheros de la entidad (máximo de 35 ficheros). La inscripción de un fichero se puede consultar en el Catálogo de ficheros inscritos en el Registro General de Protección de Datos en la sección de Ficheros inscritos de la página web de la AEPD: ( Permite consultar el contenido completo (la parte de la inscripción que no está disponible en el Catálogo de Ficheros: código de inscripción, encargado, medidas de seguridad). Permite realizar un seguimiento del estado de tramitación a través de los estados en los que se encuentra la solicitud: Pendiente de recibir la hoja de solicitud (en caso de presentación sin certificado de firma) Registrado Tramitado. 14

15 Qué obligaciones tiene un responsable? Qué herramientas le facilita la Agencia? Creación, modificación y supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas Elaboración de una disposición general de creación, modificación o supresión de ficheros de titularidad pública Contenido de la disposición adaptado a lo exigido en el art. 20 LOPD y art. 54 RLOPD Preparada para su tramitación y publicación en el diario oficial correspondiente 15

16 Qué obligaciones tiene un responsable? Qué herramientas le facilita la Agencia? Implementar las medidas de seguridad Guía de Seguridad Ofrece a los responsables de ficheros y a los encargados de tratamientos de datos personales toda la información sobre las medidas de seguridad establecidas en el RLOPD Clasificación de ficheros Nivel de medidas de seguridad a aplicar Contenido del documento de seguridad Responsable de seguridad. doc Modelo de documento de seguridad Plantilla en formato editable que permite la redacción de un documento de seguridad 16

17 Qué obligaciones tiene un responsable? Qué herramientas le facilita la Agencia? Auditoría de seguridad seguridad Test de cumplimiento de medidas de seguridad. Cuestionario para evaluar el grado de cumplimiento de las obligaciones en materia de medidas de seguridad para el tratamiento de datos de carácter personal. Proporciona un informe de autoevaluación de cumplimiento de las medidas de seguridad implantadas. 17

18 Otras herramientas para facilitar el cumplimiento de obligaciones sectoriales Videovigilancia Relaciones laborales RFID Cloud computing Cookies 18

19 Otros recursos de la web y la sede electrónica: difusión de la actividad de la Agencia FAQs, informes, recomendaciones, códigos tipo, legislación, catálogo de ficheros, documentos internacionales, están publicados en la web. Además se publican: resoluciones de procedimientos iniciados, que finalizan con apercibimiento con sanción o archivo de procedimiento sancionador con declaración de infracción de AA. PP o archivo de procedimiento de infracción de AA. PP y las correspondientes a recursos de reposición de los casos anteriores resoluciones de archivo de actuaciones previas de investigación resoluciones de tutelas de derecho resoluciones de transferencias internacionales de datos resoluciones de autorización de conservación de datos para fines históricos, estadísticos o científicos resoluciones de exención del deber de información NO se publican las resoluciones de inadmisión a trámite (no se han aportado o deducen indicios mínimos que justifiquen la tramitación) o desistimiento tras denuncia NO se inicia procedimiento 19

20 Otros recursos de la web y la sede electrónica: difusión de la actividad de la Agencia Cuándo se publican? cuando han sido anonimizadas eliminación datos personales de personas físicas cuando han sido notificadas y la Agencia recibe el acuse de recibo Cómo se publican? clasificadas por procedimientos clasificadas por el año de la fecha de resolución Por lo tanto, NO todas las resoluciones dictadas se pueden publicar; a se publicaron 4837 resoluciones del año 2013, hoy pueden ser más, y NO coincidirán con el número total de resoluciones dictadas en 2013 que aparezcan en la Memoria

21 Uso de la sede Cómo se usa la sede electrónica? A la sede electrónica se accede por Internet mediante cualquier navegador estándar. Si desea realizar todo el trámite telemáticamente, es necesario que el ciudadano cuente con un certificado electrónico emitido por una autoridad reconocida, como puede ser el DNI electrónico o cualquiera de los admitidos por la del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. En este caso, una vez rellenados todos los datos, el formulario se firma electrónicamente, completando el trámite. Si el ciudadano no dispone de certificado electrónico, puede rellenar los formularios de entrada de datos que existen en la sede, pero después debe imprimir el documento, firmarlo manualmente y enviarlo a la sede física de la AEPD. 21

22 Uso de la sede Cómo tengo certeza de la presentación de un trámite? Si el trámite lo ha realizado con certificado electrónico y ha terminado con éxito, aparecerá un mensaje con la siguiente información: Si no ha utilizado certificado electrónico, el mensaje que aparecerá será el siguiente: Dónde puedo descargar un pdf con el justificante? En el momento de hacer el envío a través del icono Justificante o Descargar PDF, o a través de la opción Estado de la tramitación en la sede, donde verá todos los envíos realizados con anterioridad. 22

23 Uso de la sede Otras dudas: La sede funciona con cualquier navegador? Al realizar un procedimiento electrónico se produce una redirección a la página de Oracle qué puede estar pasando? Cuáles son los certificados digitales admitidos para realizar procedimientos electrónicos en la sede? Qué errores de certificado puedo encontrar al utilizar la sede? Estas y otras dudas se encuentran resueltas en la propia sede 23

24 La sede electrónica recibe las sugerencias de ciudadanos y responsables La Agencia continúa con sus puertas abiertas a través de la sede electrónica 24

25 6ª Sesión Anual Abierta de la Agencia Española de Protección de Datos 25

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